Mi a szállítómeghatározás?

A beszerzés alapvető céljai soha nem változtak igazán: Találjon megbízható beszállítókat, akik gyorsan, jó áron tudnak szállítani. De a mai világ percekre egyre összetettebbé válik. A modern digitális megoldások példátlan sebességet, intelt és láthatóságot tesznek lehetővé. Ez segít vállalkozása jobb irányításában, de azt is jelenti, hogy a verseny minden eddiginél élesebb, és az ügyfeleknek több választási lehetőségük van, mint bármikor a történelemben.

A vállalatnak a fenntarthatóság, az etikus szállítómeghatározás és a kiszámíthatatlan globális és környezeti események terén is egyre sziklás környezetben kell eligazodnia. A globális ellátási lánc egyik legkorábbi láncszemeként a beszerzés nagyszerű példával szolgálhat arra, hogy a következetes gyakorlatok és az integrált digitális megoldások hogyan segíthetnek a költségek csökkentésében, a ciklusok felgyorsításában és a teljesítmény növelésében.

Beszerzésiforrás-meghatározás és -jelentés

A szállítómeghatározás lényege az olyan beszállítók megtalálása, értékelése és beléptetése, akik a legjobb árukat és szolgáltatásokat kínálhatják a legjobb feltételekkel az Ön vállalkozása számára. Hatással van a költségekre, a minőségre és a termékek vagy szolgáltatások rendelkezésre állására. A megbízható és költséghatékony beszállítók biztosításával biztosíthatja az anyagok folyamatos áramlását, hogy műveletei ne csak zökkenőmentesen működjenek, hanem az ügyfelek gyors tempójú igényeinek is megfeleljenek.

Az ellátási lánc kezelésének előzetes lépéseként a szállítómeghatározás magában foglalja a szállítói képességek értékelését, a tárgyalási feltételeket és árakat, valamint a kapcsolatok kezelését a minőségi áruk és szolgáltatások folyamatos ellátásának biztosítása érdekében. Ez közvetlenül befolyásolja a gyártási költségeket és a termékek megfizethetőségét – és ha ez helyes, megtakarításhoz, jobb minőséghez, valamint jobb logisztikai lánc rugalmassághoz és agilitáshoz vezet. Ezenkívül a szállítómeghatározási döntések döntő fontosságúak a fenntartható és etikus gyakorlatok betartása szempontjából, ami szintén segít a pozitív márkaképek kialakításában és fenntartásában.

Szállítómeghatározás vs. beszerzés: Mi a különbség?

A beszerzésiforrás-meghatározást és a beszerzést gyakran egymással felváltva használják, de valójában a logisztikailánc-kezelési folyamat különböző részeire vonatkoznak. A beszerzésiforrás-meghatározás valójában a beszerzési folyamat korai szakasza. A beszerzési szerephez kapcsolódó kellő gondosság és szigorúság óriási értéket képvisel a beszerzésben, és további bizalmi réteget és stratégiát kínál későbbi akvizíciós tevékenységeik támogatására. Így illeszkedik egymáshoz a beszerzésiforrás-meghatározás és a beszerzés:

• A szállítómeghatározás a beszállítók azonosítására, értékelésére és arra összpontosít, hogy árukat és szolgáltatásokat nyújtsanak. Ez magában foglalja a piackutatást, a szállítómeghatározási események lebonyolítását és a kedvező szerződési feltételek megtárgyalását – segítve Önt abban, hogy rugalmas ellátási láncot építsen ki, és nagyszerű kapcsolatokat biztosítson a szállítókkal.
• A beszerzés magában foglalja az áruk és szolgáltatások beszerzésének teljes folyamatát, a korai igényfelismeréstől a szállítói fizetésig. Olyan lépéseket tartalmaz, mint az igények felismerése, áruk és szolgáltatások igénylése, kérelmek ellenőrzése és jóváhagyása, megrendelések létrehozása, áruk fogadása és fizetések feldolgozása.

Különböző beszerzésiforrás-meghatározások a logisztikailánc-kezelésben

A valóságban napjaink legtöbb vállalkozása különböző beszerzési modellek kombinációját használja, hogy megfeleljen az egyre összetettebb lehetőségeknek és kihívásoknak. Íme néhány a leggyakoribbak közül:

Kiszervezés

Szerződések külső beszállítókkal (nem belső csapatokkal) meghatározott feladatok elvégzésére. Ez a modell csökkentheti a költségeket, hozzáférhet a speciális készségekhez, és növelheti a rugalmasságot.

