מהו יישום ERP?
בחירת מערכת לתכנון משאבים ארגוניים (ERP) היא רק ההתחלה. מההכנה הראשונית ועד לאחר ההעברה, מעקב אחר תהליכים מייעלי עבודה עבור יישום ERP מסייע לחברות להימנע מפיצ'לים ולנסוע בבירור של עלויות וסיכונים נמנעים.
סקירת יישום ERP
הדבר הראשון להבין על יישום מערכת ERP הוא מהו ERP: תכנון משאבים ארגוניים. הדרך הפשוטה ביותר להגדיר ERP היא לחשוב על כל תהליכי הליבה העסקיים הדרושים לניהול חברה: כספים, משאבי אנוש, ייצור, שרשרת אספקה, שירותים, רכש ואחרים. ברמה הבסיסית ביותר, ERP היא תוכנה שמסייעת לנהל ביעילות את כל התהליכים הללו במערכת משולבת—לכן היא מכונה לעתים קרובות מערכת הרשומה עבור הארגון.
ללא מערכת ERP מיושמת ביעילות, עסקים מתמודדים עם תהליכים מסוגרים רבים ומערכות מדור קודם שמובילים למחזורי דיווח ממושכים ומועדים לשגיאות; גישה מוגבלת לנתונים בזמן אמת; וללא מקור אמת יחיד מהימן. לכן, לא משנה מה גודל החברה - מנהיגי עסקים בוחרים לפרוס מערכת ERP: כדי לסייע להם להשיג יתרון תחרותי ולמטב את פעולותיהם תוך הפחתת הסיכון.
אבל שילוב מערכת ERP בתהליכי חברה וסביבת IT יכול להיות משימה מונומנטלית. חשוב לדעת את היתרונות, הפיצ'לים הפוטנציאליים והתהליכים מייעלי העבודה ליישום לפני תחילת העבודה.
יתרונות עסקיים של יישום מערכת ERP
ישנם יתרונות רבים ליישום מערכת ERP - במיוחד מערכת מבוססת-ענן—והם משתנים מעסק לעסק. לחברת שירותים מקצועיים, למשל, יש סיבות שונות מאוד לבחירת מערכת ERP מאשר לחברת ייצור.
אבל שלושת החיוביים האלה של יישום ERP חלים רק על כל ארגון:
מספק תובנות שניתן לפעול לגביהן בזמן אמת: היגוי העסק בזמן אמת הוא מאתגר כאשר המידע קשה לגישה ופועל לפיהם. יישום מערכת ERP מסייע למובילים עסקיים לרכז נתונים, לעקוב באופן רציף אחר מעמדה הפיננסי של חברה ולנהל את הדיווח—גם בסביבה עסקית קשוחה ומתפתחת במהירות.
מגביר את היעילות התפעולית: ניהול העסק באמצעות מערכות מנותקות המסתמכות על התערבות ידנית הוא לא רק יקר ואינטנסיבי בעבודה, אלא גם מוביל לטעויות, עיכובים ולקוחות לא מרוצים. אוטומציה של תהליכים ידניים עם פתרון ERP חוסכת זמן, מפחיתה מאמץ, מורידה עלויות ועוזרת להגדיל את הרווחיות.
פריסה, שימוש ואחזקה פשוטים: שמירה על התקדמות טכנולוגית מסתבכת כאשר ארגון פועל במספר אזורים גיאוגרפיים שאינם נתמכים במלואם או במאגרי תחום עיסוק שלא נשארים בשלבים עם שינוי. פריסת ERP בענן הופכת את העדכונים לניתנים להרחבה, אוטומטיים וזמינים בכל מקום.
אסטרטגיות יישום ERP
כאשר חברות חושבות על מימושים מערכתיים, לרוב הן מתחילות בכך שהן מתחשבות בתכונות רצויות. אבל תכונות או טכנולוגיות חדשות הן לא הבעיה המרכזית; מה שהעסק צריך לצמיחה הם תהליכים עסקיים מודרניים שמאפשרים זריזות ותגובתיות.
