הסגירה הפיננסית: חמשת האתגרים המובילים לחברות
בגודל בינוני
סגירה פיננסית היא תהליך ארוך הקשור למשימות מתוקשרות לטעויות, הנשענות על לחץ עז לסגור את הספרים מהר ככל האפשר מבחינה אנושית. בעוד שהחלטות עסקיות מכריעות תלויות רבות באיזון, הדו"חות הכספיים והדוחות שהם מציבים עליהם טובים רק כמו הדיוק והאמינות שלהם.
כיום חברות בגודל בינוני עומדות בפני תחרות אינטנסיבית וחייבות להיות מסוגלות לצייץ ולהתאים את המודלים העסקיים שלהן בקצב מהיר. תהליכי סגירה פיננסית יעילים ותמימים מסייעים להביא ביטחון ומהירות לתכנון ולקבלת החלטות תאגידיות - ומסייעים למשקיעים ולבעלי המניות להכיר בדבר טוב כשהם רואים אותו.
מהי סגירה פיננסית?
סגירה פיננסית מתייחסת לתהליך חוזר של סקירה והתאמה, מה שמוביל לאספקת הדוחות הכספיים והדוחות הדרושים לתצוגה מפורטת של המצב הכספי של החברה. במילים אחרות, סגירה פיננסית היא הסכום של כל פעילויות הניהול הפיננסי שצוותי החשבונאות מתחייבים לבצע כדי "לסגור את הספרים" בתקופת זמן מסוימת, כגון חודש, רבעון או שנת כספים. המטרה הסופית של סגירת חשבונאות היא לספק דוחות מקיפים ומפורטים, כולל:
- מאזן או דוח של פוזיציה פיננסית
- דוח הכנסות או דוח רווח והפסד
- דו"ח תזרים מזומנים
מה ההבדל בין "סגירה פיננסית" ל"סגירת הספרים"?
אפילו אנשים שמכירים את ההבדל בין שני המונחים הללו, משתמשים בהם לעתים קרובות במידה מסוימת ללא שינוי. עם זאת, מנקודת מבט תפעולית, יש הבחנה בין סגירה פיננסית וסגירת הספרים – לבין כזו שהופכת ליותר ויותר חשובה ככל שחברות בגודל בינוני שואפות לשלב טוב יותר את תהליכי החשבונאות שלהן במערכת ענן אחת, כמו תוכנת תכנון משאבים ארגוניים (ERP).
הנה ההגדרה של מונחי מפתח אלה:
- סגירה פיננסית היא מונח גג המתייחס לכל התהליכים החשבונאיים הנכנסים לסגירת הספרים - כולל מעשה של סגירת הספרים בפועל. התוצאה היא הדוחות הכספיים והדוחות המספקים לבעלי העניין ולמנהלים חשבון מדויק של מצבה הפיסקלי של החברה. זה קורה על בסיס קבוע, שעשוי להיות חודשי, רבעוני, שנתי או אחר.
- סגירת הספרים היא השלב בתהליך הסגירה הפיננסית כאשר ספר החשבונות הראשי או "הספרים" מותאמים ונסגרים עבור התקופה. לאחר שלב זה, הדוחות הכספיים מופקים כדי להציג את המצב הכספי של החברה במהלך אותו זמן ספציפי.
שלבי מפתח בתהליך הסגירה הפיננסית
באופן בסיסי ישנם חמישה שלבים בתהליך הסגירה הפיננסית: לרשום, לנתח, לסגור, לאחד ולדווח. כאשר נקבע מועד אחרון לסגירה, יש להתאים את היתרה של כל הדוחות הכספיים כך שניתן יהיה לסגור את הספרים ולהתחיל שוב עבור תקופת הכספים הבאה.
רשומה, ניתוח, איחוד
- יצירת תנועות פיננסיות כוללת רישום נכסים, התחייבויות, הון עצמי, הכנסות והוצאות מכל העסק עבור תקופת הכספים הספציפית הזו.
- ביצוע חשבונאות פיננסית כולל משימות נוספות כגון התאמה וניתוח חשבון, הכרה בהכנסה, חישוב פחת וחשבונאות צבירה.
סגור
- סגירת ישות היא הנקודה שבה הפסקת לרשום ולהתאים תנועות ומוכנות להתאמה ולסגירה של הספרים.