Beszerzés alatt

Belső erőforrásokat használ a feladatok elvégzésére ahelyett, hogy szerződésbe foglalná őket, nagyobb ellenőrzést biztosítva a folyamatok és a minőség felett.

Közelebbről beszerz.

A beszerzési tevékenységeket közelebb helyezi a piachoz, ahol a termékeket értékesítik, csökkenti a szállítási költségeket, javítja a kommunikációt és lerövidíti a szállítási időt.

Globális beszerzés

Különböző országokból szerez be árukat és szolgáltatásokat, gyakran elektronikus adatcserével (EDI), lehetővé téve a vállalkozások számára az alacsonyabb termelési költségek és az új piacokhoz való hozzáférés előnyeit.

Egyedi beszerzés

Egy szállítót választ ki az összes szükséges anyaghoz, áruhoz vagy szolgáltatáshoz, megerősítve a beszállítói kapcsolatokat és a tárgyalási pozíciót.

Rögzített szolgáltatási műveletek

Más országokban 100 %-os tulajdonban lévő leányvállalatokat vagy létesítményeket hoz létre az üzleti funkciók kezelésére.

Vegyesvállalatok

Együttműködést folytat egy másik szervezettel az erőforrások, a szakértelem és a kockázatok megosztása érdekében a szállítómeghatározási tevékenységekben.

Mi a stratégiai beszerzésiforrás-meghatározás?

A stratégiai szállítómeghatározás egy módszeres, adatvezérelt megközelítés, amely kiértékeli és folyamatosan újraértékeli a tevékenységeit, hogy igazodjon a hosszú távú célokhoz. A hagyományos beszerzésiforrás-meghatározással ellentétben, amely gyakran elsősorban a költségekre és a gyorsaságra összpontosít, a stratégiai beszerzés a tényezők szélesebb körét veszi figyelembe, beleértve a beszállítói minőséget, a megbízhatóságot, a fenntarthatóságot és a hosszú távú partnerségeket. Ez a megközelítés segít a legjobb árak biztosításában, erős szállítói kapcsolatok kiépítésében és a logisztikai lánc hatékonyságának növelésében.

A stratégiai beszerzésiforrás-meghatározás fő összetevői a következők:

• Kiadáselemzés: A szervezet kiadásainak értékelése és elemzése a költségmegtakarítási lehetőségek és a fejlesztendő területek azonosítása érdekében.
• Beszállítóértékelés: A potenciális beszállítók értékelése képességeik, megbízhatóságuk és a szervezet értékeihez és célkitűzéseihez való igazodás alapján.
• Szállítói kapcsolatkezelés (SRM): Erős kapcsolatok kiépítése és fenntartása a szállítókkal a hosszú távú együttműködés és a kölcsönös előnyök biztosítása érdekében.
• Piackutatás: Alapos kutatások végzése a piaci trendek, a beszállítói környezetek és a versenydinamika megértése érdekében.
• Kockázatkezelés: Az ellátási lánc olyan zavarainak azonosítása és enyhítése, mint a geopolitikai instabilitás, a beszállító fizetésképtelensége, természeti katasztrófák és a készletellenőrzéssel kapcsolatos kockázatok.
• Integráció a teljes logisztikai láncban: Üzleti megoldásokat átfogó integráció a kapcsolódó operatív területek társtájékoztatásának biztosítása érdekében. Például az anyagszükséglet-tervezési (MRP) rendszerekkel való integráció a szállítói tevékenység és a készletszintek és az ütemezés összekapcsolása érdekében.

Felelős beszerzésiforrás-meghatározás

A felelős beszerzés magában foglalja az etikai, társadalmi és környezetvédelmi megfontolások beépítését a beszerzési döntésekbe. Ez olyan beszállítók kiválasztását jelenti, amelyek megfelelnek a tisztességes munkaügyi gyakorlatoknak, a környezeti fenntarthatóságnak és az etikus üzleti magatartásnak. A cél annak biztosítása, hogy a beszerzési tevékenységek pozitívan járuljanak hozzá a minket körülvevő világhoz, és igazodjanak a vállalati társadalmi felelősségvállalás (CSR) tágabb célkitűzéseihez. És mivel napjaink ügyfelei és befektetői nagyobb átláthatóságot és felelősségteljesebb üzleti gyakorlatokat várnak el, a fenntartható beszerzést és etikát előnyben részesítő vállalatok növelhetik márkaképét, ügyfélhűséget építhetnek ki és mérsékelhetik a kockázatokat.

