Nem túl sok évvel ezelőtt az ügyfelek örömmel várták, hogy napokat vagy akár heteket is várjanak a termékek leszállítására. Tudta, hogy kik voltak a versenytársai, és a piaci trendek gyakran fokozatosan és stabilan alakultak. Ma ezek egyike sem igaz. A modern fogyasztók valós időben vásárolnak egy globális, jellemzően digitális katalógusból. A termék- (és akár az iparági) trendek heteken belül megtarthatók, ha nem is napokig. Dobd be a keverékbe az ellátási lánc zavaró zavarainak gyűjteményét a világjárványoktól a politikáig és az időjárási eseményekig – és ez meglehetősen szédítő szituációnak felel meg. Amennyire ügyfelei építik vállalkozását, a beszállítói képezik annak alapját. Napjaink legjobb szoftvermegoldásai és működési innovációi segítik a vállalatokat abban, hogy olyan beszállítói kapcsolatkezelési stratégiákat dolgozzanak ki, amelyekre szükségük van ahhoz, hogy ne csak versenyezzenek, hanem virágozzanak is napjaink összetett és gyorsan változó világában.

A beszállítói kapcsolatok kezelésének jelentése

A beszállítói kapcsolatok kezelésének (SRM) gyakorlata az 1980-as években alakult ki, így a vállalatok szisztematikus és következetes stratégiát kapnak beszállítóik értékelésére. Az SRM gyökerei az elismert beszerzési és ellátási lánc elemző Peter Kraljic munkájához vezethetők vissza, aki innovatív perspektívát vezetett be a beszállítói szegmentálásról. Kidolgozta a Kraljic-mátrixot, amely lényegében két kulcsfontosságú dimenzió alapján térképezi fel a beszállítókat: a kockázatot és a jövedelmezőséget. Például egy elektronikai vállalatnak mind mikroprocesszorokra, mind irodaszerekre szüksége van, de az előbbivel ellátni kívánó szállító sokkal fontosabb sikerük szempontjából, mint az utóbbi. Ezért a beszállítói kapcsolatok kezelése úgy véli, hogy bár a jó interakciók fontosak az összes szállítóval, különösen fontos, hogy erős, átlátható kapcsolatokat és folyamatos értékelési stratégiákat alakítsunk ki azokkal a szállítókkal, akiktől a vállalkozása a leginkább függ.

A modern szállítóikapcsolat-kezelési gyakorlatok és megoldások olyan elemzési és stratégiai összetevőket használnak, amelyek segíthetnek a vállalatoknak forradalmasítani a szállítói kapcsolatok kezelésére irányuló megközelítésüket.

SRM vs. szállítókezelés

A „beszállítói kapcsolatkezelés” és a „beszállítókezelés” fogalmakat gyakran felcserélik egymással, de technikailag nem ugyanazok a fogalmak. A beszállítói kapcsolatok kezelése éppen az, aminek hangzik: a beszállítókkal való kapcsolatok kezelésének gyakorlata. A beszállítókezelés azonban ennél szélesebb körű. Tartalmazza a kapcsolatkezelést, de a beszállítói adatokat, a teljesítményt és a kockázatkezelést is, valamint olyan tevékenységeket, mint az előrejelzési együttműködés.

Mint kifejezés, az SRM már sokkal régebb óta használatban van, és még mindig sok olyan vállalkozás használja, különösen a kis- és középvállalkozások, amelyeknek nincs szükségük a teljes körű beszállítókezelési csomag teljes funkcionalitására. Napjainkban azonban a beszállítókezelés a modernebb kifejezés, és gyakran használják olyan új és fejlett felhőalapú eszközök leírására, amelyek megfelelnek a felső középvállalatok és a nagyvállalatok összetett igényeinek.