- סגירה תאגידית מתרחשת לאחר סגירת הספרים וכוללת צעדים נוספים הדרושים לאיחוד פיננסי בין חטיבות וישויות משפטיות כולל מיפוי לתרשים חשבונות משותף, עבור תרגום מסוים למטבע משותף, קיזוזים בין חברות וחישוב השקעות. ככל שהעסקים בגודל בינוני גדלים, הם יצטרכו לבצע אוטומציה ולשלב חלק מהפעילויות הללו ולקבל גישה מהירה יותר לבדיקות בקרה ואימות.
דוח
- ביצוע דיווח פיננסי הוא השלב האחרון בתהליך הסגירה הפיננסית. ככל שהדיווח הופך מורכב ותובעני יותר, צוותי הכספים מרגישים את הלחץ לספק דוחות מהירים וגמישים יותר. ממשקי מכשיר נייד ומערכות ניהול פיננסי רב עוצמה הם תשובה אידיאלית להפעלת דוחות מותאמים אישית בזמן אמת בכל מקום, בכל זמן.
תוכנת סגירה פיננסית של ERP יכולה להראות לך תמונת מצב של המשימות שנותרו כדי להשלים כדי לסגור את הספרים.
5 האתגרים המובילים בסגירת כספים
חברות בינוניות רבות נתקלות באתגרי חשבונאות גלובלית מורכבים יותר ויותר, ועם זאת הן חייבות להסתמך על צוותים קטנים יותר כדי לבצע את הדברים. עבורם, חשוב לייעל ולהפוך את הפרקטיקות החשבונאיות שלהן לאוטומטיות ולעמוד באתגרים אלה.
להלן האתגרים המובילים עבור צוותי כספים:
- היעדר אובייקטי SOP של מבנה וחשבונאות: תהליך הסגירה הפיננסית הוא "חשבונאות 101" עבור ראשי צוותים פיננסיים. בחברות בגודל בינוני, משמעות הדבר היא לעתים קרובות שזוג אנשים בכירים - שמכירים את תהליך הסגירה הפיננסית בפירוט - לא מרגישים צורך בהכנסת הליכי הפעלה רשמיים יותר של תקן גרגירי (SOP). ככל שעסקים גדלים מורכבים יותר, הם זקוקים ל-SOPs חזקים אבל זה יכול להוות אתגר לקבל רכישה עבור הליכים תפעוליים קפדניים יותר, כך כל מערכת פיננסית או פתרונות חדשים מוצעים צריכים להיות מסוגלים להפגין תועלת ונוחות שימוש במהירות.
- לחץ הזמן בסגירה של סוף חודש: החל בסוויטת C ועד לבעלי המניות, החלטות אסטרטגיות חשובות תלויות - אפילו להיתלות בהן - הסיפור שדוחות הסגירה הפיננסית צריכים לספר. אז, המהירות הופכת למניע. לפעמים זה טוב כאשר זה גורם ליעילות רבה יותר ולניהול זמן. אבל לעיתים קרובות מדי הוא מוביל לקיצורי דרך מפוקפקים, בהם האנשים המהירים ביותר מקבלים את המשימה עם סגירת הספרים במקום לקחת את הזמן להפיץ את המשימות האלה ולהפוך אותן לאוטומטיות ברחבי הצוות כולו ולעזור להבטיח הבנה טובה יותר של תהליכי סגירה פיננסית סטנדרטיים ברחבי העסק.
- נתונים פיננסיים לא מדויקים ומאוחרים: כל מה שנדרש הוא נתונים לא מדויקים או לא מלאים מאזור אחד של העסק כדי לשבש את כל הסגירה הפיננסית. כל מחלקה מייצרת חשבוניות, הוצאות והזמנות רכש ובכל זאת בחברות רבות - במיוחד בארגונים בגודל בינוני שצמחו מהר - יש חוסר עקביות פרוצדורלית סביב הדיווח הפיננסי. בקשות פרינטיות לדברים בסוף החודש מובילות לתסכול ולטעויות. עסקים רבים מאותגרים על ידי מחסור בכלים ופתרונות לתמיכה בחשבונאות עקבית ומתמשכת ובדיווח מחלקתי - כל חודש ארוך.
