מהי אוטומציית תהליך?
אוטומציית תהליכים מוגדרת כשימוש בתוכנה ובטכנולוגיות לאוטומציה של תהליכים עסקיים ופונקציות עסקיות כדי להשיג מטרות ארגוניות מוגדרות.
סקירת אוטומציית תהליך
מה גורם למנהיגי העסקים של היום להיות ערים בלילה? לגבי דבר אחד, זו העובדה שהתחרות היא פייבוריטית מאי פעם. דאגה נוספת היא מהירות הברקים שבה דרישות הלקוחות והשוק הן הסטה והתפתחות. כדי להתחרות ולשגשג, עסקים צריכים לתפוס כל יתרון אפשרי כדי לא רק להפוך לתחרותיים ורוויים יותר, אלא כדי להגביר את הגמישות והזריזות שלהם. כאן נכנסת אוטומציית תהליך.
יותר ויותר עסקים פונים לאוטומציה של תהליכים ככלי רב עוצמה במאבק שלהם כדי להניע את התחרותיות והרווחיות שלהם. למעשה, על פי סקר גרטנר שנערך לאחרונה על ידי מנהיגי התעשייה העולמית, 80% מהנשאלים ציינו את האוטומציה כאחת מסדרי העדיפויות העסקיים המרכזיים שלהם ואת הטקטיקה שלהם להצלחה.
הגדרת אוטומציית תהליך
אוטומציית תהליכים מוגדרת כשימוש בתוכנות ובטכנולוגיות לאוטומציה של תהליכים עסקיים ופונקציות כדי להשיג מטרות ארגוניות מוגדרות, כגון ייצור מוצר, גיוס ושילוב עובד חדש או אספקת שירות לקוחות.
אוטומציה של תהליך עסקי (BPA) וטרנספורמציה דיגיטלית
Business Process Automation היה בתחילה היבט יחיד של התחום העוקף הגדול יותר של ניהול תהליכים עסקיים (BPM). BPA התמקד בשיפור פרודוקטיביות ה-Back-End על ידי השתלטות על משימות שחוזרות על עצמן וצורכות זמן. כיום, עם זאת, BPA כבר לא פשוט רכיב של BPM, הוא הפך לכוח המניע מאחוריו ואבן פינה מרכזית למסע טרנספורמציה דיגיטלי כלשהו. טרנספורמציה דיגיטלית - המופעלת על-ידי טכנולוגיות כגון בינה מלאכותית ולמידת מכונה - פירושה שהיקף ויכולת הרחבה של אוטומציית תהליכים עסקיים מודרניים כמעט ללא דוא"ל. כעת ניתן לשלב פתרונות BPA מודרניים ביישומי Back-End ו-Front-End, לייעל תהליכים משרשראות אספקה למשאבי אנוש, כספים, שירות לקוחות ומעבר לכך.
השלבים של אוטומציית תהליך עסקי
דוגמאות לאוטומציה של תהליכים עסקיים
משימות או פעילויות אד הוק או חד-פעמיות אינן המועמדים האידיאליים לאוטומציית תהליך. טכנולוגיה זו מתאימה יותר למשימות שחוזרות על עצמן עם שלבים פורמאליים, רצפים וכללים. האוטומציה מבטיחה שהתהליך העסקי נעשה מיד בכל פעם - שמעורבים בו האנשים הנכונים, בסדר הנכון, בהתחשב במידע הנכון ובתוך מסגרת זמן מוגדרת. תהליך עסקי מתוכנן ומודל הוא השלב הראשון לשיפור היעילות על-ידי הפחתת משימות ופעילויות מיותרות. בעוד שעדיפויות של אוטומציית תהליך ישתנו מעסק לעסק, להלן מספר תחומים שלרוב נהנים מאוטומציית תהליכים.
גיוס. כלים לאוטומציה של תהליכים יכולים לסייע לייעל פעילויות גיוס שונות, כולל היכולת להעלות קורות חיים והתייחסויות במהירות וביעילות, וכדי לעבד במהירות הערכות, דחיות או מעקבים כדי שתוכל למצוא את המועמדים הטובים ביותר ולבחון אותם.
