מדריך לניהול הזמנות

מהי מערכת ניהול הזמנות?

ניהול הזמנות כולל כל שלב במחזור החיים של ההזמנה, החל בהצבת הזמנה ובדיקות מלאי וכלה במשלוח, אספקה והחזרות. מערכת לניהול הזמנות (OMS) היא הטכנולוגיה וסט ההליכים המקלים על תהליך זה.

מערכת OMS מודרנית משתלבת עם מחלקות ומערכות שונות - כגון מכירות, מלאי, מסחר, פעולות חנות, מרכזי הפצה, שווקים, חברות לוגיסטיקה של צד שלישי (3PL), חשבונאות, שיווק ושירות לקוחות - כדי לוודא שההזמנות מעובדות באופן מדויק ויעיל. עבור עסקים גדולים, המצבות של ניהול הזמנות יעיל הן גבוהות במיוחד. לכן:

1. ציפיות הלקוח: הלקוחות של היום דורשים זמינות ומימוש מוצר מהיר, מדויק ושקוף. עיכובים או שגיאות יכולים להוביל לחוסר שביעות רצון ולנאמנות שאבדה.
2. יעילות תפעולית: אוטומציה ומיטוב של תהליכי עבודה של הזמנה מפחיתה את עלויות העבודה, הובלת המלאי והמשלוח, מקטינה את השגיאה האנושית ומשפרת את זמני המחזור.
3. מדרגיות: ככל שהעסקים גדלים, היכולת שלהם לטפל בנפחי הזמנות גבוהים יותר ורשתות מימוש מורכבות יותר הופכת ליתרון תחרותי.
4. מורכבות בכל הערוצים:  ארגונים המוכרים דרך מספר ערוצים, כולל שווקים, זקוקים לנראות מרוכזת ולתיאום.
5. תאימות רגולטורית:  שמירה מדויקת של רשומות ויכולת מעקב תומכות בתאימות לתקנים ולתקנות התעשייה.

כיצד פועלת מערכת ניהול הזמנות?

הבנת ניהול ההזמנות דורשת התבוננות קרובה יותר במחזור החיים של ההזמנה. בעוד שהשלבים הספציפיים עשויים להשתנות לפי תעשייה ומודל עסקי, אלה שלבי הליבה:

1. מיקום הזמנה:  לקוחות מבצעים הזמנות באמצעות פלטפורמות מקוונות, מערכות בחנות, יישומים לנייד או שיחות טלפון. מערכת ניהול פלט לוכדת ומאמתת את פרטי ההזמנה.
2. עיבוד הזמנה:  המערכת בודקת רמות מלאי, מחילה כללי המחרה והנחה ומאשרת תשלום. אם הפריטים אינם במלאי, המערכת עשויה להתחיל סידור לאחור או להציע חלופות.
3. מימוש:  הזמנות מנותבות למחסנים, מרכזי הפצה, חנויות, שווקים או חברות 3PL מתאימות. ליקוט, אריזה ומשלוח מבוצעים על בסיס תהליכי עבודה לוגיסטיים מוגדרים מראש.
4. משלוח ואספקה:  ההזמנה משוגרת, במעקב בזמן אמת ומסופקת ללקוח. הודעות נשלחות לעתים קרובות כדי לעדכן את הלקוחות.
5. החזרות ותמיכה לאחר מכירה:  מערכת OMS טובה מנהלת גם החזרות, החזרים ושאילתות שירות לקוחות, ומסייעת בהרחבת קשרי לקוחות לטווח ארוך.

סוגים של מערכות ניהול הזמנות

מערכות ניהול הזמנות מגיעות בסוגים שונים, שכל אחד מהם נועד לענות על צרכים עסקיים שונים, מורכבויות תפעוליות ורמות של תחכום טכנולוגי. הנה פירוט של דוגמאות מערכת ניהול הזמנות:

• ידני: מסורתי ומבוסס נייר, מערכות אלה כוללות גיליונות אלקטרוניים, הזמנות טלפון, שרשראות דוא"ל והזנת נתונים ידנית.
• עצמאי:  אלו יישומי OMS ייעודיים המטפלים בצריכת הזמנות, עיבוד ומימוש אך פועלים בנפרד ממערכות ארגוניות אחרות.
• מבוסס ERP: פלטפורמות ארגוניות רבות מציעות יכולות ניהול הזמנות כחלק מחבילה גדולה יותר.
• פלטפורמת E-Commerce: פלטפורמות מסחר אלקטרוני פופולריות מציעות תכונות ניהול הזמנות מובנות או הרחבות.
• מופצות:  מערכות מתקדמות אלו בנויות לטיפול בכל הערוצים ופיזור מימוש בכל הרשתות המורכבות.
• מבוסס ענן:  מערכות ניהול הזמנות מקומיות או מתארחות בענן נגישות דרך האינטרנט ומציעות יכולת הרחבה וגמישות גבוהה.
• בנוי בהתאמה אישית: כמה ארגונים גדולים מפתחים פלטפורמות OMS קנייניות המותאמות לתהליכים הספציפיים שלהם ולמערכות מדור קודם.

