סגירה פיננסית היא תהליך הקשור למשימות מטופחות ונוטות לשגיאות, ללא לחץ עז לסגור את הספרים מהר ככל האפשר. ואילו החלטות עסקיות מכריעות לרוב נתלות באיזון, הדו"חות הכספיים והדו"חות שהם מציבים עליהן רק טובים כמו הדיוק והמהימנות שלהם.

כיום, חברות בגודל בינוני עומדות בפני תחרות אינטנסיבית וחייבות להיות מסוגלות לצייד ולהתאים את המודלים העסקיים שלהן בקצב מהיר. תהליכי סגירה פיננסיים יעילים ותלויים מסייעים להביא ביטחון ומהירות לתכנון וקבלת החלטות תאגידית - ולסייע למשקיעים ולבעלי המניות להכיר בדבר טוב כאשר הם רואים זאת.

מהי סגירה פיננסית?

סגירה פיננסית מתייחסת לתהליך חוזר של סקירה והתאמה, המוביל לאספקת הדוחות והדוחות הכספיים הדרושים לתצוגה מפורטת של המצב הכספי של החברה. במילים אחרות, סגירה פיננסית היא הסכום של כל פעילויות הניהול הפיננסי שצוותי החשבונאות מתחייבים כדי "לסגור את הספרים" בתקופת זמן מסוימת, כגון חודש, רבעון או שנת כספים. המטרה הסופית של סגירת חשבונאות היא לספק דוחות מפורטים ומקיפים, כולל:

• מאזן או דוח של פוזיציה פיננסית
• דוח הכנסות או דוח רווח והפסד
• דוח תזרים מזומנים

מה ההבדל בין "סגירה פיננסית" ל"סגירת הספרים"?

אפילו אנשים שיודעים את ההבדל בין שני המונחים הללו, משתמשים בהם לעתים קרובות לסירוגין במידת מה. עם זאת, מנקודת מבט תפעולית, קיימת הבחנה בין סגירה פיננסית לסגירת הספרים - לבין כזו שהופכת לחשובה יותר ויותר, כאשר חברות בגודל בינוני מבקשות לשלב טוב יותר את תהליכי החשבונאות שלהן במערכת ענן אחת, כמו תוכנת תכנון משאבים ארגוניים (ERP).

להלן ההגדרה של מונחי מפתח אלה:

• סגירה פיננסית היא מונח מטריה המתייחס לכל התהליכים החשבונאיים שנכנסים לסגירת הספרים - כולל המעשה של סגירת הספרים בפועל. התוצאה היא הדוחות הכספיים והדוחות שמספקים לבעלי עניין ולמנהלים חשבון מדויק למצבה הכספי של החברה. זה מתרחש על בסיס קבוע, שעשוי להיות חודשי, רבעוני, שנתי או אחר.
• סגירת הספרים היא השלב בתהליך הסגירה הפיננסית כאשר ספר החשבונות הראשי או ה"ספרים" מותאמים ונסגרים עבור התקופה. לאחר שלב זה, הדוחות הכספיים מופקים כדי להציג את המצב הכספי של החברה במהלך הזמן הספציפי הזה.

שלבי מפתח בתהליך הסגירה הפיננסית

בבסיס ישנם חמישה שלבים בתהליך הסגירה הפיננסית: רישום, ניתוח, סגירה, איחוד ודוח. כאשר נקבע מועד אחרון לסגירה, יש להתאים את היתרה של כל הדוחות הכספיים כדי שניתן יהיה לסגור את הספרים ולהתחיל את התהליך שוב עבור תקופת הכספים הבאה.

רשומה, ניתוח, איחוד

• יצירת תנועות פיננסיות כוללת רישום נכסים, התחייבויות, הון עצמי, הכנסות והוצאות מכל העסק עבור תקופת הכספים הספציפית הזו.
• ביצוע חשבונאות פיננסית כולל משימות נוספות כגון ניתוח חשבון והתאמה, הכרה בהכנסה, חישוב פחת וחשבונאות צבירה.