שילוב עובדים חדשים והכשרה. החל בעיבוד רשומות וכלה בתאימות והדרכה, אוטומציית התהליך יכולה לעזור לפשט משימות גיוס ושילוב עובד חדש. זה מוביל לפיתוח מהיר יותר של עובד מעורב ופרודוקטיבי.
תהליכי תשלום ושכר. בשנים האחרונות חלה עלייה גדולה במספר עובדי הגייגה ועובדים מרחוק שעובדים במספר אזורים. תהליכים אוטומטיים יכולים לסייע לעסקים לפשט גם פעילויות שכר רגילות וגם תשלום של קבלנים וספקים חיצוניים.
תזמון כוח אדם. מדובר במאבק על ניהול תזמון עובדים - במיוחד על פני מספר מקומות ומחלקות. היכולת לסנכרן בקשות היעדרות ונסיעות עסקיות בין מחלקות פירושה שההיעדרויות מכוסות, וצוותי משאבי אנוש וגיליון שכר יכולים להפוך טוב יותר את משימות מנהל המערכת לאוטומטיות.
הנפקת חשבוניות פשוטה ועקבית יותר. בעוד שיצירת חשבונית צריכה להיות באופן אידיאלי לסילוק חוב של מחלקות חשבונאיות, זה לא תמיד המקרה. תהליכי הנפקת חשבוניות אוטומטיים יכולים לעזור להקל על שגיאות, mix-ups של חשבונאות ואפילו סיכון משפטי.
חוויית לקוח. באקלים תחרותי, קל יותר מאי פעם ללקוחות שלכם להתפטר אם הם חווים קשיים ועיכובים. אוטומציית תהליך מסייעת ליצור חוויית לקוח מותאמת אישית יותר ולהעביר לקוחות במהירות ובדייקנות באמצעות זרימות תהליך.
תאימות ומשימות רגולטוריות. חיוני שמגוון של תהליכים עסקיים יעמוד בדרישות התאימות והרגולציה. עבד קובצי יומן של פתרונות אוטומציה ועזוב נתיב נתונים גלוי, כך שיהיה קל יותר לעקוב אחר פעילויות אלה ולסקור אותן בזמן אמת. לדוגמה, לפני שצוותי האחזקה מקבלים גישה לעבודות תחנת כוח, מנהלים יכולים לאשר שכל המערכות שעשויות להיות מסוכנות השלימו בהצלחה ורשמו ביומן את פרוטוקולי הבטיחות הדרושים של סגירה
טכנולוגיות אוטומציה של תהליכי ליבה עסקיים
אוטומציה של תהליכים רובוטיים ופתרונות אוטומציה של תהליך עבודה נמצאים במרכז של כל טרנספורמציה של אוטומציה דיגיטלית.
אוטומציית תהליך רובוטי (RPA)
RPA לא מתייחס לרובוטים פיזיים כפי שאתה עשוי לראות בשורת הרכבה. במקום זאת, כלי RPA ובוטים משולבים במערכות עסקיות למטרת אוטומציה ופישוט של משימות ואינטראקציות שונות. RPA הוא רכיב ראשי של BPA. הוא מתאר תוכנות ובוטים שמתוכנתים לחקות ולהעתיק פעולות אנושיות כדי להשלים משימות עסקיות שחוזרות על עצמן. רובוטי תוכנה RPA יכולים לנווט בין מערכות, לקרוא ולהזין נתונים ולבצע מגוון רחב של משימות מבוססות כללים.
אוטומציה של תהליך עבודה
אוטומציה של תהליך עבודה משמשת לעתים קרובות באופן אינטראקטיבי עם RPA אך אינה מדויקת. ניתן להגדיר אוטומציה של תהליך עבודה כביצוע תזרים של משימות, מסמכים ומידע בין פעילויות הקשורות לעבודה המבוצעות באופן עצמאי בהתאם לכללים עסקיים מוגדרים ומתייחסות למשימות ספציפיות בתוך תהליך עבודה שלם.
