Humánerőforrás-információs rendszer áttekintése

A HRIS rendszerek – vagy humánerőforrás-információs rendszerek – voltak az első kereskedelmi szoftvermegoldások, amelyeket az 1980-as években fejlesztettek ki. Miért? A HR ekkor – és ma is – az egyik legadminisztratív nehézségű részleg volt minden szervezetben. Az emberi erőforrás személyzetét nemcsak hatalmas mennyiségű papírmunkával és nyilvántartással terhelik, hanem a munkaerővel és a kérelmezőkkel kapcsolatos legértékesebb és legkiszolgáltatottabb információk némelyikének intézői is.

A technológia azóta fejlődött. A modern HRIS rendszerek automatizálják a munkafolyamatokat, integrálják a visszajelzéseket, valós időben igazítják ki a jelentési struktúrákat, és a mesterséges intelligencia egyre inkább lehetővé teszi az intelligens javaslatokat, a szabálytalanságok észlelését és a felhasználói élmény személyre szabását. A fogyasztói szintű felhasználói élmény és a rugalmas funkcionalitás révén a modern HRIS rendszerek ugyanolyan hatékonyak és felhasználóbarátak, mint erősek és agilisak.

A legjobb HRIS szoftver a felhőben kerül szállításra, amely még szélesebb körű előnyöket kínál, beleértve a nagyobb adattárolást, a nagyobb biztonságot és a kiegészítő alkalmazásokkal, például a bérszámfejtéssel, a pályázók nyomon követésével és más HR rendszerekkel való zökkenőmentes integrációt.

Ma a HR mesterséges intelligenciája átalakítja a HRIS-képességeket a prediktív elemzések, az intelligens automatizálás és az olyan felületeket kihasználva, amelyek egyszerűsítik a feladatokat, például a beléptetést, a teljesítményértékeléseket és a munkavállalói szolgáltatást.

HRIS-definíció

A HRIS a humánerőforrás-információs rendszert jelenti, egy olyan szoftvermegoldást, amely segít a vállalatoknak az alapvető HR-folyamatok kezelésében és automatizálásában, valamint támogatja a juttatások adminisztrációját, az idő és jelenlét, a bérszámfejtés és más munkafolyamatok kezelését, valamint a munkavállalói adatok, például a személyes, demográfiai és javadalmazási információk tárolását.

HRIS vs. HRMS vs. HCM

A HCM egy széles fogalom, amely magában foglalja azokat a gyakorlatokat, irányelveket, folyamatokat és szoftvereket, amelyeket a szervezet a munkaerő kezelésére használ a felvételtől a nyugdíjba vonulásig. A HCM csomagot gyakran humánerőforrás-gazdálkodási rendszernek (HRMS) nevezik, és HRIS szoftvert tartalmaz.

A HRIS rendszer munkavállalói adatbázist használ a lineáris és kvantitatívabb jellegű alapvető HR-folyamatok támogatására, mint például a bérszámfejtés feldolgozása vagy az idő és jelenlét kezelése. Összehasonlításképpen, a HRMS egy átfogóbb szoftvermegoldásra utal, amely HRIS-t tartalmaz, de minőségi és összetettebb funkcionalitást is magában foglal a tehetséggondozásban.

Például a HRIS segíthet automatizálni és egyszerűsíteni az olyan folyamatokat, mint a munkavállalói időgazdálkodás, és amikor ezeket az adatokat egy HRMS-rendszerbe integrálják – az időgazdálkodási adatok elemezhetők a termelékenység és a tervezés javítása érdekében, sőt, még a feladatok hatékonyabb automatizálása érdekében is a HRIS-en belül.

Annak ismerete, hogy ezek közül a szoftvermegoldások közül melyik a legjobb az Ön számára, valójában nem olyan zavaró, mint amilyennek hangzik. Egyszerűen arról van szó, hogy szemügyre kell venni, hogy hol van most a cége, és hol szeretne hosszabb távon lenni. Ezután válassza ki azokat a HR megoldásokat, amelyek szolgálhatják Önt ma és skálázhatnak Önnel holnap.