עם זאת, תהליכים קיימים נוטים להיות לא גמישים, קלושים ולא מסוגלים לעמוד בצרכים העסקיים. גם כאשר תהליכים מוכחים וחסכוניים נמצאים במקום, יש לעדכן אותם בתדירות גבוהה כדי לענות על צרכים מתפתחים או להיות משופרים עם יכולות חדשות כמו בינה מלאכותית, גישה לנייד, התראות ובינה עסקית. חשוב לשמור את התהליכים האלה בליבה של תוכנית היישום. כמו כן, ראוי לציין כי ככל שהארגון מורכב יותר, כך הגישה ליישום תהיה מקיפה ומתוחכמת יותר.
להלן ארבע אסטרטגיות כלליות עבור האופן שבו חברות בכל הגדלים יכולות לגשת לפרויקט יישום ERP:
- המפץ הגדול: יישם מערכת או תהליך בשלמותה, הכל בבת אחת. שיטה זו משמשת לעתים קרובות בעת מעבר ממערכת ישנה לחדשה, בה הכל עובר בו זמנית. בעוד גישה זו יכולה להוביל להטבות מיידיות ולהפחית את הצורך בפעולות מקבילות, היא גם נושאת בסיכון משמעותי. לכל בעיה שעולה במהלך היישום יכולות להיות השפעות נרחבות, והשינוי הפתאומי עשוי להיות מכריע עבור משתמשים ובעלי עניין. גישת המפץ הגדול נבחרת לעיתים קרובות כאשר אילוצי זמן או אופי הפרויקט הופכים את יישום ה-ERP בשלבים לבלתי מעשי.
- השקה בשלבים: יישם בהדרגה מערכת או תהליך בשלבים, לרוב על פני מחלקות, מיקומים או קבוצות משתמשים שונים. שיטה זו מאפשרת ניטור והתאמות זהירים בכל שלב, מה שמפחית את הסיכון לשיבוש נרחב. על ידי פיזור היישום, ארגונים מטפלים בבעיות כשהם עולים ולומדים מכל שלב לפני שהם עוברים לשלב הבא. למרות שלוקח זמן רב יותר ליישם את המערכת במלואה, גישה זו מאפשרת מעברים חלקים יותר וקבלת משתמשים גדולה יותר. הוא שימושי במיוחד בפרויקטים מורכבים שבהם פריסת ERP בהיקף מלא נושאת סיכון משמעותי.
- יישום פיילוט: הצגת מערכת, תהליך או מוצר חדשים בקנה מידה קטן, לרוב בסביבה מבוקרת או עם קבוצת משתמשים מוגבלת, לפני השקה בהיקף מלא. המטרה העיקרית של פיילוט היא לבדוק את פונקציונאליות המערכת, לזהות בעיות פוטנציאליות ולאסוף משוב ממשתמשים. גישה זו מאפשרת התאמות ועידון לפני פריסה רחבה יותר, מה שמפחית את הסבירות לכשל ביישום המלא. פיילוט מוצלח יכול לבנות ביטחון בקרב בעלי עניין ולשמש כהוכחה למושג עבור אימוץ ERP בקנה מידה גדול יותר.
- גישה היברידית: שלב אלמנטים מאסטרטגיות יישום מרובות, כגון המפץ הגדול, השקה בשלבים ויישום פיילוט כדי להתאים תוכנית לצורכי פרויקט ספציפיים. לדוגמה, ארגון יכול להשתמש בהשקה בשלבים עבור פונקציות ליבה ובו זמנית לבצע ניתוב של תכונות חדשות באזורים נבחרים. גישה זו מציעה גמישות, המאפשרת התאמות המבוססות על משוב בזמן אמת ונסיבות מתפתחות. על-ידי מינוף החוזקות של אסטרטגיות שונות, הגישה ההיברידית מפחיתה סיכונים, ממטבת משאבים ומגדילה את הסבירות ליישום ERP מוצלח.
התפקיד של צוות הפרויקט של ERP
לא משנה האסטרטגיה, מרכיב אחד מראש הוא אולי יותר קריטי להצלחת פרויקט ERP מכל אחד אחר: הצוות עצמו. ניתוח מקרה לאחר ניתוח מקרה של יישומי ERP מספרים את אותו הסיפור. הגורם של ייצור או הפסקה להצלחה ביישום הוא צוות ההטמעה- האנשים מעצבים את הפרויקט מההתחלה.
