מהו רכש? מדריך מקיף
רכש הוא תהליך מיקור, רכישה, קבלה ובדיקה של כל הטובין והשירותים שהעסק שלך צריך לתפעל - הכל החל מחומרי ייצור גולמי וכלה בתוכנה וכלה באספקה משרדית.
פונקציית הרכישה נלקחת לעתים קרובות כמובן מאליו – עד שמשהו מעכב אותה. אחראי על הזזת גלגלי החברה, הרכש מבטיח שהחומרים והאספקות הנכונים יהיו זמינים בעת הצורך. באופן ממוקד, הרכש לא נחשב בדרך כלל לדיסציפלינה אסטרטגית - עד עכשיו.
בלימת עלויות ממשיכה להיות עדיפות, במיוחד בהתחשב באינפלציה ובעלות האספקה העולה. עם זאת, בקרת עלויות היא רק אחד הלחצים שנושאים מטה ברכש כיום. בין האיום של מחסור באספקה לבין הוצאה של מלאי נוסף במלאי, על הרכש לתמוך באופן כלשהו בגמישות בשרשרת האספקה, גם כאשר אירועי אקלים או שיבושים אחרים פוגעים באספקה. הצורך ברכישת טובין בני קיימא ועמידה בהרחבת הדרישות הרגולטוריות אומר שחברות חייבות להוסיף שכבה נוספת של איסוף נתונים ובדיקה לתהליכי המיקור שלהן. להוסיף לחצים גיאופוליטיים וסיכון למשוואה – עם מחסור בחומר שנוצר – והרכש נמצא לפתע לעין הסערה.
כיום, סמנכ"ל הרכש (CPO) אינו כבר תפקיד של משרד אחורי העוסק בעיקר בהפחתת עלויות ותאימות.
הגדרת רכישה
רכש הוא פונקציה עסקית חיונית, האחראית על אבטחת כל הטובין והשירותים הנדרשים על ידי ארגון. עבור חברות ייצור, זמינות האספקה קריטית במיוחד מכיוון שלא ניתן ליצור טובין מוגמרים ללא החומרים הנחוצים. מחלקות רכש חייבות להתאים לבעלי עניין פנימיים כדי לאסוף את התחזיות והדרישות שלהם, ואז להפיק את הספקים הטובים ביותר בעלות הטובה ביותר.
הודות לגלילות פפירוס המתעדות פרטי אספקה והובלה, ניתן לאתר את פונקציית הרכש בחזרה לבניית הפירמידות. במהלך הזמן, רכש עבר מספר רב של טרנספורמציות - ומתפתח ממשימת שמירת רשומות פשוטה למשמעת הדורשת חשיבה אסטרטגית ומתן מו"מ.
במהלך המהפכה התעשייתית, רכש זכה לחשיבות כפעולות ייצור שנדרשו למיקור, רכישה והובלה של חומרים. באמצע המאה ה-20, כשהכלכלה פרצה, הזדמנויות והצעות תחרותיות עזרו להגדיר מחדש את הפרקטיקה. יחידים הוכשרו בהיבטים שונים של ניהול שרשרת האספקה, וזכו למעמד מקצועי. רכש נחשב כפונקציית ניהול ולא כפקידותי.
כיום, הרכש עובר שוב שינוי דרמטי - משמעותי לכאורה כמו כל אחת מהמשמרות בעבר.
למה רכש כל כך חשוב בעסקים?
מה שהיה פונקציית ניהול של משרד אחורי הוא עכשיו השלב המרכזי - שותף אסטרטגי בהחלטות אסטרטגיה מורכבות של C-suite.
כמו כן, הרכש שולט בפרוסה גדולה של עלויות החברה - 40% עד 80% לפי חלק מההערכות - ולכן חיוני לשיקולים תקציביים. אבל שיטות רכש יעילות משפרות גם את הערכת הסיכונים, את הפיקוח על הספקים ואת הפוטנציאל ליצירת ערך בתוך שרשרת האספקה.