A beszállítói kapcsolatok kezelési folyamata

Az SRM utazás öt kritikus lépésből áll:

1. Beszállítói szegmentálás: Ez a kezdeti fázis a szállítói bázis kategorizálását foglalja magában. Ez segít az elemzések biztosításában, a potenciális kockázatok kiemelésében, a megtakarítási lehetőségek feltárásában és a beszállítói kapcsolatok fejlesztésében. A szegmentálás különböző kritériumok alapján történhet, mint például a tételtípus, a mennyiség, a kockázat (a Kraljic-mátrix használatával), a hely, az ár, a fenntarthatóság stb., attól függően, hogy mi tartja a legnagyobb értéket az üzletben.
2. Beszállítói stratégia kidolgozása: A szegmentálásból származó elemzésekkel felfegyverkezve a következő lépés egy testre szabott stratégia kidolgozása. Ez magában foglalja a szerződések és árak tárgyalását, a kommunikációs folyamatok javítását, valamint az üzlet diverzifikálását a további szállítók között a kockázat és a függőség minimalizálása érdekében.
3. Kapcsolatépítés: Ez a szakasz a szállítókkal való kapcsolat elmélyítésére összpontosít. Túllépi a tranzakciókat, előmozdítva egy olyan kapcsolatot, amely átfogó kommunikációt tartalmaz, amely olyan dolgokat tartalmazhat, mint az árváltozásokról szóló korai értesítések, promóciók és potenciális hiányok. Lényegében biztosítja, hogy a szállítók ismerjék Önt, és igazodjanak az üzleti igényeihez.
4. Stratégia végrehajtása: A stratégiafejlesztési szakasz során azonosított taktikák és kezdeményezések végrehajtása a teljesítmény növelése, az érték növelése és a kitűzött célok elérése érdekében az egyes szegmentált beszállítói csoportokkal. Magába foglalhatja a szerződéskezelést, a rendelésteljesítést, a teljesítménykezelést és a beszállítókkal való proaktív együttműködést annak biztosítása érdekében, hogy a stratégiai célok kézzelfogható eredményekké váljanak, amelyek mind a beszerző szervezet, mind a beszállítók számára előnyösek.
5. Felügyelet és folyamatos fejlesztések: A szállítói teljesítmény folyamatos nyomon követése elengedhetetlen a hatékony szállítói kapcsolatkezeléshez. Ez magában foglalhatja a szállítások időszerűségének és pontosságának értékelését, a termékminőséget, a költséghatékonyságot, az átfutási időt és a reszponzivitást. A teljesítményadatok visszakerülnek a ciklusba, és tájékoztatják a szegmentálás és a stratégiafejlesztés következő körét, egy olyan ciklust hozva létre, amely minden egyes alkalommal erősebbé és világosabbá válik.

A beszállítói kapcsolatok kezelésének céljai és előnyei

Amikor javítja a beszállítókkal való kapcsolattartás képességét, növeli a lehetőségeket a sikerhez.

• Szorosabb kapcsolatok a beszállítókkal: A szállítókkal való szorosabb kapcsolatok kialakítása azt jelenti, hogy az interakciók a tranzakciós szinten túl is elmélyülnek. Ez magában foglalja a partnerségek kialakítását, a bizalom kiépítését, a kölcsönös megértést és a közös célkitűzéseket. Ez lehetővé teszi, hogy Ön és a beszállítói jobban megértsék egymás céljait, fenyegetéseit és lehetőségeit.
• Alacsonyabb költségek: A beszállítók működési és költségstruktúráinak megértésével a vállalkozások együttműködhetnek szállítóikkal, hogy a minőség veszélyeztetése nélkül azonosítsák a költségcsökkentési területeket. Ez jobb ártárgyalásokhoz, tömeges beszerzési előnyökhöz és a tulajdonlás összköltségének csökkenéséhez vezethet.
• Csökkentett beszállítói kockázat: A jól megvalósított szállítói kapcsolatkezelési stratégia nagyobb tudatosságot és valós idejű láthatóságot biztosít - ami segít a kockázatok azonosításában, értékelésében és csökkentésében nagyobb sebességgel és állítással. Ahogy a mondás mondja: Nem tudod, mit nem tudsz. Az intelligens beszerzési megoldások és az SRM gyakorlatok kiaknázása biztosítja, hogy felkészültebb és magabiztosabb legyen.
• Jobb szállítói válaszkészség: Amikor a szállítói ismerik Önt, és úgy érzik, hogy befektetnek a sikerébe, nagyobb valószínűséggel mennek el az extra mérföldekre, hogy megfeleljenek az Ön igényeinek, különösen sürgős helyzetekben. Ez a válaszkészség minden változást okozhat az időérzékeny vagy váratlan forgatókönyvekben. Minél szorosabb a kapcsolat a vevők és az eladók között, annál nagyobb a válaszkészség.
• Gyorsabb szállítói együttműködés: Azáltal, hogy digitális és valós idejű együttműködési és információmegosztási módszereket biztosít szállítóinak, gyorsabban reagálhat a zavarokra és javíthatja az üzleti agilitást. Ez gyakran egy többvállalati logisztikailánc-üzleti hálózatontörténik – egy sok-sok B2B együttműködési platformon, ahol a beszerzők és az eladók összekapcsolhatják, tranzakciókat bonyolíthatnak le és partnereket alakíthatnak ki megosztott folyamatokon és információkon.
• Nagyobb láthatóság és átláthatóság: A jó beszállítói kapcsolatok kezelése átlátható. Egyértelműen kommunikálja a teljesítmény-mérőszámokat, azok fontosságát mindenki számára, és azt, hogy mindenki ellenőrzésnek van alávetve. Ez a nonszensz, őszinte megközelítés jó benyomást kelt, és arra ösztönzi a beszállítókat, hogy az Önnel való partnerségük részeként magas színvonalat tartsanak fenn, nem pedig egyszerűen a megfigyeléstől való félelemből.
• Optimalizált értékalkotási lánc: A szállítói műveleteknek az üzleti célokhoz való igazításával a szállítói kapcsolatkezelési stratégiák segítenek az egyre racionalizáltabb ellátási és értéklánc támogatásában. Ez biztosítja, hogy a lánc minden egyes hivatkozása látható legyen, hatékonyan működjön, és hozzájáruljon az általános üzleti sikerhez.
• Betekintés a beszállítók képességeibe: Az adatokhoz és az intelhez való hozzáféréssel jobban megértheti a beszállítók vállalkozásainak erősségeit, képességeit és potenciálját. Ha például új termékeket vagy üzleti modelleket vezet be, felmérheti, hogy a jelenlegi ellátási bázisa megfelel-e ezeknek az igényeknek – vagy új szállítókat kell találnia. A beszállítói környezet kapacitásának és korlátainak megragadásával nagyobb megbízhatósággal és előrelátással spekulálhat és forgathat.

