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Ethisches Geschäftsverhalten und Integrität

  • In unserem Compliance-Management-System sind ausführliche Richtlinien und Praktiken für ethisches Geschäftsverhalten beschrieben.
  • Durch Kommunikation und Schulungen stellen wir ein einheitliches Verständnis von Compliance im gesamten Unternehmen sicher.
  • Unser Legal Compliance and Integrity Office erwirkt die Umsetzung unserer Richtlinien und Geschäftsgrundsätze.


Wir stellen sicher, dass wir unser Handeln konzernweit an hohen ethischen Ansprüchen ausrichten. In unseren Richtlinien ist klar geregelt, welche Erwartungen wir an das Verhalten unserer Führungskräfte, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Lieferanten und Partner sowie an zentrale Unternehmensbereiche wie Vertrieb, Lieferantenauswahl und Lohn- und Gehaltsabrechnung stellen. Darüber hinaus schulen wir unsere Mitarbeiter im Hinblick auf die Geschäftsgrundsätze der SAP, die Richtlinien zur Korruptionsbekämpfung, zum Kartellrecht und zu zahlreichen anderen Themen umfassen. Bei Verstößen gegen geltende Bestimmungen und Richtlinien ergreifen wir entsprechende Maßnahmen.

Umfassende und klar verständliche Compliance-Standards

In unserem Compliance-Management-System sind ausführliche Richtlinien und Praktiken für ethisches Geschäftsverhalten beschrieben. Mit dem von der KPMG 2012/2013 geprüften System verfolgen wir folgende Ziele:

  • Fördern einer Unternehmenskultur, die das Einhalten von Richtlinien und Vorschriften begünstigt
  • Definieren von Zielsetzungen
  • Ermitteln und Analysieren von Compliance-Risiken
  • Umsetzen eines Compliance-Programms
  • Schaffen einer für Compliance verantwortlichen Organisation
  • Klares Kommunizieren von Standards
  • Überwachen und Verbessern des Compliance-Management-Systems

Geschäftsgrundsätze für mehr Compliance

Zu unseren vorrangigen Zielen gehört es, ein einheitliches Verständnis von Compliance im gesamten Unternehmen zu entwickeln. Unsere Standards sind in unseren Geschäftsgrundsätzen für Mitarbeiter zusammengefasst, zu deren Einhaltung sich alle Mitarbeiter einschließlich der Mitglieder der Geschäftsführung bei ihrem Eintritt in das Unternehmen verpflichten müssen. Sie geben einen Rahmen für alle weltweiten Standorte vor, werden zugleich jedoch auch in die Landessprache der einzelnen Niederlassungen übersetzt und an lokale Anforderungen angepasst. Derartige Anpassungen müssen stets den Mindestanforderungen des globalen Rahmenwerks entsprechen und können in einigen Fällen sogar strengere Regelungen enthalten. In vielen Ländern müssen sich die Mitarbeiter jedes Jahr erneut zur Einhaltung dieser Geschäftsgrundsätze verpflichten. Wir verstehen diese Geschäftsgrundsätze nicht als bloße Formalität, sondern als gemeinsame Verpflichtung zur Wahrung der Grundwerte unserer Unternehmenskultur.

Die Geschäftsgrundsätze enthalten Richtlinien für das Verhalten unserer Mitarbeiter und Vorstandsmitglieder im geschäftlichen Alltag. Sie gelten als Maßstab für den Umgang mit Kunden, Partnern, Wettbewerbern und Lieferanten, der für alle Mitarbeiter weltweit verbindlich ist. Mit der Umsetzung dieser Richtlinien bekennen wir uns zugleich zum Engagement gegen jede Form von unlauterem Wettbewerb, Korruption und Irreführung. Die Geschäftsgrundsätze werden von unserem Vorstand genehmigt.

