ניתוח הוצאות: המדריך האולטימטיבי

בעולם של היום של דיזיז תחרות ושינוי מהיר קליל, ייתכן שיהיו לך רק רגעים לתפוס הזדמנות או לאתר סיכון שעלול להיות מחליף משחקים עבור החברה שלך. כדי לבצע ציר במהירות ולקבל החלטות עסקיות מהירות, אתה צריך ביטחון - אתה צריך להרגיש שיש לך אינטל אמין לגבות אותך ולתת לך מבט ברור על מצבך. כאן נכנס תהליך ניתוח ההוצאות, וכלי ניתוח ההוצאות והמתודולוגיות התומכות בו.

לא רק שניתוח הוצאות מספק תובנות מרכזיות על ההוצאות הכספיות הקודמות שלך, הוא גם מספק את הבסיס לכלים אנליטיים כדי לחזות דפוסי הוצאות ולבצע תחזיות אסטרטגיות עבור תכנון עתידי.

על פי דו"ח אחרון של "קבוצת האקונומיסט", כשליש מהנשאלים בסוויטת C ציינו כי ניתוח ההוצאות הוא בראש סדר העדיפויות של השנה הקרובה. כלי ניתוח הוצאות רבי עוצמה, במיוחד אלה המשלבים יכולות מונעות-AI, חיוניים לניווט במורכבויות מודרניות ולהעצמת אתכם כדי למטב את העסק שלך ואת פעולות הרכש שלך.

על-ידי סקירה וניתוח שיטתיים של סטים שונים של נתונים, פתרונות ופרקטיקות של כלי ניתוח הוצאות יכולים לסייע לך לחשוף חוסר יעילות, לנהל משא ומתן ממיקום חזק יותר ולבנות קשרים טובים יותר עם הספקים שלך.

מהו ניתוח הוצאות?

ניתוח הוצאות הוא התהליך המונע על-ידי נתונים של איסוף, ניקוי, סיווג וניתוח מידע מורכב על הוצאות כספיות. מטרתו לסייע לך לעמוד ביעדים העיקריים, כגון עלויות רכש נמוכות יותר, יעילות רבה יותר ותאימות גבוהה יותר. בליבה, הוא מטפל בכמה שאלות שעוזרות לך להבין טוב יותר ולמטב את ההוצאות שלך:

• על מה אנחנו מוציאים כסף?
• כמה שילמנו?
• ממי אנחנו קונים?
• האם יש דרך טובה יותר לעשות את זה?

מבחינה היסטורית, ניתוח ההוצאות היה תהליך עבודה אינטנסיבי וידני. צוותי רכש היו צריכים לסחוף דרך מקורות נתונים וגיליונות אלקטרוניים שונים, שלרוב חסרים הזדמנויות או סיכונים. אך למרבה המזל, כלי ניתוח ההוצאות המופעלים על-ידי AI של היום הופכים משימות אלה לאוטומטיות ומספקות תובנות נתונים לפי דרישה. זה מפשט את השילוב והתקנון של נתונים ממספר מקורות ומקל על ניתוח המידע בזמן אמת - ומסייע לך לקבל החלטות מבוססות בינה המשפרות את התוצאות העסקיות.

תהליך ניתוח הוצאות

בעוד שתהליך ניתוח ההוצאות עשוי להשתנות כך שישקף את הצרכים והאתגרים הייחודיים של חברה, זו בכל זאת מחויבות מובנית ושיטתית המסתמכת על גישה לדוחות וסטים של נתונים מעודכנים באופן שוטף וגם לכלי ניתוח חזקים. כך פועל תהליך טיפוסי:

לכוד נתוני הוצאות ישירים, עקיפים ושירותים

זה כולל לכידת נתונים ממערכות שונות ברחבי העסק שלך, כולל מערכות ERP, חשבונות זכאים (AP), פלטפורמות רכש אלקטרוני, מערכות ניהול הוצאות ויחידות עסקיות. יש לאסוף מידע עבור הוצאה ישירה (כגון חומרי גלם לייצור) וגם עבור הוצאה עקיפה (ציוד משרדי ותשתיות) כדי לספק תמונה מלאה של הוצאות הארגון.

