מהי מערכת ניהול משכורות?

מערכת ניהול שכר משמשת לחישוב שכר עובד, שעות עבודה, ניכויים וניכוי מס לכל תקופת תשלום. לעתים קרובות הוא משולב באופן הדוק עם פונקציונליות זמן ונוכחות במערכות ליבה של משאבי אנוש כדי להבטיח שכר מדויק עבור שעות עבודה.

ארגון יכול לנהל שכר באופן ידני, להשתמש בפתרון ניהול שכר מיוחד או לבצע מיקור חוץ מפונקציה זו לספק צד שלישי. מערכת ניהול שכר היא רכיב ליבה בניהול הון אנושי (HCM).

מדוע חשובה מערכת ניהול משכורות?

מערכת ניהול שכר יכולה לסייע לחברות להפחית את המורכבות, לנהל סיכונים ולהתרחב ביעילות. בנוסף, תוכנת שכר מתקדמת מעניקה לאנשים את ההזדמנות ליצור דוחות חשובים, לאסוף תובנות על מגמות ולשלב נתונים עם מערכות מידע של משאבי אנוש (HRIS) ומערכות ניהול משאבי אנוש (HRMS). באמצעות שימוש בפתרון ניהול שכר מודרני, צוותים יכולים לשפר את הדיוק, להפחית עומסי עבודה ידניים ולשלב שכר עם תהליכי ליבה אחרים של משאבי אנוש.

ניהול שכר מדויק הוא חיוני עבור מחלקות כמו משאבי אנוש (HR). משאבי אנוש וגיליון שכר זקוקים לגישה למידע על שכר, הטבות וסטאטוס עובד כדי לשמור במדויק על רשומות החברה ולהבטיח תאימות לתקנות המס ולחוקי העבודה.

קבלת תאימות שגויה יכולה להיות יקרה. ב-2023, רשות המסים העריכה למעסיקים בארה"ב כ-8.5 מיליארד דולר בעונשים אזרחיים על חישוב שגוי או חסר תשלומים, וב-2021 קמפיין "שם ובושה" ותביעה הובילו למיליוני לירות בקנסות ועלויות תמורה עבור מאות מעסיקים בבריטניה. אפילו טעויות קלות יכולות להוביל למבוכה ציבורית, לאובדן אמינות ולמורל נמוך, וזו הסיבה שחשוב לחברות לקבל את ניהול השכר נכון.

מהן כמה שיטות לניהול שכר?

עסקים בכל הגדלים צריכים לנהל ולתחזק שכר מדויק כדי לשלם לעובדים בזמן ולהישאר תואמים. ישנן אפשרויות שונות וכן יתרונות ומגרעות לכל אחת מהן. להלן שלוש שיטות ניהול השכר העיקריות:

1. ניהול שכר ידני: סוג זה של ניהול שכר כרוך בהזנה ידנית של משכורות, ניכויים ומסי שכר לגיליון אלקטרוני או לתוכנת חשבונאות פשוטה. עסקים קטנים וחברות סטארט אפ עשויים להיות מפותים להשתמש בניהול שכר ידני כדי לחסוך בעלויות. עם זאת, שיטה זו היא עתירת זמן ועשויה להיפגע מאיומים ביטחוניים, אובדן נתונים וטעות אנוש.
2. תוכנת ניהול משכורות: תוכנה מיוחדת מסוג זה מסייעת לחברות לארגן ולייעל אוטומציה של שכר. יותר ויותר, ארגונים מפעילים את תוכנת אוטומציית השכר שלהם בענן בהתבסס על מודל מינוי. תוכנה כזו יכולה לסייע לארגונים להימנע משגיאות שכר יקרות, להישאר מעודכן תאימות, להתרחב בכל האזורים כאשר פעולות מתרחבות לגאוגרפיות חדשות ולשמור על ארגון ואבטחה של נתוני עובדים.
3. מיקור חוץ של משכורות: חברות שאין להן את הרצון או המשאבים להפעיל ניהול משכורות פנים ארגוני יכולות לגייס ספק שירות חיצוני כדי לנהל תהליך זה. בעוד שחברת צד שלישי יכולה להסיר חלק מהנטל המנהלי, הדבר יכול להיות יקר ודורש לוותר על שליטה ישירה כלשהי בתהליך.

