A tranzakciós beszerzési módszereken túlmutató elmozdulás

A beszerzés a tranzakciós beszerzéstől és a nyilvántartás vezetésétől a többoldalú irányítási fegyelemig fejlődött. Ma taktikai, elemzési és interperszonális készségeket igényel. A beszerzés továbbra is a kutatás, a beszerzés, a beszerzés, a fogadás, az ellenőrzés és a fizetés jóváhagyásának folyamata minden olyan áru és szolgáltatás esetében, amelyre az üzleti tevékenységnek szüksége van. A nyersanyagoktól a gépeken át a tanácsadási díjakig és konferenciaasztalokig ez a fontos csoport érintett.

A költségkorlátozó prioritások mellett a beszerzés egyre nagyobb szerepet játszik a szervezet bevételi stratégiájában. Ugyanakkor ez a zsúfolt csapat rendelkezik a globális logisztikai lánc navigációs lehetőségeivel és nyomásával, valamint az ügyfelek gyorsasággal és átláthatósággal kapcsolatos elvárásaival. Ez arra készteti a vállalkozásokat, hogy új módszereket keressenek a folyamatok egyszerűsítésére és a vállalati adatok védelmére.

Együttműködésen alapuló beszerzés meghatározása és előnyei

Az együttműködésen alapuló beszerzés a beszerzési tevékenységek belső részlegek, beszállítók és külső partnerek közötti stratégiai összehangolását és integrációját jelenti. A megközelítés kihasználhatja a kollektív vásárlóerőt, és segíthet a vállalatoknak a költségek csökkentésében, a hatékonyság javításában, a láthatóság bővítésében és a megfelelőség megerősítésében.

Ahelyett, hogy silókban működnének, a résztvevők megosztják az információkat a beszerzés, a szerződéskötés, a beszerzés, a beszállítókezelés és a fizetések egyszerűsítése érdekében. A vállalati erőforrás-tervezési (ERP) szoftverrendszerek kontextusában az együttműködésen alapuló beszerzés integrálható digitális platformokon, például az SAP Business Networkön keresztül. Ezek a felhőalapú megoldások központi szerepet töltenek be a beszerzők és beszállítók valós idejű összekapcsolásában, a tranzakciók automatizálásában és az együttműködés előmozdításában. Ez kevesebb súrlódást eredményez annak ellenére, hogy a vevők, partnerek és beszállítók különböző szoftver- és hardvermegoldásokon működnek.

Miért nem opcionális az együttműködésen alapuló beszerzés?

A beszerzési szakemberek az anyagok bizonytalan elérhetősége és az emelkedő költségek miatt többletkészlet felhalmozásának költségei közé szorulnak. A beszerzési csapatoknak azonban mindent működésbe kell hozniuk, miközben továbbra is megfelelőek és a költségvetésen belül maradnak. Hirtelen egy történelmileg működő szerep közvetlenül befolyásolja az üzleti eredményeket. A siker érdekében új eszközöket és folyamatokat keresnek, amelyek segítenek a belső csapatoknak abban, hogy túlköltekezés nélkül naponta többet tegyenek.

A hagyományos beszerzési modellek nehezen tudnak lépést tartani a globális zavarokkal, a szabályozási változásokkal és a növekvő ügyfélelvárásokkal. Ezeket manuális folyamatok, örökölt eszközök és töredezett kommunikációs módszerek jellemzik.

Még a modern felhőalapú ERP-rendszereket futtató szervezetek számára is kihívást jelenthet a szállítói folyamatok és határidők átláthatóságának hiánya. Az eredmény egy korlátozott képesség, amely többek között a készletek és a rendelések vagy fizetések státusának hatékony megtekintésére szolgál.

A szakadék áthidalása érdekében a beszerzési csapatok világszerte kiterjesztik ERP-megoldásaikat a szállítókkal való biztonságos megosztásra és az adatok automatizálására az együttműködésen alapuló beszerzéssel és más ellátásilánc-funkciókkal foglalkozó felhőalapú platformokon. Ez megoldja a közös kihívásokat, és olyan előnyökkel jár, mint például:

• A láthatóság növelése azáltal, hogy minden fél láthatja az egyes tranzakciók állapotát.
• A ciklusidők csökkentése a megrendelések, számlák és fizetések automatizálásával.
• A beszállítói kapcsolatok javítása közös célokkal és teljesítménykövetéssel.
• A kockázatok csökkentése proaktív együttműködés és vészhelyzeti tervezés révén.