Unsere Geschäftsgrundsätze umfassen folgende Regelungen:

  • Verbot jedweder Form von Bestechung und Korruption einschließlich jeglicher Art von „Schmiergeldern“
  • Höchstgrenzen für den Wert von Geschenken und Unterhaltungsveranstaltungen
  • Verpflichtung zu einer vollständigen, angemessenen und korrekten Buchführung
  • Verhalten bei Interessenkonflikten
  • Verpflichtung zur Geheimhaltung von vertraulichen Informationen
  • Verbot von wettbewerbswidrigem Verhalten

Information und Schulung der Mitarbeiter zu Geschäftsgrundsätzen

Alle zwei Jahre müssen alle Mitarbeiter mit Kundenkontakt Online-Schulungen zu den Themen Korruptionsbekämpfung, Wettbewerbsrecht und Kundenbindung absolvieren. 2015 führten wir diese Schulungen auch für weitere Mitarbeitergruppen durch, unter anderem für Mitarbeiter in den Bereichen Global Corporate Affairs und Global Marketing.  Insgesamt absolvierten 1.103 Mitarbeiter aus der Abteilung Global Marketing und 145 Mitarbeiter aus der Organisation Global Corporate Affairs die Online-Schulung, die in neun Sprachen verfügbar ist. Darüber hinaus nahmen 20.213 Mitarbeiter aus dem Bereich Products & Innovation an einer Online-Schulung teil, in der die Governance-Prozesse im Zusammenhang mit Entwicklungszusagen an Kunden aufgezeigt wurden. Auch zum Thema geistiges Eigentum, insbesondere zum Schutz der geistigen Eigentumsrechte der SAP sowie der Rechte Dritter, führten wir erneut Online-Schulungen durch. Diese wurden von 2.401 Mitarbeitern absolviert. In allen Online-Schulungen wird das erworbene Wissen mithilfe von Tests überprüft. Das Legal Compliance and Integrity Office führte außerdem 106 Präsenzschulungen mit 2.633 Teilnehmern durch. 54.507 Mitarbeiter wurden eingeladen, einen Online-Kurs zum Thema Geschäftsgrundsätze für Mitarbeiter zu besuchen. Davon nahmen 52.588 dieses Angebot wahr und schlossen den Kurs erfolgreich ab. Durch die Zusammenarbeit mit den Onboarding-Teams der Personalabteilung möchten wir sicherstellen, dass neue Mitarbeiter in den Einführungsveranstaltungen auch allgemeine Informationen zur Einhaltung der für sie relevanten Richtlinien erhalten. 6.302 neu eingestellte Mitarbeiter nahmen 2015 an diesen Veranstaltungen teil.

Im Rahmen einer 2015 ins Leben gerufenen Kampagne möchten wir alle Mitarbeiter vierteljährlich mit einem Newsletter über wichtige Compliance-Themen informieren. Neben allgemeinen Informationen und einem Überblick über aktuelle Fälle, über die auch in der Presse berichtet wird, stellen wir in diesem Newsletter eine Beispielsituation vor, mit der sich die Mitarbeiter auseinandersetzen sollen. Ebenfalls darin enthalten sind Links zu Informationen rund um das Thema Compliance, beispielsweise zu unserem Tool für anonyme Whistleblower-Meldungen, zum Legal Compliance and Integrity Office, zur internen Revision und zu den globalen Richtlinien der SAP.  Darüber hinaus führen wir in unserem Intranet regelmäßig Umfragen zu Compliance-Fragen durch. Basierend auf einer neu aufgenommenen Frage in unserer Mitarbeiterbefragung in 2015 fühlten sich 73 % der befragten Mitarbeiter ermutigt, Situationen und Vorfälle zu melden, die zu strafrechtlichen Konsequenzen für einzelne Personen oder die SAP führen könnten. 2016 werden wir die Antworten auf diese Frage mit den Ergebnissen anderer Unternehmen vergleichen, die ihre Mitarbeiter ebenfalls zu diesem Thema befragten. 

Zusätzlich zu diesen Schulungen stellen wir sicher, dass wir unsere Mitarbeiter auch durch andere Maßnahmen für unsere Antikorruptionspolitik und unsere Standards zur Bestechungsbekämpfung sensibilisieren:

  • Informationskampagnen des Legal Compliance and Integrity Office
  • E-Mails der lokalen Manager an die jeweiligen Konzerngesellschaften
  • Bei Bedarf Bereitstellung lokaler Geschäftsgrundsätze in der Landessprache
  • Veröffentlichung aller globalen Richtlinien und zusätzlicher Informationen im Intranet der SAP

Im Rahmen der neuen globalen Sicherheitsrichtlinien von SAP (SAP Global Security Policy) wurde im November 2015 die Pflichtschulung „Information Security Fundamentals“ eingeführt, in der grundlegende Aspekte der Informationssicherheit behandelt werden.