מהם השלבים של תהליך ניהול השכר?

השכר הגדיר שלבים שעל הארגון לבצע כדי להבטיח שהמערכת תעבוד באופן תואם ויעיל כפי שהתכוונו לכך. לאחר הכול, אי שלב יחיד יכול לגרום למשכורת בעיכוב או לקנס. ארגונים רבים משתמשים בתוכנת אוטומציה של שכר כדי לפשט שלבים אלה ולהפחית מאמץ ידני.

להלן שלושת השלבים העיקריים של ניהול משכורות:

1. השלב שלפני גיליון השכר כולל איסוף נתוני עובד חיוניים, כגון סטאטוס העסקה, שיעורי שעות עבודה ושעות נוספות, משכורת, פרטי מעקב אחר שעות עבודה, בונוסים, שעות נוספות או עמלות, היעדרות בתשלום או חופשה וניכויים. כמו כן, ארגונים צריכים לוודא שמערכת השכר שלהם מוגדרת עם הנתונים, מדיניות העבודה ותקנות התאימות העדכניים ביותר.
2. שלב החישובים כולל חישוב תשלום ברוטו ולאחר מכן החלת ניכויים לקבלת התשלום נטו של העובד, או טקה-בית. זה קריטי לקבל כל אישור פנימי הכרחי כדי לפזר את הכספים בזמן ולשמור על גיליון השכר לפי לוח הזמנים.
3. השלב שלאחר גיליון השכר כולל חלוקת שכר לעובדים, ביצוע ביטוח לאומי והפרשות פנסיה, שמירה על רשומות פיננסיות מדויקות והגשת טפסים ודוחות נדרשים עם סוכנויות ממשלתיות. בהתאם למקומה של החברה, המעסיקים יצטרכו להחזיק ברשומות עובדים למספר מוגדר של שנים. לדוגמה, רשות המסים קובעת כי עסקים בארה"ב צריכים לשמור על רשומות של מסי תעסוקה לפחות ארבע שנים. צוותים פנימיים צריכים גם לבדוק תהליכים פנימיים באופן קבוע כדי להבטיח דיוק ולטפל בכל תחום הזקוק לשיפור.

מהן הפונקציות של מערכת ניהול משכורות?

תוכנת שכר מודרנית בענן יכולה לסייע לחברות עם מגוון רחב של פונקציות. בקרן ארבע פעילויות ליבה:

• חישוב שכר עובד: הפוך חישובים ברוטו לנטו לאוטומטיים, החל ניכויים והבטח עמידה בתקנות המס והעבודה הרלוונטיות.
• מעבד מיסים על משכורות: חשב, ניכוי במקור והפחת מיסים לסוכנויות הממשלתיות המתאימות.
• אחזקת דרישות שמירת רשומות שכר: שמור דוחות מס שנתיים ורבעוניים, רשומות שכר מוכנות לביקורת וטפסי סוף שנה נדרשים.
• מתן תלושי שכר לעובדים: תן לעובדים פירוט ברור של הכנסותיהם וניכויים של כל תקופת תשלום, עם גישה למידע מתחילת תקופה ועד לתאריך נוכחי באמצעות נייר או דוחות אלקטרוניים.