להלן דרכים מרכזיות בהן רכש חשוב בעסקים:
חיסכון בעלויות: רכש הוא קו ההגנה הראשון להפחתת עלות וייצוב תזרים מזומנים בעסק, המשפיע על שולי הרווח ועל השורה התחתונה. מיקור מוצר תחרותי ומשא ומתן על חוזה יכולים לספק חיסכון משמעותי בעלויות. בנוסף, לייעול תהליכי הרכישה יכולה להיות השפעה ממשית על התוצאות הפיננסיות.
איכות: רכישת חומרי הגלם הנכונים בזמן הנכון חיונית לייצור מוצרים באיכות גבוהה. האיכות מקיפה כל היבט של תהליך הרכש, שכן בחירת החומרים והספקים משפיעה ישירות על איכות המוצר והשירות. תעדוף איכות הוא המפתח להפחתת סיכונים הקשורים למוניטין, לייצור ולחששות משפטיים.
התאמת יעדים: מיקור אסטרטגי מיישר קו בין רכישות רכש לבין יעדי החברה. לדוגמה, אם הגברת הגמישות והגמישות היא ערך ליבה של העסק שלך, הכלים העומדים ביעדים אלה צריכים להיות משובצים בתהליך הרכש שלך. ניתוח מפורט של השוק כמו גם הדרישות הפנימיות שלך יכול לעזור לזהות ספקים במיקום הטוב ביותר כדי לענות על הצרכים שלך.
מיתון סיכונים: סיכון יכול להתרחש בכל שלב של תהליך הרכש - החל מניתוח צרכים לא מדויק וכלה בבעיות אספקת ספק. סיכון נוסף מגיע מתגובות לא אפקטיביות למחויבויות ציות, תקנים אתיים לא ברורים, אירועים הקשורים לנשק, הפרעות גלובליות ואתגרים דומים. תהליכי הרכש המופעלים על ידי טכנולוגיה כיום יכולים לספק את הנראות הנדרשת כדי לזהות, להעריך ולמתן סיכונים באופן יזום.
קיימות ואתיקה: צוות הרכש חייב להתיישר עם ערכי החברה שלו סביב השפעה סביבתית, מיקור אתי, התחייבויות סביבתיות, חברתיות וממשל (ESG) ועוד כדי להבטיח תאימות והגנה מפני סיכון, נזק חוזר והוצאות מיותרות. ניהול תאימות ומיקור בני קיימא הוא אחריות מרכזית של פונקציית הרכש.
סוגי ניהול רכש
ישנם ארבעה סוגים עיקריים של רכש:
- רכישה ישירה: זה כולל רכישת כל דבר שתומך ישירות בייצור הטובין שהחברה מוכרת, כולל חומרי גלם, רכיבים, חלקים, שירותים ופריטים סיטונאיים. לכל אלה יש השפעה על הכנסות, צמיחה ומוניטין, כך שקשרי ספקים הם קריטיים ברכישה ישירה.
- רכש עקיף: כל דבר שאינו קשור ישירות לייצור, כולל חומרים, טובין ושירותים לשימוש פנימי ופעולות עסקיות יומיות, נמצא תחת רכש עקיף. זה כולל פריטים כגון ציוד משרדי, תשתיות והוצאות נסיעה.
- רכישת טובין: גם רכש ישיר וגם לא ישיר יכול ליפול תחת רכישת טובין, שכוללת רכישת אובייקט מוחשי כלשהו, בין אם הסתיים או לא הושלם - הכל מציוד לחומרי גלם ועד לכיסאות משרדיים.
- רכישת שירותים: שירותים מקצועיים, מבוססי אנשים כגון ייעוץ, סוכנויות, חברות חוק, מערכות מידע במיקור חוץ, שירותי אבטחה, תוכנה כשירות (SaaS) ומתקנים לתיקון כל אלה תחת רכישת שירותים. אלה נחוצים לתהליך עבודה יעיל ולמלא את כל פערי כוח האדם.
