מה זה HRIS?
HRIS מייצג מערכת מידע של משאבי אנוש. חברות משתמשות ב-HRIS כדי לנהל ולהפוך תהליכי ליבה של משאבי אנוש לאוטומטיים, כגון גיליון שכר, מעקב שעות וניהול של הטבות לעובדים.
סקירת מערכת מידע משאבי אנוש
מערכות HRIS – או מערכות מידע למשאבי אנוש – היו אחד מפתרונות התוכנה המסחריים הראשונים שפיתחו בשנות השמונים. למה? מכבי ת"א הייתה אז – ונשארה היום – אחת המחלקות הכבדות ביותר מבחינה ניהולית בארגון כלשהו. צוות משאבי אנוש משוטט לא רק עם כמויות עצומות של ניירת ושמירה על רשומות, אלא גם עם אלה של כמה מהמידע היקר והפגיע ביותר על כוח העבודה שלהם ושל המועמדים שלהם.
הטכנולוגיה בהחלט התפתחה הרבה מאז. פתרונות HRIS מודרניים יכולים לבצע אוטומציה של תהליכי עבודה, לשלב משוב ולהתאים מבני דיווח – בזמן אמת – בהתבסס על שינויים בכללים עסקיים או תאימות רגולטורית. ומספק חוויית משתמש בדרגת צרכן ופונקציונליות גמישה, מערכות HRIS מודרניות יעילות וידידותיות למשתמש מכיוון שהן עוצמתיות ומסודרות.
תוכנת ה-HRIS הטובה ביותר מסופקת בענן, שמספקת מגוון רחב עוד יותר של יתרונות, כולל יותר אחסון נתונים, אבטחה חזקה יותר ושילוב חלק יותר עם יישומים משלימים כמו גיליון שכר, מעקב אחר מועמדים ומערכות משאבי אנוש אחרות.
הגדרת מערכת מידע של משאבי אנוש (HRIS)
HRIS מייצג מערכת מידע למשאבי אנוש, פתרון תוכנה שמסייע לחברות לנהל ולהפוך תהליכי ליבה של משאבי אנוש לאוטומטיים ולתמוך בניהול הטבות, זמן ונוכחות, שכר ותהליכי עבודה אחרים, כמו גם אחסון של נתוני עובדים, כגון מידע אישי, דמוגרפי ופרטי תגמולים.
HRIS לעומת HRMS לעומת HCM
HCM הוא מונח רחב הכולל את הפרקטיקות, המדיניות, התהליכים והתוכנה שהארגון משתמש בהם כדי לנהל את כוח העבודה שלו, החל מגיוס ועד לפרישה. חבילת HCM מכונה לעתים קרובות מערכת לניהול משאבי אנוש (HRMS), וכוללת תוכנת HRIS.
מערכת מידע על משאבי אנוש (HRIS) משתמשת במסד נתונים של עובדים כדי לתמוך בתהליכי ליבה של משאבי אנוש שהם יותר לינאריים וכמותיים בטבע, כמו עיבוד שכר או ניהול זמן ונוכחות. לשם השוואה, מערכת HRMS מתייחסת לפתרון תוכנה קשיר יותר, המכיל HRIS, אך כולל גם פונקציונליות איכותית ומורכבת יותר המעורבת בניהול מועמדים מובילים.
לדוגמה, HRIS יכול לעזור לבצע אוטומציה ולייעל תהליכים כגון ניהול זמן של עובדים, וכאשר נתונים אלה משולבים במערכת HRMS - ניתן לנתח את נתוני ניהול הזמן כדי לשפר פרודוקטיביות ותכנון – ולפיו – אפילו כדי לסייע לאוטומציה יעילה יותר של משימות ב-HRIS.
לדעת איזה מפתרונות תוכנה אלה הוא הטוב ביותר עבורכם הוא לא ממש מבלבל כמו שהוא עשוי להישמע. זה פשוט עניין של לראות איפה החברה שלך נמצאת עכשיו, והיכן תרצה להיות בטווח הארוך יותר. ואז לבחור פתרונות משאבי אנוש שיכולים לשרת אותך היום ולהתרחב איתך מחר.
HCM הוא מונח רחב הכולל את הפרקטיקות, המדיניות, התהליכים והתוכנה שהארגון משתמש בהם כדי לנהל את כוח העבודה שלו, החל מגיוס ועד לפרישה. חבילת HCM מכונה לעתים קרובות מערכת לניהול משאבי אנוש (HRMS), וכוללת תוכנת HRIS.
