מהי מערכת ניהול משכורות?

מערכת ניהול שכר משמשת לחישוב שכר עובד, שעות עבודה, ניכויים וניכוי מס לכל תקופת תשלום. לרוב הוא משולב באופן הדוק עם מערכות זמן ונוכחות כדי להבטיח שכר מדויק עבור שעות עבודה.

ארגון יכול לנהל שכר באופן ידני, להשתמש בתוכנה מיוחדת או לבצע מיקור חוץ של פונקציה זו לספק צד שלישי. מערכת ניהול שכר היא רכיב ליבה בניהול הון אנושי (HCM).

מדוע ניהול השכר חשוב?

מערכת ניהול שכר יכולה לסייע לחברות להפחית את המורכבות, לנהל סיכונים ולהתרחב ביעילות. בנוסף, תוכנת שכר מתקדמת מעניקה לאנשים את ההזדמנות ליצור דוחות חשובים, לאסוף תובנות על מגמות ולשלב נתונים עם מערכות בין-מחלקתיות.

ניהול שכר מדויק הוא חיוני עבור מחלקות כמו משאבי אנוש (HR). משאבי אנוש וגיליון שכר זקוקים לגישה למידע על שכר, הטבות וסטאטוס עובד כדי לשמור במדויק על רשומות החברה ולהבטיח תאימות לתקנות המס ולחוקי העבודה.

וקבלת תאימות שגויה יכולה להיות יקרה. ב-2023, רשות המסים העריכה למעסיקים בארה"ב כ-8.5 מיליארד דולר בעונשים אזרחיים על חישוב שגוי או חסר תשלומים, וב-2021 קמפיין "שם ובושה" ותביעה הובילו למיליוני לירות בקנסות ועלויות תמורה עבור מאות מעסיקים בבריטניה. אפילו טעויות קלות יכולות להוביל למבוכה ציבורית, לאובדן אמינות ולמורל נמוך, וזו הסיבה שחשוב לחברות לקבל את ניהול השכר נכון.

מהן כמה שיטות לניהול שכר?

עסקים בכל הגדלים צריכים לנהל ולתחזק שכר מדויק כדי לשלם לעובדים בזמן ולהישאר תואמים. ישנן אפשרויות שונות וכן יתרונות ומגרעות לכל אחת מהן. להלן שלוש שיטות ניהול השכר העיקריות:

1.     ניהול שכר ידני

ניהול שכר מסוג זה כרוך בהזנה ידנית של משכורות, ניכויים ומסי שכר לגיליון אלקטרוני או לתוכנת חשבונאות פשוטה. עסקים קטנים וחברות סטארט אפ עשויים להיות מפותים להשתמש בניהול שכר ידני כדי לחסוך בעלויות. עם זאת, שיטה זו היא עתירת זמן ועשויה להיפגע מאיומים ביטחוניים, אובדן נתונים וטעות אנוש.

2.     תוכנה לניהול משכורות

תוכנה מיוחדת מסוג זה ממוקמת במחשב או בענן ויכולה לסייע לחברה לארגן ולייעל אוטומציה של שכר. תוכנת ניהול משכורות מנוהלת יותר ויותר בענן, בדרך כלל גובה עמלה ומבוססת מינוי. זה יכול לעזור לארגונים להימנע משגיאות שכר יקרות, להישאר מעודכן תאימות, להתרחב בין אזורים, כאשר הפעולות מתרחבות לתוך גיאוגרפיות חדשות, ולשמור על ארגון ואבטחת נתוני עובדים.

3.     משכורת מיקור חוץ

חברות שאין להן רצון או משאבים להפעיל ניהול משכורות פנים ארגוני יכולות לגייס ספק שירות חיצוני כדי לנהל תהליך זה. בעוד שחברת צד שלישי יכולה להסיר חלק מהנטל המנהלי, הדבר יכול להיות יקר ודורש לוותר על שליטה ישירה כלשהי בתהליך.

מהם השלבים של תהליך ניהול השכר?

שכר הגדיר שלבים שהארגון חייב לבצע כדי להבטיח שהמערכת תפעל כראוי וביעילות כמתוכנן. לאחר הכול, אי שלב יחיד יכול לגרום למשכורת בעיכוב או לקנס. להלן שלושת השלבים העיקריים של ניהול משכורות:

1. שלב טרום תשלום המשכורת

היא כוללת איסוף נתוני עובדים חיוניים, כגון סטאטוס העסקה, תעריף שעתי ותעריף שעות נוספות, משכורת, מידע על מעקב אחר שעות, בונוסים, שעות נוספות או עמלות, היעדרות בתשלום או חופשה וניכויים. כמו כן, ארגונים צריכים לוודא שמערכת השכר שלהם מוגדרת עם הנתונים, מדיניות העבודה ותקנות התאימות העדכניים ביותר.