12 שלבים בתהליך הרכישה
בעוד שתהליך הרכש יכול להשתנות מחברה לחברה, הוא כולל בדרך כלל את 12 השלבים הבאים:
1. זהה צרכים: השלב הראשון של כל תהליך רכש הוא זיהוי החומרים, המוצרים, התוכנה או השירותים הספציפיים הנדרשים עקב חוסרים, פרויקטים חדשים או דרישות תפעוליות רגילות. שלב זה כולל תכנון ביקוש וחיזוי.
2. ספקי מקור: מחקר והערכה של הספקים הפוטנציאליים הטובים ביותר עבור הצרכים העסקיים שלך מתרחשים מוקדם בתהליך הרכש. פיתוח ספקים חלופיים יכול לסייע בניהול סיכונים על ידי מתן אפשרויות במקרה של חוסרים או הפרעות.
3. שלח דרישת רכש: הגשת בקשת רכש עם מפרטים כגון מחיר, מסגרת זמן וכמות לסקירה פנימית ואישור מפעילים את תהליך הרכש.
4. הערך ובחר ספקים: בחירת הספק הטוב ביותר באמצעות תהליך הגשת הצעות תחרותי כגון הגשת בקשה להצעה (RFP), בקשה להצעת מחיר (RFQ), מכרזים אלקטרוניים או "שלוש הצעות וקנייה" כולל הערכת ספקים בעלות וכן איכות, מוניטין, אמינות, מהירות וקיימות.
5. נהל משא ומתן על מחיר ותנאים: לאחר שנבחר ספק, צוות הרכש מנהל משא ומתן על תנאי רכש שונים, כולל תנאי מחיר, כמות, צירי זמן של אספקה ותנאי תשלום.
6. צור הזמנת רכש (PO): לאחר שנבחר ספק והתנאים הושלמו, החברה מנפיקה הזמנת רכש רשמית לאותו ספק המפרט את הטובין, השירותים והתנאים המדויקים הכלולים בהזמנה.
7. קבלת טובין ואיכות בדיקה: כאשר הטובין התקבלו, השלב הבא הוא לוודא שהאיכות והכמות שלהם תואמות את מה שהוזמן על-ידי בדיקה קפדנית שלהם עבור נזק או שגיאות.
8. עבד חשבונית ומלא תנאי תשלום: לאחר אישור אספקת טובין עברה את הכמות ובדיקת האיכות, ניתן לעבד את חשבונית הספק באמצעות חשבונות זכאים (AP) כדי להבטיח תשלום בזמן. בהתאם לתנאי החוזה, הנחות לתשלום מוקדם עשויות לחול, וניתן להשתמש במגוון שיטות תשלום.
9. בסס ונהל קשרי ספקים טובים: זה אסטרטגי עבור צוות הרכש כדי לבנות קשרים מתמשכים חיוביים עם ספקים. היתרונות כוללים ביצועים טובים יותר של ספקים, מונחים, הנחות, שיתוף פעולה ואמינות.
10. נהל חוזים: ניהול חוזי רכש מכסה ניטור חוזים, הבטחת תאימות ומו"מ חוזר על תנאים לפי הצורך. חשוב לזהות ולטפל בבעיות פוטנציאליות, לוודא שהחיסכון במשא ומתן מתממש – ולהגיע לשורה התחתונה שלך.
11. נהל סיכון: חלק ממה שגורם לצוות הרכש להיות כל כך אינטגרלי לארגון הוא תפקידו בניהול סיכונים. חיוני לצפות ולנהל בעיות פוטנציאליות כמו מחסור, שיבושים בשרשרת האספקה ויישום אמצעים לצמצום פעולתם. שמירה על רגולציה ודרישות - וגילוי כל איום של אי-עמידה בדרישות - היא גם מרכיב חיוני בניהול סיכונים.