Hatás - szállítómeghatározás

A hatásbeszerzés egy társadalmilag felelős beszerzési stratégia, amelynek célja, hogy foglalkoztatási lehetőségeket biztosítson a hátrányos helyzetű közösségekből vagy háttérből származóknak. Célja, hogy pozitív társadalmi és gazdasági hatásokat érjen el azáltal, hogy fenntartható munkát kínál azoknak, akik valószínűleg nem fértek hozzá a hagyományos foglalkoztatási csatornákhoz. Ez jellemzően azt jelenti, hogy a már meglévő és az új munkahelyeket hozzáférhetőbbé kell tenni a marginalizált vagy különböző státuszú jelöltek számára, és képzési programokat kell kínálni a hosszú távú készségek és lehetőségek kiépítéséhez. A stratégiával és gondossággal végzett munka hozzájárulhat egy összetartóbb és lojálisabb munkaerő felépítéséhez – növelve a megtartást, az értéket és a tartós közösségi hatást.

Három fő szállítómeghatározási modell

A beszerzési modell határozza meg a szállítómeghatározási folyamatban való részvétel, ellenőrzés és kockázat szintjét. Az Ön vállalkozásának jellegétől és termékskálájától függően ezeknek a modelleknek az egyike (vagy mindegyike) az Ön számára működőképes lehet.

Közvetlen szállítómeghatározás

Magában foglalja az áruk és szolgáltatások közvetítés nélküli közvetlen beszerzését a gyártóktól. Ez a modell nagyobb ellenőrzést biztosít a termékek minősége és költsége felett, és gyakran erősebb beszállítói kapcsolatokat eredményez.

Közvetett beszerzés

Áruk és szolgáltatások beszerzése közvetítőkön, például forgalmazókon, nagykereskedőkön vagy ügynökökön keresztül. Ez a modell a termékek és szolgáltatások szélesebb köréhez nyújthat hozzáférést, de a köztes árrések miatt magasabb költségekkel járhat.

Hibrid szállítómeghatározás

A közvetlen és közvetett beszerzésiforrás-meghatározás elemeit kombinálja. Ezt a modellt gyakran használják kritikus vagy nagy volumenű tételekhez a költségek és a minőség ellenőrzése érdekében, miközben közvetett beszerzést alkalmaznak a kevésbé kritikus vagy kisebb volumenű tételekhez, hogy kihasználhassák a közvetítők szakértelmét és a szélesebb termékskálát.

A beszerzésiforrás-meghatározási folyamat legfontosabb lépései

Minden vállalat egyedi, így nincs „cookie cutter” beszerzési folyamat. A legjobb gyakorlatok azonban általában tartalmazzák az alábbi lépések többségét:

• Szállítómeghatározási igények felmérése: Használja a tapasztalatokat és az adatvezérelt intel-t, hogy segítsen meghatározni a vállalat sajátos igényeit és szükségleteit, beleértve a szükséges termékeket vagy szolgáltatásokat, a mennyiséget és a szállítási határidőket. Ez a lépés határozza meg a szállítómeghatározási tevékenységek terjedelmét és célkitűzéseit.
• Azonosítsa a potenciális beszállítókat: Végezzen piackutatást, hogy megtalálja azokat a beszállítókat, akik megfelelnek az Ön követelményeinek. Fontolja meg az olyan tényezőket, mint a szállító hírneve, a pénzügyi stabilitás és a szállítási kapacitás. A kiválasztási feltételek számszerűsítése segíthet a folyamat egyszerűsítésében.
• Ajánlatkérések (RFP-k) kibocsátása: Szabványosított ajánlatkérések kibocsátása a potenciális beszállítók számára, a követelmények, határidők és értékelési kritériumok részletezése. Ez lehetővé teszi a szállítók számára, hogy a legrelevánsabb javaslatokat nyújtsák be arra vonatkozóan, hogy pontosan hogyan tudják kielégíteni az Ön igényeit.
• Ajánlatkérések értékelése: A beérkezett ajánlatok kiértékelése és szűkített listára helyezése a feltételeknek megfelelően. Az e-beszerzési platformok használata egyszerűsítheti ezt a folyamatot a digitális beadványok és elemzések támogatásával – a gyorsabb kommunikáció és a hatékonyabb döntéshozatal érdekében.
• Szerződések tárgyalása: Részletes (és aprólékosan dokumentált) tárgyalásokat folytathat szűkített listás beszállítókkal a szerződési feltételek véglegesítése érdekében. Ez a folyamat az olyan nagy tényezőkre fog összpontosítani, mint az árképzés, a szállítási tervek és a fizetési feltételek. Ugyanakkor figyelembe kell vennie az átláthatóság és az elszámoltathatóság iránti írásbeli kötelezettségvállalásokat is.
• Szerződések végrehajtása: A kiválasztott szállítóval kötött megállapodás megalkotása jogilag kötelező érvényű szerződéses dokumentumon keresztül. Ez hivatalosan elindítja a beszállítói kapcsolatot, és magától értetődik, hogy ehhez a lépéshez meg kell szereznie a megfelelő jogi tanácsadót.
• Teljesítmény figyelése: Rendszeres auditok, ellenőrzések és visszajelzések segítségével folyamatosan nyomon követheti a beszállító teljesítményét, hogy biztosan megfeleljenek az elfogadott normáknak. A legjobb eredmény érdekében gyorsan kezelje a problémákat, és tartsa fenn az erős, következetes – de tiszteletteljes – álláspontot.

