מהו ניהול נתוני אב (MDM)?
MDM הוא תהליך של יצירה ואחזקה של רשומת אב יחידה לכל אדם, מקום ודבר בעסק.
סקירת ניהול נתוני אב
רוב העסקים כיום מפעילים מאות יישומים ומערכות שונות – כמו ERP, HCM ו-CRM – החוצים מחלקות רבות ושונות. מכיוון שכל כך הרבה אנשים נוגעים בנתונים במערכות האלה, קל להפוך להיות מסוגרים, משוכפלים, מיושנים ואפילו סותרים. וכפי שכולם יודעים, נתונים רעים מובילים לקבלת החלטות לא טובה. כדי לענות על הצורך בזמן הנכון, במידע מדויק - גם ככל שמקורות הנתונים גדלים - עסקים פונים לניהול נתוני אב (MDM).
הגדרת ניהול נתוני אב
ניהול נתוני אב הוא תהליך של יצירה ואחזקה של רשומת אב יחידה - או מקור אמת יחיד - עבור כל אדם, מקום ודבר בעסק. באמצעות MDM, ארגונים זוכים לתצוגה אמינה ועדכנית של נתוני מפתח שניתן לשתף בכל העסק ומשמשים לדיווח, קבלת החלטות ויעילות תהליך טובים יותר.
מהם נתוני אב, בכל מקרה?
נתוני אב הם כל הנתונים קריטיים למשימה עבור ההפעלה של עסק. הוא מתאר אנשים (לקוחות, עובדים וספקים), מקומות (משרדים ומיקומים) ודברים (מוצרים ונכסים). נתוני אב הם בדרך כלל אחוז קטן בלבד מכלל הנתונים העסקיים, אך הם חלק מהנתונים המורכבים ביותר – ובעלי ערך בארגון.
דוגמאות לנתוני אב כוללות:
נתוני אב של לקוח: כפי שהשם מציע, נתוני אב של לקוח כוללים את כל נתוני הליבה הנדרשים לביצוע עסקים עם הלקוחות שלך – ממידע על אנשי קשר ועד היסטוריית רכש ותנאי תשלום. ניהול נתוני אב עבור תחום זה כולל ניקוי ותקנון של נתונים במערכות ERP, CRM ומערכות אחרות. לדוגמה, אותו שם וכתובת הלקוח יכולים להתקיים גם במערכת ERP וגם במערכת CRM, אך ניתן להזין אותם בשתי דרכים שונות, כמו 1030 סנדי קורט, 1030 סנדי קרט או 1030 סנדי קט. MDM מתאים הבדלים אלה ומספק תצוגה יחידה של כל לקוח שניתן להשתמש בה כדי להתאים אישית קמפיינים שיווקיים, לספק חוויות טובות יותר ועוד. בחלק מהארגונים, נתוני האב של הלקוח כוללים גם נתונים עבור עובדים, חולי בריאות וספקים.
נתוני אב של ספק: נתוני אב של ספק כוללים נתונים עבור חשבונות ספקים, חוזים, מדיניויות, המחרה ועוד. הוא נמצא במרכז של כל פעילויות הרכש החשובות, החל מתכנון ומיקור וכלה בקבלנות ורכש. נתוני אב של ספק מנוקים ומהימנים קריטיים למענה על שאלות לגבי הוצאות ספק, תמחור או ביצועים – לדוגמה .
נתוני אב של מיקום: תכונות מפתח הקשורות למיקומים פיזיים של סוכנויות, משרדים תאגידיים, מרכזי הפצה ומחסנים נכללים בנתוני המיקום של הארגון. לאחר חיבור לתחומים אחרים של נתונים, מידע זה יכול לסייע בקבלת החלטות מבוססת מיקום - כגון קביעת מגוון המוצרים הנכון עבור חנות מסוימת.
נתוני אב של מוצר: ניהול נתוני אב של מוצר מכסה תכונות כגון מספר מוצר, קטגוריה, מחיר, מאפיינים, עצי מוצר וכל נקודות הנתונים הנחוצות האחרות. באמצעות שימושים בין תהליכים עבור מחזור חיים של מכירות, שיווק, שרשרת אספקה ופיתוח מוצרים, נתונים אלה צריכים להיות אמינים ומדויקים .
נתוני אב של נכס: נתוני אב של נכס מתארים נכסים קבועים ולא מוחשיים של עסק, כגון מלאי, ציוד וסימנים מסחריים. בדרך כלל הוא כולל תכונות כגון תנאי פחת וערכים, סיווגי נכס, מידע חכירה ועוד. נתוני אב של נכס לא מדויקים יכולים להוביל לניצול וניהול של נכס לפי שווי משנה. לדוגמה, נתוני אב של ציוד משמשים בתהליכי אחזקה חזויים, כך שאם הם שגויים, אז גם הניבויים יהיו.
למה ניהול נתוני אב כל כך חשוב?
מלבד סיוע לארגון לקבל החלטות טובות ולענות על שאלות מרכזיות, לניהול נתוני אב יש מארח של הטבות אחרות. הנה רק כמה:
שגיאות ועתירות מופחתות בנתונים במספר יישומים. אם אותו מידע, למשל רשומת לקוח, מוזן על-ידי צוותים שונים באופן לא עקבי, MDM ימזג ויתאים את השכפול.
תובנות אנליטיות טובות יותר והחלטות מונחות נתונים. האמרה "זבל פנימה, זבל בחוץ" מחזיקה כאן אמת. אם הנתונים המנותחים אינם מדויקים, אז גם התוצאות לא יהיו.