נקה, בטל קידוד והעשר נתונים

לאחר איסוף הנתונים, ניתן לנקות ולתקנן אותם כדי להפוך אותם לשימושיים. זה כולל איחוד פורמטים, ביטול כפילויות וטיפול בכל שדה ריק. לאחר מכן תוכל להעשיר את המידע בנקודות נתונים נוספות כגון מספרי ניקוד אשראי עבור כל ספק.

סווג את כל נתוני ההוצאה

לאחר הניקוי, עליך לחלק את הנתונים שלך לקטגוריות הוצאה תקניות. שלב זה כולל יצירת טקסונומיה לוגית המקבצת סוגי הוצאות דומים, ומקלה על ניתוח וניהול. ניהול קטגוריות יכול לכלול קטגוריות הוצאה ישירה כמו חומרי גלם וקטגוריות הוצאות עקיפות כמו שירותי IT.

מזג עם נתונים חיצוניים

שילוב נתונים חיצוניים עם נתוני הוצאה פנימית מספק ניתוח מקיף יותר. פתרונות תוכנה מודרניים משפרים תהליך זה בכך שהם מאפשרים מיזוגי נתונים מותאמים אישית ודוחות לאספקת ממצאים שלא היו אפשריים עם מערכות ידניות מהעבר.

הפכו נתונים גולמיים לתובנות שניתן לפעול לגביהן

באמצעות היישום של כלי ניתוח ומידול חיזוי, ניתן לזהות במהירות ובאופן מדויק יותר מגמות, לחזות הוצאות עתידיות ולגלות הזדמנויות לחיסכון בעלויות.

זהה סיכונים והזדמנויות עבור חיסכון בעלויות

לאחר מכן תוכל לנתח את הנתונים שעברו טרנספורמציה כדי לזהות סיכונים פוטנציאליים, כגון יחסי תלות של ספק או בעיות תאימות. תהליך זה מגלה גם הזדמנויות לקצץ בעלויות על-ידי הדגשת תחומים של חוסר יעילות או הוצאות יתר.

השתמש בתובנות כדי להעצים משתמשי קצה

נתונים הם ידע, והידע הוא כוח. המידע והדוחות המותאמים אישית הזמינים היום יכולים לספק כמה תובנות משנות משחק. אבל בסופו של דבר, אנשים חייבים לקחת אחריות כדי לפעול עליהם. בשלב חשוב אחרון זה חיוני להבטיח שאתם משתפים (עם הצוותים הנכונים) את הממצאים שלכם ואת הגישה שלכם למודיעין הקריטי.

יתרונות ניתוח הוצאות ברכש וברחבי העסק

הודות להגברת הנראות והבינה, ניתוח הוצאות מקל על צוות הרכש שלך לממש חלק מהיתרונות הבאים:

• עלויות נמוכות יותר: ניתוח הוצאות מדגיש הזדמנויות חיסכון וסיכונים פוטנציאליים, מסייע לך לנהל משא ומתן על תנאים טובים יותר, לאחד רכישות ולעבור לספקים חסכוניים יותר.
• ניהול סיכונים טוב יותר: ניתוח הוצאה עוזר לך לזהות תשלומי יתר או דפוסים שיכולים להצביע על פגיעות פוטנציאליות בשרשרת האספקה.
• מיקור אסטרטגי משופר: תובנות מפורטות על מגמות הוצאות מאפשרות לך לקבל החלטות מהירות יותר, לנהל משא ומתן ממיקום חזק יותר ולהתאים טוב יותר את תהליכי המיקור האסטרטגי שלך ליעדים וליעדים הבין עסקיים שלך.
• תהליכי רכש מפושטים: ניתוח הוצאות מסייע לך לזהות חוסר יעילות וצווארי בקבוק. גילויים אלה יכולים להוביל לשיפורים בתהליך, זמני מחזור מהירים יותר, עלויות עבודה מופחתות וביצועי רכש טובים יותר באופן כללי.
• ניהול קשרי ספקים (SRM) מורחב: באפשרותך להשתמש בתובנות לגבי SRM וביצועי ספק כדי לפתח שותפויות חזקות יותר ולהבטיח שהספקים שלך יעמדו בתקנים ובציפיות שהגדרת.
• ניהול חוזים ממוטב: הוספת כלי ניתוח לתהליך ניהול חוזים עוזרת לך לראות מעבר להדפסה הטובה כדי לזהות אתגרים והזדמנויות. תובנות אלה מאפשרות לך לנהל משא ומתן על תנאי החידוש והמתמשכים הטובים ביותר לאורך כל מחזור החיים של החוזה.
• יכולת לבחון ביצועים: ניתוח הוצאות מאפשר לארגון שלך לבחון ביצועים באופן פנימי ומול תקני התעשייה, לזהות תהליכים מייעלי עבודה, להגדיר יעדים ולהניע שיפור מתמשך.