מעבר לפונקציות ליבה אלה, מערכות שכר מודרניות תומכות גם בסט רחב יותר של יכולות משולבות המסייעות לארגונים לנהל נתוני כוח אדם ביעילות רבה יותר ולשפר את חוויית העובדים:

• שילוב של מערכות משאבי אנוש, זמן ופיננסים: חברו נתוני שכר למערכות מידע של משאבי אנוש, מעקבי שעות ונוכחות וכלים חשבונאיים או פיננסיים כדי לשמור על עקביות מידע עובדים בין פלטפורמות ולהפחית הזנה ידנית.
• סנכרון נתוני שעות ונוכחות: סנכרון זמן עבודה, חופשה, כללי שעות נוספות ופרטי לוח זמנים אחרים כדי לסייע בהבטחת שכר מדויק והפחתת עבודה ניהולית.
• ניהול הטבות, ניכויים ורכיבי שכר מורכבים: טיפול בעמלות, בונוסים, קצבאות, החזרים, התאמות רטרואקטיביות וסוגים אחרים של שכר עבור מרכיב משתנה.
• תמיכה בתאימות ובלוקליזציה גלובליות: החל כללי מס, מטבעות ודרישות דיווח סטטוטוריות שונות כדי לתמוך בפעולות במספר אזורים ומדינות.
• אספקת נתיבי ביקורת, לוחות מחוונים ודיווח: הצע לוחות מחוונים בזמן אמת, דוחות מותאמים אישית ושבילי ביקורת מפורטים כדי לסייע לצוותי משאבי אנוש ופיננסים לעקוב אחר עלויות עבודה, לנתח מגמות כוח עבודה ולתמוך בסקירות חיזוי ותאימות.
• הפעלת שירות עצמי לעובד: אפשר לעובדים לגשת לתלושי שכר, לעדכן פרטים אישיים, לסקור ניכויים ולבקש חופשה באמצעות כלים אינטואיטיביים בשירות עצמי.
• הצעת מחזורי שכר גמישים ואפשרויות תשלום: ניהול הפעלות מחוץ למחזור, התאמות, מקדמות, הסדרים סופיים ולוחות זמנים מרובים לתשלום כדי לתמוך בצרכי כוח עבודה מגוונים.

מהם היתרונות בשימוש במערכת ניהול שכר מבוססת-ענן?

מערכות גיליונות שכר תומכות ביעילות רבה יותר ומסייעות לעסקים לחסוך במשימות משאבי אנוש צורכות זמן. ועם תוכנת שכר בענן וממשק לכל מקום גישה, לצוותי שכר יש כלים מגיבים וחזקים בקצות אצבעותיהם. הנה כמה מהיתרונות המובילים:

• חישובים מדויקים: אוטומציה של חישובים עוזרת לחברות להימנע משגיאות בעת עיבוד משכורת, מה שמבטיח תשלום בזמן ומדויק.
• סיוע בתאימות: כאשר חוקים חדשים מועברים או שהחוקים הקיימים משתנים, תוכנת ניהול השכר ממוקמת טוב הרבה יותר כדי לשלב שינויים אלה בתקנות, מה שמבטיח לעסקים להישאר לפני מועדים קריטיים ולהימנע מקנסות. עבור חברות שפועלות במספר אזורים ומדינות, שכר מתקדם מבוסס-ענן כולל יכולות לוקליזציה גלובליות כדי לשמור על תאימות.
• גישה לטופסי מס: עובדים יכולים לגשת בקלות לטופסי המס שלהם בעצמם, ולהפחית את נטל משאבי האנוש.
• אפשרויות תשלום גמישות: עובדים יכולים לבחור אם הם רוצים לקבל תשלום באמצעות הפקדה ישירה או שיק, או באמצעות אפשרות אחרת שסופקה על-ידי החברה.
• שמירת רשומות מפורטת: צוותים יכולים לאחד פרטי שכר על בסיס נתונים בזמן אמת וליצור דוחות מותאמים אישית באמצעות לחיצה על לחצן. שימוש בניתוח נתוני שכר כדי לזהות מגמות ודפוסים עוזר למובילי משאבי אנוש ולחברות לקבל החלטות עסקיות טובות יותר.
• שירות עצמי לעובד: עובדים יכולים לגשת לתלושי השכר שלהם, עם פירוט תשלומים וניכויים, תוך שיפור השקיפות.
• שגיאות שכר מופחתות: תוכנת Cloud Payroll עוזרת לבטל את הצורך בהזנת נתונים ידנית וחישובים ואת האפשרות הנלווית לשגיאות.
• התראות אוטומטיות: מנהלי מערכת של גיליון שכר יכולים להפעיל התראות בתוכנה כדי להפנות תשומת לב לבעיות פוטנציאליות ולהגדיר תזכורות לתאריכים חשובים, מועדים אחרונים ועדכוני תאימות.

