דלג לתוכן
פגישה עסקית לסקירת ניהול תהליך עבודה

ניהול תהליך עבודה: מדריך למתחיל לאוטומציה של תהליך עבודה ולניהול
תהליכים עסקיים

כמונח עסקי, ניהול תהליכי עבודה באמת צץ בשנות השמונים, ממש לצד השקה מוקדמת של דואר אלקטרוני, מחשבים שולחניים ומערכות עסקיות דיגיטליות. אנשים הבינו מהר מאוד כיצד טכנולוגיות חדשות אלה יכולות לסייע בהפחתת שגיאות ולייעל משימות חוזרות. כיום, תוכנות חכמות המחוברות לענן ומערכות ניהול תהליכי עבודה דיגיטליות תומכות בשותפים האנושיים שלהם כדי להשיג יעילות וזריזות משופרות יותר ויותר, זמני מחזור מופחתים ושיעור שגיאות, ותאימות טובה יותר. 

מהו תהליך עבודה?

ניתן להגדיר תהליך עבודה כרצף של משימות או פעילויות מחוברות שהושלמו כדי להשיג תוצאה מסוימת. תהליך עבודה מובנה עוקב אחר נתיב ייחודי, שעשוי להיות רציף או מקביל לעמידה בדרישות או יחסי תלות ספציפיים. לעתים קרובות לנתיב יהיו וריאציות מוגדרות, ייחודיות לכל תוצאה עסקית רצויה. 

 

קיימים שלושה סוגים של תהליכי עבודה: 

  1. ידני לחלוטין: תהליך עבודה ידני, לדוגמה, יכול להיות מבוסס נייר עם תיעוד והערות וחתימות שנכתבו ידנית, שהועברו פיזית במשרד או ברצפת הייצור.
  2. חצי אוטומטי: בתהליך עבודה אוטומטי חלקית, חלקים מהתהליך אוטומטיים. חשבו על שרשרת דואר אלקטרוני, עם קבצים מצורפים, הערות בגוף הדואר האלקטרוני ושינויים לקבצים המצורפים, המועברים הלאה בכל פעם נוחה למעבד של המשימה הנוכחית.
  3. עבר דיגיטציה מלאה או אוטומטית: תהליכי עבודה אוטומטיים פועלים ביישום עסקי ייעודי בדרך מובנית ומוגדרת, לפי הכללים העסקיים המוגדרים.

ניהול תהליך עבודה או ניהול תהליכים עסקיים: מה ההבדל?

תהליך עבודה הוא מחרוזת ספציפית יותר, עצמאית, של שלבים ומשימות. לעומת זאת, תהליך עסקי הוא מונח רחב יותר עבור אוסף של משימות, תהליכי עבודה, פעילויות והנחיות, כאשר חלק מהמשימות עשויות להיות אוטומטיות, בעוד שפעילויות אחרות עשויות שלא. 

 

לדוגמה, חשוב על תהליך עבודה פשוט של אישור עבור רכישה - עם וריאנט מוגדר אחד או יותר, כלל עסקי יכול לקבוע שהזמנת רכש זקוקה לאישור ממחלקה שנייה אם ערך הרכישה חורג מסכום מסוים. תהליך עבודה זה הוא חלק מתהליך עסקי גדול יותר עבור אופן רכישת טובין ושירותים בתוך ארגון והוא יכלול קווים מנחים לבחירת ספק, רכש וכו'. 

 

להלן מספר דוגמאות נפוצות של תהליכי עבודה: 

  • אישור הזמנת רכש  
  • אישור בקשת חופשה 
  • מעבד תשלום חיוב 
  • העסקת עובד 
  • בקשת חלק חלופי 
  • שליחת חשבונית ללקוח 
placeholder

שיפור תהליך ההנעה

פשט והאץ את השינוי בתהליך העסקי שלך היום. 

מדוע תוכנת ניהול תהליך העבודה חשובה כל כך?