זה בגלל שתוכנת ERP נהדרת היא מעולה רק אם היא מיושמת על ידי צוות חזק. אם לאנשים חסר הזמן, התמיכה או הכישורים לעשות את העבודה ביעילות, הם לא יצליחו - והפרויקט עלול לסבול מעיכובים, עלויות נוספות ו/או תוכנה שלא מצליחה לענות על צורכי החברה.
חברות שחוו עיכובים או כשלים הקצו לעתים קרובות עובדים ש"היה להם זמן" לעבוד על הפרויקט. אבל פרויקט ERP דורש לגייס את האנשים ש"אי אפשר בלי". אלה האנשים העסוקים שמכירים את התהליכים העסקיים, עובדים היטב עם חברים אחרים בארגון, ויש להם כבוד של ההנהלה המבצעת. אנשים אלה צריכים להיות מוקדשים לפרויקט משרה מלאה (40 שעות פנויות), או כמה שיותר שעות בשבוע.
אף אחד שלא מסוגל להקדיש לפחות 25% מהזמן השבועי שלו (10 שעות מינימום) צריך להתווסף לצוות הפרויקט המרכזי. חברי צוות שמבלים פחות מרבע מזמנם בקושי יוכלו להדביק על פעילויות הפרויקט, הרבה פחות מוסיפים ערך לפרויקט.
גם תמיכה ניהולית בנבחרת היא קריטית. בכל יישום ERP מרכזי, יש לקבל החלטות בנוגע לעדיפויות ולסחר מיקור. ללא תמיכה קשה ומחויבות, אפילו הנבחרות המסוגלות ביותר יכולות לפרגן.
השגת מערכת ERP מודרנית שמיושמת במהירות היא אחד הדברים המשמעותיים שהחברה יכולה להשיג, ושהאנשים הנכונים המעורבים מתחילת הפרויקט והלאה הם חיוניים.
שלבים עבור תכנון פרויקט יישום ERP חדש
כל פרויקט ERP נתקל באופן בלתי צפוי בבעיות. אבל התאמה לתהליכים מייעלי עבודה עבור יישום ERP מוצלח יכולה לזהות בעיות ולטפל בהן כשהן עולות, ומסייעת בניהול סיכונים ועלויות.
חיוני לתזמן את רצף היישום באופן ריאליסטי, תמיד בהתחשב בזמינות של צוות המנהיגות, המנהלים והמומחים הפנימיים שתורמים למאמץ. הקפד לתעדף את הזכיות הגדולות תוך בניית תוכנת ליבה ובסיס טכנולוגי שיכול להתרחב עם הצרכים העסקיים.
השלבים העיקריים המעורבים בתכנון יישום ERP
למרות שתוכניות הסיום המפורטות וסמני המפתח לביצועים (KPI) מותאמים לדרישות עסקיות ספציפיות, פעילויות המפתח הבאות הן שלבים משותפים בכל יישומי ה-ERP המוצלחים:
תהליכים מייעלי עבודה לתכנון יישום ERP חדש
1. בחר שותף תוכנה ושירותים כדי לסייע ביישום .
לאחר השלמת תהליך המחקר וההערכה של תוכנת ERP, הגיע הזמן לבחור שותף שיעזור ליישם את המערכת שנבחרה, מכיוון שרוב צוותי הפרויקטים לא מנוסים מאוד ביישום תוכנת ERP. חפש יועץ יישום ERP מוסמך עם ידע אינטימי על ניסיון עם יישום ה-ERP שנבחר. אשר שהם מבינים כיצד פתרון ה-ERP החדש תומך בתהליכים עסקיים נוכחיים ומתפתחים, כולל ראיון עם הפניות שלהם לאימות המומחיות שלהם.
השותף צריך להיות בעל הכשרה בצוות בתעשייה הספציפית וזמין במיקומים הדרושים. עבור לקוחות וספקים בינלאומיים, ודא שלשותף יש את הכישורים הרב לאומיים בתחום העסקי, השפה והמטבע הדרושים לייעול היישום. לבסוף, סקור את תוכנת ניהול הפרויקטים בה משתמשת החברה כדי לוודא שהיא תואמת את מערכת התכנון, התזמון והמעקב הפנימית הקיימת.