סגירה

• סגירת ישות היא הנקודה שבה הפסקת לרשום ולהתאים תנועות ומוכנה להתאמה ולסגירה של הספרים.
• סגירה תאגידית מתרחשת לאחר סגירת הספרים וכוללת שלבים נוספים הדרושים לאיחוד פיננסי בין חטיבות וישויות משפטיות כולל מיפוי לתרשים חשבונות משותף, עבור תרגום כלשהו למטבע משותף, קיזוזים בין חברות וחישוב השקעות. ככל שהעסק בגודל בינוני גדל, הם יצטרכו לבצע אוטומציה ושילוב של חלק מהפעילויות האלה ולקבל גישה מהירה יותר לבדיקות בקרה ובדיקת תקינות.

דוח

• ביצוע דיווח פיננסי הוא השלב האחרון בתהליך הסגירה הפיננסית. ככל שהדיווח הופך מורכב ותובעני יותר, צוותי הכספים מרגישים את הלחץ לספק דוחות מהירים וגמישים יותר. ממשקי מכשירים ניידים ומערכות ניהול פיננסי עוצמתיות הם תשובה אידיאלית להפעלת דוחות מותאמים אישית בזמן אמת בכל מקום ובכל זמן.

תוכנת סגירה פיננסית של ERP יכולה להראות לך תמונת מצב של המשימות שנותרו להשלמה כדי לסגור את הספרים.

5 אתגרי הסגירה הפיננסית המובילים

חברות רבות בגודל בינוני מתמודדות עם אתגרי חשבונאות גלובלית מורכבים יותר ויותר, ובכל זאת עליהן להסתמך על צוותים קטנים יותר כדי לבצע את הדברים. עבורם, חיוני לייעל ולהפוך את פרקטיקות החשבונאות שלהם לאוטומטיות ולעמוד באתגרים אלה בראש.

להלן האתגרים המובילים עבור צוותי כספים:

1. היעדר חבילות SOP מבניות וחשבונאיות: תהליך הסגירה הפיננסית הוא "חשבונאות 101" למנהיגי צוות הכספים. בחברות בגודל בינוני, משמעות הדבר היא לעתים קרובות שזוג אנשים בכירים - שמכירים את תהליך הסגירה הפיננסית בפירוט - לא מרגישים צורך להציג הליכי הפעלה סטנדרטיים פורמליים יותר, גרגיריים יותר (SOP). ככל שהעסקים גדלים באופן מורכב יותר, הם זקוקים ל-SOPs חזקים אבל זה יכול להיות אתגר לקבל קנייה להליכים תפעוליים קפדניים יותר, כך שכל פתרון או מערכות פיננסיות חדשות מוצעות צריכות להיות מסוגלות להפגין במהירות תועלת וקלות שימוש.
2. לחץ הזמן בסגירת סוף-חודש: החל מחבילת C ועד לבעלי המניות, החלטות אסטרטגיות חשובות תלויות - אפילו תלוי בו - הסיפור שהדו"חות הקרובים הכספיים צריכים לספר. כך, המהירות הופכת למניע. לפעמים זה טוב כשזה מביא ליעילות רבה יותר ולניהול זמן. אבל כל זאת לעתים קרובות מדי זה מוביל לקיצורי דרך מפוקפקים או לסילוקים, שבהם האנשים המהירים ביותר משתדלים לסגור את הספרים במקום לקחת את הזמן כדי להפיץ ולהפוך את המשימות הללו לאוטומטיות בכל הצוות ולסייע בהבטחת הבנה טובה יותר של תהליכי סגירה פיננסית סטנדרטיים ברחבי העסק.
3. נתונים פיננסיים לא מדויקים ומאוחרים: כל מה שנדרש הוא נתונים לא מדויקים או לא שלמים מתחום אחד העסק כדי לשבש את הסגירה הפיננסית כולה. כל מחלקה מייצרת עדיין חשבוניות, הוצאות והזמנות רכש בחברות רבות - במיוחד בארגונים בגודל בינוני שצמחו מהר - יש חוסר עקביות פרוצדורלית סביב דיווח פיננסי. בקשות פרנטיות לדברים בסוף החודש מובילות לתסכול ולטעויות. עסקים רבים מאותגרים על ידי מחסור בכלים ופתרונות לתמיכה בחשבונאות עקבית ומתמשכת ודיווח מחלקתי - כל החודש.
4. סילוס ושילוב נתונים פיננסיים ירוד: לצד נתונים מחלקתיים לא מדויקים ומעוכבים, צוותי כספים מתקשים גם במערכות דיווח מסוגרות ושונות ברחבי העסק, לרוב עם מטה-נתונים או מבני נתונים שונים עבור השמות והמספרים של חשבונות, שמות ומספר מוצרים, לקוחות, חטיבות וכו'. משמעות הדבר היא שחשבונאים לא רק צריכים להתאים את המידע השונה, ולעיתים קרובות הם חייבים לעבור לתהליכים ידניים ונוטים לשגיאות כדי לוודא שהנתונים נמצאים במבנה עקבי.
5. היעדר חשבונאות אוטומטית: ככל שחברות בגודל בינוני גדלות, כך גם המורכבות של ספריהן, שלא להזכיר את הצורך לאכוף יותר ויותר את האבטחה הארגונית המאתגרת ואת מינוטיאה של תקני הפיקוח. תוך הקפדה על תהליכים שכבר נמצאים במקום, עסקים רבים מנסים לבלוט בפריטים נוספים אלה כמשימות שבוצעו ידנית. לא רק שהדבר מעלה את הסיכון לשגיאה, הוא מגביל גם יכולת הרחבה ושילוב נתונים. ללא העוצמה של מערכות ניהול עסקי של ERP המופעלות על-ידי בינה מלאכותית (AI), עסקים בגודל בינוני יגיעו למסת חשבונאות קריטית, שמעבר לה הם כבר לא יכולים לצמוח באמצעות תהליכים ידניים.