מה עושות מערכות מידע של משאבי אנוש?
פתרונות HRIS הטובים ביותר בענן תומכים במגוון אינטראקציות ותהליכים של משאבי אנוש. הטכנולוגיה מספקת אוטומציה חכמה של תהליכי עבודה ברחבי העסק, כולל:
ניהול הטבות
ניהול הטבות אוטומטי
יכולות שירות עצמי לעובדים לצורך גישה, עריכה ולימוד על הטבות
זמן ונוכחות
ניהול מדויק של היעדרויות עובדים
הגדל את היעילות הניהולית באמצעות פרופילי זמן לקביעת חופשות עובד, לוחות זמנים של עבודה ופרמיות.
חישובים אוטומטיים של זמן ותשלום לפי פרופיל עובד
על-ידי דיגיטליזציה של תהליכי זמן ונוכחות, ארגונים יכולים לבצע אוטומציה ולפשט מעקב גלובלי אחר שעות עבודה של עובד ולעמוד בתקנות התאימות.
לוקליזציה מובנית
התאם לחוקים ולנהגים עסקיים ייחודיים למדינה עם שינויים חוקיים ורגולטוריים אוטומטיים
מלאי כולל של גלובליזציה ודרישות לוקליזציה עבור מדינות בודדות
שירותים עצמיים של עובדים
יכולות שירות עצמי שמגדילות את פרודוקטיביות כוח האדם
נתוני HR משולבים בפלטפורמה יחידה
מידע HR מפתח ניתן למעקב מבוסס על דרישות מוגדרות מדינה
ספק לעובדים דף פרופיל מותאם אישית, שבו הם יכולים לנהל ולהציג הטבות, לבקש היעדרות ועוד
מבנים ארגוניים
כלי ניתוח עבור תובנות בזמן אמת לכל כוח העבודה
זהה משרות קריטיות ובצע התאמות כוח אדם במהירות כדי לטפל בפערים
צור המחשה ויזואלית של מבנים ארגוניים
על-ידי שימוש בכלי מידול וכלי ניתוח מובנים, מנהלים יכולים ליצור המחשה ויזואלית של מבנים ארגוניים כדי לשפר גיוס, מציאת מחליף, למידה ותכנון כוח אדם.
הטבות של מערכת HRIS בענן
בנוסף לפונקציונליות הבסיסית של HRIS מודרני, מערכות מבוססות-ענן משולבות בקלות רבה יותר עם המערכות הקיימות שלך. הם ניתנים להרחבה ויכולים להיות משודרגים יותר על ידי חידושים חדשים ומאפייני אבטחה.
להלן רק כמה מההטבות הנפוצות של מערכת HRIS משולבת בענן:
הופך את מנהל משאבי אנוש למהיר ומדויק יותר. בעת התמודדות עם החיים של אנשים, אין שוליים לשגיאה. עם היכולת לבצע אוטומציה ולייעל משימות מנהל מערכת, תוכנת HRIS יכולה לשחרר את צוותי משאבי האנוש מהעיכובים והאי-דיוקים שבוצעו על-ידי מערכות ידניות ומבוססות נייר.
משפר את חוויית העובד. מעסיקים שוכחים לפעמים כמה חשוב לצוותים שלהם להיות מסוגלים לראות את הסטטוס של ההטבות, התשלומים וההיעדרות שלהם. כלי HRIS מאפשרים לעובדים גישה ישירה למידע האישי שלהם, הפקת דוחות ובקשות הנפקה - הכול ללא אי-הנוחות והזמן הדרוש כדי לעבור במחלקת משאבי אנוש.
משפר את היעילות. פתרונות HRIS מציעים מגוון רחב של כלים בשירות עצמי שמצמצמים מאוד את הצורך בטפסים מבוססי נייר ובדוא"ל ותהליכי אישור. לוחות זמנים, תהליכי עבודה, בקשות חופשה ועוד – יכולים להיות אוטומטיים ומנוהלים בזמן אמת, ובטיסה.
תומך במאמציתאימות. עם עלייה בעבודה מרחוק ושינוי תרבותי כלפי רגישות והתדיינות רבה יותר, עסקים צריכים להיות בטוחים שהם בצד הנכון של תקנות העבודה והתעסוקה העולמיות. HRIS של ענן עוזר לוודא שכל פעילויות משאבי האנוש נמצאות בגבולות התאימות ועוזרות לתמוך בכוחות העבודה שלהן.