2. פרט את כל משימות הפרויקט.
שותף יישום ERP עוזר לפתח רשימת משימות מפורטת של כל מה שצריך לעשות.
הרשימה הזו נרחבת - ההכשרה לבדה, למשל, כוללת משימות רבות:
הכשרת צוות הפרויקט: צוות הפרויקט של ERP צריך ללמוד על התוכנה כדי שיוכלו להחליט כיצד להתאים אישית תהליכים עסקיים.
הכשרת צוות IT: יש לחנך את צוות ה-IT כיצד להתקין ולתחזק באופן אופטימלי את מערכת ה-ERP.
הכשרת משתמשים עסקיים: כל משתמש קצה של תוכנת ERP חייב ללמוד כיצד הוא עובד.
הכשרה מתמשכת: משתמשים חדשים צריכים הדרכה כשהם מצטרפים לחברה, כך שתוכנית שילוב עובד חדש לטווח ארוך יותר צריכה להיות במקום.
יש לחלק את רשימת המשימות לשלבים. יש להקצות זמן לטייס חדר ישיבות, התאמה אישית של היישום, שילוב ליישומים אחרים ומקורות נתונים, יישום תשתיות, טיוב נתונים, קבלת משתמש וכו'.
3. חשב שעות עבודה.
להעריך היטב את משך הזמן הנדרש לכל משימה. שקול את העבודה הכרוכה בכל משימה, ולאחר מכן הקצה את מספר "שעות העבודה" הנדרשות, גם אם זה רק טווח שעות. הוסף את שעות העבודה עבור כל שלב של פרויקט ה-ERP והקצה את חבר צוות הפרויקט האחראי לסיום העבודה.
זו יכולה להיות משימה משמעותית, לכן חשוב לערב שותף יישום שמכיר את פתרון ה-ERP המסוים. שלב זה חיוני לחישוב מדויק של ציר הזמן, קביעה אם הצוות הנוכחי דורש עזרה והגבלת יצירת טווח.
4. צור לוח זמנים מציאותי.
לאחר טבלה של שעות העבודה הזמינות והנדרשות, צור לוח זמנים שניתן לניהול. במקרים רבים, המעבר הראשון חושף בעיית קיבולת בהשוואה למסגרת הזמן ליישום שהוצגה במקור למנהלים.
להלן חישוב לדוגמה שממחיש את אי ההתאמה הפוטנציאלית:
מסגרת זמן יעד לעלייה לאוויר = 12 חודשים או שנה 1
מספר כולל של שעות עבודה הזמינות בתקופה של 12 חודשים = 540/שבוע או 28,080 שעות/שנה
המספר הכולל של שעות העבודה הנדרשות ליישום = 42,000 שעות בסך הכול
שעות נדרשות חלקי שעות זמינות לשנה = 1.496 שנים
התוצאה? תאריך עלייה לאוויר כבר חסר לפני שהפרויקט אפילו מתחיל. כמה פתרונות אפשריים כוללים:
צמצום ההיקף - אף על פי שהצוות הסכים כי אלו משימות חיוניות
הארכת התאריך לתאריך מציאותי
הוספת משאבים פנימיים וחיצוניים נוספים (שעות עבודה נוספות זמינות)
חלוקת הפרויקט לשלבים
כאן צוות ההנהלה המבצעת צריך לקבל את ההחלטה. זו רק דוגמה אחת למה הם צריכים להיות מעורבים בתהליך יישום ובחירת תוכנת ERP.
5. לערוך פיילוט של חדר ישיבות.
לאחר הקיפאון, בצע ריצת מבחן או פיילוט (בחדר כנסים) לפני השקה מלאה. פיילוט זה של חדר ישיבות מבטיח כי התהליכים העסקיים המתאימים מתקיימים עבור הצרכים הנוכחיים והעתידיים של החברה. עם עיצוב תהליכים חדשים, חשוב להבין את טווח האפשרויות הזמינות במערכת ה-ERP—ולאמת תהליכים עם צוות הפרויקט ובעלי העניין מקהילת המשתמשים.
