A globális ellátási piacok állandó ingadozásával – és a gyorsan változó üzleti követelményekkel – a beszerzés hihetetlenül bonyolulttá vált. A vállalatoknak jobb módszerre van szükségük beszállítói bázisuk proaktív kezeléséhez és beszerzési kiadásaik optimalizálásához. Ez az a hely, ahol a kategóriamenedzsment ragyog – és miért válik ma olyan sok vállalkozás számára kritikus legjobb gyakorlattá.

Kategóriakezelés definíciója

A kategóriakezelés az áruk és szolgáltatások beszerzésének folyamatát jelenti olyan kategóriákba csoportosítva, mint például típus, érték, beszállító, kockázat, hely vagy részleg. Ez a folyamat megkönnyíti az egyes kategóriák teljes tulajdonlási költségének megértését és ellenőrzését, valamint az egyes vásárlások megtakarításainak és értékének maximalizálását. A kategóriakezeléssel a vállalatok egyszerűsíthetik a beszerzési folyamatot, erősíthetik a szállítói kapcsolatokat, javíthatják a kiadások elemzését, csökkenthetik a kockázatokat stb.

A kategóriamenedzsment alakulása

A kategóriamenedzsmentet az 1980-as években fejlesztették ki, és történelmileg manuális törekvés volt, összekapcsolt és időigényes lépésekkel, amelyeket elkülönített táblázatokban, dokumentumokban és prezentációkban hajtottak végre. Az adatok manuális gyűjtésével, elemzésével és jelentésével eltöltött idő azt jelentette, hogy a beszerzési csapatoknak kevesebb idejük volt a stratégiára és az értékrealizálásra.

A mai napig gyors: a kategóriamenedzsment szoftvere automatizálhatja és felgyorsíthatja a folyamat számos lépését. Segítségével a kategóriamenedzserek nagy mennyiségű adatot elemezhetnek, és egyszerűsíthetik a kategóriastratégiák fejlesztését, végrehajtását és felügyeletét – így a mindennapi feladataik során sokkal hatékonyabbá és stratégiaibbá válhatnak. A modern megoldások kategóriaelemzéseket, folyamat-útmutatást, sablonokat, mesterséges intelligencián alapuló javaslatokat és még sok mást kínálnak, hogy segítsék a vezetőket kiadáskezelési céljaik elérésében és gyakran túllépésében.

Kategóriamenedzsment vs. stratégiai szállítómeghatározás

A kategóriamenedzsment és a stratégiai szállítómeghatározás fogalmakat néha egymással felcserélve használják, de nem ugyanazok a fogalmak. A stratégiai szállítómeghatározás egy beszerzési folyamat, amely a megfelelő beszállítók kiválasztására és a legjobb árak megtárgyalására összpontosít a rövid távú szervezeti célok elérése érdekében. A stratégiai szállítómeghatározás elsődleges célja a költségcsökkentés. A kategóriakezelés viszont kategóriákba rendezi a beszerzéseket, hogy segítsen a vezetőknek azonosítani azokat a lehetőségeket, amelyekkel pénzt takaríthat meg, és javíthatja a minőséget, a beszállítói teljesítményt és a hatékonyságot. A kategóriamenedzsment egy hosszú távon lefolytatott folyamatos folyamat, amely gyakran korai lépésként stratégiai beszerzést is magában foglal.

A kategóriamenedzsment 6 legfontosabb előnye

A kevesebb redundanciának és az egyszerűbb szállítói tárgyalásoknak köszönhetően a kategóriavezetésű beszerzés számos különböző előnyt kínál, amelyek segíthetnek a beszerzési csapatoknak a szorosabb hajózás irányításában és az új lehetőségek azonosításában:

1. Továbbfejlesztett elemzések. A kategorizált kiadásokkal és az összes kapcsolódó szállító egyetlen kapcsolattartójával a vállalatok nagyobb rálátást nyerhetnek a költségekre, a szállítók teljesítményére és a potenciális logisztikai lánc problémáira. Ráadásul a szerződések, az árak és a piaci trendek alapos ismerete felhasználható a jobb, jövedelmezőbb beszerzési döntések meghozatalához.
2. Megnövelt megtakarítások. A kategóriákhoz kapcsolódó szakértelmre és a kategorizálással lehetővé tett elemzésekre támaszkodva a vezetők jobb árakról tárgyalhatnak, és javíthatják a teljesítményt a költségek csökkentése érdekében. És mivel a vezetők hosszú távon vásárolnak, kihasználhatják a méretgazdaságosság előnyeit, hogy további pénzt takarítsanak meg.
3. Csökkentett kockázati pontszám. Az egyes szállítók alapos megértése és a hatékony, hosszabb távú munkakapcsolatok révén a kategóriacsoportok proaktívabb megközelítést alkalmazhatnak a beszállítókezelésben, és csökkenthetik az ismeretlen vagy fly-by-night szállítók kezelésének kockázatát.
4. Nagyobb beszerzési hatékonyság. Az időben tesztelt, digitalizált és automatizált folyamatokkal a csapatok gyorsabban reagálhatnak a piaci változásokra, és időt takaríthatnak meg a hozzáadott értéket képviselő tevékenységek számára.
5. Az ESG és az SR kötelezettségvállalásainak jobb betartása. A kategóriacélok összehangolása, átláthatósága és nyomon követése megkönnyíti a vállalatok számára a környezetvédelmi és társadalmi felelősségvállalások teljesítését.
6. Megnövelt kiadások a kezelés alatt. Az intelligens automatizálással a beszerzés több kategóriát kezelhet, és végső soron növelheti a kezelési kiadásokat.

A beszerzési kategóriák típusai

A kategóriacsoportok az ágazattól, a kiadási irányelvektől és az adott piactól függően üzletenként változhatnak. Általánosságban elmondható, hogy minden beszerzési kategória hasonló jellemzőkkel rendelkező termékek vagy szolgáltatások csoportjából áll, mint például típus, szállító, érték, hely vagy részleg. A HR, a technológia, a karbantartás és az utazás például általános kategóriák.

Az is gyakori, hogy a közvetlen és közvetett kiadásokat saját kategóriáikra osztják fel. A közvetlen kiadás az alapvető üzleti termékekhez és szolgáltatásokhoz, például nyersanyagokhoz és csomagolóanyagokhoz szükséges tételekre vonatkozik. Ezzel szemben a közvetett kiadás olyan árukra és szolgáltatásokra vonatkozik, amelyek támogatják a mindennapi üzleti műveleteket, például az irodaszereket. A közvetett kiadások csoportosítása, amelyet gyakran silókban kezelnek az egész vállalaton belül, elősegítheti a közvetett beszerzési költségek szabványosítását és csökkentését.

Egyes vállalatok a kategóriáik meghatározásához olyan globális szabványokra térnek át, mint a United Nations Standard Products and Services Code (UNSPSC), de többségük saját belső kiadási taxonómiát fog létrehozni. A kategóriák pontos összeállításától függetlenül a sikeres kategóriakezelés magában foglalja egy standard keretrendszer alkalmazását a vállalkozás működtetéséhez szükséges áruk és szolgáltatások szegmentálására.

3 kulcsfontosságú lépés a kategóriakezelési folyamatban

Bár a folyamat szervezetenként eltérő lehet, a kategóriakezelés általában három lépésből áll:

1. Kategóriaprofilok meghatározása. Első lépésként a csapatok elemzik az aktuális kiadásokat, és számos tényezőt mérlegelnek – a kockázatoktól és szabályozásoktól kezdve a közvetlen üzleti logikáig – a kategóriák azonosításához. Az eredmény egy konszolidált kategóriataxonómia a beszerzéshez, amely a szervezeten belül használható.
2. Vázlatos és tervezési stratégia. Ebben a lépésben a csapatok árképzés, szállítói teljesítmény, kereslet-előrejelzés és egyéb tényezők alapján értékelik kategóriáikat, és azonosítják a kiadások optimalizálásának és az érték növelésének lehetőségeit. Ezen információk alapján fő stratégiát hoznak létre az egyes kategóriák céljainak eléréséhez, konkrét taktikákra és fázisokra lebontva.
3. Hajtsa végre a stratégiát, és kövesse nyomon az eredményeket. Végül elindul a stratégia, és folyamatosan ellenőrzik az eredményeket, a beszállítókat, az üzleti igényeket és a piacokat – így a csapatok gyorsan reagálhatnak a változásokra, és igény szerint optimalizálhatják a kategóriastratégiákat.

