מהי מערכת מעקב אחר מגישי מועמדות (ATS)?
ATS הוא יישום תוכנה למשאבי אנוש (HR) שמסייע לארגונים לנהל משימות גיוס וגיוס באופן דיגיטלי.
סקירת מערכת מעקב אחר מועמד
מערכת מעקב אחר מועמדים (ATS) היא יישום תוכנה למשאבי אנוש (HR) שמסייעת לארגונים לנהל משימות גיוס וגיוס באופן דיגיטלי. הוא משמש כבסיס הנתונים המרכזי עבור פרטי תפקיד ומגיש מועמדות, כאשר דרישות תפקיד, פרסומים והגשות מועמדות מנוהלות ומגישי מועמדות מסוננים ונבחרים.
ATS תומך בביצוע משימות נפוצות כגון יצירת תיאורי משרות, פרסום משרות לאתרי קריירה ולוחות דרושים, סריקת Résumé, תזמון ראיונות, איסוף משוב, ביצוע בדיקות רקע ויצירת מכתבי הצעה עם חתימות אלקטרוניות.
המערכת גם מנהלת את החוויה עבור מגישי מועמדות למשרה. זה כולל חיפוש משרות, הגשת מועמדות מקוונת ובדיקת הסטאטוס של הגשת מועמדות, כמו גם יצירת הודעות למגישי מועמדות.
מה עושה מערכת מעקב אחר מגישי מועמדות?
ATS פועל כמסד נתונים עבור מגישי מועמדות למשרה, מבצע אוטומציה וניהול של תהליכי העבודה המשויכים לתהליך הגיוס. היא מאפשרת למנהלים מגייסים ומגייסים לקצץ בנפח הריזומים שהתקבלו כדי שיוכלו למקד את זמנם במפונים המוכשרים ביותר.
עם היכולת לתכנת כללים עסקיים לתוך ATS, חברות יכולות להבטיח שהן עוקבות אחר נוהלי העבודה המומלצים לגיוס תוך אבטחת הנתונים האישיים שמגישי מועמדות שולחים.
מי משתמש במערכת מעקב אחר מועמדים?
חברות בכל הגדלים והתעשיות משתמשות במערכות מעקב אחר מועמדים כדי לארגן, לחפש ולתקשר עם מגישי מועמדות לתפקיד ולנהל את תהליך הגשת המועמדות שלהם למשרה. בעוד שבעבר התחום של חברות גדולות ב-Fortune 500 בשל עלויות קשורות ודרישות תשתית, כיום ארגונים קטנים יותר יכולים למנף את החיסכון בעלויות של הצעות SaaS בענן.
למה ATS חשוב?
ATS מאיץ את תהליך הגיוס. על-ידי מעבר מתהליכים לא מקוונים ומבוססי נייר לתהליך דיגיטלי אוטומטי, משימות גיוס וגיוס יפשטו, ומשחררות זמן ומבטיחות ביצוע של תהליכי גיוס הוגנים ומתאימים ביותר.
להלן מספר דוגמאות לאופן שבו מערכת למעקב אחר מגישי מועמדות יכולה להועיל לארגון:
יותר מגישי מועמדות: ATS מקל על מחפשי עבודה לחפש משרות ולהגיש מועמדות באופן מקוון, מה שמגדיל את המספר הכולל של הגשות המועמדות.
מחזורי גיוס מהירים: מגייסים יכולים לחפש במהירות את כל צבר המועמדים, לבחור מועמדים בעלי עניין ולהשקיע את זמנם בעבודת ערך גבוהה יותר כמו סינון ראיונות, הפניות והצעות.
שיתוף פעולה גדול יותר עם בעלי עניין: במהלך שלב הריאיון, מנהלים מגייסים בודקים ומספקים משוב למועמדים במסגרת ה-ATS. אפשר להגדיר כללים עסקיים לאוטומציה של התקדמות מועמדים בשלבי הסינון והגיוס.
האבולוציה של מערכות מעקב אחר מועמדים
לפני האינטרנט פורסמו פתחי משרות בעיתונים מסווגים ובפרסומים בתעשייה. התהליך היה מבוסס נייר, מה שהפך אותו לארוך זמן וקשה לניהול. מגישי מועמדות למשרה לא יכלו לקבוע בקלות את הסטאטוס של הגשת מועמדות. מגייסים ומנהלים מגייסים - בשל הנפח הרב של אפליקציות להעתקות קשות - לא הצליחו לזהות את המועמדים המוסמכים ביותר.
בעזרת טכנולוגיות דיגיטליות ומקוונות, הגשת מועמדות לעבודה הפכה לקלה הרבה יותר. אתרי התעסוקה הגלובליים קידמו הזדמנויות תעסוקה לאנשים ברחבי העולם. פתאום הגיוס הפך לעסקי נפח.
