זמן עבור שדרוג ERP? מדריך להחלפת מערכת ה-ERP מדור קודם

האם יש לך חרדה בנוגע לעלות הפוטנציאלית של שינוי למערכת ERP חדשה? זה מובן. מערכת ERP חדשה היא ככל הנראה אחת ההוצאות הכספיות הגדולות יותר על ציוד שאינו לייצור שהחברה תבצע בשנה נתונה. למרות זאת, כאשר הם נצפים בהקשר של היתרונות הזמינים ובהשוואה לסכום שמושקע כעת כדי לתחזק את המערכת הנוכחית, רוב החברות מוצאות כי העלות סבירה לחלוטין וניתנת להצדקה. זכרו לחשוב במונחים של עלויות מחזור חיים – העלות הכוללת לאורך תקופה, כמו חמש עד שבע שנים.

כאשר מסתכלים על העלות לרכישה ויישום של מערכת החלפה, שים לב שעלויות רישיון החומרה והתוכנה הן רק חלק מהמשוואה. עליך לכלול גם את הדברים הבאים בהערכה שלך:

• רשתות ומכשירים היקפיים כמו סורקי ברקוד, תחנות כניסה מרחוק, מכשירים ניידים ותוכנת לקוח בתוספת תמיכה.

• המרת נתונים והזנת נתונים למערכת החדשה וכן אספקה לתיוק וגישה לרשומות היסטוריות.

• מוכנות לאסון, כולל מערכות גיבוי או כשל, משאבי שחזור נתונים, קישוריות מיותרת ותקשורת.

• חינוך והכשרה עבור צוות היישום של ERP וכל המשתמשים העתידיים. (זה חשוב מבחינה ביקורתית. אל תחליק כאן).

• פיתוח תהליך עבודה חדש ותיעוד.

• סיוע ביישום. ככל הנראה, רמת סיוע מסוימת תיכלל בחבילה מספק המערכת העיקרי, אך ייתכן שתרצה לקבל סיוע נוסף מהספקים, מהיועצים החיצוניים, מהחברה החשבונאית שלך או אחרים עבור חלק מהפריטים הרשומים לעיל או מהם.

• נטל נוסף על העובדים שלך במהלך ההטמעה בצורת שעות נוספות, זמני גיוס לסיוע במשים קבועים כך שיהיה להם זמן לעבוד על היישום, או בונוסים ותמריצים אחרים כדי לשמור על מוטיבציה בעובדים.

שים לב, מבנה עלות עבור מערכות SaaS מבוססות-ענן שונה למדי מהגישה המסורתית של קנייה ויישומה, באתר הלקוח. עם SaaS, יש מעט או אין עלות מראש עבור חומרה מכיוון שזה בעצם מצב של מינוי. אבל חוזה SaaS כולל בדרך כלל עלויות אחזקה ותמיכה רבות, כך שעלויות ה-IT הפנימיות שלך יופחתו מאוד. רוב החברות מוצאות שעלות כוללת של חמש עד שבע שנים עם SaaS תהיה ככל הנראה נמוכה מהעלות הכוללת של קנייה ותמיכה פנימית.

בזמן שאתה שוקל את ההחלטה לשמור על המערכת הקיימת או להסתכל על החלפה, שקול את ההחלפות. באמצעות פתרון ERP חדש, תקבל ממשק משתמש מודרני, מאפיינים ופונקציות נוספים, ותשפר את היתרון התחרותי שלך, בעוד שאם תשמור על המערכת מדור קודם, אתה מגביל את היכולת שלך להישאר זריזה, יצרנית ותחרותית. בעוד שאתם לא מחפשים בעיקר חיסכון בעלויות, סיפורי הצלחה מודרניים של ERP מראים שהיתרונות במעבר למערכת חדשה עולים לעתים קרובות פחות ועולים על ההוצאה של יישום שדרוג.