רכש ישיר אחראי לוודא שיש לך את כל מרכיבי "linchpin" כדי להפוך את הדברים המרכזיים שהחברה שלך מייצרת. רכש עקיף, לעומת זאת, כולל את כל מה שחיוני להשאיר את האורות דולקים ולשמור על העסק שלך פועל באופן חלק ויעיל.

פעילויות רכש ישיר כרוכות בתקציבים גדולים יותר ועשויות להיות מנוהלות באופן מרכזי ואסטרטג יותר. אבל מה שלעתים קרובות כל כך מופרך הוא שבעסקים רבים, עלויות רכש עקיפות עדיין יכולות להוות חלק ניכר מההוצאות הקשורות לרכש. למרות זאת, רכש עקיף לרוב מבוזר ומנוהל באופן לא עקבי, עם פוטנציאל עצום לשיפור. הטכנולוגיות הטובות ביותר ושיטות ניהול ההוצאות של היום עוזרות לך לנקוט גישה אחידה והוליסטית יותר לכל תהליכי ניהול ההוצאות שלך - מה שמבטיח שהצוותים, הנתונים שלך והמערכות שלך משולבים בצורה חלקה ועובדים היטב יחד.

מהו רכש ישיר?

רכש ישיר מתייחס לתהליך רכישת חומרי גלם, רכיבים ועבודה המנוצלים ישירות בייצור הטובין או השירותים שהחברה שלך מוכרת.

פעילות הוצאה זו קשורה מאוד לפעולות העסקיות העיקריות שלך. הוא מספק את קו הייצור שלך ומשפיע על האיכות של המוצר הסופי שאתה מציע ללקוחות שלך. דוגמה לכך תהיה יצרן רכב מיקור ורכש פלדה וצמיגים. דרך נוספת להסתכל על רכש ישיר היא מיד קרבתה לפעולות הליבה שלך. ללא ציוד משרדי, יצרן רכב עדיין יכול היה לייצר מכוניות. אך ללא מתכת או גומי, הפעולה העיקרית גורסת לעצירה.

שיטות עבודה טובות ישירות ממנפות לעתים פתרונות וכלים של רכישה אלקטרונית כולל כלי ניתוח הוצאות, מיקור אסטרטגי ותכנון דרישות חומרים (MRP). זה עוזר לחברות להבטיח שיש להן ספקים אמינים ומערכות יעילות לניהול קשרים אלה - מה שמוביל באופן אידיאלי לפעולות יעילות וגמישות יותר.

מהו רכש עקיף?

רכש עקיף כולל רכישת טובין ושירותים שחשוב להשאיר את החברה שלך פועלת אך לא נכנסים ישירות לייצור של מוצרי או שירותי הליבה שלך. קטגוריית הוצאות זו כוללת אחזקה, תיקון ותפעול (MRO) וכן שירותי IT ומינויי תוכנה כשירות (SaaS), שיווק, נדל"ן, אנשי מקצוע במיקור חוץ ועוד הרבה יותר.

ובעוד ההגדרה של רכש עקיף לא ממש השתנתה בעוד 50 שנה, הטרנספורמציה הדיגיטלית של היום ראתה שינוי מסומן באופן שבו גם החברות - וגם הלקוחות שלהן - עושים עסקים. הוצאות עקיפות מסוימות הן חסרות זמן, כגון שירותים ג'ניטריים או ציוד משרדי. אבל מה שזז מאוד הוא ההסתמכות שלנו על פתרונות SaaS, אבטחת סייבר ותוכנה חזקה ומיוחדת יותר ויותר. צוותי ניהול ההוצאות של היום מבלים לרוב פחות על מכשירי כתיבה, שירותי פרסום ואפילו נדל"ן. אבל לזה יש יותר מה לעשות עם שינוי לכיוון דיגיטליזציה, כלי שיווק של שירות עצמי ועבודה מרחוק מאשר עם הפחתה בהוצאות עקיפות באופן כללי. ככל שחברות ויצרנים הופכים יותר ויותר לדיגיטליים, הם מוצאים שלמרות ההוצאה פחות על כמה הוצאות עסקיות "קשות", הם רואים צורך עולה בסוגי כלים ופתרונות אחרים שיעזרו להם לצמוח ולהתחרות.