ניהול תהליכי עבודה הוא התהליך של דיגיטציה של תהליכים בדידים וניהול התוצאות. תוכנת ניהול תהליכי עבודה מאפשרת לך לבנות, להריץ ולנהל את תהליכי העבודה האלה. להלן חלק מהיתרונות העיקריים והתוצאות שיש לצפות מהם מפתרונות תוכנה ייעודיים: 

 

  • יעילות רבה יותר: הגדילו את קצב האוטומציה שלכם כדי להוביל לתוצאות מהירות וטובות יותר, תוך הקלה על כל המעורבים. לדוגמה, באמצעות תהליך עבודה דיגיטלי מלא, בעלי עניין עסקיים יכולים לגשת בקלות, לסקור ולעבד משימות דיגיטליות מוגדרות בבירור, עבודה מכל מקום - במשרד, בבית או בדרכים. 
  • זריזות משופרת: התאם תהליכי עבודה תקניים כדי לענות על צרכים תפעוליים משתנים, צור חידושי תהליכים כדי לתמוך במודלים עסקיים חדשים ולתקן תהליכים שבורים עבור גמישות וזריזות גדולים יותר. 
  • תאימות חזקה יותר: עם תחומי אחריות ברורים ומסלולי ביקורת מבוססי נתונים, באפשרותך לעקוב ולנהל תוצאות תהליך ולהבטיח תאימות טובה יותר למדיניות ולתקנות. 

מערכות לניהול תהליכי עבודה וכיצד הן פועלות

מערכות לניהול תהליכי עבודה מאפשרות למשתמש להגדיר תהליכי עבודה שונים עבור סוגים שונים של עבודות או תהליכים. לדוגמה, בהגדרת ייצור, מסמך עיצוב עשוי להיות מנותב אוטומטית מהמעצב למנהל הטכני, ולבסוף, למהנדס הייצור. בכל שלב בתהליך העבודה, אדם אחד או קבוצה אחראים למשימה מסוימת. לאחר השלמת המשימה, מערכות לניהול תהליכי עבודה מבטיחות שהאחראים למשימה הבאה יקבלו הודעה ויקבלו את הנתונים שהם צריכים כדי לבצע את שלב התהליך. 

 

לתהליכי עבודה יכולים להיות יחסי תלות מורכבים יותר. לדוגמה, אם יש לתרגם מסמך למספר שפות, יכול היה מנהל תרגום לבחור את השפות וכל בחירה תופעל לאחר מכן כטופס הזמנת עבודה עבור מתרגם אחר. רק כאשר כל המתרגמים ישלימו את המשימות המתאימות להם, תופעל המשימה הבאה בתהליך. זה עוזר לעקוב אחר log-jams ולשמור על יעדים של צוותים גדולים יותר. 

placeholder

תוכנה לניהול תהליכי עבודה, כפי שמוצג כאן, יכולה לסייע לך לנהל תהליכים ולהגדיר שינויים בתהליך שלך.

דוגמאות למערכות ניהול תהליך עבודה בפעולה

לכל עסק יהיו צרכים ייחודיים משלו. להלן מספר דוגמאות לאופן שבו מערכות מודרניות לניהול תהליכי עבודה יכולות להיות מיושמות: 

 