דוגמה לניתוח הוצאות

על-ידי שילוב פתרונות לניתוח הוצאות, מותג בגדי ה-Powerhouse American Eagle Outfiters ממוטב את נראות ההוצאות והתאימות שלו במספר קטגוריות רכש. זה אפשר גישה מהירה לנתוני הוצאה מפורטים, מה שעזר לחברה לתחזק רמה גבוהה של תאימות עם מדיניות הרכש שלה. יש לציין כי אמריקן איגל אאוטפייטרס השיגה באופן עקבי יעד של 80% לתאימות להזמנת רכש, תוך תרגום לחיסכון משמעותי.

בנוסף, השילוב של מספר מערכות מקור הקל על כלי ניתוח של הוצאות בזמן אמת, מה שאיפשר ל-Eagle Outfitters האמריקאי לזהות הזדמנויות לחיתוך עלויות ולפעול בהן. שימוש אסטרטגי זה בפתרונות ניתוח הוצאות משולב חיזק את קשרי הספקים של אמריקן איגל Outfiters ושיפר את יעילות הרכש הכוללת שלו.

מהי הוצאה בדפוס חריג?

הוצאות Maverick, הידועות גם כהוצאות רוגי, מתרחשות כאשר העובדים שלך מבצעים רכישות שעוקפים את מדיניות הרכש שלך. עם קלות הקנייה המקוונת, גם טובין ושירותים של B2B יכולים להירכש יותר ויותר על ידי כל אחד עם חיבור לאינטרנט. הוצאה מסוג זה יכולה להוביל לבעיות וסיכונים רבים, כולל עלויות גבוהות יותר, נראות אבודה, איכות לא אמינה ובעיות תאימות פוטנציאליות אם הקונה לא דבק בדרישות משפטיות או רגולטוריות. זה יכול גם להזיק לקשרים שלך עם ספקים מועדפים, שעשויים שלא להעריך אותם.

על-ידי הגדרת פתרונות ניתוח ההוצאות שלך כדי לזהות את המגמות המשויכות להוצאות Maverick - ועל ידי חינוך הצוותים שלך לגבי הסיכונים של הפרקטיקה הזו - אתה יכול לעזור להגן על עצמך מפני הבעיות שהיא גורמת.

מדדי ניתוח הוצאות וסמני KPI

פתרון ניתוח ההוצאות הטוב ביותר יכול לעזור לך לעקוב אחר מדדים שונים וסמני מפתח לביצועים מוסכמים (KPI) באמצעות דוחות ולוחות מחוונים בזמן אמת. מדדים כאלה נותנים לך חלון להוצאה כוללת וביצועים בין ספקים, קטגוריות, תהליכי מיקור, תמחור ועוד. להלן מספר סמני KPI נפוצים בשימוש בניתוח הוצאות:

• חיסכון: ליבה זו, סמן KPI בסיסי מודד את ההפחתה בהוצאות שהושגו באמצעות אסטרטגיות רכש משופרות, משא ומתן טוב יותר לספקים ותהליכים יעילים יותר. על-ידי מעקב אחר חיסכון בעלויות, תוכל לכמת את היתרונות הפיננסיים של מאמצי ניהול ההוצאות שלך.
• הוצאה תחת ניהול: KPI זה מתייחס להוצאה הכוללת המנוהלת באופן פעיל על-ידי צוות הרכש. הוא מסייע לך להבין כמה מההוצאות הכספיות שלך מבוקרות וממוטבות. רמות גבוהות יותר של הוצאות תחת ניהול מציינות פיקוח טוב יותר ושיטות רכש אפקטיביות יותר. המדד מבטיח שכל ההוצאה גלויה ונחשבת, ומפחית את הסיכון להוצאה מאבריק.
• ביצועי ספק: ניתן להשוות מדדים כגון שיעורי אספקה בזמן, שיעורי פגמים ותאימות לתנאי חוזה להערכת ביצועי ספק. ניטור רגיל מגדיר סרגל גלוי ומוסכם ומטפח קשרי ספק חזקים יותר.
• סמני KPI תפעוליים: סמני KPI תפעוליים מודדים את היעילות של תהליכי רכש. אלה יכולים לכלול מדדים כגון זמן מחזור לעיבוד הזמנות רכש, דיוק מימוש ההזמנה ויעילות עיבוד החשבונית. שיפור סמני KPI תפעוליים מוביל לתהליכי רכש יעילים יותר ולעלויות תפעוליות מופחתות.
• תנאי תשלום: כלי לא מנוצל במיוחד, ניתוח תשלומים בוחן את התנאים שבהם מתבצעים התשלומים לספקים. המשמעות היא הערכת דברים כמו ימי תשלום ממוצעים, הנחות תשלום מוקדם שנלקחו, ותאימות לתנאי תשלום מוסכמים.
• סמני KPI של עובד: סמני KPI של עובד מודדים את הביצועים ואת הפרודוקטיביות של צוות הרכש. אלה יכולים לכלול מדדים כגון מספר הזמנות הרכש שעובדו לכל עובד, הדיוק של השמות הזמנות ורמת התאימות למדיניות הרכש. מעקב אחר סמני KPI של עובדים יכול לעזור לך לזהות צורכי הכשרה, לשפר את ביצועי הצוות הכוללים ולהגביר את היעילות והאפקטיביות של פונקציית הרכש.

מה לחפש בתוכנת כלי ניתוח של הוצאות

פתרונות כלי ניתוח של הוצאות מבוססי ענן המופעלים על-ידי AI חיוניים לכל אסטרטגיית רכש רצינית ושרשרת אספקה. ללא קשר לאיזה שלב אתה נמצא במסע הטרנספורמציה הדיגיטלית שלך, כל שלב שתיקח לקראת שיפור שילוב נתונים, נראות ודיוק ישתלם בטווח הקצר והארוך גם יחד. חפש את הדברים הבאים כמו רק כמה מהתכונות המרכזיות שעליך לצפות להן בתוכנת ניתוח ההוצאות שלך:

• שילוב נתונים מקיף: התוכנה צריכה להשתלב עם מערכות פיננסיות, ERP ושרשרת אספקה קיימות כדי לאחד את כל נתוני ההוצאה במקום אחד.
• דיווח ולוחות מחוונים בזמן אמת: חפש לוחות מחוונים ניתנים להתאמה אישית בזמן אמת שמספקים תובנות מהירות לגבי מדדי הוצאה מרכזיים ותהליכי תהליך עבודה.
• יכולות מתקדמות של כלי ניתוח ובינה מלאכותית: על התוכנה למנף בינה מלאכותית כדי להפוך נתונים גולמיים לתובנות שניתן לפעול לגביהן ולחזות מגמות הוצאות עתידיות.
• ממשק ידידותי למשתמש: ודא שאתה מקבל ממשק אינטואיטיבי וקל לניווט הדורש הכשרה מינימלית ועובד גם בשולחן העבודה וגם בהתקנים ניידים.
• יכולת הרחבה וגמישות: בחרו תוכנה שיכולה להתרחב עם הארגון שלכם, להשתלב עם מערכות חדשות ולהתאים אותן לצרכי רכש משתנים.
• מאפייני אבטחה ותאימות חזקים: התוכנה חייבת לכלול אמצעי אבטחה חזקים ולעמוד בתקנות הרלוונטיות כדי להגן על נתונים רגישים.
• דיווח וכלי ניתוח הניתנים להתאמה אישית: בחר תוכנה המאפשרת יצירת דוחות Bespoke וניתוח נתונים מפורט המותאם לצרכים ספציפיים.

קרא עוד