2. שלב החישובים

זה כרוך בחישוב תשלום ברוטו ולאחר מכן החלת ניכויים כדי לקבל את הנטו של העובד, או Take-Home, לשלם. זה קריטי לקבל כל אישור פנימי הכרחי כדי לפזר את הכספים בזמן ולשמור על גיליון השכר לפי לוח הזמנים.

3. שלב לאחר משכורת

היא כוללת חלוקת שכר לעובדים, ביצוע ביטוח לאומי והפרשות פנסיה, שמירה על רשומות פיננסיות מדויקות והגשת טפסים נדרשים ודוחות עם סוכנויות ממשלתיות. בהתאם למקומה של החברה, המעסיקים יצטרכו להחזיק ברשומות עובדים למספר מוגדר של שנים. לדוגמה, רשות המסים קובעת כי עסקים בארה"ב צריכים לשמור על רשומות של מסי תעסוקה לפחות ארבע שנים. צוותים פנימיים צריכים גם לבדוק תהליכים פנימיים באופן קבוע כדי להבטיח דיוק ולטפל בכל תחום הזקוק לשיפור.

מהן הפונקציות של מערכת ניהול משכורות?

כדי להתעמק בפרטים של ניהול משכורות, מערכת שכר מודרנית יכולה לסייע לחברות עם הפרטים הבאים:

• חישוב שכר עובד: בצע אוטומציה וחישוב של תשלום ברוטו, ניכויים ותשלום נטו, והבטח עמידה בהתחייבויות מס ובחוקי עבודה. מיסים וניכויים כוללים מסים מקומיים, מדינתיים, מחוזיים, אזוריים, פדרליים או מדינתיים, סכומי פרישה או הטבת ביטוח בריאות וכל ניכוי מס במקור אחר מתשלום ברוטו.
• מעבד מיסים על משכורות: חשב והפחת ניכויים לסוכנויות ממשלתיות.
• עמידה בדרישות שמירת רשומות שכר: אחזקת דוחות מס שנתיים ורבעוניים וטופסי סוף שנה לעובדים ולעובדי חוזה.
• אספקת עובדים עם תלושי שכר: תנו לעובדים פירוט של הכנסותיהם וניכויים שלהם לכל תקופת שכר ומתחילת שנה עד לתאריך נוכחי באמצעות דפי מצב חשבון אלקטרוניים או מנייר. חלק ממערכות השכר מאפשרות לעובדים להירשם להודעות דוא"ל או להודעות טקסט לגבי תלושי השכר שלהם.

מהם היתרונות בשימוש במערכת ניהול שכר מבוססת-ענן?

מערכות גיליונות שכר תומכות ביעילות רבה יותר ומסייעות לעסקים לחסוך במשימות משאבי אנוש צורכות זמן. ועם תוכנת שכר מבוססת ענן וממשק הגישה שלה לכל מקום, לצוותי שכר יש כלים מגיבים וחזקים בקצות האצבעות שלהם. יותר ויותר, השכר מוכר גם כפונקציה אסטרטגית. כפי שצוין ב "פורבס", מערכות שכר המופעלות על-ידי AI מסייעות לארגונים לשפר את השקיפות, להפחית שגיאות ולספק חוויות עובדים מותאמות אישית יותר — הפיכת שכר לנהג של אמון וטרנספורמציה.