  • מיטוב יישומים עסקיים קיימים: יישומים ארגוניים רבים מגיעים עם כלים מובנים ותבניות תהליך עבודה כדי להגדיר ולבנות תהליכים עסקיים שעדיין לא מופו במערכת. כאשר נדרשים שינויים לתהליכי עבודה, מנהלי מערכת לא צריכים להתחיל מאפס - הם יכולים למנף את הפונקציות הקיימות של המערכת כדי ליצור שינויים. כמו כן, כלי התוכנה המודרניים הטובים ביותר מגיעים עם תכונות אוטומציה נוספות שיש להן בינה מלאכותית (AI) וכלים לאוטומציה תהליכית שכבר מוטמעים. 
  • באמצעות הרחבות יישומים זה לצד זה: חברות רבות מעדיפות לשמור על "ליבה נקייה", כלומר הן מעדיפות להפעיל את יישומי התוכנה שלהן עם כמה שיותר שינויים. משמעות הדבר היא שכל תהליכי עבודה חדשים וחידושי תהליכים עשויים למנף נתונים ממערכות קיימות אך נבנים מחוץ ליישומים העסקיים הקיימים. הרחבות יישומים אלו שנקראות 'זה-לצד-זה', בניגוד להרחבות יישום 'בתוך היישום', בדרך כלל בנויות ומופעלות בענן.  
  • תהליכי ניהול בכל המחלקות: מערכות ניהול תהליכי עבודה מבוססות ענן הן גם האפשרות המועדפת עבור תזמורים בין תחומי עיסוק. אלה תהליכים עסקיים שמתפרסים על פני יישומים, מערכות ושירותים שונים. זה כולל סביבות היברידיות שבהן דרישות האוטומציה שלך זקוקות לך כדי לחבר מספר תהליכי עבודה מנותקים הפועלים ביישומים ומיקומים שונים. היא גם עובדת עם תהליכים שבהם ברצונך להפוך תהליך עבודה מסוים לזמין למשתתפי תהליך חיצוני כמו שותפים וספקים – ואז להשתמש בתוצאה של תהליך עבודה זה כדי להתחיל את השלב הבא באופן פנימי. 
  • שימוש במומחי נושא קל יותר להתאמת תהליכי עבודה:  עבור תהליכים מחלקתיים הכוללים רק טופסי בקשה או אישור פשוטים, ניתן לטפל בחלק מהתהליכים העסקיים האוטומטיים באמצעות פלטפורמות פיתוח בעלות קוד נמוך/ללא קוד (LCNC). משמעות הדבר היא שפונקציונאליות חזותית פשוטה וגרירה ושחרור תאפשר למשתמשים עסקיים לבנות במהירות יישומי תהליך עבודה קלים המותאמים לצרכים הספציפיים של הצוותים שלהם. 

טכנולוגיות ניהול תהליך עבודה

טכנולוגיות תהליך עבודה מאפשרות תהליכים מתוקננים עם תחומי אחריות ברורים ומחברות בין המשימות השונות בנתיב מוגדר. השילוב החכם עם טכנולוגיית אוטומציה חדשה אחת או יותר מגדיל את רמת האוטומציה בתוך זרימת תהליך, ומאפשר תוצאות תהליך מהירות וטובות יותר. מה שיותר, זה מאפשר תהליכים חדשים חדשניים, עוזר ליצור ערך או לספק חוויה טובה יותר. להלן מספר דוגמאות לטכנולוגיות מתקדמות המשמשות בתוכנת תהליך עבודה מודרנית: 

 

  • Big Data: Big Data טכנולוגיות והנראות משופרת של נתונים אלה הופכים כמויות עצומות של מידע לזמינות לשימוש, שניתן לשלב ולהשתמש בהן ישירות בתהליכים עסקיים. הנה דוגמה לתהליך עבודה: חשוב על תהליך אישור של הוצאות הון (CAPEX) שהוא אוטומטי למחצה - דוחות פיננסיים נשלחים הלוך ושוב בין הבודקים המעורבים למאשרים בדוא"ל לפני שמתקבלת החלטת השקעה. בהסתמך על מקורות הנתונים הרלוונטיים, מערכת תהליכי העבודה יכולה ליצור באופן אוטומטי את הדוחות הנחוצים ולהפוך אותם לזמינים אוטומטית לאנשים הנכונים בנקודה מוגדרת בתהליך. מה שיותר, בהתבסס על כללים עסקיים מוגדרים, או על-ידי מינוף יכולות בינה מלאכותית (AI) ולמידת מכונה (ראה להלן), ניתן להשתמש בנתונים המשולבים כדי להדריך קבלת החלטות, להאיץ את התהליך ולהקל על מקבלי ההחלטות במשימות או הערכות שגרתיות. 
  • בינה מלאכותית: טכנולוגיות בינה מלאכותית כמו למידת מכונה, עיבוד שפה טבעית (NLP), ראיית מחשב ואוטומציית תהליכים רובוטית (RPA) יכולות לסייע באוטומציה של שלבי תהליך שבעבר ניתן היה לבצע רק באופן ידני או אוטומטי למחצה על ידי בני אדם. 
  • למידת מכונה: ניתן להחיל למידת מכונה היכן ששלב בתהליך דורש ניתוח נתונים מורכב כדי לאתר דפוסים או לבצע תחזיות והמלצות. חשבו על קייטנות באירועי ספורט בהם הזמנת חידוש המלאי במשקאות קלים עשויה להיות תלויה מאוד בתחזית מזג האוויר. 
  • עיבוד שפה טבעית (NLP): NLP מאפשר לצ'אטבוטים או לסייעי קול דיגיטליים לבצע אוטומציה של אינטראקציות מסוימות בתוך תהליך או לבצע אוטומציה מלאה של תהליכי עבודה פשוטים. חשוב על תגובות אוטומטיות לשאילתות שגרתיות בנפח גבוה כמו הסטאטוס של הזמנות רכש או חשבוניות. 
  • ראיית מחשב: ראיית מחשב יכולה לחלץ מידע מורכב וקשרי מתמונות אשר לאחר מכן ניתן להשתמש בהן כדי לבצע אוטומציה או ליידע תהליכים אחרים. דוגמה אחת היא מפעילי רשתות חשמל שמנתחים תמונות לוויין לניטור תנועת שטח כדי ליידע את תהליכי התחזוקה שלהם ומפעילים אוטומטית צוותי שירות במקרה של אירועים שעלולים לסכן את התשתית שלהם. לחלופין, ראייה ממוחשבת יכולה ליצור לוח זמנים של אחזקת חיזוי שבו בדיקה ויזואלית אוטומטית משמשת להפעלת בקשות שירות רק בעת הצורך ולא בלוח זמנים קבוע. 
  • אוטומציית תהליכים רובוטיים (RPA): RPA מבצע משימות ידניות חוזרות בתוך זרימות תהליך על ידי חיקוי אינטראקציות של משתמשים עם המערכות. מקרה שימוש טיפוסי הוא גישור על פערי שילוב על-ידי העתקה והדבקה של נתונים מגיליונות אלקטרוניים או ממסמכים אחרים, כמו הודעות דוא"ל של ספק, למערכת עסקית, שלא רק מאיצה משימה זו אלא גם מגבירה את דיוק הנתונים. 
placeholder