שומר על ביטחון העניינים. בתוך קובצי משאבי האנוש נמצאים כמה מהנתונים הרגישים והיקרים ביותר בחברה - כולל הרשומות והפרטים הרפואיים והפיננסיים של העובדים. בעבר, כאשר נתונים אלה אוחסנו במחשבים ניידים או בבסיסי נתונים לא מאובטחים, היה סיכון קבוע לפשרה. למערכות ה-HRIS המשולבות של היום יש פרוטוקולי אבטחה מתקדמים שנבנו כדי לעזור למזער סיכוני אבטחת סייבר.
כיצד שילוב HRIS בענן תומך בתהליכי ליבה של משאבי אנוש
בעוד שמערכות HRIS עוזרות לרכז ולייעל תהליכי משאבי אנוש וניהול, קיימות פונקציות ליבה רבות אחרות שמתבצעות במקביל כגון גיוס, הכשרה ותכנון. ואתה לא צריך להיות מומחה משאבי אנוש כדי לראות עד כמה זה יכול להיות שימושי עבור כל הפונקציות החיוניות האלה כדי להיות מאוחד ומרוכז. עם זאת, כאשר ארגונים עובדים עם מערכות מדור קודם ויישומי תוכנות משאבי אנוש מנותקים, הם נאלצים להשתמש בתהליכים ידניים כדי לצוד כלים ומידע בכל המכלים הארגוניים.
מערכות ה-HRIS הטובות ביותר בענן לא מאפשרות שילוב עם מערכת ה-ERP המרכזית שלך בלבד, הן בנויות עבורו. לדוגמה, מערכת ERP בענן מנהלת מגוון רחב של פעילויות עסקיות יומיומיות ונבנית לשילוב מספר רב של תהליכים עסקיים שונים. על-ידי איחוד נתונים בין עסקיים, ERP מספק מקור אמת יחיד ומבטיח שלמות נתונים אמינה. כך שכאשר תהליכי הליבה של משאבי האנוש וה-HRIS שלך משולבים עם המהירות והקיבולת האנליטית של מערכת ERP מודרנית המופעלת על ידי AI – אתה מקבל את המיטב משני העולמות.
דוגמאות HRIS בפעולה
רק לפני כמה שנים היו בעיקר הארגונים הגדולים ביותר שעשו שימוש בפתרונות HRIS. אבל ככל שמערכות משולבות מבוססות ענן גדלות בפופולריות, זה הופך אפשרי יותר ויותר עבור ארגונים קטנים יותר – וצומחים – כדי למנף את היתרונות והיעילות של HRIS.
להלן מספר דוגמאות לחברות שהצליחו עם פתרונות SAP SuccessFactors לפשט תהליכי משאבי אנוש.
גרוומרק משרתת עסקים חקלאיים ברחבי ארצות הברית וקנדה במשך למעלה מ-20 שנה - עם כוח עבודה מגוון ומופקע. הם השתמשו בפתרונות SAP SuccessFactors כדי לשלב ולבצע אוטומציה של תהליכים בכל מחזור החיים של העובד. כתוצאה מכך, GROWMARK יכולה להפעיל תהליכי משאבי אנוש יעילים ולמשוך ולטפח את המועמדים הדרושים כדי לסייע ללקוחותיה להצליח.
קבוצת Kmart חוללה מהפכה בקניות באוסטרליה, ניו זילנד ואסיה בכך שהציעה בחירות מוצרים נרחבות במחירים מוזלים. כאשר החברה הייתה צריכה להמציא מחדש את מערכת משאבי האנוש שלה, היא פנתה לפתרונות SAP SuccessFactors כדי לחולל טרנספורמציה בחוויות העובדים ולבצע מהפכה בעתיד העבודה ביותר מ-500 חנויות Kmart, Target ו-Catch.
גלו את תוכנת HRIS היום
עסקים מודרניים מחפשים פתרון משאבי אנוש מאוחד, גלובלי, מרכזי – כזה שמציע חוויית משתמש בדרגת צרכן ותומך באוטומציה וניתוח נתונים בזמן אמת. ככל שכוחות העבודה מופצים יותר, תוכנות HRIS צריכות לבצע גלובליזציה יחד איתן על-ידי מתן לוקליזציה עמוקה ותאימות במספר מדינות. וככל שמודלים עסקיים משנים ומתפתחים, חברות דורשות את הזריזות והפשטות המסופקות על ידי מגוון רחב של גרסאות מוקדמות רלוונטיות ועוצמתיות באמת, ומסייעות להן ליישם תהליכים ויישומים חדשים באופן אמין ומהיר.