מהו רכש שירותים?
כוח העבודה החיצוני, הכולל עובדים ונותני שכר (כלומר, זמניים) וספקי שירותים, חיוני לשגשוג בעידן הדיגיטלי.
כמה אתה יודע על כוח העבודה הבלתי נראה שלך?
"כוח העבודה הבלתי נראה" חיוני להצלחת הארגון, שכן השקעה משמעותית נעשית בכל שנה בשירותי מיקור חוץ אלה - ייעוץ, מקורות מידע, סוכנויות שיווק, חברות חוק, חברות ניהול מתקנים, מפעילי מוקד שירות וחברות חשבונאות הן רק כמה דוגמאות לכוח עבודה חיצוני או זמני זה.
עם זאת, ספקי שירותים מנוהלים לעיתים קרובות בחוסר - אחד בארבעה פרויקטים לא הושלם בזמן או בתקציב - מונע מארגונים למקסם ערך וחושף אותם לסיכון.
עסקים כיום חייבים לעשות יותר טוב כדי להתחרות בעידן הדיגיטלי.
מהו רכש שירותים?
רכישת שירותים היא הפעילות של גיוס (וניהול) ספקי שירות המספקים שירותים מבוססי עובדים לארגון – חברות ייעוץ טכני, סוכנויות שירות מתמחות או חברות אחזקה, לדוגמה. חברות אלה בדרך כלל מקבלות חוזה לבצע עבודה מבוססת פרויקט באמצעות טווח עבודה (SOW).
רכישת שירותים היא קריטית משום שחלק גדול מכוח העבודה החיצוני של היום, או שירותים ועבודה מעורבים מחוץ לחוזי עובדים רגילים במשרה מלאה.
מי הם ספקי השירותים האלה, ומהם סוגי השירותים שהם מספקים?
ספקי שירותים ממלאים תפקידים מרכזיים בקבלת עבודה, והם פועלים בלב הארגון. לדוגמה, ארגונים מסתמכים על חברות ייעוץ כדי לסייע להם להתחרות טוב יותר בעידן הדיגיטלי, ספקי שירותי IT כדי להפעיל את פעולות ה-IT שלהם, חברות חשבונאות כדי לאזן את ספריהם, חברות חוק כדי להגן על הקניין הרוחני שלהם, סוכנויות שיווק לעיצוב המותגים שלהם, מפעילי מרכזי שיחות שיסייעו ללקוחותיהם וחברות ניהול מתקנים לשמור על המבנים והציוד שלהם. אלה רק כמה דוגמאות למשימות התפעוליות החשובות הרבות שנוהלו על ידי ספקי שירות מטעם לקוחות ארגוניים.
מה זה רכש? סקור את סוגי הרכש השונים
מה ההבדל בין רכש, רכש שירותים ורכש ישיר ועקיף? נסקור את ההגדרות האלה.
רכישה כוללת את שיטת רכישת הטובין והשירותים המאפשרים לעסק לפעול ביעילות וברווחיות. רכש הוא תהליך כולל שניתן לחלק אותו לשני סוגים נפרדים:
- רכישת שירותים כוללת מעורבות עם שירותים המסופקים ע"י אנשים. מקור עובדים אלה מתבצע מחוץ לכוח העבודה הקבוע של החברה מחברות המתמחות בשירותים שהם מספקים, כגון יועצי אסטרטגיה למותג או מהנדסי תחזוקה.
- רכישה ישירה ועקיפה רכישה ישירה ועקיפה מתייחסת לרכישת חומרים וטובין שמשאירים עסק בפעולה וכוללים את כל השלבים של ניהול שרשרת אספקה מקצה לקצה ממקור לרכש עד תשלום. רכש ישיר הוא רכישת כל חומר המשמש ישירות לפיתוח מוצר קצה (כמו פלדה לייצור אופניים). לעומת זאת, רכש עקיף הוא טובין המסייעים לתפעול יומיומי של חברה (כמו נייר או דיו לתמיכה בפעולות משרדיות).
שתיהן הן קטגוריות חשובות של הוצאות בתוך ארגון אך לעתים קרובות מפוצלות ומנוהלות על ידי מחלקות שונות עם טכנולוגיות שונות. אבל יש דרך לקבל תצוגה אחידה אחת של הוצאה, בין קטגוריות, באמצעות מיטב הטכנולוגיות החכמות ותובנות מונחות נתונים כדי לנהל באופן אסטרטגי את ההוצאה הכוללת.
איך רוכשים שירותים לטובת עסקים?