תוכנה לניהול תהליכי עבודה המציגה את הסטאטוס ואת מדדי המפתח בתהליך מכירות.

ניהול תהליך עבודה עסקי ומגמות אוטומציה

היפראוטומציה ואוטומציה חכמה

אלה מונחים שאנחנו שומעים יותר ויותר מדי יום. למעשה, גרטנר מציין בסקר שנערך לאחרונה כי מעל ל-85% מהמנהלים "יגדילו או ישמרו את השקעות ההיפראוטומציה של הארגון במהלך 12 החודשים הקרובים, ולמעלה מ-56% יש כבר ארבע יוזמות היפר אוטומציה בו-זמנית."  

 

פתרונות אוטומציה וניהול תהליכי עבודה מודרניים מתייחסים למגמה זו על-ידי שילוב טכנולוגיות רבות או כולן, המצוינות לעיל, לכדי פתרון אחד. גישה זו לא רק מונעת מהאתגרים שנוצרו באמצעות פטצ'וב של טכנולוגיות שונות מספקים שונים – היא גם מפשטת משמעותית את מאמצי האוטומציה. משתמשים יכולים לגשת ולמנף את כל היכולות בעת הצורך מתוך פרויקט יחיד ללא צורך ללמוד ולעבור בין כלי פיתוח שונים. 

 

זוהי מגמה נוספת המשנה את הסביבה של ניהול תהליכי עבודה. מפתח אזרחי הוא מישהו שהוא משתמש חזק במערכות תוכנה מורכבות והוא נוח לטכנולוגיה אבל יש לו לא מעט מיומנויות תכנות או קידוד. התוכן שנבנה מראש עבור גרירה ושחרור של כלים חזותיים הופך פתרונות קוד נמוך/ללא קוד למשנה עבור מפתחים אזרחיים. LCNC מאפשר להם ליצור ולהתאים תהליכי עבודה ותהליכים, בהתבסס על המומחיות הרחבה שלהם בנושא למרות חוסר היכולת לכתוב קוד.  

ו-LCNC מוסיפה ערך עצום גם למפתחים מקצועיים. הם יכולים להשתמש באותה הפשטות של גרירה ושחרור כדי להשלים משימות תקניות הרבה יותר מהר מאי פעם. באמצעות כלי יישום LCNC מקצועיים, מפתחים יכולים ליצור אוטומציה ותהליכי עבודה מורכבים יותר ולהפוך תוכן מותאם אישית מוכן לשימוש זה לזמין יותר.  

placeholder

מערכות ניהול תהליך עבודה

למדו עוד על פתרונות חכמים שיסייעו לך לפשט את תהליכי העבודה שלך

שאלות נפוצות של ניהול תהליך עבודה

תהליך עבודה הוא סדרה מוגדרת או רצף פעילויות המוגדר כדי להשיג תוצאות ספציפיות.