• חישובים מדויקים: אוטומציה של חישובים עוזרת לחברות להימנע משגיאות בעת עיבוד משכורת, מה שמבטיח תשלום בזמן ומדויק.
• סיוע בתאימות: כאשר חוקים חדשים מועברים או שהחוקים הקיימים משתנים, תוכנת ניהול השכר ממוקמת טוב הרבה יותר כדי לשלב שינויים אלה בתקנות, מה שמבטיח לעסקים להישאר לפני מועדים קריטיים ולהימנע מקנסות. עבור חברות שפועלות במספר אזורים ומדינות, שכר מתקדם מבוסס-ענן כולל יכולות לוקליזציה גלובליות כדי לשמור על תאימות.
• גישה לטופסי מס: עובדים יכולים לגשת בקלות לטופסי המס שלהם בעצמם, ולהפחית את נטל משאבי האנוש.
• אפשרויות תשלום גמישות: עובדים יכולים לבחור אם הם רוצים לקבל תשלום באמצעות הפקדה ישירה או שיק, או באמצעות אפשרות אחרת שסופקה על-ידי החברה.
• שמירת רשומות מפורטת: צוותים יכולים לאחד פרטי שכר על בסיס נתונים בזמן אמת וליצור דוחות מותאמים אישית באמצעות לחיצה על לחצן. שימוש בניתוח נתוני שכר כדי לזהות מגמות ודפוסים עוזר למובילי משאבי אנוש ולחברות לקבל החלטות עסקיות טובות יותר.
• שירות עצמי לעובד: עובדים יכולים לגשת לתלושי השכר שלהם, עם פירוט תשלומים וניכויים, תוך שיפור השקיפות.
• שגיאות שכר מופחתות: משכורת מבוססת תוכנה מבטלת את הצורך בהזנת נתונים ידנית וחישובים ובאפשרות הנלווית לשגיאות.
• התראות אוטומטיות: מנהלי מערכת של גיליון שכר יכולים להפעיל התראות בתוכנה כדי להפנות תשומת לב לבעיות פוטנציאליות ולהגדיר תזכורות לתאריכים חשובים, מועדים אחרונים ועדכוני תאימות.

האבולוציה של גיליון השכר

השכר נתפס מזמן כפונקציית משרד אחורי — חיוני, אך לעתים קרובות מופרך. היום, התפיסה הזאת משתנה. כפי שמודגש במאמר מ-Forbes האחרון של נשיא SAP SuccessFactors דן בק, השכר הופך לנהג אסטרטגי של אמון, שקיפות וטרנספורמציה בכל כוח העבודה.

"משכורת אינה רק על חישובים; זו מחויבות לעם שלך", כותב בק. "כשזה מדויק, מבעוד מועד ושקוף, הוא בונה ביטחון, מחזק את התרבות שלך ושומר על מעורבות העובדים".

בינה מלאכותית מאיצה את המשמרת הזו. החל מדווחי שכר מותאמים אישית לאיתור הונאה ותובנות אסטרטגיות של כוח עבודה, מערכות שכר חכמות מסייעות לארגונים להתקדם מעבר לתנועות כדי לספק חוויות עובדים משמעותיות. SAP SuccessFactors Employee Central Payroll, לדוגמה, משתמש ב-AI כדי:

• הגדל את שקיפות השכר באמצעות תכונות כמו 'הסבר את השכר שלי', שמפשט את נתוני תלוש השכר המורכבים.
• הגבירו יעילות והפחיתו שגיאות על-ידי זיהוי חריגות לפני שהן משפיעות על בדיקות שכר.
• גלה הונאה וודא תאימות באמצעות ניתוח דפוס בזמן אמת.
• גלה תובנות אסטרטגיות לגבי עלויות שכר וכוח אדם כדי ליידע תכנון ותקצוב.

כיצד לבחור מערכת ניהול שכר

בכל הנוגע לבחירת מערכת ניהול השכר הנכונה, חיוני שמקבלי ההחלטות העסקיים יעריכו את הצרכים שלהם ואת רצונותיהם לפני בחירת מערכת. לאחר שהם קבעו מה הם יכולים להוציא והמאפיינים החרדיים שלהם, הם יכולים להתייחס לשאלות הבאות:

1. מהי רמת המוניטין והניסיון של הספק?

בדקו אתרי סקירה, קראו חוויות לקוח ומחקרי מקרה, והתבוננו ביתרונות ובחסרונות של ספק. כמו כן, הירשמו להדגמה חיה או ניסוי חופשי להנעת מבחן התוכנה לפני ביצוע התחייבות.

2. עד כמה המערכת מאובטחת?

גלה אם הספק משתמש בהצפנה, תואם לתקנות הגנת נתונים ומציע גישת משתמש הניתנת להתאמה אישית. למד גם על תהליכי גיבוי ושחזור נתונים.

3. האם הספק תומך במדינות ובשטחים שבהם מתבצעים עסקים?