Mit kell keresni a kategóriamenedzsment szoftverben?

A kategóriamenedzsment szoftvert úgy tervezték, hogy központosítsa, digitalizálja és racionalizálja a folyamatokat minden kategóriastratégiához – és hogy végrehajtható elemzéseket biztosítson azok megtalálásához és javításához. Ehhez a legjobb megoldások legalább a következő funkciókat tartalmazzák:

• Automatizálás. Intelligensen automatizált folyamatok a kategóriakiadási profilok létrehozásához, valamint stratégiák kidolgozásához és végrehajtásához.
• Lépésenkénti útmutatás. Rendszeralapú ajánlások, irányított folyamatok és bevált gyakorlatként használt sablonok, eszközök és keretrendszerek.
• Valós idejű felügyelet és elemzések. A piaci információk, kategóriák, árak, szállítói teljesítmény, eredmények és egyebek valós idejű nyomon követésének és elemzésének képessége.
• Stratégia végrehajtása. Eszközök a stratégiák, tervek és kezdeményezések szállítómeghatározási projektekké vagy eseményekké történő egyszerű átalakításához.
• Integráció. Zökkenőmentes integráció a szállítómeghatározástól a fizetésig és más beszállítókezelési megoldásokkal.
• AI. Beépített, AI-alapú lehetőségelemzés és ajánlások a kiadási adatok és egyéb tényezők alapján – valamint egy terv a nagy nyelvi modellekkel, például a ChatGPT-vel való integrációra, hogy segítse a stratégia létrehozását.

Bevált gyakorlatok egy hatékony kategóriamenedzsment-stratégiához

A nyerő kategóriastratégia fejlesztése gyorsabban megvalósítható a következő bevált gyakorlatokkal:

• Hozzon létre egy dedikált kategóriamenedzsert és csapatot. Mivel a nagy kategóriák és a stratégiai kiadási területek időt és specializációt igényelnek, az illetékes részlegek hozzáértő érdekelt feleiből álló dedikált csapat hatékonyabbá teszi a folyamatot. A kategóriamenedzser felelős a teljes kategória piacának, szabályozásainak és árképzési trendjeinek felügyeletéért és megértéséért, valamint a rövid, közép- és hosszú távú tervek kidolgozásáért.
• Konzisztens taxonómia létrehozása a szervezeten belül. Ez egy kulcsfontosságú lépés a kiadásokkal kapcsolatos jobb rálátás és rálátás megszerzéséhez. Egyes szervezetek univerzális szabványokat használnak, például az UNSPC útmutatót, de gyakrabban a vállalatok saját belső kategóriáikat hozzák létre, amelyek jobban igazodnak egyedi céljaikhoz vagy iparági igényeikhez.
• Automatizált megoldások használata a kiadási adatok központosításához. Az adatok nyomon követésére és nyomon követésére szolgáló egyetlen helyen könnyebben találhat és jelenthet fontos elemzéseket – és erősítheti az irányítási gyakorlatokat.
• A kategóriamenedzsment technológiájának használata. Az olyan technológia használatával, mint a mesterséges intelligencia a beszerzésben, a csapatok könnyebben felismerhetik a mintákat, automatikusan kategorizálhatják a kiadásokat, kategóriák szerint rendszerezhetik a beszállítókat, benchmarkokat állíthatnak be, ajánlásokat tehetnek, automatizálhatják a feladatokat stb.
• Az érdekeltek bevonásának és a hurok megtartása. A nyeremények és lehetőségek kommunikálására szolgáló elemzési eszközökkel és szoftverekkel könnyebben beszerezhető az érdekelt felek részvétele és a szervezeti célokhoz való igazodás.
• Dinamikus beszállítói kapcsolatokat hozhat létre. Összpontosítson az összértékre – és ne csak a költségekre –, és működjön együtt nyíltan a jó munkakapcsolatok kialakítása érdekében.
• Külső adatok belefoglalása. Fejlesszen ki egy mechanizmust a külső szolgáltatóktól származó releváns külső adatpontok használatára a kategóriastratégia kiegészítése érdekében.
• A kategória életciklus-folyamatának folyamatos végrehajtása. Javítsa a belső és külső adatelemzést a kategóriaspecifikus intelligencia összegyűjtésével, a stratégia javításával és időszakos felülvizsgálatokkal.