Ezek az új képességek lehetővé teszik a csapatok számára, hogy áttérjenek a tranzakcionális műveletekről a stratégiai műveletekre, így az együttműködésen alapuló beszerzés nem csak előnyös, hanem elengedhetetlen is.

Kulcsfontosságú szerepek, folyamatok és érdekeltek a beszerzési együttműködésben

A költségvetés beszerzési együttműködési megoldásra történő lekötése, a munkafolyamatok módosítása vagy az informatikai támogatás igénybevétele előtt fontos felmérni, hogy kit és a javasolt időpontot kell bevonni a folyamatba.

A beszerzési együttműködés üzleti ügyének kiépítése számos tényezőre vezethető vissza: a vállalat felismeri a modernizáció szükségességét, az elektronikus számlázás felé való elmozdulást a működési hatékonyság érdekében, az elektronikus számlázást igénylő adószabályozásokat és a hosszú távú megtakarításokat, amelyeket újra be lehet fektetni a vállalkozás egy másik területére.

A megbeszélés és a bevezetés jellemzően azután történik, hogy egy elsődleges felhőmigrációs projekt egy ideig zökkenőmentesen zajlott le. Hasznos a kutatás és a pozitív KPI-k bemutatása, amikor az érdekeltekkel találkoznak, hogy szemléltessék a legutóbbi modernizációs frissítések értékét.

A beszerzési osztály mellett ez a következőket foglalhatja magában:

• Pénzügy , amely nyomon követi a beszerzési kiadásokat, előrejelzi a költségkeret-tervezést, biztosítja a pénzügyi megfelelőséget, és támogatja a költség-haszon elemzéseket.
• Jogi és megfelelőségi szabályok, amelyek felülvizsgálják a szerződéseket a szabályozási követelményeknek és a belső szakpolitikai standardoknak való megfeleléssel kapcsolatos kérdések tekintetében.
• Műveletek és ellátásilánc-kezelés, amely koordinálja a logisztikát, a készletet, a szállítás részleteit és a beszerzési módszereket.
• Informatikai és rendszerelemzők mérlegelik a vállalat igényeinek leginkább megfelelő megoldást, és felügyelik az adatintegrációt a beszerzési platform szolgáltatójával.

Beszerzési együttműködési eszközök: funkciók és ökoszisztéma

A legújabb beszerzési együttműködési eszközök felhőalapú, API-képes architektúrák, amelyek támogatják a skálázhatóságot, az interoperabilitást és a valós idejű adatcserét. A helyszíni vagy hibrid környezeteket továbbra is működtető vállalatok azonban middleware és konnektorok segítségével is kihasználhatják ezeket a modern eszközöket.

Míg a beszerzési platformok viszonylag újak, az általuk lehetővé tett képességek felkeltik a pénzügyi és ellátáskezelési szakemberek figyelmét. Az SAP Business Network például több mint hárommillió vállalkozást támogat a tranzakciókban és az együttműködésben. A felhasználók élvezik az időtakarékos folyamatautomatizálást, és elismerik, hogy a platform megoldja a kompatibilitási és integrációs problémákat. A résztvevők úgy állítják be az üzleti környezetüket, hogy a hálózat bármely más tagjával küldjenek és fogadjanak adatokat, függetlenül attól, hogy melyik ERP-rendszert használják. Ha egy vállalat szállítói vagy szállítói még nem szerepelnek a hálózaton, akkor egyszerűen küldhetők meghívók, gyakran ingyenesen.

Ez jelentős javulást jelent a régebbi folyamatokhoz, például az elektronikus adatcseréhez (EDI) és a táblázatok e-mailen keresztül történő küldéséhez képest. Míg az EDI lehetővé teszi a beszállítók és a beszerzők számára a megrendelések és számlák elektronikus cseréjét, a merev architektúra nem teszi lehetővé a pontosságalapú automatizálást vagy a megfelelőségi ellenőrzéseket. Ezeket mind a küldőnek, mind a címzettnek manuálisan kell elvégeznie, ami időt ad, és bevezeti a lehetőséget a hibákra. Az EDI-rendszerek nem tudják elvégezni a dokumentumokban lévő adatok elemzését, és nem tudnak betekintést nyerni a jelentéskészítésbe. Az együttműködésen alapuló beszerzési képességek sok ilyen problémát megoldanak.