גלה את רמת הלוקליזציה שסופקה עבור מיקומים שבהם החברה פועלת או מתכננת להרחיב. זה כולל תמיכה בשפה, מטבע, תאריך ואזור זמן, ומועבר הרבה יותר לשדות, חישובים ודוחות ספציפיים שעשויים להיות שונים בכל מדינה.

4. האם הספק עוזר לחברות להישאר תואמות לתקנות המשתנות?

קבע אם הספק עוקב אחר תקנות משפטיות שמשפיעות על גיליון השכר ומספק עדכונים בזמן כדי לעזור בתאימות. כמו כן, לגלות אם ספק תומך בדוחות הנדרשים כדי להגיש קובץ עם סוכנויות שונות, ולאילו מדינות וטריטוריות.

5. האם התוכנה משתלבת עם מערכות אחרות?

חפש ספק שמציע שילוב עם מערכות קיימות כמו תוכנת HCM כדי לשמור על מידע מפתח עקבי, להימנע משכפול הזנת נתונים ולמנוע שגיאות פוטנציאליות. מערכת שכר שמספקת גישה ל-API יכולה לאפשר לארגונים להתאים אישית את הפלטפורמה שלהם ולהתחבר לכלים אחרים, אך זה מגיע גם עם הצורך להבטיח ששילובים אלה יישארו מעודכנים בכל השינויים שבוצעו בכל המערכות המחוברות.

6. מהן יכולות הדיווח?

למד אילו סוגי דוחות יכול ספק ליצור, כמו ניתוח של הפרשות לפרישה או חבות מס שכר. כמו כן, ראה אם יש מאפיינים אנליטיים שיעזרו בחיזוי וקבלת החלטות.

7. האם עלות מתאימה לתקציבים או צמיחה צפויה?

קבע את מספר מושבי הרישוי הדרושים והעלויות הכוללות מעמלות התחלתיות לחוזרות. גלה אם הפלטפורמה יכולה להתרחב ככל שהעסק גדל בגודל ובמורכבות. אזן את העלויות האלה מול העלויות הפוטנציאליות של משכורת שגויה או אי-תאימות עם תקנות משפטיות.

מקרי שימוש של ניהול משכורות לפי תעשייה

להלן דוגמאות לחברות בשלוש תעשיות שיישמו מערכות מבוססות-ענן ושיפרו בהצלחה את פעולות משאבי האנוש והמשכורות שלהן.

נדל"ן

לאחר שהתרחבה מ-450 ל-670 עובדים במהלך שנתיים, אחת מקבוצות הנכסים הגדולות באוסטרליה נזקקה לתמיכה טובה יותר בצוות וביעילות תפעולית. למדו כיצד פלטפורמת משאבי אנוש מאוחדת עם שכר שנבנה לתוך הליבה סייעה לארגון זה לדיוק, מהירות ותאימות. קראו את הסיפור של קבוצת GPT.

ספורט ובידור

חברת ספורט ובידור גדולה רצתה לשפר את חוויית העובדים וקבלת ההחלטות במקום העבודה. למדו כיצד מקור נתונים יחיד סייע לארגון זה להפוך תהליכי משאבי אנוש לאוטומטיים, להפחית את זמן העיבוד של שילוב עובד חדש, לפשט פעולות שכר ולקבל החלטות מושכלות יותר על כוח העבודה. קראו את הסיפור של Sharks Sports & Entertainment.

מוצרי צריכה

אחת מחברות המזון הגדולות בעולם נזקקה לשדרוג התהליכים שלה כדי לשפר את חוויית העובדים והתרבות. למדו כיצד מערכת ניהול שכר בענן סייעה לארגון זה להעניק לעובדים בסמארטפון המזרח התיכון גישה לכלים בשירות עצמי ולנתונים אחרים. קרא את הסיפור של BRF.

גלו מערכות ניהול שכר

עסקים ממוקדי צמיחה בכל הגדלים יכולים ליהנות מתהליכים מעודנים וניהול שכר משופר. להלן רשימה מועילה של משאבי אנוש וגיליון שכר עבור חברות כדי להבטיח שהארגון שלהן מצויד לתמוך ביעדים העסקיים שלהן, להתמודד עם אתגרים עתידיים ולענות על צורכי העובדים.

למדו כיצד SAP SuccessFactors Employee Central Payroll יכולה לסייע לחברות לפשט תהליכי שכר עבור כוח העבודה הגלובלי שלהן. בצע באופן בטוח משכורת העומדת בתקנות ייחודיות למדינה ולאזור באופן בטוח, מאובטח ויעיל.