בשלב רב שבועי זה, שותף הטמעת ERP מתקין תוכנת פיילוט המאפשרת לכונן בדיקה של כל התהליכים לוודא שהם עובדים כצפוי, ללא הפתעות. החלת תהליכים מייעלי עבודה בשלב זה חוסכת זמן לעתים קרובות, במיוחד אם כלי תצורה יכולים לבצע התאמות עבור עידון תהליכים.
6. נקה את הנתונים.
זה נשמע פשוט, אבל טיוב נתונים הוא פעילות שצורכת זמן רב. מומלץ להתחיל להעריך את דיוק הנתונים בהקדם האפשרי מכיוון שנדרש מאמץ רב כדי להשלים שלב זה כהלכה. במהלך הפרויקט מתרחשים שינויים בתהליך העסקי - כך שיהיה מוכן לשלבי ניהול נתונים נוספים במהלך היישום.
7. עדכן את כולם.
על בסיס שבועי, חבר צוות בפרויקט צריך ליצור קשר עם כל בעלי העניין המרכזיים כדי שיכירו את החיוביים ואת ה"לא חיוביים" של התקדמות פרויקט היישום. התרחיש הגרוע ביותר הוא כאשר אנשים לא נשמרים מעודכנים ונלקחים בהפתעה. רוב מערכות ניהול הפרויקטים יכולות לספק ייצוגים ויזואליים של התקדמות פרויקט ERP.
פודקאסט Playbook של ERP בענן
שמע עצות ממובילי תעשייה שעברו בהצלחה ל-ERP בענן.
פודקאסט Playbook של ERP בענן
שמע עצות ממובילי תעשייה שעברו בהצלחה ל-ERP בענן.
תעדף את התהליכים והיכולות החשובים ביותר
מכיוון שלא לכל העסקים יש את אותן הבעיות, מומלץ לבדוק את כל תהליכי העבודה העסקיים הרלוונטיים ולסמן אילו הליכים לטפל בהם תחילה.
להלן רשימה של אזורים בעלי ערך גבוה שיש להביא בחשבון:
כספים וחשבונאות: עסקאות פיננסיות מדויקות בזמן אמת, סמני KPI וכלי ניתוח הם קריטיים לכל עסק, והם חייבים לכסות את כל המיקומים והמחלקות. בנוסף לחשבונאות, יש לשלב אותם בתמחיר, תקצוב, חיזוי, פרויקטים, ניהול נכסים, תאימות וניהול מזומנים.
ניהול שרשרת אספקה (SCM) וייצור: לוחות זמנים הדוקים, שולי רווח נמוכים ושיבושים בשרשרת האספקה מאתגרים כל עסק. ניהולם דורש מאמץ בצוות - עבודה עם ספקים, מובילים, חברות ייבוא/ייצוא, בנקים ושותפים אחרים - לעיתים קרובות במכשירים ניידים במיקומים רבים.
ניהול קשרי לקוחות (CRM): תהליכי CRM בדרך כלל נוגעים לכל חלק בעסק. מכירות ישירות, מפיצים, חדרי תצוגה קמעונאיים, מסחר אלקטרוני ושירות לקוחות ושדות כולם צריכים להיות מסוגלים לשתף את פרטי הלקוח עם ניהול הזמנות, פעולות, רכש, הנדסה, חשבונות חייבים ומשלוח.
משאבי אנוש (HR): ניהול כוח עבודה מגוון הוא מאתגר, וצוותי משאבי אנוש זקוקים לגישה מיידית ומאובטחת למערכות משאבי אנוש המכילות מידע על עובדים לצורכי שכר, הטבות, תקצוב, תזמון ותאימות. בנוסף, גיוס עובדים, פיתוח ושימור הם חלק גדול מהערכת תוכניות עסקיות נוכחיות ומוצעות.
מודיעין עסקי, כולל התראות ניהול ולוחות מחוונים: צוות תחום העיסוק זקוק לעדכונים מהירים בנושאים עסקיים, כמו גם ליכולת להתעמק בקלות בפרטים כדי לפתור את העניינים במהירות - במשרד, בבית או בכביש. נתונים ובינה עסקית מובנים שחיים בבסיס נתונים יחיד הם אלמנטים חיוניים.
