מהו שירות Robotic Process Automation (RPA)?
טכנולוגיית RPA משתמשת ברובוטי תוכנה וירטואליים, הידועים גם כרובוטים דיגיטליים או בוטים, כדי לבצע עבודה או משימות ידניות שצורכות זמן רב.
סקירת אוטומציה של תהליך רובוטי
משך הזמן שאנו מבלים בעבודה חוזרת הוא כריתת מוקשים, כאשר משימות מחשב ידניות והזנת נתונים לוקחות חלק טוב מהיום של עובד במשרד. פשוט שאלו את העובדים. סקר שנערך לאחרונה מצביע על כך שאנשים מעריכים שהם מבזבזים חמש שעות בכל שבוע על משימות שצריך להיות אוטומטיות. על פי מקינזי, המספר גבוה אף יותר, כאשר לפחות שליש מפעילות העבודה נחשבת אוטומטית בכ-60% מהעיסוקים.
בין אם מדובר באיסוף נתונים, באישורים או בעדכונים, משימות רבות אינן דורשות יצירתיות או אינטואיציה, תכונות חיוניות המשמשות להגברת שביעות הרצון בעבודה. במקום זאת, המונוטוניה של העבודה מורידה את שביעות הרצון, מה שמוביל לירידות נמוכה יותר ולחוסר יעילות אחרת.
ארגונים פונים לטכנולוגיה, במיוחד לאוטומציית תהליכים רובוטיים (RPA), כדי לבטל משימות חוזרות ונשנות, ומשחררים עובדים לבצע עבודה עשירה יותר ובעלת ערך רב יותר. חברות יכולות לכוון מחדש את זמן העובדים כדי לשפר את הטיפול בלקוחות, לבצע פתרון בעיות מורכב ולפתח תובנות עסקיות שעוזרות לחברה להצליח.
משמעות RPA
RPA היא טכנולוגיית אוטומציית תהליך עסקי המשתמשת ברובוטי תוכנה וירטואליים, הידועים גם כרובוטים דיגיטליים או בוטים, לביצוע משימות או עבודה ידנית שצורכת זמן.
מהו בוט תוכנה?
בוט תוכנה היא תוכנית מחשב שנועדה לבצע פעולות ספציפיות. נבנה כדי לבצע פעילויות פשוטות או מורכבות, בוטים הופכים תהליכים לאוטומטיים שמערבים משימות שחוזרות על עצמן. גרסאות משוכללות יותר של בוטי תוכנה מדמות או מתקשרות עם בני אדם. דוגמאות: סייעות וירטואליות כמו אלכסה מאמזון, קורטנה ממיקרוסופט וסירי מאפל.
מה עושה RPA?
טכנולוגיית אוטומציית תהליכים רובוטיים מטפלת במגוון פעילויות, ביניהן:
משימות ידניות וחוזרות: אינטראקציות עם נתונים ממקורות מרובים, כגון Microsoft Excel, פורטלים של ספקים ומקורות אחרים
משימות בנפח גבוה: עבד שלבים שיש להשלים זמן לאחר זמן, לדוגמה העברות נתונים ותהליכי עבודה של אישור
משימות מערכת מרובות: גישה ליישומים שונים, כגון יישומי אינטרנט, פתרונות RP, תוכנת צד שלישי ועוד
אימוץ RPA גדל בקצב דו-ספרתי. ההוצאה עבור RPA הייתה אמורה להגיע ל-1.89B בשנת 2021, גידול של 19.5% מ-2020.
למה אוטומציה של תהליך רובוטי חשובה?
ניתן להשתמש ב-RPA עם כל יישום בערימה הטכנית שלך. הוא מטפל בתהליכים "גדלים באופן טבעי" עם אוטומציה מבוססת ממשק משתמש - פעולה זו חשובה במיוחד כאשר יש צורך לשלב מערכות מדור קודם שבהן ממשקי API לא קיימים וגישה ישירה לנתונים אינה זמינה. כך, RPA יכול למלא תפקיד חיוני בטרנספורמציה הדיגיטלית של חברה.
לעיתים קרובות תחליף לתהליכים ידניים, RPA ממזער שגיאות, מאיץ את העבודה וחותך עלויות. הוא משחרר עובדים ממונדאן, משימות שחוזרות על עצמן וממנף את כישוריהם האנושיים. על ידי אישור עבודה של ערך נמוך יותר לבוטים של RPA, החברה הופכת ליעילה יותר ומאפשרת לה:
הגדל פרודוקטיביות
בצע אוטומציה של תהליכי עבודה
ביטול טעות אנוש
עלויות עבודה נמוכות יותר
נהל סיכון תאימות
שפר זריזות עסקית
הגבר שקיפות תהליך
כל התוצאות האלה תורמות להצלחת העסק, מסייעות לשפר ביצועים ולהפחית עלויות. הטבות נוספות כוללות את הדברים הבאים:
חוויית לקוח משופרת
RPA מגן ואפילו משפר את חוויית הלקוח. עם יכולת הרחבה מדהימה כזו (בוט תוכנה RPA יכול לעבוד 24x7, 365 ימים בשנה), רמות השירות נשארות קבועות, גם בתקופות של ביקוש יוצא דופן ונפחי שיא. זה מאפשר לעובדים אנושיים להתמקד במשימות שדורשות אינטראקציות לקוח בעלות ערך גבוה יותר שלא ניתן לבצע להן אוטומציה.