Klare Vorgaben für unsere geschäftlichen Aktivitäten

Neben den Geschäftsgrundsätzen für unsere Mitarbeiter haben wir noch weitere Richtlinien für bestimmte Geschäftsbereiche und geschäftliche Aktivitäten formuliert, darunter:

  • Bestimmungen für die Ernennung und Vergütung von externen Vertriebsvermittlern: Alle externen Vertriebsvermittler, Berater oder sonstige Dritte, die unser Unternehmen im Zusammenhang mit einer Geschäftsmöglichkeit unterstützen, sind zur Unterzeichnung eines Vertrags mit verbindlichen Bestimmungen zur Korruptionsbekämpfung und zu anderen Themen verpflichtet. Vor der Erbringung der Leistungen aus einem Vertrag mit einem externen Vertriebsmitarbeiter müssen dessen Integrität geprüft und alle internen Genehmigungsprozesse durchlaufen werden.
  • SAP-Verhaltenskodex für Partner: Dieser Kodex beschreibt die Erwartungen der SAP im Hinblick auf ein ethisches Geschäftsverhalten der Partner. Neue Partner müssen sich vor ihrer Zusammenarbeit mit SAP zur Einhaltung des SAP-Verhaltenskodex für Partner verpflichten.
  • SAP-Verhaltenskodex für Lieferanten: Dieser Kodex beschreibt die Erwartungen der SAP in Bezug auf das Verhalten ihrer Lieferanten und Anbieter.
  • Richtlinien für Corporate Social Responsibility (CSR): Diese Richtlinien enthalten Bestimmungen zu Spenden im Rahmen unseres CSR-Programms. Darin ist geregelt, dass wohltätige Spenden nicht für unangemessene Zwecke wie Bestechung verwendet werden dürfen. Das CSR-Team prüft alle Spenden, die im Rahmen dieses Programms getätigt werden, und untersucht außerdem die Rechtmäßigkeit der wohltätigen Organisationen, die die Spenden empfangen. Spenden, die nicht vom CSR-Team unterstützt werden, müssen nach einem speziellen Verfahren vom Legal Compliance and Integrity Office genehmigt werden, das die Spenden im Hinblick auf die Compliance prüft.
  • Globale Richtlinien für den Schutz geistigen Eigentums: Diese Richtlinien beinhalten verschiedene Verhaltensregeln, die alle SAP-Mitarbeiter weltweit zur Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften zum Schutz geistigen Eigentums verpflichten.
  • Richtlinien für die konzernweite Bilanzierung und Umsatzrealisierung: Detaillierte Beschreibung aller IFRS-Bilanzierungsfragen über die gesamte SAP.
  • Funktionstrennung: Der Grundsatz der Funktionstrennung gilt für alle IT-Prozesse.

Weitere Richt- und Leitlinien zur Nachhaltigkeit fallen in den Zuständigkeitsbereich unserer Nachhaltigkeitsorganisation und können unter Unsere Nachhaltigkeitsleitlinien  abgerufen werden.

Risikoanalyse

Wir untersuchen kontinuierlich alle Geschäftsbereiche und Geschäftsvorgänge im Hinblick auf mögliche Bestechungs- oder Korruptionsrisiken. So erfassen wir beispielsweise jedes Jahr quantitative Daten zu den einzelnen Tochtergesellschaften mit Mitarbeitern und Umsätzen (für 96 Konzerngesellschaften der SAP in 67 Ländern). Diese Daten beinhalten Informationen zur Höhe der Umsätze, zur Anzahl der Mitarbeiter, zum Prozentsatz des Geschäftsanteils aus dem öffentlichen Sektor, zur Anzahl der Betrugsvorwürfe und Betrugsfälle, zu relevanten Gesetzesänderungen oder -neuerungen und andere quantitative Informationen. Anhand dieser Informationen nehmen wir eine Risikoeinstufung der einzelnen Länder vor. Bei der Überwachung unserer Prozesse arbeitet das Legal Compliance and Integrity Office eng mit unserer Organisation Global Governance, Risk and Compliance zusammen. Gemeinsam werden Bereiche bestimmt, in denen eine Risikobewertung erforderlich ist, und entsprechende Maßnahmen für festgestellte Risiken ergriffen. 2015 führte die Organisation Global Governance, Risk and Compliance eine Befragung verschiedener Anspruchsgruppen durch, deren Ergebnisse in eine szenariobasierte Risikobewertung einfließen sollen. Diese wird Anfang 2016 in allen Ländern, in denen die SAP vertreten ist, eingeführt.