רכישה ישירה לעומת עקיפה: מהם ההבדלים?

ההבדל העיקרי בין שני מודלי הרכש הללו הוא לא האופן שבו הם מתבצעים, אלא מדוע הם נחוצים ומה הם נחוצים לו. תהליכים מייעלי עבודה - ממיקור ועד תשלום - צריכים לחול באופן קפדני על כל פעילויות הרכישה שלך בין אם הם ישירים או עקיפים.

• המשכיות עסקית וחשיבות אסטרטגית: פעילויות רכישה ישירות קריטיות מיידית להמשכיות עסקית. הפרעה באספקת חומרי הגלם יכולה לעצור את הייצור, להשפיע על המכירות ועל השורה התחתונה. לרכש עקיף יש פחות השפעה מיידית על העסק; עם זאת, להשפעה המצטברת של ניהול קטגוריית הוצאות זו יש השפעה משמעותית על בריאות העסק הכוללת.
• גודל תקציב ואורך חוזה: רכישה ישירה כרוכה לעתים קרובות בהקצאות תקציב גדולות יותר ובמשכי זמן ארוכים יותר של חוזה. לעומת זאת, רכש עקיף עשוי לערב סכומי הוצאות קטנים ומשתנים יותר עם תנאי חוזה קצרים יותר, תוך התמקדות בצרכים תפעוליים העלולים להשתנות משנה לשנה (או אפילו מיום ליום).
• הוצאה מתוכננת לעומת ספונטנית: רכש ישיר דורש תכנון וחיזוי קפדניים כדי להתיישר עם לוחות זמנים של ייצור וביקוש שוק. עם רכש עקיף, לעתים קרובות יש קצת יותר מקום לגמישות, עם רכישות שבוצעו לפי הצורך, על בסיס דרישות תפעוליות מיידיות יותר.
• חשיבות קשרי ספקים: ניהול קשרי ספקים (SRM) ברכישה ישירה הוא בדרך כלל אסטרטגי יותר, כולל שותפויות ארוכות טווח כדי להבטיח תאימות, לגשת למומחיות והצעות של ספקים ולאפשר אספקה ואיכות עקביים. ברכש עקיף, המוקד הוא לעודד אנשים לבצע רכישות מספקים מאושרים אלה על מנת להוון הנחות כמות, לשפר את בקרת האיכות ולעמוד בהנחיות ובתקנות.
• ניהול מלאי: ניהול מלאי ברכישה ישירה היא פעילות אסטרטגית שמטרתה לאזן עלות עם ייצור צריכה להימנע ממלאי יתר או מלאי עודף. רכש עקיף לא יכול להיות פגיע למחסור ולסיכונים עודפים, תלוי באופי הטובין או השירותים שנרכשו.
• הגדרה ארגונית: רכש ישיר מנוהל באופן מסורתי על-ידי צוות רכש ספציפי, עם תקציבים וסמני KPI ברורים, בעוד שרכישה עקיפה בדרך כלל מבוקרת או מנוטרת באופן קפדני פחות. ואילו זו הייתה הבחנה בין ישיר לעקיף בעבר, חשוב לציין כי אנשי ניהול ההוצאה הטובה ביותר כיום מנהלים רכש עקיף בצורה יותר מחוברת ושיטתית.

אתגרים משותפים עם רכש ישיר

רבים מהאתגרים עבור קטגוריית הוצאות זו יכולים להיווצר מחוץ לחברה שלך. כדי להתמודד עם בעיות מסוג זה, חשוב שיהיה שיתוף פעולה טוב בין הצוותים והספקים שלך - ושאתה מוודא שפעילויות ההוצאה הישירה שלך מונחות נתונים ומרוכזות.