יעילות IT
RPA תומך באוטומציה של תהליכים שמערבים מערכות מדור קודם. הטכנולוגיה מקיימת אינטראקציה עם מערכות אלו באמצעות ממשקי משתמש גרפיים קיימים (GUIs) לעומת שילוב API, תוך הצגת חיסכון משמעותי בעלויות עבור מערכות IT ומניעת הצורך לבצע מודרניזציה של ארכיטקטורה ומערכות בסיסיות.
בהינתן התכונות בקידוד הנמוך/ללא קידוד המוצעות על-ידי כלי RPA מסוימים, משתמשים עסקיים יכולים לבצע אוטומציה של תהליכים בעצמם ללא הסתמכות על IT. הוא גם מפשט את הכשרת העובדים, עם רוב תהליכי העבודה הידניים מבוססי התפקיד שמטופלים על-ידי בוט התוכנה.
יעילות תפעולית
מאחר ש-RPA לא מסתמכת על תוכנה מותאמת אישית או על אינטגרציות עמוקות, הטכנולוגיה קלה ומהירה יותר ליישום עבור השגה גדולה יותר. כך למשל, בשווייץ, הרשויות בקנטונים של ארגאו וציריך יישמו את RPA ב-14 ימים, החליפו תהליכים ידניים וימנעו את האיום של פיגור בתשלומי הפיצויים עבור שעות עבודה מופחתות במהלך המגפה.
איך עובד RPA?
RPA פועל במחשב האישי, בשולחן העבודה או בשרתים כמו תוכנות אחרות. הטכנולוגיה בונה, פורסת ומנהלת רובוטי תוכנה המקיימים אינטראקציה עם יישומים פנימיים, אתרי אינטרנט, פורטלים של משתמשים ויישומים אחרים, תוך הטמעת פעולותיו של אדם תוך ביצוע אותה משימה.
למעשה, עם RPA המשתמש (האנושי) רושם את רצף הפעולות והאינטראקציות עם יישומים כדי לבנות את תהליך העבודה. המערכת מפתחת את רשימת הפעולות על-ידי צפייה באדם המבצע את המשימה ואז היא בונה בוט תוכנה שמבצע את המשימה בתוך ה-GUI של היישום.
הבוטים של התוכנה מתוכנתים כדי להבין מה נמצא על מסך, להיכנס ללחיצות מקלדת מתאימות, לנווט במערכות שונות, לזהות ולשלוף נתונים ופעולות מוגדרות אחרות. בוטי RPA עושים את כל זה בצורה מדויקת ומהירה יותר מבני אדם.
ישנם שני סוגים שונים של מודלי RPA:
- RPA ללא השגחה: בוטי תוכנה עושים את העבודה ללא כל מעורבות אנושית. במקום זאת, הם מתקשרים ישירות עם מערכות מחשב, דרך תהליך או משימה מתחילתם ועד סופו. הבוט RPA פועל בדרך כלל בשירות מרוחק ומופעל על סמך לוח זמנים או תנאי הפעלה.
- השתתפו ב-RPA: ידוע גם בשם אוטומציית שולחן עבודה רובוטי, בוטים של תוכנה אלה עובדים עם בני אדם, ומתמקדים בקביעת משימות בתוך עומסי עבודה מורכבים יותר או תהליכים שלא ניתן לבצע להם אוטומציה מלאה. בוט ה-RPA נפרס בתחנת העבודה של המשתמש ומופעל על-ידי אינטראקציית משתמש.
RPA משמש כמעקף עבור השילוב של מערכות מדור קודם. מאחר ש-RPA פועל באמצעות ה-GUI, אין צורך שמפתחים יבנו ממשקי API כדי לחבר מערכות. במקום זאת, בוט התוכנה יקפוץ מהיישום ליישום כמשתמש אנושי.
תכונה ייחודית של חלק מכלי RPA היא הנגישות שלה למתכנתים, המאפשרת למומחי תחום ללא כישורי תכנות לבנות וליישם תהליכי עבודה של RPA. ידוע כמפתח אזרחי, לאדם זה אין חוויית קידוד אך הוא מומחה התחום עבור פעילות העבודה שעוברת אוטומציה.
למרות שתכונה זו דמוקרטיזס RPA, תרחישים מתקדמים יותר עדיין דורשים ידע נכון בתכנות, במיוחד יחסית לאבטחה ותחזוקה שוטפת של המערכת. באופן אידיאלי, התהליך הוא נישואים טובים בין האזרח למפתחי התוכנה, עם מומחי תחום הבונים את תהליך העבודה של RPA ולאחר מכן מעבירים אותו למפתח התוכנה כדי להבטיח שילוב של תהליכים מייעלי עבודה ודרישות בטיחות.