Az ellátási lánc zavarai elleni védelem

A Covid19-járvány katasztrófájáig tartott, hogy az emberek teljes mértékben értékeljék, mennyire függünk valamennyien az ellátási láncoktól. Tudatában annak, hogy milyen közel kerülnének a szélre, a legjobb vállalkozások agresszíven kezdték optimalizálni ellátási láncaikat, valamint az azokat működtető rendszereket és folyamatokat. Ennek egy része ahhoz vezetett, hogy sürgősen jobb beszállítói kapcsolatkezelési gyakorlatokat vezettek be, hogy a bizonytalanságok között rugalmasan és magabiztosan lehessen navigálni. Az erős szállítói kapcsolatok ápolásával és a folyamatos felügyelet fenntartásával előre jelezheti a zavarokat, és agilisan reagálhat.

A beszállítói kapcsolatok kezelésének kihívásai

Még az erős beszállítói kapcsolatkezelési folyamatok ellenére is vannak olyan kockázatok és kihívások, amelyekre mindig ébernek kell maradnia.

• A beszállítói sokszínűség hiánya: Nagyszerű kapcsolatok kialakítása kis számú beszállítóval sok okból fantasztikus. De mindig fennáll a sebezhetőség és a kockázat, hogy túl sok tojás van az egyik szállító kosarában. Szerencsére az SRM szoftver megoldások segíthetnek a kapcsolatkezelés sok időigényes, adminisztratív elemének kezelésében, így szabadon építhet új 1:1 kapcsolatokat, és több szállítót hozhat létre, mint amennyire egyébként kellett volna.
• Eltérés: Néha a beszállítók versenytársakká válhatnak. Vagy a napirendjeik és az üzleti modelljeik oda változhatnak, ahol már nincs hozzáigazítva a feltételekhez és az árakhoz úgy, ahogy valaha volt. Ez kínos lehet, ha szoros és barátságos kapcsolatokat építettünk ki, ezért elengedhetetlen, hogy előre jelezzük ezeket a forgatókönyveket, és diplomáciai kommunikációs és tárgyalási terveket készítsünk, amennyiben erre sor kerül.
• Akadályok a kockázathoz és a folytonossághoz: A globális politikától a járványokig és az időjárási válságokig megtanuljuk, hogy „soha ne mondjuk soha”, amikor a következő potenciális ellátási lánc eseményéről van szó. A beszállítókkal való kiváló kapcsolatok biztosítása alapvető puffert jelent a bizonytalanság ellen – de sajnos ez nem csodaszer. Manapság az AI-alapú beszerzési megoldásokkal való duplázásra is szükség van, hogy jobban áttekinthesse az adatokat, megismerhesse a sarkokat, és vészhelyzeti terveket vezethessen be.
• Láthatósági kihívások: Míg a beszállítói kapcsolatok kezelése javítja a szállítói műveletek átláthatóságát, nem lehet teljes átláthatóságot elérni. A bizalom kiegyenlítése olyan technológiai segédeszközökkel, mint az IoT érzékelők, a blokklánc és a GPS-követés segíthet abban, hogy tiszta látóvonalat tartson fenn anélkül, hogy beleavatkozna a beszállító autonómiájába.