תהליכים מייעלי עבודה עבור דיווח פיננסי וסגירת חשבונאות חלקים יותר

הדוחות והתובנות המסופקים על-ידי תהליך הסגירה הפיננסית הם מהחשובים ביותר לצמיחה ולתפעול העסק שלך - ועם זאת בשל מורכבותם ופרטיהם, הם לעתים קרובות בין המוקשים ביותר בפעילויות התאגידיות. אבל על ידי תקנון הליכים, פיתוח אסטרטגיות תקשורת טובות ומינוף פתרונות תוכנה חשבונאיים רבי עוצמה, עסקים יכולים לפתח הופכים את התהליך להרבה יותר קל והרבה יותר יעיל.

• זהה חוסר יעילות ותהליכי חשבונאות הנוטים לשגיאות. תוך כדי דיגיטציה ומודרניזציה של שיטות החשבונאות שלהם, רבים מהעסקים הטובים בשוק הבינוני בונים כוח משימה של נציגים מרחבי המחלקות. צוות הפיננסים נותן להם סט של סיכונים ובעיות לחיפוש וממצאים אלה מוכללים ומוערכים כדי לקבל תחושה טובה היכן יש הזדמנויות לשיפור.
  
  תהליך זה בדרך כלל מבטל צווארי בקבוק ועיכובים, אך גם מסב את תשומת הלב לפעילויות המידתיות שעדיין מתבצעות בגיליונות אלקטרוניים ידניים עצמאיים. תהליך זה מגדיר את השלב עבור הפיתוח של טווחי עבודה ואת ההשקה של כלי חשבונאות אוטומטיים ומחוברים יותר.
• פתח פרקטיקות של ניהול שינויים טובים כדי ליצור ולגלגל טווחי עבודה. בעוד שצוות החשבונאות מוחזק אחראי לסגירה פיננסית חלקה, הוא תלוי בכל מחלקה שתעשה זאת - מעלויות רכישת חבילת C ועד להוצאות ארוחת צהריים של צוות מכירות. אם המחלקות צפויות להימסר במהירות ודיוק, הרי שזה נושא משרה על החברה להבטיח שכולם ברחבי העסק ישרו מאותו גיליון שירים.
  
  בעסקים הטובים ביותר בגודל בינוני, זה מתחיל לעתים קרובות באסטרטגיית ניהול שינויים טובה כדי לסייע בהעברת החשיבות של תקנון משימות ופרוטוקולי צינון עבור מי הוא הבעלים של מה, ומתי וכיצד הם צריכים להשלים ולהגיש את המשימות הפיננסיות שלהם. וככל שנוצרים ויוצאים לאור, זהו הזמן האידיאלי להציג ולתמוך בשימוש בכלי ניהול פיננסי חכם, כגון פתרון ERP.
• יישם ותמוך בתהליך חשבונאות מתמשך. המשמעות של "חשבונאות מתמשכת" היא שבמקום שכל המחלקות שפועלות בבהלה ^ב-29 בכל חודש, תהליכי העבודה מבוססים כדי לפזר משימות סגירה פיננסית באופן שווה יותר לאורך כל תקופת הדיווח.
  