ארגונים היום מחפשים כל דבר מכישורים ייעודיים ועד ליכולת יעילה, והם תלויים בכוח העבודה החיצוני כדי לקבל פרויקטים שיעשו מהר יותר ויהיו גמישים מספיק כדי להסתגל לתנאים ולדרישות המשתנים.
SAP Fieldglass, בשיתוף פעולה עם Oxford Economics, ערכה סקר גלובלי של 1,050 מנהלים בכירים ב-24 תעשיות כדי להבין את החשיבות של ספקי שירותים בקבלת העבודה שנעשתה והשפעתם על ביצועים עסקיים.
התוצאות קובעות את מידת החיוניות של כוח האדם החיצוני בקבלת עבודה שנעשתה בעידן הדיגיטלי עבור ארגונים בכל הגדלים ובכל הענפים.
מדוע רכש שירותים מכונה לפעמים "כוח עבודה " בלתי נראה;?
בעוד שארגונים רבים מצטיינים בניהול ההיבטים הפיננסיים של ההסדרים שלהם עם ספקי השירותים, הם מקצרים את ניהול היבטי ה"אנשים" של ההתקשרויות הללו – כלומר, מי שעושה את העבודה, את האישורים שלהם ואת הכשרתם, את הגישה שלהם למערכות ולמתקנים, התקדמות מול אבני דרך/תוצרים ועוד.
לדוגמה, סקר המחקר של SAP Fieldglass ו-Oxford Economics חשף כמה סטטיסטיקות מדהימות: פחות ממחצית משתתפי המחקר אומרים שהם מיודעים מאוד על הבסיס של ספקי שירותים כגון תנאי חוזה (48%), היכן הם ממוקמים (44%), ומי מבצע את העבודה (44%). רק ברביעי מאוד מודיעים על התקדמות מול אבני דרך או תוצרים (27%), איכות העבודה ברמת הספק (25%) ואיכות העבודה של תורמים בודדים (18%).
ניהול חסר זה, או חוסר נראות של מעורבויות עם ספקי שירותים, יכול להוביל לתוצאות פרויקט לא מספקות, ליצור סיכון אבטחה ולמנוע מחברות לבטל את נעילת הערך המקסימלי מהשירותים שלהן. אחרי הכול, לא ניתן למדוד מה שאתה לא רואה.
מה עומד על כף המאזניים אם עסקים לא מנהלים ספקי שירותים?
הרבה הוצאה מבוזבזת. ספקי שירותים מהווים כמחצית מההוצאות על כוח העבודה החיצוני, או כמעט חמישית מההוצאות הכוללות על כוח העבודה. עם זאת, לעסקים יש לעתים קרובות נראות מוגבלת לספקי השירותים שלהם, שכן אחד מכל ארבעה פרויקטים שמקורם בספקי שירות אינו מושלם בזמן או בתקציב.
אם רבע מהפרויקטים יצאו לדרך, עסק מאבד זמן יקר ומשמעותי - אם לא מתמהמה - סכומי ההוצאה.
כיצד ארגונים יכולים לשפר מעורבות עם ספקי שירותים? מה הם יכולים להרוויח?
נראות לקויה וחוסר הקפדה ניהולית מונעים מחברות לבטל את נעילת הערך המקסימלי מספקי השירותים שלהן. המחקר שלנו מציף אור על כוח העבודה הבלתי נראה הזה ובוחן כיצד ארגונים יכולים לתקן מחדש את מלוא היתרונות של ספקי השירותים שלהם תוך הפחתת הסיכון.
אנו ממליצים על ארבע פעולות מרכזיות שהארגון יכול לנקוט כדי לנהל ספקי שירותים, לבטל את הנעילה של ערך גדול יותר ולהגדיל את התשואה להשקעה. בפרט, ארגונים צריכים להציג את ספקי השירותים כהרחבה של כוח האדם שלהם, ולהחיל את אותה הקפדה לנהל אותם כפי שהם עושים את העובדים שלהם.
פעולה מרכזית אחת לניהול טוב יותר של ספקי שירותים דורשת יישום של טכנולוגיה חכמה עם המאפיינים הטובים מסוגם, כגון מערכת ניהול ספקים (VMS).
גלו פתרונות רכש של שירותים
נהל ספקי שירותים חיצוניים כדי לקדם עבודת איכות ויעילות טובה יותר.
רעיונות שלא תמצא בשום מקום אחר
הירשם למנה של בינה עסקית ישירות לתיבת הדואר הנכנס שלך.