המערכות הראשונות למעקב אחר מועמדים פותחו בסוף שנות התשעים ושוכנו בשטח. המערכות התמקדו בעיבוד ובאחסון המספר העצום של הרסאמים שהתקבלו תוך הבטחת תאימות ועקביות בפרקטיקות הגיוס. מגייסים ומנהלים מגייסים גם הרגישו את ההשפעה של נפח יישומים כה גבוה ועד מהרה התפתחו מערכות אלו כדי לתמוך בסינון מראש, סריקת רסום, ניתוח, הודעות אוטומטיות וכלי ניתוח.
כיום, מערכות מעקב אחר מועמדים נפרסות בעיקר בענן ומוצעות כתוכנה כשירות, או פתרון SaaS. ATS מבוסס ענן מבטל עלויות הטמעה כבדות ותהליכים לא יעילים, מה שמפחית את התלות ב-IT.
טכנולוגיית ATS התפתחה כדי לתמוך בדרישות גיוס מודרניות, שיכולות לכלול:
גיוס וירטואלי: לתמוך במקום עבודה מרוחק ולמאמצי גיוס, כמו אתרי קריירה, תקשורת מועמדים, הצעות וראיונות.
גיוס המוני: משיכה, מסך וגיוס כמויות גדולות של מועמדים במהירות לתעשיות ספציפיות, כגון בריאות, מכולת, מסחר אלקטרוני וטכנולוגיה.
נפחים גבוהים של מועמדים: מסך נפחים גדולים של מועמדים לפתיחות ספציפיות.
גיוס פנימי: לזהות עובדים כדי לקדם את ההתקדמות הפנימית.
מגוון והכללה: ודא התאמה עם יוזמות הגיוס של החברה ונוהלי גיוס לא מוטה.
ATS תומך בתהליך הגיוס מפרסום משרה נפתחת עד להצגת מכתב הצעה. מאחר שנתוני גיוס הם נתונים אישיים, מערכות מעקב אחר מועמדים מסייעות לחברות להישאר תואמות לחוק הגנת נתונים כגון GDPR.
השתמש במקרים עבור ATS
מגייסים הם המשתמשים הפעילים ביותר ב-ATS. הם משתמשים במערכת על בסיס יומי כדי לנהל דרישות גיוס, לפרסם משרות, לסקור מגישי מועמדות ולנהל את התקדמות המועמדים בשלבי הגיוס והגיוס.
מנהלים מגייסים משתמשים ב-ATS כדי להשתתף בתהליך הגיוס. המערכת מעניקה להם גישה ישירה לדרישות גיוס פעילות כדי לסקור תיאורי משרות, מגישי מועמדות ורסאמים ולראות את הסטאטוס של כל מועמד. המידע מופק מה-ATS כדי להכין ולנהל ראיונות, וכן לאחסון משוב כמותי ואיכותי בעקבות ראיון.
מגישי מועמדות למשרות משתמשים ב-ATS כדי לחפש ולהגיש מועמדות למשרות, לבדוק סטאטוס הגשת מועמדות ולקבל הצעות משרה.
הודעת מעקב עבור עבודות התאמה חדשות ב-ATS מודרני.
מה לחפש בעת התחשבות ב-ATS
מערכות מעקב אחר מועמדים מוצעות כפתרונות עצמאיים או עשויות להיכלל כחלק מפלטפורמת תוכנה לגיוס מקצה לקצה הכוללת יכולות לניהול קשרי מועמדים (CRM).
תוכנת CRM משמשת לעיתים קרובות במקביל ל-ATS. אך בניגוד ל-ATS, מערכות אלה משמשות כדי למשוך כישרונות ולבנות קשרים עם מועמדים שעברו למעמד של מועמד. מערכות ניהול קשרי מועמדים מתמקדות במעורבות מועמדים ויצירת חוויית גיוס חיובית כוללת.
יש ארגונים שמעדיפים את הפשטות של בקשת ATS עצמאית לניהול נתוני מועמדים. עם זאת, אפשרות זו מציגה כמה מגבלות. בעוד שדי בעיבוד מועמדים אקטיביים, מערכות אלו אינן מספקות את היכולות הנדרשות לריסוק ולטיפוח כישרונות פאסיביים.
תוכנת Recruiting הכוללת פונקציונליות של ATS ו-CRM מספקת את הגמישות והיעילות הגדולות ביותר בכל מסע יישום-למועמד. ההטבות המשולבות כוללות:
גישה לאתרי קריירה מתקדמים
דפי נחיתה מותאמים אישית
קמפיינים שיווקיים בדוא"ל
מאגרי כישרונות גדולים יותר
ריבית גדולה יותר ומעורבות ממועמדים בעלי רשימה קצרה
מחזורי העסקה מהירים יותר
שיתוף פעולה גדול יותר עם בעלי עניין פנימיים
פתרון גיוס מקצה לקצה מפחית עלויות ומבטל את המורכבות של ניהול מערכות מרובות במקביל.
שיקולים נוספים כוללים:
יכולת הרחבה: צורכי הגיוס של ארגון ישתנו, ולכן התוכנה חייבת להיות זריזה וניתנת להרחבה.