12. סקור ונתח: שלב סופי זה בתהליך הרכש מתמשך. סקירה וניתוח של סמני KPI של רכש לזיהוי פערים וגילוי הזדמנויות חדשות לחיסכון וצמצום סיכונים ממלאים תפקיד מפתח בהצלחה עסקית.
12 השלבים הללו נחשבים בדרך כלל כמחזור חיי הרכש - שכן המשימות חופפות והתהליך מתמשך. מחזור חיים מוצלח של רכש דורש שילוב עם תחומים עסקיים מרכזיים אחרים, כגון תקצוב, חיזוי וניהול שרשרת אספקה.
רכש לעומת רכש ותהליכי עבודה קשורים אחרים
ארגונים רבים משתמשים במונחים "רכש", "רכש", "מיקור" ו"ניהול שרשרת אספקה" באופן תחליפי, אך הם אינם אותו הדבר. כך הם שונים:
רכש לעומת רכש רכש הוא חלק מתהליך הרכישה שמתמקד בתנועות. הוא כולל ניהול משא ומתן, הזמנת מוצרים, קבלת טובין ושירותים והגשת תשלומים. בעוד שרכישה היא חלק מכריע ברכש, תהליך הרכישה הכולל רחב הרבה יותר.
רכש לעומת מיקור מיקור הוא חלק חיוני בשלב מוקדם של תהליך הרכש הכולל, המכסה צרכים מזהים, מציאת ספקים, הנפקת בקשות רכש, הערכה ובחירת ספקים וניהול משא ומתן על מחירים ותנאים. שלב המיקור הוא המקום שבו ניתן לבנות קשרי ספקים חזקים.
רכש מול ניהול שרשרת אספקה רכש הוא חלק מתהליך ניהול שרשרת האספקה הכולל המתמקד בהשגת הטובין והשירותים הדרושים לייצור מוצרים ולתחזוקה של פעולות פנימיות. רכש מבצע אינטראקציה דינמית עם מקטעי שרשרת אספקה אחרים, כגון לוגיסטיקה, ניהול מלאי ותכנון ביקוש.
ניהול רכש בר קיימא
רכש בר קיימא, שמשלב קריטריוני ESG בנוהלי רכש וקבלת החלטות, אינו רק מגמת רכישה; זה שיקול קריטי.
אתגרי רכש ברי קיימא כוללים מורכבות ושקיפות של שרשרת אספקה, מדידת ביצועים, הבטחת תאימות לתקנים וקיבולת בנייה. כבר קשה להפיק חומרים בעלי עוצמת פליטות נמוכה, כמו פלדה ירוקה וממוחזרת מאלומיניום ופלסטיק, וזה רק יקשה יותר. פלוס, הלקוחות רוצים יותר ויותר לרכוש ממותגים שיכולים להוכיח את חבלי הבונה שלהם בני קיימא, מה שהופך את אינטגרל הרכש בר קיימא לעסקים.
קחו רק היבט אחד של רכש בר-קיימא - הפחתת פליטות שרשרת האספקה. התהליך יכול לקחת שנים, ולכן החל מהמעבר כעת יקבעו עסקים שיהיו תחרותיים יותר ויחוסנו בעתיד.
להלן מספר דוגמאות לרכש בר קיימא:
מיקור ירוק או רכש ירוק: מיקור ירוק כרוך ברכש אסטרטגי של מוצרים ושירותים עם השפעה סביבתית קטנה יותר. רכש ירוק כולל ביטול פלסטיק חד פעמי ופריטים חד-פעמיים אחרים הניתנים לסילוק, שילוב חומרי גלם ממוחזרים או עודפים, ואימוץ טכנולוגיה או דלק נקיים. רכש ירוק יכול להפחית עלויות ייצור, לתרום ליוזמות האחריות החברתית של החברה שלך ואף להגביר את המכירות על-ידי פנייה לצרכנים בעלי מודעות לסביבה.