Mit csinálnak a HR információs rendszerek?

A legjobb felhőalapú HRIS megoldások számos HR folyamatot és interakciót támogatnak. A technológia biztosítja a munkafolyamatok intelligens automatizálását az egész vállalaton belül, beleértve az alábbiakat:

Juttatások adminisztrációja

• Automatizált juttatásadminisztráció
• Önkiszolgálási képességek a munkavállalók számára a juttatásokhoz való hozzáféréshez, azok szerkesztéséhez és megismeréséhez

Idő és jelenlét

• Dolgozói távollétek pontos kezelése
• Növelje az adminisztratív hatékonyságot időprofilokkal a dolgozói ünnepek, munkarendek és prémiumok meghatározásához.
• Az idő és a fizetés automatikus kiszámítása a munkavállalói profil alapján

Beágyazott lokalizáció

• Alkalmazkodás az országspecifikus üzleti gyakorlatokhoz és törvényekhez automatikus jogi és szabályozási módosításokkal
• Az egyes országok globalizációs és lokalizációs követelményeinek átfogó készletezése

Munkavállalói önkiszolgálás

• Önkiszolgáló képességek, amelyek növelik a munkaerő termelékenységét
• Integrált HR-adatok egyetlen platformon
• Országspecifikus követelményeken alapuló nyomon követhető kulcsfontosságú HR-információk
• Személyre szabott profiloldal biztosítása a munkavállalók számára, ahol kezelhetik és megtekinthetik a juttatásokat, hiányzást igényelhetnek stb.

Szervezeti struktúrák

• Elemzések a teljes munkaerő valós idejű elemzéséhez
• A kritikus pozíciók azonosítása és a munkaerő gyors kiigazítása a hiányosságok kezelése érdekében
• Szervezeti struktúrák vizualizálása

A felhőalapú HRIS rendszer előnyei

A modern HRIS alapvető funkcionalitása mellett a felhőalapú rendszerek könnyebben integrálhatók a meglévő rendszerekkel. Skálázhatók, és új innovációkkal és biztonsági funkciókkal könnyebben bővíthetők.

Az alábbiakban csak néhány az integrált felhőalapú HRIS rendszer előnyei közül:

• Gyorsabbá és pontosabbá teszi a HR-adminisztrációt: amikor az emberek megélhetésével foglalkozunk, nincs hibahatár. Az adminisztrációs feladatok automatizálásának és egyszerűsítésének képességével a HRIS szoftver megszabadítja a HR csapatokat a manuális és papíralapú rendszerek által okozott késedelmektől és pontatlanságoktól.
• Javítja a munkavállalói élményt: A munkáltatók néha elfelejtik, mennyire fontos csapatuk számára, hogy lássák juttatásaik, kifizetéseik és szabadságuk állapotát. A HRIS-eszközök lehetővé teszik a munkavállalók számára, hogy közvetlenül hozzáférjenek személyes adataikhoz, jelentéseket készítsenek és kéréseket adjanak ki – mindezt a HR-részlegen való áthaladáshoz szükséges kényelmetlenség és idő nélkül.
• Javítja a hatékonyságot: A HRIS megoldások az önkiszolgáló eszközök széles skáláját kínálják, amelyek nagymértékben minimalizálják az e-mailes és papíralapú űrlapok és jóváhagyási folyamatok szükségességét. Az ütemezések, munkafolyamatok, hiányzásigénylések stb. automatizálhatók és kezelhetők valós időben és menet közben.
• Támogatja a megfelelési erőfeszítéseket: A távmunka növekedése és a nagyobb érzékenység és peres eljárások felé történő kulturális elmozdulás révén a vállalkozásoknak biztosnak kell lenniük abban, hogy a globális munkaügyi és foglalkoztatási szabályok megfelelő oldalán állnak. A Cloud HRIS segít biztosítani, hogy minden HR-tevékenység a megfelelőség határain belül legyen, és segít a munkaerő támogatásában.
• Biztonságban tartja a dolgokat: A HR-fájlokon belül a vállalat legérzékenyebb és legértékesebb adatai – beleértve a munkavállalók orvosi és pénzügyi nyilvántartásait és részleteit. Korábban, amikor ezeket az adatokat laptopokon vagy nem biztonságos adatbázisokon tárolták, állandóan fennáll a kompromisszum kockázata. A mai integrált HRIS rendszerek fejlett biztonsági protokollokkal rendelkeznek, amelyek segítenek minimalizálni a kiberbiztonsági kockázatokat.