Példák a beszállítói kapcsolatok kezelésére

A beszállítói kapcsolatkezelési stratégiák és megoldások segítik ezeket a fontos ágazatokat egyedi igényeik és problémáik kezelésében.

1. Egészségügy: Az orvostól a sebészeti felszerelésig a termékminőség szó szerint élet és halál kérdése ebben az ágazatban. A beszállítói kapcsolatok kezelése az egészségügyben gyakran magában foglalja a beszállítók szigorú ellenőrzési folyamatait, a rendszeres minőségellenőrzéseket és az egészségügyi szabványoknak és előírásoknak való megfelelés szigorú ellenőrzését. A kórház például valós idejű riasztásokat kaphat, ha egy beszállító terméke visszahívások vagy minőségi problémák hatálya alá tartozik, lehetővé téve az alternatív források megkeresését és a potenciális károk megelőzését.
2. Kiskereskedelem: A közösségi média ütemével jönnek és mennek a divatirányzatok – néha szó szerint egyik napról a másikra. A beszállítói kapcsolatok kezelése a kiskereskedelemben lehetővé teszi az együttműködésen alapuló előrejelzést és tervezést a beszállítókkal annak biztosítása érdekében, hogy a megfelelő termékek rendelkezésre álljanak, amikor melegek, és ne üljenek a porgyűjtés körül, ha már nem. Például egy magas árú, korlátozott kiadású tétel kiskereskedője szorosan együttműködhet a beszállítókkal, hogy régiónként szabják testre a rendeléseiket, biztosítva a többletet nem igénylő ellátást.
3. Energia: A közművállalatok gyakran évtizedes múltra visszatekintő eszközökkel foglalkoznak, amelyekhez ritka és szokatlan alkatrészekre és berendezésekre van szükség. Ezenkívül egyre nagyobb nyomás nehezedik rájuk, hogy csökkentsék a kibocsátásokat, és szilárdabb fenntarthatósági intézkedéseket dolgozzanak ki. A régi iskolai alkatrészek beszállítói és az intelligens elektromos berendezések modern csúcstechnológiai gyártói nagyon eltérő gyakorlatokkal és módszerekkel rendelkeznek. A szállítói kapcsolatok kezelése segíthet a közművállalatoknak központosítani és egységesíteni az ilyen eltérő szállítótípusok kezelésének módját – biztosítva, hogy megfeleljenek az ügyfelek alapvető energiaigényeinek, és továbbra is megfeleljenek a fenntarthatósági szabványoknak.
4. Szállítás: Ezek a vállalatok a megbízható berendezésektől és az időben történő szállítástól függnek. A hatékony SRM ebben az ágazatban például magában foglalhatja az alkatrészek szállítóival való kapcsolatok szoros kezelését a járművek karbantartása érdekében, biztosítva, hogy minden rendelkezésre álljon, amikor szükség van rá anélkül, hogy túlzott készletet vezetne. Egy logisztikai vállalat a beszállítói kapcsolatkezelési eszközökkel értékelheti a beszállítók sokszínű hálózatának megbízhatóságát, így magabiztosan bővítheti és diverzifikálhatja vállalkozását.
5. Építőipar: Ebben az ágazatban a vállalkozások állandó időnyomásnak vannak kitéve, és kapcsolatot kell fenntartaniuk az anyagszállítók szédítő sokféleségével. Egy kivitelező cég a beszállítói kapcsolatkezelési szoftver segítségével nyomon követheti a beszállítói teljesítményt több projektben, azonosítva azokat, akik következetesen időben szállítanak és megfelelnek a minőségi specifikációknak. Ez segít nekik abban, hogy mind költségekkel, mind időzítéssel lépést tarthassanak.