A hatékony beszerzés előnyei

Mivel napjainkban a verseny és az ügyfélválasztás jelenti azt, hogy minden lehetőséget ki kell használni a megtakarítások, a hatékonyság, valamint a nagyobb láthatóság és integráció érdekében.

• Költségmegtakarítás: A stratégiai beszerzési stratégiákat betartó vállalatokról bebizonyosodott, hogy több mint 8%-ot takarítanak meg az éves beszerzési költségeiken azáltal, hogy adatvezérelt megoldásokat használnak, és elkötelezték magukat a beszerzési műveleteik holisztikus elemzése mellett.
• Termékminőség: A történelemben még soha nem volt több eladó közül választani. A verseny kiélezett, és a jó beszerzés segíthet abban, hogy minőségi termékeket és szolgáltatásokat zárjon be a beszállítóktól. Az ügyfelektől kapott minőségi visszajelzések a jobb kategóriakezelést is támogathatják, a beszállítói teljesítményre összpontosítva az áruk nagyon meghatározott kategóriáira.
• Az ellátási lánc kiszámíthatósága és ellenálló képessége: Ha a világjárvány bármit megtanított nekünk, az az ellátási láncok sebezhetősége. Ha a szállító összekapcsolja az ellátási láncot erős és megbízható, vállalkozása erőteljesebb.
• Csökkentett kockázatok: A természeti katasztrófáktól a politikáig minden hatással lehet a keresletre és a kínálatra. A jó beszerzés segít a kockázatok széles skálájára való gyors felkészülésben és reagálásban. Továbbá a közelmúltbeli statisztikák azt mutatják, hogy a szerződésalapú és katalógusalapú számlákat használó vállalatok 60%-kal magasabb arányban kezelik a beszállítói megfelelőséget.
• Márkaarculat és hűség: A mai üzleti világban a siker elnyerhető vagy elveszíthető hírneved és arculatod erejével. Az átlátható beszállítói kapcsolatok és a változatlan beszerzési szabványok segíthetnek megvédeni és népszerűsíteni a márkát.

Szállítómeghatározási kihívások

Akár tetszik, akár nem, az Ön vállalkozása rendkívül megbízható beszállítóktól függ. És ezzel a függőséggel kihívásokkal és akadályokkal kell szembenéznünk:

• Hosszú beszerzési/szállítói beléptetési folyamatok: Hagyományosan a háttérkutatás, az értékelések és a jóváhagyások késleltették a beszerzést. A beléptetés szabványosított eljárásokkal és modern felhőtechnológiával történő egyszerűsítése segíthet ezeknek a lassulásoknak a csökkentésében.
• Az áruk minőségének csökkenése: Különösen a globális beszállítókkal, még a megbízható partnereket is hirtelen ki lehet vásárolni vagy át lehet alakítani, mielőtt megismerné. A valós idejű beszállítói láthatóságot biztosító felhőalapú megoldások segíthetnek csökkenteni a meglepetéseket.
• Szerződéses kockázatok: A kellő gondosság elhanyagolásából eredő kockázatok minimalizálása érdekében napjaink szállítómeghatározási csapatai testre szabható sablonokat, automatizált munkafolyamatokat, részletes auditnaplókat és a belső szerződéskezelés érdekelt feleivel való egyszerű együttműködés képességét keresik.
• Beszállítói túlzott függőség: aranyos, ha olyan beszállítója van, akiben megbízhat, és amelytől függhet. De váratlan zavarok történnek. Tehát igen, légy lojális a bevált partnereidhez, de mindig van néhány átvilágított váltakozása, akik a szárnyakban várakoznak.
• Gyenge beszállítói kapcsolatok: Mint minden emberi kapcsolatban, az elégedettség is rossz dolog. A következetes kommunikáció és az egyszerűsített beszállítói kapcsolati stratégiák és megoldások elengedhetetlenek az elvárások kezeléséhez és a partnerségek megerősítéséhez – a jó teljesítmény jutalmazásához, valamint a potenciális problémák megoldásához, mielőtt azok bekövetkeznének.