  השימוש בכלים פיננסיים אוטומטיים יכול לעזור מאוד לייעל את התהליך הזה עם דברים כמו יישומים ותבניות לנייד - הכול באמצעות הענן כדי לאסוף ולשלב נתונים בין-מחלקתיים יומיים בזמן אמת. זה עוזר להימנע מפאניקה של סוף חודש וגם מעצים את הצוותים לאתר (ולתקן) שגיאות מוקדם. לבסוף, כאשר הספרים נשמרים עדכניים, עסקים יכולים לבצע "סגירה רכה" בכל תקופה במהלך החודש, כדי להימנע מזעזועים או הזדמנויות נקודתיות.
• בצע אוטומציה של הסגירה הפיננסית והפוך אותה לדיגיטלית. באמצעות מערכת ERP המונעת על-ידי AI המספקת פתרונות פיננסיים מבוססי ענן, עסקים בגודל בינוני יכולים להקצות מחדש זמן יקר. במקום להשקיע שעות בביצוע משימות ידניות ובהגיית נתונים משיחיים, צוותי כספים יכולים להקדיש זמן רב יותר לפעילויות אסטרטגיות ומיומנות המסייעות לחברות שלהן לצמוח ולצייר במהירות בשוק המשתנה במהירות.
  
  מערכות ענן מספקות לוחות מחוונים בזמן אמת שמאפשרים למנהלים להתאים אישית דוחות ולקבל תובנות עמוקות בכל עת במהלך החודש - מהמכשיר, המוקד או מכל מקום. הוא גם מעניק לצוות החשבונאות גישה פתוחה למידע בכל העסק, באמצעות כלים שמשתלבים ומתקננים אוטומטית בסטים שונים של נתונים ומעניקים להם בסיס פקודה מאיזה לצבור ולנתח נתונים מכל העסק.
• התחברו אחרי כל סגירה פיננסית. זה חשוב במיוחד עבור עסקים בגודל בינוני שצומחים ומשנים במהירות את המודלים העסקייםשלהם - במיוחד כשהם מנסים ליישם ולמלט כלים דיגיטליים חדשים וספקי SOP. כל האתגרים הפרוצדורליים והאפיפיות שיצאו לדרך במהלך הסגירה האחרונה לעולם לא יהיו פריכים יותר במוחו של הצוות מאשר יום או יומיים אחרי שנעשה זאת.
  
  עסקים רבים מנצלים את המחשב הזה לאחר סגירה כדי לקבוע פגישות קבועות של תדרוך סגירה פיננסית, שבהן צוותים יכולים לצאת לאתר, אולי לאכול, ולקחת רגע לנתח ולשתף את הרעיונות שלהם לשיפור וייעול התהליך.

אוטומציה ורשימות משימות עוזרות לשפר את תהליך הסגירה הפיננסית, כפי שמוצג כאן ברשימת האישורים הזו.

התחילו לעבוד עם תוכנת סגירה פיננסית

האגדה מספרת כי בעת ביקור בנאס"א, הנשיא קנדי בא עם ג'נענע שעבד בשעות הערב. כשקנדי שאל אותו למה הוא שם כל כך מאוחר, האיש השיב: "כי אני עוזר לשים אדם על הירח". בעוד שהסיפור הישן הזה עשוי להיראות קצת קורח היום, המסר שלו בכל זאת נשאר חזק במיוחד.

כדי להיות זריזים וגמישים בשווקים הגלובליים המהירים והתחרותיים של היום, עסקים בגודל בינוני חייבים לשאוף להחדיר - בכל הצוותים שלהם - תחושה של מטרה משותפת והבנה של יעדי החברה. וזה לא יכול לקרות בקלות במהלך מיכלים פנימיים, תהליכים לא יעילים ותהליכי עבודה ידניים הנוטים לשגיאות. טרנספורמציה דיגיטלית פיננסית לא חייבת להתרחש במשך הלילה. תחילת העבודה עם כלי הסגירה הפיננסיים הטובים ביותר בענן עשויים להיות קלים יותר ממה שאתם חושבים. צור קשר עם ספק התוכנה שלך כדי ללמוד עוד על אפשרויות ופתרונות המותאמים אישית לצרכים העסקיים הייחודיים שלך.