כלי תוכנה שונים של תהליך עבודה עונים על דרישות שונות. פתרונות ניהול תהליכי עבודה מומלצים במלואם מספקים למפתחים כלים תומכי קוד הדרושים לבניית יישומי תהליך עבודה במהירות או להרחבת תהליכי עבודה קיימים מחוץ ליישומים עסקיים. יישומים ארגוניים מגיעים עם סביבת מידול משלהם, המספקת למפתחים ולמנהלי מערכות המידע את הכלים למודל, קביעת תצורה וניהול של תהליכי עבודה בתוך היישום.

 

גם פתרונות ניהול תהליכי עבודה וגם סביבות מידול מובנות מוסיפים יותר ויותר יכולות שמאפשרות למומחי תהליכים במחלקה שאין להם את המומחיות הטכנית לקבל בעלות על ניהול תהליכי עבודה. ופלטפורמות קוד נמוכות/ללא קוד מיועדות למשתמשי כוח של תחומי עיסוק כדי לבנות יישומי תהליך עבודה פשוטים לשימוש באינטרנט ובנייד ללא צורך בכישורי קידוד.

רוב הארגונים פורסים טכנולוגיות אוטומציה מרובות כדי לתמוך בתהליכים שונים ובדרישות שונות. תעשייה ארוזה ויישומים של תחום עיסוק מספקים תהליכי עבודה מייעלי עבודה כדי להבטיח פעולה יעילה ואמינה של תהליכי ליבה בנפח גבוה הנמצאים ברוב הארגונים. פתרונות ניהול תהליכי עבודה וטכנולוגיות אוטומציה מתקדמות אחרות, כגון אוטומציה של תהליכים רובוטיים או יכולות למידת מכונה, מסייעים לארגונים לסגור פערי אוטומציה ספציפיים או ליצור תהליכים שיסייעו להם להבדל בשוק.

 

פלטפורמות ללא קוד נמוך מסייעות למפתחים אזרחיים, כמו גם למפתחים מקצועיים, לטפל במהירות בדרישות אוטומציה פשוטות.

 

גישה אסטרטגית לאוטומציה של תהליכים דורשת את היכולת לשלב באופן חלק טכנולוגיות אוטומציה מרובות כדי להימנע מהאתגרים, כגון תאימות ושילוב קשורים, שנוצרו על ידי Patchwork של יכולות אוטומציה שונות מספקים שונים.

פרויקטים של שיפור תהליכים מטפלים לעתים קרובות באתגרים כגון תהליכים שבורים או מיושנים, אוטומציה של עבודה ידנית או ידנית למחצה, הפחתה של שלבי תהליך לא נחוצים או צמצום עיכובים בלתי נמנעים. מטרות המיטוב כוללות יעילות משופרת, פרודוקטיביות, איכות ותאימות, ו/או עלויות מופחתות, פסולת, עיבוד חוזר וזמני מחזור. פרויקטים אלה ברובם מבקשים להתמודד עם אתגרים תפעוליים ספציפיים ולהתמקד בזמן מהיר לערך.

 

עבד פרויקטים של טרנספורמציה מבקשים לחדש כדי לספק ערך חדש. שינוי מודלים עסקיים או הופעתה של טכנולוגיות חדשות הם אתגרים תכופים שמעוררים פרויקטים של טרנספורמציה. מטרת הטרנספורמציה היא לרוב אוטומציית תהליך מקצה לקצה או חוויית לקוח חלקה בכל נקודות המגע. פרויקטים אלה ברובם מבקשים להתייחס לתהליכים קריטיים בעלי ערך גבוה או -נפח או פונקציות עסקיות הפונות ללקוח.

עלון חדשות של SAP Insights

placeholder
הירשם כמנוי היום

קבל תובנות מרכזיות על-ידי הרשמה כמנוי לעלון החדשות שלנו.

קריאה נוספת

חזור למעלה