Risiken im Hinblick auf Compliance sehen wir uns primär in den Bereichen Korruption, Kartellrecht, Exportkontrollen und geistiges Eigentum ausgesetzt (weitere Informationen finden Sie in unserem Risikobericht). Unsere umfassenden Risikobewertungen ermöglichen es uns, ein allgemeines Risikoprofil für die einzelnen Konzerngesellschaften zu erstellen. Durch die Analyse der erfassten quantitativen Daten sind wir außerdem in der Lage, die Länder zu bestimmen, in denen wir gezielte Maßnahmen zur Risikominderung ergreifen müssen.

Umsetzung unserer Richtlinien durch das Legal Compliance and Integrity Office

Die Geschäftsgrundsätze für Mitarbeiter und die damit zusammenhängenden Richtlinien sowie das Programm zur Korruptionsbekämpfung fallen in den Zuständigkeitsbereich des Legal Compliance and Integrity Office. Seit dem 1. Januar 2015 berichtet der Chief Compliance Officer direkt an den Finanzvorstand der SAP. Diese direkte Berichtslinie wurde eingerichtet, da die Maßnahmen zur Durchsetzung von Vorschriften im Hightech-Sektor in den vergangenen Jahren verschärft wurden und sich die Betrugs- und Korruptionsfälle in der Geschäftswelt ständig wandeln. Infolgedessen müssen wir auch unsere Compliance-Methode ständig aktualisieren, um neue Best Practices zu berücksichtigen, die für die Geschäftstätigkeit unseres Unternehmens relevant sind. Das Legal Compliance and Integrity Office setzt sich aus Global Compliance Officers in unserer Firmenzentrale und in unseren wichtigsten Märkten zusammen (vor allem dort, wo lokale Anforderungen hinsichtlich Sprache erfüllt werden müssen). Darüber hinaus gibt es sogenannte Local Compliance Officers für die einzelnen Konzerngesellschaften, die Vorfälle untersuchen und bei Bedarf zur Klärung an die Global Compliance Officers weiterleiten.

Der Chief Global Compliance Officer berichtet regelmäßig an den Finanzvorstand und an den Gesamtvorstand sowie mindestens einmal jährlich an den Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats. Schwerwiegende Bestechungs- und Korruptionsfälle werden dem Vorstand und dem Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats umgehend gemeldet. Durch die Berichterstattung an diese Instanzen sind wir in der Lage, unser Antikorruptionsprogramm laufend zu überwachen und zu verbessern.

Wir fördern die unternehmensweite Compliance außerdem, indem wir uns zu folgenden Grundsätzen verpflichten:

  • Mitarbeiter, die das Zahlen von Bestechungsgeldern verweigern, werden unter keinen Umständen herabgestuft, bestraft oder mit sonstigen negativen Konsequenzen konfrontiert, selbst wenn die SAP aufgrund der Verweigerung Geschäftsmöglichkeiten nicht wahrnehmen kann.
  • Mitarbeiter aller Unternehmensebenen sind verpflichtet, sich bei Interessenkonflikten an das Legal Compliance and Integrity Office zu wenden. 2015 führten wir im Rahmen von Pilotprojekten entsprechende Self-Services für Mitarbeiter in Deutschland und den USA ein. Eine Einführung in weiteren Ländern ist geplant.

Das Legal Compliance and Integrity Office fordert die Mitarbeiter außerdem auf, im Rahmen ihrer jährlichen Verpflichtung zur Einhaltung unserer Geschäftsgrundsätze auf mögliche Konflikte hinzuweisen. Das Global Compliance Office geht diesen Hinweisen nach, und formuliert gegebenenfalls Verhaltensregeln für den konkreten Fall oder ergreift Maßnahmen zur Lösung des Konflikts.