מערכת ניהול ההזמנות הנכונה לארגון תשתנה, בהתחשב בגודל, במורכבות, באסטרטגיית הערוץ ובמטרות הצמיחה שלו.

dgl

{"id":"SAP1138629","url":"https://www.sap.com/assetdetail/2024/10/58dccfde-de7e-0010-bca6-c68f7e60039b.html"}

גלו כיצד שירותי SAP Order Management, המחוברים לנתוני SAP ERP, יכולים לספק בסיס לצמיחה בת-קיימה וליתרון תחרותי.

יתרונות של מערכת ניהול הזמנות

מערכת OMS איתנה מייעלת והופכת את מחזור חיי ההזמנה כולו לאוטומטי בכל ערוצי המכירות ומיקומי המימוש. השקעה ב-OMS מניבה הטבות מיידיות וארוכות טווח, כגון:

• שביעות רצון משופרת בלקוחות: זמינות מלאי שקופה ואספקות מהירות ואמינות יותר מובילות לחוויות לקוח טובות יותר.
• עלויות תפעוליות מופחתות: אוטומציה ומיטוב תהליכים מסייעות בהפחתת הוצאות עבודה, עלויות הובלה ופסולת.
• קבלת החלטות טובה יותר: נתונים וכלי ניתוח בזמן אמת תומכים בתכנון אסטרטגי.
• הכנסה מוגברת: נראות מלאי טובה יותר ותיאום בכל הערוצים מאפשרים מימוש הזמנות מהיר ומדויק יותר ומקסום הזדמנויות מכירה.
• גמישות וגמישות: מערכת OMS גמישה יכולה להתאים במהירות לשינויי שוק ושיבושים בשרשרת האספקה.

בסך הכול, מערכת OMS מסייעת לעסקים להפחית עלויות תפעוליות, למנוע בעיות במלאי ולספק חוויות לקוח מהירות ואמינות יותר.

אתגרים עם ניהול הזמנות

ניהול ההזמנות לא בלי המושכות שלו. זה יכול להיות תהליך מסובך, במיוחד עם מערכות לא מאורגנות ומיושנות. מספר אתגרים משותפים כוללים:

• איי מערכת: מערכות מנותקות יכולות להוביל למאמצים כפולים ולחוסר עקביות בנתונים.
• אי-התאמות במלאי: דיוק מלאי ירוד בערוצים פיזיים ודיגיטליים יכול לגרום לשגיאות מימוש ומכירות אבודות.
• ניהול החזרות:  טיפול בהחזרות ביעילות ללא קביעת שוליים היא משימה מורכבת.
• חיזוי ביקוש: תחזיות לא מדויקות יכולות להוביל לחוסר איזון באספקה.
• צורכי התאמה אישית:  ארגונים דורשים לעתים תהליכי עבודה מותאמים שייתכן שפתרונות out-of-the-box לא יתמכו בהם.

פנייה לאתגרים אלה דורשת שיתוף פעולה בין-פונקציונלי, יישור תהליכים והטכנולוגיה הנכונה.

כיצד לבחור את מערכת ניהול ההזמנות הנכונה

ניהול ההזמנות לא בלי המושכות שלו. זה יכול להיות תהליך מסובך, במיוחד עם מערכות לא מאורגנות ומיושנות. מספר אתגרים משותפים כוללים:

• איי מערכת: מערכות מנותקות יכולות להוביל למאמצים כפולים ולחוסר עקביות בנתונים.
• אי-התאמות במלאי: דיוק מלאי ירוד בערוצים פיזיים ודיגיטליים יכול לגרום לשגיאות מימוש ומכירות אבודות.
• ניהול החזרות:  טיפול בהחזרות ביעילות ללא קביעת שוליים היא משימה מורכבת.
• חיזוי ביקוש: תחזיות לא מדויקות יכולות להוביל לחוסר איזון באספקה.
• צורכי התאמה אישית:  ארגונים דורשים לעתים תהליכי עבודה מותאמים שייתכן שפתרונות out-of-the-box לא יתמכו בהם.