תהליכים עסקיים יעילים ויעילות רבה יותר. ניתן להשתמש בנתוני אב באיכות גבוהה ועקביים כדי להאיץ ולהפוך תרחישים עסקיים מקצה לקצה לאוטומטיים כגון Lead למזומן, מקור לתשלום ועיצוב לפעולה.
שקיפות ותאימות משופרות עם פרטיות נתונים ותקנות אחרות. ה-GDPR, למשל, מעניק לאנשים יותר שליטה על האופן שבו המידע שלהם נאסף, מנוהל ומשותף. ללא MDM, ניתן לקטלג רשומות על פני מספר מכלים מחלקתיים, מה שהופך את התאימות לקשה.
תמיכה עבור מיזוגים ורכישות עם תהליך רציף למיזוג והתאמה של נכסי נתונים מרובים.
הנתונים חיוניים לאילוץ תהליכים עסקיים דיגיטליים, ונתוני אב הם הבסיס שעליו נשענים כל שאר הנתונים. ארגונים שיש להם נתוני אב מדויקים ועקביים ממוקמים טוב יותר כדי להצליח.
תוכנת ניהול נתוני אב יכולה לסייע לך לאחד ולפקח על רשומות.
כיצד זה עובד: מסגרת ותהליכי MDM
מסגרת עבור ניהול נתוני אב פועלת כדי להבטיח שכל המידע מדויק ועקבי סמנטית. היא מורכבת משני חלקים: יצירת רשומת נתוני אב התחלתית ולאחר מכן אחזקתה.
יצירת רשומת נתוני אב: תהליך זה מתחיל בזיהוי בסיסי הנתונים והיישומים המחזיקים נתונים שיש לכלול ברשומת האב. לאחר מכן כל התכונות או המאפיינים - כגון צבע מוצר, גודל וחומרים - מוגדרים. לבסוף, נתונים מותאמים היכן שלא עקביים, וממוזגים היכן שקיימות רשומות מרובות.
אחזקת נתוני אב: תהליך זה כרוך בניקוי, טרנספורמציה ושילוב של נתונים חדשים כפי שהם מתווספים לרשימת האב כדי לשמור על העקביות והאיכות של רשומות. חלק מהפתרונות לניהול נתוני אב כיום יכולים לבצע אוטומציה ולהאיץ היבטים רבים בתהליך זה.
חשוב לציין שכל תהליך לניהול נתוני אב צריך להתבצע בהתאם למדיניות ולעקרונות הפיקוח על נתונים של הארגון. הם מתארים כיצד יש לאחסן, לנהל ולשמור על כל הנתונים העסקיים, ומי כולל נתוני אב.
תהליכים מייעלי עבודה עבור אסטרטגיית ניהול נתוני אב מנצחת
אסטרטגיית ניהול נתוני אב מודרנית כוללת כלים, טכנולוגיות ותהליכים מייעלי עבודה כדי להבטיח שלכל בעלי העניין יכול להיות ביטחון באיכות התובנות מונחות נתונים – וכן מהירות הפעולה עליהם.
להלן כמה דרכים ליצור אסטרטגיה מנצחת:
צור מסגרת פיקוח על נתונים אם עדיין לא ביצעת זאת. כאמור, פעילויות MDM צריכות להתבצע ולהחיל אותן בהתאם להנחיות הפיקוח על נתונים כדי להבטיח אחריות על נתונים ותאימות.
רתום בינה מלאכותית (AI) ולמידת מכונה. חלק מהספקים מציעים תוכנה וכלים של MDM שמשתמשים ביכולות אלה כדי לבצע אוטומציה של תהליך בדיקת נתונים חדשים לדיוק, להתאים אותם לרשומות הנוכחיות ולהתאים אותן.
נהל תחומים מרובים במופע אחד. ניתן למצוא פתרונות שמתמקדים בניהול תחום אחד בלבד, כגון נתוני אב של לקוח או נתוני אב של מוצר. התוכנה הטובה ביותר, לעומת זאת, מסוגלת לשלב ולנהל את כל הדומיינים של חברה במערכת אחת – לרוב בענן. זה עוזר להוריד עלויות, לעזור לצוות להיות פרודוקטיבי יותר ולתמוך במקרי שימוש גמישים.
נהל נתוני אב בענן. פלטפורמות ענן יכולות לסייע בהגברת הפרודוקטיביות והיעילות על-ידי מתן אפשרות לצרף נתונים מיישומים שונים, להתאים, למזג ולנקות – במהירות, בקלות ובקנה מידה. הם גם מציגים אבטחה איתנה ועדכונים אוטומטיים.
שלב ניהול נתוני אב ופיקוח על נתונים. על-ידי שילוב מקור יחיד של נתוני אב עם פיקוח נתונים מרוכז בפתרון אחד, קל יותר לאכוף מדיניות ותאימות – ולהגדיר, לאמת ולנטר כללים עסקיים ותכונות נתוני אב.
ניהול נתוני אב
הוא מאמץ מתמשך ולא פרויקט אחד שבוצע. ככל שהארגון שלך גדל, גם נפח הנתונים יגדל. אבל בעזרת טכנולוגיה חכמה, כלים ותהליכי עבודה מבוססי ענן, תהליכי MDM אלה הופכים ליעילים הרבה יותר.
שאלות נפוצות בנושא ניהול נתוני אב
רעיונות שלא תמצא בשום מקום אחר
הירשם למנה של בינה עסקית ישירות לתיבת הדואר הנכנס שלך.