האבולוציה של גיליון השכר

השכר נתפס כבר זמן רב כתפקיד במשרד אחורי - חיוני, אך לעיתים קרובות מופרך ממנו. היום, התפיסה הזאת משתנה. כפי שמודגש במאמר של Forbes מאת נשיא SAP SuccessFactors דן בק, שכר הופך לנהג אסטרטגי של אמון, שקיפות וטרנספורמציה בכל כוח העבודה.

"משכורת אינה רק על חישובים; זו מחויבות לעם שלך", כותב בק. "כשזה מדויק, מבעוד מועד ושקוף, הוא בונה ביטחון, מחזק את התרבות שלך ושומר על מעורבות העובדים".

בינה מלאכותית מאיצה את המשמרת הזו. החל מדוחות שכר מותאמים אישית לגילוי הונאה ותובנות אסטרטגיות של כוח עבודה, תוכנת שכר בענן עבור ארגונים מסייעת לארגונים להתקדם מעבר לתנועות כדי לספק חוויות עובדים משמעותיות. SAP SuccessFactors Employee Central Payroll, לדוגמה, משתמש ב-AI כדי:

• הגדל את שקיפות השכר באמצעות תכונות כמו 'הסבר את השכר שלי', שמפשט את נתוני תלוש השכר המורכבים.
• הגבירו יעילות והפחיתו שגיאות על-ידי זיהוי חריגות לפני שהן משפיעות על בדיקות שכר.
• גלה הונאה וודא תאימות באמצעות ניתוח דפוס בזמן אמת.
• גלה תובנות אסטרטגיות לגבי עלויות שכר וכוח אדם כדי ליידע תכנון ותקצוב.

כיצד לבחור מערכת ניהול שכר

בכל הנוגע לבחירת מערכת ניהול השכר הנכונה, חיוני שמקבלי ההחלטות העסקיים יעריכו את הצרכים שלהם ואת רצונותיהם לפני בחירת מערכת. לאחר שהם קבעו מה הם יכולים להוציא והמאפיינים החרדיים שלהם, הם יכולים להתייחס לשאלות הבאות:

1. מהי רמת המוניטין והניסיון של הספק?
   בדקו אתרי סקירה, קראו חוויות לקוח ומחקרי מקרה, והתבוננו ביתרונות ובחסרונות של ספק. כמו כן, הירשמו להדגמה חיה או ניסוי חופשי להנעת מבחן התוכנה לפני ביצוע התחייבות.
2. עד כמה המערכת מאובטחת?
   גלה אם הספק משתמש בהצפנה, תואם לתקנות הגנת נתונים ומציע גישת משתמש הניתנת להתאמה אישית. למד גם על תהליכי גיבוי ושחזור נתונים.
3. האם הספק תומך במדינות ובטריטוריות בהן מתבצע עסק?
   גלה את רמת הלוקליזציה שסופקה עבור מיקומים שבהם החברה פועלת או מתכננת להרחיב. זה כולל תמיכה בשפה, מטבע, תאריך ואזור זמן, ומועבר הרבה יותר לשדות, חישובים ודוחות ספציפיים שעשויים להיות שונים בכל מדינה.
4. האם הספק עוזר לחברות להישאר תואמות לתקנות המשתנות?
   קבע אם הספק עוקב אחר תקנות משפטיות שמשפיעות על גיליון השכר ומספק עדכונים בזמן כדי לעזור בתאימות. כמו כן, לגלות אם ספק תומך בדוחות הנדרשים כדי להגיש קובץ עם סוכנויות שונות, ולאילו מדינות וטריטוריות.
5. האם התוכנה משתלבת עם מערכות אחרות?
   חפש ספק שמציע שילוב עם מערכות קיימות כמו תוכנת HCM כדי לשמור על מידע מפתח עקבי, להימנע משכפול הזנת נתונים ולמנוע שגיאות פוטנציאליות. מערכת שכר שמספקת גישה ל-API יכולה לאפשר לארגונים להתאים אישית את הפלטפורמה שלהם ולהתחבר לכלים אחרים, אך זה מגיע גם עם הצורך להבטיח ששילובים אלה יישארו מעודכנים בכל השינויים שבוצעו בכל המערכות המחוברות.
6. מהן יכולות הדיווח?
   למד אילו סוגי דוחות יכול ספק ליצור, כמו ניתוח של הפרשות לפרישה או חבות מס שכר. כמו כן, ראה אם יש מאפיינים אנליטיים שיעזרו בחיזוי וקבלת החלטות.
7. האם העלות מתאימה לתקציבים או לצמיחה הצפויה?
   קבע את מספר מושבי הרישוי הדרושים והעלויות הכוללות מעמלות התחלתיות לחוזרות. גלה אם הפלטפורמה יכולה להתרחב ככל שהעסק גדל בגודל ובמורכבות. אזן את העלויות האלה מול העלויות הפוטנציאליות של משכורת שגויה או אי-תאימות עם תקנות משפטיות.