• תנודתיות שרשרת האספקה: כמו שהשנים האחרונות הראו לנו, "לעולם אל תגיד לעולם" היא אקסיומה טובה לחיות עד בעולם העסקים של היום. החל מאירועי מזג אוויר ועד לאי שקט פוליטי, טווח מורכב (וצומח) של אירועים גלובליים יכול לשבש את שרשרת האספקה שלכם. חשוב יותר מאי פעם לצוותי רכש ישירים לשתף פעולה עם ניהול שרשרת אספקה ולמנף ולנתח נתוני בניית גמישות מכל העסק.
• בקרת איכות: גם עם מיטב הכוונות, הספקים שלכם יכולים להרפות אתכם בחזית האיכות. טקטיקות SRM טובות וניטור מתמיד של מגמות שוק גלובליות ואזוריות יכולות לסייע לך לחזות בעיות איכות ו-Pivot לפי הצורך.
• תנודות במחירי סחורה: בהתאם למגזר שלך, ייתכן שתהיה פגיע במיוחד למשמרות במחיר ובזמינות של חומרי הגלם שאתה זקוק להם לייצור הליבה שלך. שוב, על ידי הישארות על מודיעין שוק ובניית חוצצים לתקציבך, תוכלו להיות מוכנים יותר לאירועים כאלה.
• תלות ספק: כאשר אתה מוצא ספק מצוין, הוא מנסה להגיע שאנן. אבל, דרך שום תקלה משלהם, שותף אספקה עלול פתאום להיכשל באספקה. בלי כמה אפשרויות נטענות וזמינות אחרות, אתה יכול למצוא את עצמך במקום מפחיד.
• תאימות וקיימות רגולטוריות: הוצאת הרכש הישיר שלך בדרך כלל גדולה יותר ועשויה לכלול חומרי גלם, משלוח למרחקים ארוכים, כוחות עבודה זרים ורכיבים מורכבים אחרים. צוותי רכש ישירים צריכים להיות בנוסף לתאימות מקומית וגלובלית בכל הנוגע לתאימות סביבתית, חברתית וממשל (ESG), משפטית ומיטיבה של תקנות אחרות שבדרך כלל אין להן השפעה משמעותית על פעילויות רכש עקיפות.

אתגרים משותפים עם רכש עקיף

אתגרי רכש עקיף מקורם לעתים קרובות בארגון שלך. אלו חדשות רעות וחדשות טובות. חדשות רעות אם ממשיכים לסבול סילוף וכלים ושיטות עבודה מיושנות. אבל חדשות טובות אם אתם מוכנים להתמודד עם הנושאים האלה, כי - בניגוד לפוליטיקה ולאירועי מזג אוויר - אתגרים מסוגים אלה נמצאים בשליטתכם.

• נראות הוצאות לקויה: גם אם המחלקות פועלות לפי הפרוטוקולים הנכונים, אם הוצאה זו לא תילכד ותשולב עם ההוצאות האחרות שלך, אתה עלול לאבד את ההזדמנות לתת אותה לבדיקה מרוכזת. המשמעות היא יכולת מופחתת לזהות הזדמנויות לחיסכון בעלויות או לבטל הוצאות בזבזניות.
• הוצאת מווריק: רוב ההוצאה המאבריקית מכוונת היטב ומתרחשת רק בשל האיטיות הנתפשת של מעבר על ערוצים "רשמיים" או היעדר פתרונות שאוטומטים עמידה בקניית פרוטוקולים ומדיניות. עם זאת הוא יכול לגרום נזק משמעותי, להגדיל עלויות ולהסלים את הסיכון לרכישות שלא עומדות בדרישות הארגוניות או הרגולטוריות.
• Data Hoarders ונתונים שונים: יש לאסוף נתוני מיקור והוצאות עקיפות, לתקנן ולנתח אותם יחד עם כל הנתונים העסקיים הקריטיים האחרים. אם אין לכם מדיניות ונוהג קפדני ללכוד ולרכז את המידע הזה, תאבדו את היתרונות שלו - כולל חיזוי מדויק יותר ועלויות מופחתות.
• עודפים ומיותרים: רכש עקיף מביא לעתים קרובות לאספקות עודפות או לשירותים מיותרים עקב תיאום ותכנון ירודים. נראות משופרת המסופקת על-ידי פתרונות אוטומטיים עוזרת לך לשחרר הון עודף זה שניתן לנצל טוב יותר במקום אחר בעסק.
• תרבות החברה: הרגלים ישנים מתים קשה. בחברות רבות לא הוכנסה אסטרטגיה מתוקשרת הרבה לרכש עקיף. שילוב הוצאה עקיפה בתהליכים המרוכזים שלך לוקח יותר מאשר תוכנה טובה. הוא דורש תקשורת ובהירות שקופות בנוגע לחשיבות הנראות והריחות הסילו-סילוני בכל העסק שלך.