Hogyan támogatja a felhőalapú HRIS integráció az alapvető HR-folyamatokat?

Míg a HRIS rendszerek segítenek a HR-folyamatok és -adminisztráció központosításában és egyszerűsítésében, számos más alapvető funkció is zajlik egyszerre, mint például a toborzás, a képzés és a tervezés. És nem kell HR-szakértőnek lennie ahhoz, hogy lássa, mennyire hasznos mindezen alapvető funkciók egységesítése és központosítása. Amikor azonban a szervezetek örökölt rendszerekkel és leválasztott HR szoftveralkalmazásokkal dolgoznak, manuális folyamatokat kell használniuk az eszközökre és információkra való vadászáshoz a szervezeti silókon keresztül.

A legjobb felhő HRIS rendszerek nem csak a központi ERP-vel való integrációt teszik lehetővé, hanem erre épülnek. Például egy felhőalapú ERP-rendszer a napi üzleti tevékenységek széles skáláját kezeli, és különböző üzleti folyamatok sokaságának integrálására épül. Az üzleti adatok egységesítésével az ERP-k egyetlen adatforrást biztosítanak, és biztosítják az adatok megbízható integritását. Így amikor a központi HR folyamatok és a HRIS integrálva vannak egy modern, mesterséges intelligenciával működő ERP sebességével és elemzési kapacitásával, akkor mindkét világ legjobbját kapja.

HRIS-példák műveletben

Néhány évvel ezelőtt többnyire a legnagyobb szervezetek használták a HRIS megoldásokat. De ahogy az integrált felhőalapú rendszerek népszerűsége növekszik, egyre inkább megvalósíthatóvá válik a kisebb – és növekvő – szervezetek számára, hogy kihasználják a HRIS előnyeit és hatékonyságát.

Íme néhány példa azokra a vállalatokra, amelyek a HRIS használatával egyszerűsítették a HR-folyamatokat:

• A Sun Community, a világ egyik legnagyobb ingatlanbefektetési bizalma átalakította HR működését az SAP SuccessFactors-szal, hogy több mint 3800 alkalmazottat támogasson 670+ ingatlanon keresztül. A vállalat egyszerűsítette a beléptetést, javította a megfelelőséget, és összekapcsoltabb és motiváltabb munkaerőt hozott létre.
• A Volkswagen, egy globális autóipari vezető, egységes platformra harmonizálta HR folyamatait egy töredezett környezetben. Több mint 40 országot támogatnak a lokalizált központi HR és megfelelőség.

Fedezze fel a HRIS szoftvert még ma

A modern vállalkozások egységes, globális, alapvető HR-megoldástkeresnek – olyan megoldást, amely fogyasztói szintű felhasználói élményt nyújt, és támogatja a valós idejű adatelemzést és automatizálást. Ahogy a munkaerő egyre inkább eloszlik, a HRIS szoftvernek ezekkel együtt globalizálódnia kell azáltal, hogy mélyreható lokalizációt és megfelelőséget biztosít több országban. Az üzleti modellek eltolódásával és fejlődésével a vállalatok a valóban releváns és hatékony előépítések széles skálája által biztosított agilitást és egyszerűséget követelik, segítve őket az új folyamatok és alkalmazások megbízható és gyors megvalósításában.

HRIS GYIK