ניהול תהליך עבודה: מדריך של מתחיל לאוטומציה של תהליך עבודה וניהול תהליכים עסקיים

טכנולוגיות תהליך עבודה מאפשרות תהליכים מתוקננים עם תחומי אחריות ברורים ומחברים את המשימות השונות בנתיב מוגדר. השילוב החכם עם טכנולוגיית אוטומציה חדשה אחת או עם מספר טכנולוגיות אוטומציה חדשות מגדיל את רמת האוטומציה בתוך זרימת תהליך, ומאפשר תוצאות תהליך מהירות וטובות יותר. מה שיותר, הוא מאפשר תהליכים חדשניים חדשים, עוזר ליצור ערך או לספק חוויה טובה יותר. להלן מספר דוגמאות לטכנולוגיות מתקדמות שנמצאות בשימוש בתוכנת תהליך עבודה מודרנית:

• Big Data: טכנולוגיות Big Data ושפרו נראות לגבי הנתונים הופכים כמויות עצומות של מידע לזמינות לשימוש, שניתן לשלב ולהשתמש בהן ישירות בתהליכים עסקיים. דוגמה של תהליך עבודה: לחשוב על תהליך אישור הוצאות הון (CAPEX) שהוא חצי אוטומטי - דוחות פיננסיים נשלחים הלוך ושוב בין הבודקים והמאשרים המעורבים באמצעות דואר אלקטרוני לפני שמתקבלת החלטת השקעה. בהסתמך על מקורות הנתונים הרלוונטיים, מערכת תהליך העבודה יכולה ליצור באופן אוטומטי את הדוחות הדרושים ולהפוך אותם לזמינים באופן אוטומטי לאנשים הנכונים בנקודה מוגדרת בתהליך. מה שמבוסס יותר, על כללים עסקיים מוגדרים, או על ידי מינוף יכולות בינה מלאכותית (AI) ולמידת מכונה (ראו להלן), הנתונים המשולבים יכולים לשמש להנחות קבלת החלטות, להאיץ את התהליך ולהקל על מקבלי החלטות ממשימות שגרתיות או הערכות.

• בינה מלאכותית: טכנולוגיות בינה מלאכותית כמו למידת מכונה, עיבוד שפה טבעית (NLP), ראיית מחשב ואוטומציית תהליכים רובוטית (RPA) יכולות לסייע לאוטומציה של שלבי תהליך שבעבר יכלו להתבצע רק בדרך ידנית או אוטומטית למחצה על ידי בני אדם.

• למידת מכונה: ניתן להחיל למידת מכונה כאשר שלב בתהליך דורש ניתוח נתונים מורכב כדי לאתר דפוסים או לבצע תחזיות והמלצות. חשבו על קייטריר באירועי ספורט שבהם הזמנת חידוש המלאי במשקאות קלים עשויה להיות תלויה מאוד בתחזית מזג האוויר.

• עיבוד שפה טבעית (NLP) מאפשר צ'אטבוטים או עוזרי קול דיגיטליים לאוטומציה של אינטראקציות מסוימות בתוך תהליך או לאוטומציה מלאה של תהליכי עבודה פשוטים. חשוב על תגובות אוטומטיות לשאילתות שגרתיות בנפח גבוה כמו מצב הזמנות רכש או חשבוניות.

• ראיית מחשב: ראיית מחשב יכולה לחלץ מידע מורכב והקשרי מתמונות שלאחר מכן ניתן להשתמש בהן כדי לבצע אוטומציה או להודיע על תהליכים אחרים. דוגמה אחת לכך היא מפעילי רשת החשמל של תשתיות המנתחים תמונות לוויין לניטור תנועת שטח כדי ליידע את תהליכי האחזקה שלהם ולהפעיל אוטומטית צוותי שירות במקרה של אירועים שעלולים לסכן את התשתית שלהם. לחלופין, ראיית מחשב יכולה ליצור לו"ז אחזקה עם יכולות חיזוי שבו נעשה שימוש בביקורת ויזואלית אוטומטית כדי להפעיל בקשות שירות רק בעת הצורך ולא על לוח זמנים קבוע.

• אוטומציית תהליך רובוטי (RPA): RPA מבצעת משימות ידניות חוזרות בתוך זרימות תהליך על ידי חיקוי אינטראקציות של משתמשים עם המערכות. מקרה שימוש טיפוסי הוא גישור על פערי שילוב על-ידי העתקה והדבקה של נתונים מגיליונות אלקטרוניים או ממסמכים אחרים, כמו הודעות דוא"ל של ספקים, למערכת עסקית, אשר לא רק מאיצה משימה זו אלא גם מגבירה את דיוק הנתונים.