שילוב: קבע מראש כיצד הטכנולוגיה תשתלב עם תוכנות גיוס אחרות וכן עם התשתית הטכנולוגית הכוללת של משאבי אנוש. שילובים אלה יתמכו בהסרת תהליכי נתונים ידניים וביכולת לשלב נתוני גיוס עם נתוני עובדים.
דרישות המשתמש: שקול את כל המשתמשים - מועמדים, מגייסים, מנהלים מגייסים - וודא שה-ATS מסוגל לספק חוויה חיובית ויעילה לכולם.
מהן היכולות של פלטפורמת גיוס מקצה לקצה הכוללת ATS ו-CRM?
להלן סקירה של התכונות והפונקציות המשולבות שבאפשרותך למנף באמצעות פתרון גיוס מקיף:
רישום משרה
צור תיאורי משרות המדגישים כשירויות מועדפות.
זהה הטיה מגדרית ובוחן ביצועים של משכורת באמצעות סריקות אוטומטיות.
צור אתר ממותג של מעסיק עבור מחפשי עבודה.
בנה ונהל פרסומים באתרי קריירה ובלוחות דרושים.
השתמש ביישומים שניתן לקבוע את תצורתם לכל דרישה (הגשת מועמדות לנייד, הגשת מועמדות מהירה, רב-שלבית).
סקירת מגישי מועמדות
חפש יישומים חיצוניים ופנימיים באמצעות בסיס נתונים יחיד.
הגדר שאלות סינון לפני יישום עבור כל פרסום.
בצע אוטומציה לאחסון וניתוח של נתוני Résumé, כולל ניתוח.
קבל התראות אוטומטיות והתראות מותאמות אישית עבור כל תפקיד.
ספק גישה מאובטחת לסוכנויות צד שלישי.
הפק דוחות וכלי ניתוח בזמן אמת לאורך כל תהליך הגיוס.
מראיין מועמדים
תזמן ראיונות ועקוב אחר התקדמות.
אסוף משוב וגבש דירוגי מועמד באופן אוטומטי.
מספק גישה מאובטחת לפורטל מועמדים עבור מידע וסטאטוס נוכחיים.
גיוס ושילוב עובד חדש
גש לטפסים ולתבניות ממותגים עם נתונים שמולאו מראש.
צור והצג מכתבי הצעה עם יכולות חתימה אלקטרונית עבור סבב מהיר יותר.
בצע אוטומציה לתהליך פעולת Onboarding.
מתי ארגון צריך ליישם ATS?
יישום ATS צריך להיחשב על ידי ארגונים הצומחים במהירות ויש להם יעדי גיוס שאפתניים שמתאימים לאסטרטגיה העסקית הכוללת. דרישות נוספות יכולות לכלול התמקדות בסט מיומנויות מיוחד או תפקיד שהוא בביקוש גבוה, תמיכה במאמצי גיוס מסיבי או פתרון חוסר יעילות משמעותי במשאבי אנוש שבהם מודל נתונים מרוכז ותהליכי עבודה אוטומטיים יחסוך זמן וכסף. חוסר היעילות יכול להיות:
מתבצע מעקב אחר מאמצי הגיוס בגיליון אלקטרוני.
יש לשלוח את אותו פרסום משרות באופן ידני ללוחות דרושים מרובים.
הזמן המושקע בסקירת נפח גדול של יישומים לא רלוונטיים.
קשה להשיג משוב והחלטות מצוות הגיוס.
משאבים פנימיים אינם זמינים לבנייה, תחזוקה או שיפור של אתר קריירה קיים.
מדידת ערך הגיוס קשה ולא עקבית.
מתי עלי לשדרג את ה-ATS שלי?
ארגונים רבים בוחרים לשדרג מ-ATS קיים לפלטפורמת תוכנת גיוס מקצה לקצה, כולל יכולות מעורבות מועמדים ב-CRM.
ATS מיושן יכול לגרום לחוסר יעילות של משאבי אנוש הבאים:
אותה הגשת מועמדות למשרה מוגשת עבור כל פתיחת עבודה.
שיעור הורדה גדול מתרחש בתהליך הגיוס.
טיפוח מועמדים ומעורבות הם קשים ולא יעילים.
נוכחות של הטיה לא מודעת אינה ידועה.
אסטרטגיות גיוס ספציפיות, גיוס המוני כזה, התקדמות פנימית וגיוס וירטואלי, הן קשות אם לא בלתי אפשריות.
מערכות מעקב אחר מועמדים, במיוחד כאשר הן משולבות בפתרונות גיוס מקצה לקצה, מספקות פלטפורמה מודרנית ומאובטחת למשאבי אנוש כדי למשוך, לזהות, לעסוק ולגייס את המועמדים הטובים ביותר. ATS מבטל תהליכים ידניים שצורכים זמן רב כדי שמאמצי הגיוס יוכלו להסתנכרן באופן מושלם עם הצמיחה החזויה של החברה.