Prozesse für die Meldung von Vorfällen und Gegenmaßnahmen

Ist ein Mitarbeiter der Ansicht, dass gegen die Geschäftsgrundsätze der SAP verstoßen wurde, oder benötigt er Rat zu einer bestimmten Situation, gibt es verschiedene Möglichkeiten für die Meldung des Vorfalls an das Legal Compliance and Integrity Office:

  • eine spezielle Telefonhotline (weitere Informationen finden Sie auf unserer öffentlichen Website sap.com unter Corporate Governance – Corporate-Governance-Grundlagen)
  • eine E-Mail an das Legal Compliance and Integrity Office
  • Kontaktaufnahme mit den Local beziehungsweise Global Compliance Officers (telefonisch oder per E-Mail)
  • Whistleblower-Meldungen, die insbesondere in den Bereichen Rechnungslegung und Abschlussprüfung eingesetzt werden und anonym erfolgen

Informationen zu diesen Möglichkeiten, Vorfälle zu melden, stehen im Intranet der SAP zur Verfügung. Neue Mitarbeiter werden im Rahmen des Einstellungsprozesses über diese Möglichkeiten informiert. Externe Stakeholder finden auf unserer Website Informationen zu unserer Helpline. Auch im SAP-Verhaltenskodex für Partner und im SAP-Verhaltenskodex für Lieferanten werden die Wege beschrieben, über die solche Vorfälle gemeldet werden können. Die meisten dieser Systeme zur Meldung von Vorfällen stehen rund um die Uhr zur Verfügung, und im Falle einer Untersuchung werden Meldungen so vertraulich wie möglich behandelt (Meldungen über das Whistleblower-Tool können anonym erfolgen). Alle Meldungen werden unabhängig davon, auf welche Weise sie erfolgen, untersucht, und bei Bedarf werden geeignete Maßnahmen ergriffen.

Bei nachgewiesenen Korruptionsvorfällen ergreifen wir folgende Maßnahmen:

  • schriftliche Abmahnung (zum Beispiel in Fällen, in denen Richtlinien verletzt wurden, aber es nicht klar ist, ob ein tatsächlicher Fall von Korruption vorliegt)
  • Kündigung

Ein ehemaliger Vertriebsleiter der SAP International, Inc., bekannte sich des Verstoßes gegen den Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) schuldig und wurde zu einer Haftstrafe verurteilt. SAP beendete das Beschäftigungsverhältnis im April 2014, nachdem sein Fehlverhalten aufgedeckt wurde. Das US-Justizministerium sah von einer Strafanzeige gegen die SAP ab. Die US-amerikanische Börsenaufsicht Securities and Exchange Commission (SEC) reichte eine Unterlassungsklage wegen eines Verstoßes gegen den Securities Exchange Act von 1934 im Hinblick auf die Buchführung und die interne Kontrolle ein. Zur Beilegung der Angelegenheit erklärte sich die SAP bereit, die im Zusammenhang mit den unangemessenen Transaktionen erwirtschafteten Umsätze in Höhe von 3,7 Mio. US$ sowie die darauf anfallenden Zinsen zu erstatten. Die Einigung der SAP mit der SEC sieht keine Geldstrafe oder Anklage wegen Bestechung gegen das Unternehmen vor.

Kollektivmaßnahmen zur Korruptions-bekämpfung

Die SAP ist Mitglied von Transparency International Deutschland e.V., einer gemeinnützigen und politisch unabhängigen Organisation, die sich der Bekämpfung von Korruption in Politik und Wirtschaft verschrieben hat. Wir engagieren uns außerdem in der Initiative Alliance for Integrity (AfIn), in der sich verschiedene Interessengruppen aus der Wirtschaft für mehr Integrität im Wirtschaftssystem und die Schaffung von Rahmenbedingungen einsetzen, die ein gesetzeskonformes und korrektes Geschäftsverhalten fördern. Die Initiative wurde von einer Reihe von internationalen Konzernen, Wirtschaftsverbänden, dem deutschen Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ), der Deutschen Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ), dem Deutschen Global Compact Netzwerk und der gemeinnützigen Entwicklungsorganisation sequa ins Leben gerufen. Sie hat es sich zum Ziel gesetzt, Kollektivmaßnahmen zur Korruptionsbekämpfung direkt in den Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen umzusetzen.

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