שפות רב לאומיות, מטבעות ומיקומים: ככל שעסק מתרחב, במיוחד לאזורים או מדינות חדשות, היכולת לפתוח ולהרחיב פעולות חדשות באופן עקבי ומהיר הופכת לחשובה עוד יותר. זה דורש יכולות תוכנת ERP רחבות ומתקדמות, כמו גם שירותים עקביים מספק התוכנה בכל מיקום.
ניידות: הדרישה לעובדים לגשת למידע כשהם עובדים מרחוק היא אינהרנטית במודל העבודה המודרני. פתרון ERP מבוסס-ענן מעניק גישה למערכות עסקיות בכל מקום.
טיפים להפחתת סיכוני יישום ERP
כל פרויקטי יישום התוכנה כוללים אלמנט של סיכון, אך חמשת הטיפים הבאים הם בעלי ערך לשיפור הסיכויים של השלמת פרויקט ERP בזמן ותקציב:
- בחר תוכנה, תהליך עסקי ושותפי יישום עם ידע תעשייתי ומקומי. תמיד ראיין המלצות מעסקים/תעשיות דומות.
- אל תמתח טכנולוגיה מיושנת מעבר לגבולות שלה. הימנע ממערכות ישנות, מיושנות, עצמאיות וכמה שיותר, אחד נתונים לבסיס נתונים יחיד (גרסה יחידה של אמת) עם בינה עסקית מובנית לגישה גלובלית וביצועים עקביים.
- ודא שלמוכר ה-ERP שנבחר יש יכולות ומומחיות של שילוב ענן עם רשתות ספקים. בכלכלה הדיגיטלית, עסקים חייבים לשלב לעתים קרובות מערכות בכל היחידות העסקיות וגם בחוץ עם לקוחות וספקים.
- הימנע מיצירת טווח פרויקט מקובל לגלות צרכים והזדמנויות במהלך יישום ERP, לכן חשוב לנהל הזמנות שינוי כדי להימנע מעיכובים וחריגות בעלויות.
- אשר שספק ה-ERP יכול לספק מומחיות עקבית בכל המיקומים העסקיים. הכשרה, יישום ותמיכה הם בגדר חובה - ולעתים קרובות מגיעים משילוב של ניהול מקומי, מפיצי תוכנה, חברות ייעוץ ושותף התוכנה.
עצות עבור הימנעות מעלויות יישום נוספות של ERP
השקעה חדשה במערכת ERP כוללת התחייבות לזמן של חברה, תהליך עסקי וייעוץ הטמעה, תוכנה ושירותי ענן וכן מכשירי משתמש קצה וחומרה אחרת, מה שמקנה חשיבות לבקרת הפרויקט והעלויות.
להלן מספר אזורי מפתח למעקב:
שמור על ההתמקדות בעלות הכוללת של בעלות (TCO). נהלו עלויות והטבות כוללות לאורך זמן כדי למזער הוצאות ולמקסם את ההחזר. למימושים של מערכת ERP תהיה השפעה גדולה על העסק.
התאם את הכיוון העסקי ואל תאלץ שינויים לא נחוצים בתהליך. במקרים רבים, חברות לוחצות לשנות את האופן שבו הן פועלות כדי להתאים לתוכנת ה-ERP שלהן, ומגדילות הן את עלויות היישום והן את עלויות התפעול.
התמקד בתהליכים העסקיים השגרתיים שמספקים ערך משמעותי לחברה. ניהול הזמנות לקוח, עדכון המחרה, הוספת מוצרים ושירותים חדשים, שינוי פרטי ייצור ושילוב עובדים חדשים הם דוגמאות לתהליכים שגרתיים כאלה.
הימנע מהתאמות אישיות והיוון בממשק משתמש, לוחות מחוונים, התראות, תהליכי עבודה, בינה עסקית ויכולות ניידות שניתן לקבוע את תצורתן. יכולות אלה מייעלות את העבודה עבור כל המחלקות וכן מסייעות בביצוע התאמות מהירות וחסכוניות לפי הצורך.