פנייה לאתגרים אלה דורשת שיתוף פעולה בין-פונקציונלי, יישור תהליכים והטכנולוגיה הנכונה.

dgl

{"id":"SAP945748","url":"https://www.sap.com/assetdetail/2023/01/2a82f50e-5d7e-0010-bca6-c68f7e60039b.html"}

למדו כיצד SAP Order Management Services יכולה לסייע לעסקים למטב תהליכים ומכירות.

כיצד לבחור את מערכת ניהול ההזמנות הנכונה

בחירת OMS היא החלטה קריטית - במיוחד עבור חברות גדולות שבהן יש לסנכרן פעולות מורכבות, ביקושים בכל הערוצים ושרשראות אספקה גלובליות עבור יעילות וצמיחה. מערכת OMS הנכונה יכולה לשפר תהליכי עבודה, להפחית עלויות ולשפר את שביעות רצון הלקוחות. הלא נכון יכול ליצור צווארי בקבוק תפעוליים, להגביל יכולת הרחבה ולטפח חוסר אמון בלקוחות.

מקבלי החלטות עסקיים צריכים לבצע את הפעולות הבאות בעת קניות עבור מערכת ניהול פלט:

1. הגדר יעדים עסקיים

הבן את יעדי החברה, כגון יעדי צמיחה ויעדי חוויית לקוח.

2. מפה מחזור חיים של הזמנה

תעד כיצד הזמנות זורמות דרך העסק - החל בלכידה ועד למימוש ועד שירות לאחר מכירה - לזיהוי פערים.

3. תעדף תכונות ליבה

הערך OMS בהתבסס על יכולות מרכזיות, כולל:

• נראות מלאי
• ניתוב הזמנות
• תקשורת עם לקוחות
• הגדרת קריטריוני החלטת הזמנה
• דיוק במיקור ושריונים

4. ודא יכולות שילוב

מערכת OMS טובה צריכה להשתלב בקלות עם מערכת ERP, מערכת ניהול מחסנים, תוכנת ניהול קשרי לקוחות, מערכת POS ופלטפורמות חיוניות אחרות.

5. בחר את מודל הפריסה הנכון

החלט איזה סוג של OMS יעבוד בצורה הטובה ביותר על סמך הצרכים, התקנות והזריזות של העסק.

6. העריכו אבטחה, תאימות ואמינות

ודא שה-OMS עומד בתקנים ברמה ארגונית מאחר שנתוני הלקוח ופרטי התשלום מעורבים.

7. הערך את הספק

תחשבו גם על הטכנולוגיה וגם על השותף (האם יש להם ביקורות טובות והם מציעים תמיכה?) כדי להבטיח השקה חלקה של מערכת OMS.

8. חשב את עלות הבעלות הכוללת

גורם בעמלות, עלויות הטמעה, שדרוגים מתמשכים ועוד.

9. בדוק את המערכת

לפני השקה מלאה יש לבדוק את המערכת בסביבה מבוקרת כדי להפחית סיכון.

10. כלול את בעלי העניין הנכונים

היו מעורבים שחקני מפתח בכל המחלקות כאשר בוחרים ב-OMS כדי לראות שהוא עונה על צרכים חוצי פונקציות.

מקרי שימוש של ניהול הזמנות

להלן דוגמאות לחברות ששיפרו את ניהול ההזמנות שלהן באמצעות פתרונות SAP.

• ספק חוויית קנייה עקבית
  ראה כיצד SAP Order Management Services מסייעת לקמעונאי HORNBACH להציע חוויה חלקה בערוצים מרובים באופן מקוון ועד בחנות. צפה בסרטון וידיאו על הסיפור של HORNBACH.
• עמדו בדרישות הלקוח המתפתחות
  גלו כיצד חברת הקמעונאי Canac משתמשת בכלי ניתוח מתקדמים לקבלת החלטות זריזה עם פתרונות SAP. צפו בסרטון על סיפורה של חברת קנאק.

גלו פתרונות ניהול הזמנות

השקעה בפתרונות ניהול הזמנות מודרניות ומשולבות חיונית כדי לעמוד בקצב ולהוביל בשוק התחרותי של היום. על-ידי ריכוז ואוטומציה של מחזור חיי ההזמנה, עסקים יכולים לשפר יעילות, להפחית עלויות ולספק חוויות לקוח חלקות בקנה מידה.

מערכת OMS הנכונה יכולה לספק בסיס לצמיחה בת-קיימה ויתרון תחרותי. למדו כיצד שירותי SAP Order Management, המחוברים לנתוני SAP ERP, מאפשרים לארגונים להשתמש בפתרונות אלה בצורה אמינה יותר, יעילה ובעלות כוללת נמוכה יותר של בעלות.

שאלות נפוצות