טכניקות ומונחים מסוימים המשמשים באוטומציה של תהליכים
אוטומציית תהליך יכולה להיות פשוטה ולכלול רק כמה משימות ליבה, או שהיא יכולה להיות חלק ממסע IPA והיפראוטומציה גדול יותר. להלן כמה מהטכניקות והטכנולוגיות שנכנסות לתוצאות אוטומציית התהליך הטובות ביותר:
היפראוטומציה היפראוטומציה אינה טכנולוגיה בפני עצמה אלא יוזמה אסטרטגית שהארגון לוקח כדי לזהות, לווסת ולהפוך כמה שיותר תהליכים עסקיים ותהליכי IT לאוטומטיים, במהירות האפשרית. כדי לעשות זאת, היפראוטומציה מסתמכת על השילוב והתזמור של מספר טכנולוגיות, כלים ופלטפורמות, כולל בינה מלאכותית/למידת מכונה, RPA, מערכות ERP מודרניות וכלי פיתוח בקידוד נמוך/ללא קוד.
אוטומציית תהליך חכם (IPA) מקינזי מגדיר את IPA כ"סט חדש של טכנולוגיות חדשות שמשלבות עיצוב מחדש של תהליכים בסיסיים עם אוטומציית תהליכים רובוטית ולמידת מכונה". היישום משפר תהליכים עסקיים באמצעות בינה מלאכותית וכלים של הדור הבא שעוזרים לבצע אוטומציה ולפשט משימות שחוזרות על עצמן, ניתנות לשכפול ושגרתיות. המשמעות היא שלא רק שאיפא"א יכולה לחקות פעילויות ומשימות אנושיות - היא בעצם יכולה ללמוד לעשות אותן. בינה מלאכותית וטכנולוגיות קוגניטיביות מאפשרות לשלב יכולות קבלת החלטות באוטומציה מבוססת כללים, מה שמוביל לביצועים משופרים של עובדים אנושיים, מהירות מוגברת, סיכון מופחת ומסעות לקוח משופרים.
אוטומציה עם קוד נמוך/ללא קוד קוד נמוך/ללא קוד (LCNC) מתייחס לכלי יישום ושילוב המצוידים בפונקציונאליות גרירה ושחרור, כלים ויזואליים ומנות של תוכן שנבנה מראש. כלי LCNC מאפשרים למישהו עם מעט מיומנויות תכנות או קידוד להפוך תהליכים לאוטומטיים בהתבסס על מומחיותו הרבה בתחום העניין הרלוונטי. עם זאת, טכנולוגיות אוטומציה של LCNC מותאמות גם למעקות בטיחות רגילים כדי להבטיח שלצוותי ה-IT יכול להיות פיקוח יתר על המידה ולוודא שכל תהליכים או יישומים אוטומטיים חדשים משתלבים היטב בתוך המערכת - עומדים בתקני האבטחה והתאימות המפחידים ביותר.
Big Data דאטה אינו מסווג כ"גדול" פשוט בגלל הנפח שלו. ביג דאטה מוגדר על ידי סט קריטריונים הקשורים, כן, לנפח שלו אך גם למורכבות ולמהירות שלו. נתונים מובנים הם ליניאריים בפורמט - כמו מה שתראה בגיליון אלקטרוני. הכל מתאים לטור או לשורה. נתונים לא מובנים, לעומת זאת, יכולים להיות מורכבים ממידע פחות ניתן לכימות כגון משוב לקוח, הודעות דוא"ל, סרטונים או תמונות. ניתן לשלב את Big Data ולהשתמש בו ישירות באוטומציה של תהליכים עסקיים, בהתבסס על כללים עסקיים מוגדרים, או על-ידי מינוף בינה מלאכותית (AI) ויכולות למידת מכונה. לאחר מכן ניתן להשתמש בנתונים משולבים אלה כדי להנחות קבלת החלטות, להאיץ את התהליכים ולספק הקלה ממשימות חוזרות והערכות.
בינה מלאכותית טכנולוגיות RPA בנויות לעבודה מיטבית עם נתונים מובנים אבל הרבה מהתובנות בעלות הערך הרב ביותר שלך ושל אינטל מוחזקות בתוך נתונים מובנים למחצה ולא מובנים (בתמונות סרוקות, דפי אינטרנט, מסמכי PDF ועוד הרבה יותר). טכנולוגיות AI מסוגלות לעבד ולהמיר את הנתונים לפורמט מובנה ש-RPA יוכל להבין ולהשתמש בהם.