A beszerzési együttműködési megoldásokban kereshető, értéknövelt funkciók a következők:

• Dokumentummegosztás: automatizált elektronikus megrendelések, számlák, fizetések és visszaigazolások engedélyezése.
• Hálózati felderítés: Megkereshet olyan új beszállítókat, amelyek megfelelnek bizonyos feltételeknek vagy értékeléseknek, szállítómeghatározási igényeket tesz közzé, liciteket kap stb.
• Beszállítói önkiszolgáló portálok: A beszállítók kezelhetik a profilokat, válaszolhatnak az árajánlatkérésekre, átalakíthatják a számlákra a megrendeléseket és beküldhetik a számlákat, valamint nyomon követhetik a rendeléseket.
• Elemzési irányítópultok: betekintést nyújt a kiadásba, a beszállítói teljesítménybe és a folyamathatékonyságba.
• Munkafolyamat-koordináció: Jóváhagyások, eszkalációk és kivételkezelés automatizálása.
• Megfelelőségi korlátok: Megrendelések és számlák egyeztetése, annak biztosítása, hogy a rendelések és számlák megfeleljenek a beszerzői paramétereknek és szerződéseknek, jóváhagyott szállítókat használjanak országok szerint, és megfeleljenek a jogszabályi követelményeknek.
• Integráció ERP-rendszerekkel: Biztosítsa az adatok konzisztenciáját, és szüntesse meg a legtöbb manuális bevitelt az ERP-környezetekben.

Az együttműködésen alapuló beszerzési platformok biztonságos, érintésmentes tranzakciókat és valós idejű koordinációt tesznek lehetővé. Részei egy szélesebb körű ökoszisztémának, amely magában foglalja a beszerzési, logisztikai és eszközinformációs hálózatokat – egységes digitális ellátási láncot hozva létre.

A közös együttműködésen alapuló beszerzés elkerülendő buktatói

A beszerzési együttműködési platformok számos előnye ellenére a kényszerbeszerzés még mindig kihívást jelenthet. Ennek általában több oka van: átalakítási fáradtság, időzítés, szállítói ellenállás, vagy a megtérülési adatok hiánya. Ez érthető, tekintettel az érintett csapatok számára, a műszaki tervezésre és a kezdeti beruházásokra.

A hozzáértő beszerzési vezetők azonban úgy tudják kezelni ezeket az aggályokat, hogy az érdekelt feleket kézzelfogható nehézségekkel és pozitív eredményekkel oktatják. Példák:

Integráció hiánya: A leválasztott rendszerek akadályozzák az adatáramlást és a láthatóságot.
Megoldás: Használjon ERP-natív platformot a zökkenőmentes integráció biztosítása érdekében.

Korlátozott beszállítói részvétel: Előfordulhat, hogy a beszállítók lassan vezetnek be digitális platformokat.
Megoldás: Kínáljon beléptetési támogatást, és emelje ki a kölcsönös előnyöket, például a gyorsabb kifizetéseket és a hibák csökkentését. Felfedezhetik, hogy sok szállítójuk és ügyfelük már a hálózaton van.

Biztonsági és megfelelőségi kockázatok: Az adatok szervezetek közötti megosztása sebezhetőségeket vezet be.
Megoldás: Válasszon megbízható biztonsági, ellenőrzési nyomvonalakkal és megfelelőségi tanúsítványokkal rendelkező platformot.

A láthatóság hiánya: A diszkrét rendszerekhez többlépéses, manuális beszerzési folyamatokra van szükség.
Megoldás: Szerződések, elektronikus számlázás és teljesítménykövetés közös rendszeren történő társszerzésének engedélyezése.

További költségek: Előfordulhat, hogy a vezetők nem hajlandóak további költségvetést elkülöníteni.
Megoldás: Futtasson egy kísérleti programot, és adjon validált megtérülési statisztikákat a további beruházások értékesítéséhez.

Ha még mindig nem győzzük meg a vezetést, a harmadik felek jelentései eloszlathatják a tétovázásukat. „Az SAP Business Network üzleti értéke a beszerző szervezetek számára” című IDC üzleti értékről szóló fehér könyvszerint¹ ügyfél pozitív megtérülésre számíthat a következő formában:

• Gyorsabb piaci bevezetési sebesség.
• Gyorsabb termék- és rendeléskiszállítás.
• Gyorsabb új partnerbeiktatás.
• Gyorsabb dokumentumkézbesítés.
• Az elektronikus megrendelések fokozott használata.
• A számlajóváhagyási ciklusidők csökkentése.
• További számlák feldolgozva kivétel nélkül.