- סילוס ושילוב נתונים פיננסיים ירודים: לצד נתונים מחלקתיים לא מדויקים ומעוכבים, גם צוותי הפיננסים נאבקים במערכות דיווח מסוגרות ומשונות ברחבי העסק, לרוב עם מטה נתונים שונים או מבני נתונים שונים לשמות ומספרים של חשבונות, שמות ומספר מוצרים, לקוחות, חטיבות וכו'. משמעות הדבר היא שרואי חשבון לא רק צריכים לבצע התאמה ולהקפיד על מידע שונה, הם גם חייבים לעיתים קרובות לפנות לתהליכים ידניים, המופנים לשגיאות, כדי לוודא שהנתונים נמצאים במבנה עקבי.
- מחסור בחשבונאות אוטומטית: ככל שחברות בגודל בינוני גדלות, כך גם המורכבות של ספריהם, שלא להזכיר את הצורך לאכוף יותר ויותר את הביטחון הארגוני המאתגר ואת המינועיות של תקני הפיקוח. מצמד לתהליכים שכבר קיימים, עסקים רבים מנסים לגבור על פריטים נוספים אלה כמשימות שמבוצעות באופן ידני. לא רק שזה מעלה את הסיכון לשגיאה, הוא גם מגביל את יכולת ההרחבה ואת שילוב הנתונים. ללא הכוח של מערכות ניהול עסקי ERP המופעלות על ידי בינה מלאכותית (AI), עסקים בגודל בינוני יגיעו למסה חשבונאית קריטית, מעבר לכך הם לא יוכלו עוד לצמוח באמצעות תהליכים ידניים.
תהליכים מייעלי עבודה עבור דיווח פיננסי חלק וסגירת חשבונאות
הדוחות והתובנות המסופקים על ידי תהליך הסגירה הפיננסית הם כמה מהחשובים ביותר לצמיחה ולתפעול העסק שלכם - ובכל זאת, בשל המורכבות והפרטים שלהם, הם לרוב בין המפוטרים ביותר בפעילויות תאגידיות. אבל באמצעות תקנון הליכים, פיתוח אסטרטגיות תקשורת טובות ומינוף פתרונות תוכנה חשבונאית רבי עוצמה, עסקים יכולים לפתח להפוך את התהליך להרבה יותר קל והרבה יותר יעיל.
- זהה חוסר יעילות ותהליכי חשבונאות של הטעויות. תוך כדי דיגיטציה ומודרניזציה של הפרקטיקות החשבונאיות שלהם, רבים מהעסקים הטובים ביותר בשוק הבינוני בונים כוח משימה של נציגים מרחבי המחלקות. צוות הכספים נותן להם סט של סיכונים וסוגיות לחפש ואז הממצאים האלה מתאגדים ומוערכים כדי לקבל תחושה טובה מהיכן יש הזדמנויות לשיפור.
תהליך זה בדרך כלל מבטל צווארי בקבוק ועיכובים, אך גם מפנה את תשומת הלב לפעילויות הנעשות עדיין בגיליונות אלקטרוניים ידניים עצמאיים. תהליך זה קובע את השלב לפיתוח SOP ולהשקה של כלי חשבונאות אוטומטיים ומחוברים יותר. - פתח נוהגי ניהול שינויים טובים כדי ליצור ולגלגל פריטי SOP. בעוד שהצוות החשבונאי בסופו של דבר אחראי לסגירה פיננסית חלקה, הם תלויים בכל מחלקה כדי לבצע את זה – החל בעלויות הרכישה של חבילת C וכלה בהוצאות ארוחת הצהריים של צוות המכירות. אם המחלקות צפויות לספק עם מהירות ודיוק, אז הוא נושא משרה על החברה כדי לוודא שכולם ברחבי העסק שרים מאותו גיליון שירים.
בעסקי אמצע השוק הטובים ביותר, זה מתחיל לרוב באסטרטגיית ניהול שינויים טובה כדי לסייע בהעברת החשיבות של סטנדרטיזציה של משימות ופרוטוקולים עבור מי הבעלים של מה ומתי וכיצד הם צריכים להשלים ולשלוח את המשימות הפיננסיות שלהם. וככל שפריטי SOP נוצרים ומתגלגלים, זהו הזמן האידיאלי להציג ולתמוך בשימוש בכלי ניהול פיננסיים חכמים, כגון פתרון ERP. - ליישם ולתמוך בתהליך חשבונאות מתמשך. המשמעות של "חשבונאות מתמשכת" היא שבמקום כל המחלקות הפועלות בפאניקה בת ה-29 בכל חודש, נוצרים תהליכי עבודה לפיזור משימות סגירה פיננסית באופן שווה יותר לאורך כל תקופת הדיווח.