עיבוד שפה טבעית (NLP) הצ'אטבוטים הטובים ביותר המופעלים על ידי nLP לומדים מהתוכן האינפורמטיבי של הדיבור האנושי, אבל הם גם לומדים לפרש הקשר, וטון. באוטומציית תהליך, כלי NLP יכולים לסייע בהנחיה טובה יותר של אינטראקציות, ולענות על שאילתות תקניות הן מהלקוחות והן מהלקוחות.
למידת מכונה Big Data מספק את נפחי הנתונים הגדולים שטכנולוגיות למידת מכונה תלויות בהם, כדי לסייע להם לקבל החלטות. כאשר למידת מכונה (והאלגוריתמים שמפתחים אותה) משולבת עם RPA, AI וכלים אחרים כמו NLP, היא מביאה את היכולת לזהות מגמות ודפוסים, בתוספת למידה גם מנתונים וגם ממשתמשים אנושיים. פעולה זו הופכת את אוטומציית התהליך למדויקת ושימושית עוד יותר.
מערכות ERP חכמות במשך שנים עסקים הסתמכו על מערכות ERP כדי לנהל ולתאם את המשימות היומיומיות והפיננסיות שלהם. אבל מערכות ה-ERP של היום גדלו בקיבולת (עם טכנולוגיות בינה מלאכותית ולמידת מכונה) כדי להביא בינה ותמיכה כמעט לכל תחום בעסק ולתפעול שלו. פונקציות אוטומציה רבות הן כבר חלק ממערכות ERP מודרניות.
יתרונות האוטומציה של תהליכים עסקיים
הגורמים הגדולים ביותר לאוטומציה של תהליכים צריכים לעשות עם היתרונות הברורים שמגיעים ממהירות ויעילות מוגברים, והזדמנות גדולה יותר לגמישות וחדשנות. ההטבות האלה כוללות:
מבנים עסקיים גמישים וגמישים יותר סה"כ
פעולות יעילות יותר כולל זמני מחזור מהירים יותר ושיעורי זכות בפעם הראשונה
תאימות משופרת באמצעות ניטור ושבילי נתונים גלויים יותר
הפחתת העומס על תהליכים איטיים וידניים, יצירת חופש גדול יותר לחדש ולצמוח
שיתוף פעולה בזמן אמת בין ארגון, בניית עבודת צוות והצלחה/שביעות רצון של עובדים
איכות שירות לקוחות משופרת וזמני תגובה
אוטומציית תהליך: השלבים הבאים במסע שלך לקראת טרנספורמציה דיגיטלית
השגת אוטומציית תהליך מקצה לקצה היא עמוד תווך חיוני בכל מסע מוצלח של טרנספורמציה דיגיטלית. מקינזי ערך לאחרונה סקר של מנהיגים בתעשייה שעמדו בהצלחה במטרות האוטומציה של התהליכים העסקיים שלהם. הם גילו שבבסיס כל מקרה, להצלחות האלה היו שלושה מרכיבים אסטרטגיים משותפים:
- יש לאמץ את האוטומציה כעדיפות אסטרטגית על פני כל הארגון, ולא רק לטפל במכלים כדרך לטפל בכמה תהליכים מבודדים
- אוטומציית תהליך צריכה להתמקד בהפיכת הטכנולוגיה לעבודה עבור אנשים, לא להיפך
- השוק לא ניתן לחיזוי במיוחד כרגע, לכן התמקדות ביכולת הרחבה חיונית להצלחה מתמשכת של אוטומציית תהליכים
כמו כל מסעות הטרנספורמציה העסקית, זה לא חייב לקרות בבת אחת. השלב הראשון החיוני ביותר הוא להיות מוכן לניהול שינויים ולתקשורת בין יעדים ואבני דרך מוגדרים בבירור בכל כוח העבודה שלך.
רעיונות שלא תמצא בשום מקום אחר
הירשם למנה של בינה עסקית ישירות לתיבת הדואר הנכנס שלך.