חומרים שמקורם במקור אתני: רכש בר קיימא מסתמך על מיקור אתי. המשמעות היא רכישת מוצרים מחברות המבטיחות שכר מחיה, מציעות תנאי עבודה טובים, לא מעורבות בעבודת ילדים, תרומה חיובית לקהילות שהן חלק מהן ועומדות בסטנדרטים אתיים אחרים.
צריכת אנרגיה וטביעת רגל פחמנית מופחתת: הפחתת פליטות הפחמן וצריכת האנרגיה של החברה שלך לא רק לגבי הפחתת הפליטות שנוצרו ישירות מהפעולות היומיומיות שלך ממפעלים ותחבורה; זה גם על הפחתת הפליטות לאורך כל שרשרת האספקה שלך.
AI ברכש: תובנות ואוטומציה חכמים יותר
בינה מלאכותית ברכש יכולה לבצע אוטומציה ולייעל משימות מורכבות כגון ניתוח הוצאות, ניהול חוזים, מיקור אסטרטגי וניהול תאימות. הוא יכול גם לתמוך בכלי ניתוח חכמים יותר וקבלת החלטות; לעזור לך לאתר הזדמנויות, חיסכון בעלויות פוטנציאליות וחריגות; ולהקל על זיהוי ספקים חדשים – תוך סיוע בביטול הונאות רכש והפחתת שגיאות.
ניתן להשתמש ב-AI גם כדי ליצור ערך עסקי על-ידי ביטול מבנה מה שהעסק באמת צריך, תהליכים מבוססים מאתגרים, מינוף ידע מנקודות סימוכין חדשות ועיצוב שרשרת האספקה בדרכים חדשות ושונות.
ל-AI גנרטיבי יש גם פוטנציאל עצום לרכש. היכולת שלה להפוך משימות לאוטומטיות, לספק תובנות ולשפר שקיפות תומכת ביעילות, פרודוקטיביות, ובחירה וניהול טובים יותר של ספקים. בינה מלאכותית יצירתית יכולה גם לסייע בהקטנת הסיכון ולהפחתת ההוצאה.
שימוש ב-AI לתמיכה ברכש בקבלת החלטות טובות יותר, זיהוי הזדמנויות חדשות, אוטומציה של משימות ושיפור יעילות תפעולית משמעו שצוות הרכש שלך יכול להתמקד היכן המומחיות האנושית שלו היא בעלת הערך הרב ביותר.
מה לחפש בתוכנת רכש
בעת בחירת תוכנת רכש, תעדף כלים שלא רק לבצע דיגיטציה ולייעל את תהליכי הרכש שלך אלא גם לשפר את קבלת ההחלטות האסטרטגיות שלך. תוכנה אידיאלית אמורה לשאוב תשתיות מבוססות ענן יעילות ויכולות בינה מלאכותית, ולפשט משימות רכש מורכבות. מאפיינים חיוניים כוללים שילוב רציף עם מערכות שרשרת אספקה ופיננסים קיימות, ממשקים ידידותיים למשתמש וכלי ניתוח מקיפים עבור ניתוח הוצאות מעמיק.
אפשר פתרונות שמספקים תובנות ודיווח בזמן אמת ומקלים על ניהול פרואקטיבי של פעילויות רכש. ודא שהתוכנה ניתנת להרחבה, מסוגלת להתפתח עם העסק שלך ותורמת באופן פעיל למסלול הצמיחה של החברה שלך.
עברו לשלב הבא
גלה פתרונות להתחלת הטרנספורמציה הדיגיטלית של תהליכי הרכש מקצה לקצה.
נהל הוצאה באופן אסטרטגי בכל הקטגוריות
תדלק את הטרנספורמציה שלך עם חבילת פתרונות שמספקים תובנה רבה יותר,
בקרה וחיסכון.
רעיונות שלא תמצא בשום מקום אחר
הירשם למנה של בינה עסקית ישירות לתיבת הדואר הנכנס שלך.