אוטומציית תהליך רובוטי היום
מאז הקמתה, RPA התפתחה מעבר לאוטומציה של משימות פשוטות. RPA חכם משפר יכולות קיימות עם בינה מלאכותית (AI) וטכנולוגיות למידת מכונה. התקדמות זו מאפשרת ל-RPA לבצע אוטומציה של פעילויות עבודה שהן יותר קוגניטיביות (מבוססות ידע ושיפוט).
על-ידי יישום כלי בינה מלאכותית כגון מודלים של למידת מכונה ועיבוד שפה טבעית (NLP), RPA חכם מאפשר היפראוטומציה, היכולת לזהות, לנסות ולהפוך תהליכים עסקיים ותהליכי IT לאוטומטיים במהירות האפשרית. RPA חכם יכול לבחון ולעבד נתונים חצי מובנים ולא מובנים, ליצור המחשה ויזואלית של מסכים (שולחנות עבודה וירטואליים) ולהבין דיבור, תוך ביצוע שיחות עם משתמשים ולקוחות.
RPA חכם מאפשר היפראוטומציה, היכולת לזהות, לפשט ולהפוך תהליכים עסקיים ותהליכי IT לאוטומטיים במהירות האפשרית.
RPA חכם משפר את חוויית עיצוב הבוט עבור כל העובדים, מה שמאפשר לעובדים שאינם קודים לבנות ולהפעיל בוטים עבור התהליכים שלהם. הטכנולוגיה תומכת בסטודיו מבוסס ענן עם כלים בקידוד נמוך, שמפשטים את בניית האוטומציה, כולל יכולות תכנות ויזואליות ליצירת תהליכי עבודה עסקיים. כיום, כלי RPA מודרניים אלו הם אוטומציית דמוקרטיזציה, מה שהופך אותו לנגיש לכולם.
מי משתמש ב-RPA?
RPA מספק ערך בכל התעשיות והפונקציות. בתוך ארגון, כל הקבוצות העסקיות מרוויחות מ-RPA. להלן מספר דוגמאות ספציפיות בין מחלקות:
כספים
אחת מחברות המדיה הגדולות בפינלנד, אלמה מדיה, רצתה להגדיל את הפרודוקטיביות על ידי אוטומציה של תהליכים פיננסיים כמו כניסת הזמנת לקוח. ארגון RPA יצר יעילות בכל צוות הכספים, כולל שיעור אוטומציה של 60% בעיבוד הזמנת לקוח.
משאבי אנוש
לוסי היא כלי RPA שבו SAP משתמשת (ראה הסרטון להלן) כדי לזרז את יצירת מכתבי הצעות ההעסקה. הבוט מייצר אותיות מהירות פי 15 מהאדם הממוצע. עובדים חדשים מקבלים את ההצעות שלהם במהירות ולמגייסים יש יותר זמן לגייס.
פעולות
Villeroy & Boch Group, יצרנית קרמיקה ואחד מהמותגים הוותיקים באירופה, מיטב את הפרודוקטיביות על ידי הפיכת התהליכים שלה ליעילים ככל האפשר, מה שמפחית את הזמן שהושקע במשימות שחוזרות על עצמן. היצרן יישם טכנולוגיות RPA ו-AI כדי ליצור עוזרים דיגיטליים לביצוע משימות אוטומטיות פשוטות בחשבונות, רכש ושירות לקוחות.
שירות לקוחות
עם רשת גדולה של לקוחות ולקוחות, Zuellig Pharma Holdings Pte. בע"מ רצתה לספק תמיכה טובה יותר בתהליך ההזמנה של הדור הבא. לאחר יישום RPA, החברה מעבדת הזמנות 24x7, שומרת על ביקוש, ומשתמשת באוטומציה כדי לנקות צבר של יותר מ-10,000 מערכות IT ומקרים הקשורים למערכת שהיו צריכים להיות שווי ערך לשלושה עובדים במשרה מלאה.
יישום אסטרטגיית אוטומציה של תהליך רובוטי
יוזמת אוטומציה מתוכננת היטב מתחילה בהערכה מלמעלה למטה של תהליכי עבודה קיימים. מערכת RPA חכמה המצורפת לכלי Business Process Intelligence מסייעת לזהות במהירות את התהליכים העסקיים שיפיקו תועלת מרבית מהאוטומציה.
ברגע שמועמדי התהליך הטוב ביותר מזוהים, RPA מספק בוטים מובנים מראש כדי לזרז את המוכנות. כפלטפורמה מבוססת-ענן, היא גם תומכת בביצועי בוט וביכולת הרחבה מתמשכים.
היוזמה דורשת פלטפורמה טכנולוגית שמתרחבת מעבר לאוטומציה של תהליך יחיד. על המערכת להיות מסוגלת לתמוך בתהליך מקצה לקצה, לזהות הזדמנויות אוטומציה, לבנות את בוטי התוכנה הנדרשים ולנהל מאות – אם לא אלפים – של תהליכי עבודה אוטומטיים.
שאלות נפוצות RPA
רעיונות שלא תמצא בשום מקום אחר
הירשם למנה של בינה עסקית ישירות לתיבת הדואר הנכנס שלך.