מקרי שימוש של ניהול משכורות לפי תעשייה

להלן מספר דוגמאות לתוכנת שכר עבור ארגונים בפעולה. תעשיות מתמשכות, אלה מראות כיצד חברות יישמו תוכנת שכר בענן ושיפרו בהצלחה את פעולות משאבי האנוש והשכר שלהן.

נדל"ן

לאחר שהתרחבה מ-450 ל-670 עובדים במהלך שנתיים, אחת מקבוצות הנכסים הגדולות באוסטרליה נזקקה לתמיכה טובה יותר בצוות וביעילות תפעולית. פלטפורמת משאבי אנוש מאוחדת עם שכר שנבנה בליבה סייעה לארגון לשפר את הדיוק, המהירות והתאימות.

ספורט ובידור

חברת ספורט ובידור גדולה שמטרתה לחזק את חוויית העובדים וקבלת ההחלטות במקום העבודה. עם מקור נתונים יחיד, הארגון ביצע אוטומציה של תהליכי משאבי אנוש, זמן שילוב עובד חדש מופחת, שכר מפושט ותובנות משופרות של כוח עבודה.

מוצרי צריכה

אחת מחברות המזון הגדולות בעולם נזקקה כדי להפוך את התהליכים שלה למודרניים כדי לשפר את חוויית העובדים והתרבות. מערכת ניהול שכר בענן איפשרה לעובדים במזרח התיכון לגשת לכלים בשירות עצמי ולמידע מרכזי מהסמארטפונים שלהם.

מודרניזציה של תשתית השכר שלך

עסקים ממוקדי צמיחה בכל הגדלים יכולים ליהנות מעידון תהליכי השכר וחיזוק הקשר בין משאבי אנוש, כספים ותפעול. עם המערכת הנכונה במקום, ארגונים יכולים להישאר תואמים, להסתגל לתקנות משתנות ולתמוך טוב יותר בעובדים באזורים.

גישה מודרנית למשכורת מעניקה לצוותים גמישות רבה יותר, משפרת את הדיוק ומספקת את הנראות הנדרשת לקבלת החלטות בטוחות - בין אם החברה מתרחבת לשווקים חדשים ובין אם היא פשוט מתכוונת לצמצם את המורכבות הניהולית.

הנה רשימה מועילה של משאבי אנוש וגיליון שכר שמסייעת לחברות להבטיח שהן מצוידות לתמוך ביעדים עסקיים, להתמודד עם אתגרים עתידיים ולענות על צורכי העובדים. כדי להתעמק, גלה כיצד SAP SuccessFactors Employee Central Payroll יכול לסייע לפשט תהליכי שכר עבור כוחות עבודה גלובליים—תוך היצמדות לתקנות ייחודיות למדינה ולאזוריות מבעוד מועד, מאובטח ויעיל.

שאלות נפוצות