חפיצות מערכת והפרות נתונים הן יקרות. בעת השימוש באינטרנט, השתמש בפתרון ERP מאובטח בענן במידת הצורך—אשר שספקי התוכנה והשירותים תומכים במגוון אפשרויות פריסת תוכנה מאובטחות.
מדידת התשואה להשקעה של יישום ERP
לאחר יישום ERP, השאלה הבלתי נמנעת עבור כל חברה היא: "האם קיבלנו את מה שציפינו מהשקעה זו?"
חישוב התשואה להשקעה של יישום ERP כולל הערכת היתרונות המוחשיים והלא מוחשיים שהמערכת מביאה כנגד העלויות הכוללות שנגרמו. התהליך מתחיל בזיהוי סמני KPI שמתאימים ליעדים האסטרטגיים של הארגון, כגון שיפורים ביעילות התפעולית, עלויות מלאי מופחתות, מכירות מוגברות ויכולות קבלת החלטות מורחבות. יש לעקוב אחר סמני KPI אלה לפני ואחרי יישום ERP כדי לאמוד את השפעת המערכת. לדוגמה, אם מערכת ה-ERP מפשטת את ניהול המלאי, מה שמוביל להפחתה בהעברת עלויות ומלאי, ניתן לקשר חסכונות אלה ישירות לחישוב התשואה להשקעה.
חשוב גם להשוות בין חיסכון בעלויות ושיפורים בהכנסות לעומת עלות הבעלות הכוללת (TCO) של מערכת ה-ERP. זה כולל לא רק את ההשקעה הראשונית בתוכנה ובחומרה אלא גם עלויות שוטפות כמו תחזוקה, הכשרה ושדרוגי מערכת.
לבסוף, חשוב להכיר בכך שחלק מהיתרונות של יישום ERP - כמו דיוק נתונים משופר, תאימות טובה יותר ושביעות רצון משופרת של לקוחות - עשויים לא להיות ניתנים לכימות בקלות אך עדיין לתרום משמעותית להצלחה הכוללת של העסק. הכללת גורמים אלה בגישת כרטיס ניקוד מאוזנת יכולה לספק תצוגה מקיפה יותר של התשואה להשקעה של מערכת ה-ERP, ולהבטיח שההערכה משקפת רווחים פיננסיים מידיים ויתרונות אסטרטגיים ארוכי טווח.
מתי הושלם יישום ERP?
יישום ERP נחשב לשלם מבחינה טכנית כאשר היישום ההתחלתי עולה לאוויר, ומאפשר לעסקים להתחיל להשתמש במערכת החדשה לצורך פעולותיהם היומיומיות. עם זאת, חשוב לציין כי גם לאחר העלייה לאוויר הראשונית, עסקים צריכים להמשיך לשפר את מערכת ה-ERP שלהם עם יכולות נוספות כדי לעמוד בהזדמנויות כגון מיקומים חדשים, קווי מוצרים ושירותים ורכישות. לכן, בעוד שיישום ה-ERP ההתחלתי מסמן אבן דרך משמעותית, תהליך היישום הוא באמת מסע מתמשך של מיטוב וחדשנות.
סביבה טכנולוגית מתפתחת מספקת גם אפשרויות נוספות עבור עסקים לצוות מול לקוחות וספקים ומגדירה מחדש את אופן ביצוע העסקים בתעשיות ספציפיות. פרויקטים אלה של טרנספורמציה דיגיטלית כוללים לעתים קרובות טכנולוגיות חדשות כגון למידת מכונה ובינה מלאכותית (AI), כמו גם שילוב עם ציוד וכלי רכב באמצעות טכנולוגיית 'אינטרנט של דברים' (IoT) כדי לשפר מהירות ויעילות.
למדו עוד על יישום ERP
גלו את ה-ERP הנכון בענן
בין אם אתה מאמץ את ה-ERP הראשון שלך או מעביר מיישום מקומי קיים לענן, ל-SAP יש את ה-ERP הנכון בענן עבורך. SAP S/4HANA Cloud היא ERP עבור כל צורך עסקי—החל מפעולות קריטיות למשימה ועד לחדשנות במודל העסקי המונע על-ידי AI.