További hasznos külső erőforrások lehetnek az IDC üzleti érték^{számítása2} és az IDC üzleti érték fehér könyve, „Az SAP Business Network üzleti értéke — értékesítő szervezetek számára.”³ A kényszerbeszerzés megerősítése után itt az ideje, hogy ütemtervet készítsünk a már meglévő folyamatoktól az időtakarékos munkafolyamatokig.

Együttműködési ütemterv kidolgozása a beszerzési vezetők számára

Bár a beszerzési együttműködési megoldás integrálása kisebb vállalkozás a vállalati szintű felhőmigrációhoz képest, stratégiai ütemterv összeállítása ajánlott az optimális eredmények érdekében. Ez a gyakorlat lehetővé teszi a felek számára, hogy átgondolják igényeiket, követelményeiket és elvárásaikat. Szintén itt az ideje, hogy megtervezzük a változáskezelési lépéseket vagy a képzést. A dolgozók ezután készen állnak az új beszerzési együttműködési eszközök használatára, amint rendelkezésre állnak. A javasolt lépések a következők:

1. A jelenlegi érettség értékelése: A meglévő beszerzési folyamatok, rendszerek és az érdekelt felek bevonásának értékelése. Mivel küzd leginkább a csapatod? Mely lépések hajlamosak leginkább a hibára vagy a hibás kommunikációra? Mit nem szeretne módosítani a csapat?
2. Együttműködési célok meghatározása: Egyeztetés az olyan üzleti prioritásokkal, mint a költségmegtakarítás, az agilitás vagy a fenntarthatóság. Mik a prioritásaid? Hogyan fogja meghatározni a sikert? Gyorsabb számlázás? Kevesebb hiba? Rugalmasabb ellátási lánc?
3. Válassza ki a megfelelő platformot: Válasszon olyan eszközöket, amelyek integrálhatók az ERP-rendszerrel, és támogatják az együttműködési igényeket. A szállítók vagy beszállítók már használnak beszerzési platformot? Ha nem, győződjön meg róla, hogy könnyen csatlakozhatnak, így az örökbefogadás valószínűbb.
4. Az érdekelt felek bevonása: A folyamat korai szakaszában vonja be a beszerzést, a pénzügyeket, az informatikát és a beszállítókat, hogy megkapják a véleményüket, válaszoljanak a kérdésekre és biztosítsák a kényszerbeszerzést. Válassza ki azt a beszerzési platformot, amely a legjobban megfelel mindenki igényeinek.
5. Kísérlet és iteráció: Kezdje a beszállítók vagy kategóriák egy kis csoportjával, mérje az eredményeket, és finomítsa. Ha például egy kulcsbeszállító már szerepel a kiválasztott hálózaton, először integrálja azt vele. Hozzon létre munkafolyamatokat, képezze ki a csapatot, és értékelje a fejlesztéseket egy meghatározott időszak, például három hónap alatt.
6. Méretezés és optimalizálás: Ha az előnyök és a megtérülés meggyőző, vezesse be a többi partnerét, beszállítóját és vásárlóját. Bővítse az együttműködést a folyamatok finomításához az elemzések használatával a folyamatos fejlesztés érdekében.

Kezdje el ma felfedezni a beszerzési együttműködést

A manuális és silózott tranzakciós beszerzési folyamatok napjai a felhőalapú hálózatok segítségével fokozatosan megszűnnek, amelyek lehetővé teszik a vállalkozások számára, hogy kevesebb súrlódással kereskedjenek. Az új eszközöket használó beszerzési csapatok könnyebben:

• Fedezzen fel új beszállítókat, és jöjjön el gyorsan a szerződési feltételekhez
• Gyorsabb reagálás a logisztikai lánc változó körülményeire
• Jobb rálátás a beszerzési és értékesítési folyamat minden lépésére
• Minden belső és külső előírásnak és szabályzatnak megfelel

Az együttműködésen alapuló beszerzési platform használatával a láthatóság, a hatékonyság és a megfelelőség bekerül a logisztikai láncba. A megfelelő megoldás akkor áll készen, amikor van, és számos lehetőség áll rendelkezésre a vállalat átalakításának támogatására.