השימוש בכלים פיננסיים אוטומטיים יכול לסייע מאוד לייעל תהליך זה עם דברים כמו יישומים ותבניות ניידים – הכל דרך הענן כדי לאסוף ולשלב נתונים יומיים בין-מחלקתיים בזמן אמת. זה עוזר למנוע את הפאניקה של סוף החודש וגם מעצים את הצוותים לאתר (ולתקן) טעויות מוקדם. לבסוף, כאשר הספרים נשארים עדכניים, עסקים יכולים לבצע "סגירה רכה" בכל תקופה במהלך החודש, כדי למנוע זעזועים או הזדמנויות נקודתיות. - בצע אוטומציה ודיגיטציה לסגירה הפיננסית. עם ERP מבוסס AI המספק פתרונות פיננסיים מבוססי ענן, עסקים בגודל בינוני יכולים להקצות מחדש זמן יקר ערך. במקום להשקיע שעות בביצוע משימות ידניות ולהקשות על נתונים מהותיים, צוותי מימון יכולים להקדיש זמן רב יותר לפעילויות אסטרטגיות ומיומנות שעוזרות לחברות שלהן לצמוח ולצבור במהירות בשוק המשתנה במהירות.
מערכות ענן מספקות לוחות מחוונים בזמן אמת שמאפשרים למנהלים להתאים אישית דוחות ולקבל תובנות עמוקות בכל עת במהלך החודש - מהמכשיר, מהמוקד או מכל מקום. הוא גם מעניק לצוות החשבונאי גישה פתוחה למידע ברחבי העסק, תוך שימוש בכלים המשלבים ומתקננים אוטומטית סטים של נתונים נפרדים ומעניקים להם בסיס פקודות מתוך מטרה לצבור ולנתח נתונים מכל העסק.
- התקבצו יחד אחרי כל סגירה פיננסית. הדבר חשוב במיוחד עבור עסקים בגודל בינוני שצומחים והופכים במהירות את המודלים העסקיים שלהם - במיוחד כאשר הם מנסים ליישם ולהטמין כלים דיגיטליים חדשים ופריטי SOP. כל האתגרים והאפיונים שהלכו ונתקלו בסגירה האחרונה לעולם לא יתבררו במוחה של הקבוצה מאשר יום או יומיים לאחר סיומה.
עסקים רבים מנצלים את נשימת הסיום הרגעית הזו כדי לקבוע פגישות קבועות של תדרוך צמוד, שבו צוותים יכולים ללכת מחוץ לאתר, אולי יש להם ארוחה, ולוקח רגע לנתח ולשתף את הרעיונות שלהם לשיפור וייעול התהליך.
רשימות משימות ואוטומציה מסייעות לשפר את תהליך הסגירה הפיננסית, כפי שמוצג כאן ברשימת אישורים זו.
התחילו עם תוכנת סגירה פיננסית
האגדה מספרת שבזמן ביקור בנאס"א, הנשיא קנדי הגיע עם עורך דין שעבד אל תוך הערב. כשקנדי שאל אותו למה הוא היה שם מאוחר כל כך, האיש ענה: "כי אני עוזר לשים אדם על הירח". בעוד שהסיפור הישן הזה אולי נראה קצת קורני גם היום, המסר שלו בכל זאת נשאר עוצמתי ביותר.
כדי להיות זריזים וחמישים בשווקים הגלובליים המהירים והתחרותיים של היום, עסקים בגודל בינוני חייבים לשאוף להועיל - בכל הצוותים שלהם - תחושה של מטרה משותפת והבנה של יעדי החברה. וזה לא יכול לקרות בקלות במהלך מיכלים פנימיים, תהליכים לא יעילים ותהליכי עבודה ידניים מתאימים לשגיאות. טרנספורמציה דיגיטלית פיננסית לא חייבת להתרחש בן לילה. תחילת העבודה עם כלי הסגירה הפיננסיים הטובים ביותר בענן עשויה להיות קלה יותר ממה שאתה חושב. פנה לספק התוכנה שלך כדי ללמוד עוד על אפשרויות ופתרונות המותאמים אישית לצרכים העסקיים הייחודיים שלך.
פשט את הסגירה
הפיננסית שלך
גלו כיצד מערכת ERP בענן יכולה לסייע בשיפור תהליכי החשבונאות והכספים שלך.
עלון חדשות של SAP Insights
הירשם כמנוי היום
קבל תובנות מרכזיות על-ידי הרשמה כמנוי לעלון החדשות שלנו.