ההשפעה של רכש ישיר ועקיף על ניהול הוצאות

הוצאה ישירה, תוך שהיא מורכבת מחלק ניכר מהעלויות הכוללות, מציעה הזדמנויות לכלכלות בעלות קנה מידה והנחות כמות שיכולות לשמור ביעילות על עלויות המלאי בבדיקה. לעומת זאת, בעוד להוצאה עקיפה אין אותה השפעה על עלות המוצרים שנמכרו, היא קריטית יותר ויותר להצלחה עסקית שכן חוסר היעילות יכול להניע הוצאות ולהוביל לעיכובים ושיבושים תפעוליים. ניהול הוצאות הוליסטי, לפיכך, הופך לחיוני באיזון קטגוריות הוצאות אלה (וכל), ומבטיח שכל אחת מהן תורמת ככל האפשר לבריאות הפיננסית הכוללת, צמיחה ושטף תפעולי של הארגון שלך.

מה לחפש בתוכנת רכש ישירה / עקיפה

כשאתה מתקדם במסע הטרנספורמציה הדיגיטלית שלך, בחר תוכנה עם מאפיינים שיגבירו את היכולת שלך לשלב, להתאים אישית ולהפוך את פעילויות ניהול ההוצאות לאוטומטיות, כולל:

1. יכולות שילוב מקיפות: שילוב בכל מערכות ERP וניהול ההוצאות שלך מבטיח שנתוני הרכש מיישרים קו עם צורכי הייצור והתפעול, מה שחיוני לביסוס איזון בין רכש ישיר לעקיף.
2. דיווח וכלי ניתוח מתקדמים: בהינתן ההתמקדות וההשפעות השונות של רכש ישיר ועקיף, כלי ניתוח חיוניים להבחנה וניהול האתגרים וההזדמנויות הייחודיים של כל אחד מהם.
3. ממשק ידידותי למשתמש: כל כלי טוב רק כמו הנכונות והיכולת של הצוותים שלך להשתמש בו. חפש ממשק ולוח מחוונים שהם אינטואיטיביים וישירים.
4. ניהול תהליך עבודה אוטומטי: אוטומציה מפשטת תהליכים, מפחיתה משימות ידניות ומשפרת את הדיוק והמהירות. זה מאפשר לצוותים שלך להתמקד בעניינים אסטרטגיים, ובטוח שהמשימות הידניות מנוטרות בעקביות.
5. כלי ניהול ספקים חזקים: ללא קשר לשירותים או לטובין שספק מספק, תכונות מתוקננות ואמינות לניהול ספקים חיוניות לשמירה על איכות ואמינות ברכישה ישירה ועקיפה כאחד.
6. אפשרויות התאמה אישית גמישות: מדווחות לתהליכי עבודה ותהליכים אוטומטיים, התאמה אישית עוזרת לוודא שהצוותים שלך יכולים להתאים לצרכים ולאתגרים הייחודיים הקשורים לכל פעילות תפעולית, ספק או ספק.
7. מאפייני אבטחה ותאימות: בכל הנוגע לתאימות רגולטורית והגנה על נתוני פעולה רגישים, תכונות אבטחה עוצמתיות המונעות על-ידי AI הן מעבר לחיוניות כדי להגן על המוניטין שלך, על הלקוחות, על הספקים שלך ועל חברי הצוות שלך.
8. פתרונות ממוטבים לנייד: ככל שפעילויות הרכש שלך הופכות להיות יותר מדויקות ומשולבות טוב יותר בכל העסק שלך, תרצה לוודא שפתרונות ניהול ההוצאות שלך תומכים בשימוש גמיש - בין אם בשולחן עבודה או במכשיר נייד.