Sikeres beszerzési stratégia beállítása

A sikeres beszerzési stratégia meghatározása kulcsfontosságú a beszerzési folyamat optimalizálása és a hosszú távú üzleti célok elérése szempontjából. A hatékony beszerzési stratégia kidolgozásának legfontosabb lépései a következők:

• Célok meghatározása: Konkrét célok és fő teljesítménymutatók (KPI-k) meghatározása a szállítómeghatározási stratégiához. Tartalmazza az olyan nyilvánvalókat, mint a költségcsökkentés és a beszállítói teljesítmény. De mindenképpen ösztönözze és jutalmazza az olyan célokat, mint a csapatvezetés és az innováció.
• Aktuális és múltbeli beszerzési tevékenységek elemzése: A mai MI alapú analitikai és adatkezelési eszközök lehetővé teszik, hogy a valós idejű és a történeti adathalmazokat is egyesítse testreszabott jelentésekben. És ne felejtsd el megkérdezni a csapataidat a földön. A legjobb elemzések a gyártási területről származhatnak, nem pedig a legfelső szintről.
• Hozd be a piackutatást és a versenytársak adatait: Az információ hatalom. Tegye a „kutatást” középpontba. Fedezze fel versenytársai weboldalait és médiáját. Hallgassa meg ügyfeleit. És kövesse a híreket a szektorban és a világban. Még ugyanazokat az AI-alapú analitikai eszközöket is használhatja, amelyeket a saját adatain használ, hogy betekintést nyújtson a külső piackutatási megállapításokba.
• Rendszeres auditok és teljesítményfigyelés: Ha nem volt szigorú szándéka arra, hogy a régóta működő beszállítóit folyamatos teljesítmény-monitoringra és rendszeres auditokra bízza, úgy érezheti, hogy ez hirtelen nem fog megtörténni. De ez egy alapvető lépés a folyamatban. Itt lehet segíteni hosszú távon a következetes SRM stratégia bevezetésében a kezdetektől fogva.

Mit kell keresni a beszerzési szoftverben?

Szállítómeghatározási szoftver kiválasztásakor gondoskodjon arról, hogy az megfeleljen a szervezet igényeinek, és hatékonyan támogassa a szállítómeghatározási folyamatot. Íme néhány kulcsfontosságú funkció és képesség, amelyre rákereshet:

• Felhőalapú bevezetés: Olyan felhőalapú megoldás választása, amely skálázhatóságot, rugalmasságot és távoli hozzáférést kínál.
• Folyamatkezelési munkafolyamatok: Biztosítsa, hogy a szoftver hatékony munkafolyamatokat biztosítson a különböző szállítómeghatározási tevékenységek automatizálásához és egyszerűsítéséhez, beleértve a beszállítók beléptetését és minősítését.
• Az ellátási lánc átfogó elemzése: A szoftvernek 360 fokos képet kell nyújtania az ellátási lánc tevékenységeiről, jobb döntéshozatalt és kockázatkezelést kell nyújtania, és zökkenőmentesen integrálnia kell a meglévő ERP és vállalatirányítási rendszerekkel.
• Költségkezelési eszközök: olyan funkciók keresése, amelyek támogatják a részletes költséglebontás-elemzést és a bekerülési összköltségek kiszámítását a globális szállítómeghatározáshoz, beleértve a logisztikát, az importvámokat és az adókat.
• Együttműködési és kommunikációs eszközök: A beszerzési megoldásoknak olyan eszközöket kell biztosítaniuk, amelyek támogatják a beszállítókkal való együttműködést minden dokumentációban, jelentéskészítésben, megfelelőségben stb.
• Fejlett elemzések és beszámolók: Alapvető fontosságú, hogy valós időben kövesse nyomon a teljesítményt, azonosítsa a trendeket, és egyetlen platformon kezelje a fenntarthatóságot és a hatékonyságot.

Továbbiak olvasása