Mi az a bérszámfejtés-kezelő rendszer?

A bérszámfejtési rendszer a dolgozói bérek, ledolgozott órák, levonások és adóvisszatartás fizetési periódusonkénti kiszámítására szolgál. Gyakran szorosan integrálódik az idő- és jelenlétrendszerekkel a ledolgozott órák pontos fizetésének biztosítása érdekében.

A szervezet kezelheti a bérszámfejtést manuálisan, speciális szoftvereket használhat, vagy kiszervezheti ezt a funkciót egy külső szolgáltatónak. A bérszámfejtés-kezelő rendszer a humántőke-menedzsment (HCM) központi komponense.

Miért fontos a bérszámfejtés kezelése?

A bérszámfejtés-kezelő rendszer segíthet a vállalatoknak a komplexitás csökkentésében, a kockázatok kezelésében és a hatékony skálázásban. Ezenkívül a fejlett bérszámfejtési szoftver lehetőséget nyújt az embereknek arra, hogy fontos jelentéseket készítsenek, betekintést nyerjenek a trendekbe, és integrálják az adatokat a részlegeket átfogó rendszerekkel.

A pontos bérszámfejtés-kezelés kulcsfontosságú az olyan osztályok számára, mint az emberi erőforrások (HR). A HR-nek és a bérszámfejtésnek hozzá kell férnie a fizetéssel, juttatásokkal és munkavállalói státussal kapcsolatos információkhoz, hogy pontosan karban tudja tartani a vállalati rekordokat, és biztosítani tudja az adójogszabályoknak és a munkaügyi törvényeknek való megfelelést.

És a megfelelőség meghibásodása drága lehet. 2023-ban az IRS 8,5 milliárd dolláros büntetést állapított meg az amerikai munkáltatók számára, amiért rosszul számolták ki a kifizetéseket, és 2021-ben egy „név és szégyen” kampány és per több millió font bírságot és kártérítési költséget eredményezett több száz egyesült királyságbeli munkáltató számára. Még a kisebb hibák is közkínos közhangulathoz, hitelességvesztéshez és alacsony morálhoz vezethetnek, ezért fontos, hogy a vállalatok megfelelő bérszámfejtést kapjanak.

Melyek a bérszámfejtés kezelésének néhány módszere?

A vállalatoknak méretüktől függetlenül kezelniük és fenntartaniuk kell a pontos bérszámfejtést, hogy időben fizethessenek a munkavállalóknak, és továbbra is megfeleljenek az előírásoknak. Vannak különböző lehetőségek, valamint előnyök és hátrányok mindegyiknek. A három fő bérszámfejtés-menedzsment módszer a következő:

1.     Manuális bérszámfejtés kezelése

Ez a fajta bérszámfejtés-kezelés a bérek, a levonások és a bérszámfejtési adók táblázatba vagy egyszerű könyvelési szoftverbe történő manuális bevitelét foglalja magában. A kisvállalkozások és startupok kísértést érezhetnek arra, hogy a manuális bérszámfejtés-menedzsmentet használják a költségmegtakarítás érdekében. Ez a módszer azonban időigényes, és potenciálisan ki van téve a biztonsági fenyegetéseknek, az adatvesztésnek és az emberi hibáknak.

2.     Bérszámfejtés-kezelő szoftver

Ez a fajta speciális szoftver egy számítógépen vagy a felhőben található, és segíthet a vállalatnak megszervezni és egyszerűsíteni a bérszámfejtés automatizálását. A bérszámfejtés-kezelő szoftvert egyre inkább a felhőben kezelik, általában díjat számít fel, és előfizetés-alapú. Segíthet a szervezeteknek elkerülni a költséges bérszámfejtési hibákat, megőrizni a megfelelőségi frissítések tetejét, a régiókat átfogóan skálázni, ahogy a műveletek új földrajzi területekre terjednek ki, valamint a munkavállalói adatok rendszerezését és biztonságát.

3.     Bérszámfejtés kiszervezése

Azok a vállalatok, amelyek nem rendelkeznek a bérszámfejtés-kezelés házon belüli futtatására irányuló szándékkal vagy erőforrásokkal, külső szolgáltatót kérhetnek fel a folyamat kezelésére. Míg egy harmadik fél vállalat megszüntetheti az adminisztratív terhek egy részét, ez költséges lehet, és fel kell hagynia a folyamat közvetlen ellenőrzésével.

Melyek a bérszámfejtés-kezelési folyamat fázisai?

A bérszámfejtés olyan lépéseket határozott meg, amelyeket a szervezeteknek végre kell hajtaniuk annak érdekében, hogy a rendszer megfelelően és hatékonyan működjön. Végül is egyetlen hibás lépés késedelmes fizetést vagy bírságot eredményezhet. A bérszámfejtés-kezelés három fő fázisa van:

1. A bérszámfejtés előtti fázis

Ez magában foglalja a lényeges dolgozói adatok gyűjtését, mint például a foglalkoztatási státuszt, az óradíjakat és túlóradíjakat, a fizetést, az időkövetési információkat, bármilyen bónuszt, túlórát vagy jutalékot, fizetett távollétet vagy szabadságot és levonásokat. A szervezeteknek azt is biztosítaniuk kell, hogy bérszámfejtési rendszerük a legújabb adatokkal, munkaszabályzatokkal és megfelelőségi előírásokkal legyen beállítva.

2. A számítási fázis

Ez magában foglalja a bruttó fizetés kiszámítását, majd a levonások alkalmazását a munkavállaló nettó vagy hazautazási fizetésének megszerzésére. Kritikus fontosságú, hogy megkapjuk a szükséges belső jóváhagyásokat a pénzeszközök időben történő elosztásához és a bérszámfejtés ütemezéséhez.

3. A bérszámfejtés utáni fázis

Ez magában foglalja a munkavállalók fizetésének elosztását, a társadalombiztosítási és nyugdíjjárulékokat, a pontos pénzügyi nyilvántartást, valamint a szükséges űrlapok és jelentések benyújtását a kormányzati szerveknél. Attól függően, hogy a vállalat hol található, a munkáltatóknak meghatározott számú évig kell vezetniük a munkavállalói rekordokat. Az IRS például azt állítja, hogy az egyesült államokbeli vállalkozásoknak legalább négy évig nyilvántartást kell vezetniük a foglalkoztatási adókról. A belső csapatoknak továbbá rendszeresen felül kell vizsgálniuk a belső folyamatokat a pontosság biztosítása és a fejlesztésre szoruló területek kezelése érdekében.

Melyek a bérszámfejtési rendszer funkciói?

A bérszámfejtés-menedzsment részleteibe mélyebbre ásva egy modern bérszámfejtési rendszer segítheti a vállalatokat a következőkkel:

• Munkavállalói bérek kiszámítása: automatizálja és kiszámítja a bruttó fizetést, a levonásokat és a nettó fizetést, valamint biztosítja az adókötelezettségeknek és a munkajognak való megfelelést. Az adók és levonások közé tartoznak a helyi, állami, tartományi, regionális, szövetségi vagy országos adók, nyugdíj- vagy egészségbiztosítási juttatások összege, valamint a bruttó fizetésből származó egyéb visszatartások.
• Bérszámfejtési adók feldolgozása: levonások számítása és átutalása kormányzati szerveknek.
• A bérszámfejtési nyilvántartási követelményeknek való megfelelés: Negyedéves és éves adóbeszámolók és év végi űrlapok karbantartása a dolgozók és szerződéses dolgozók számára.
• A munkavállalók számára bérigazolások biztosítása: A munkavállalók számára a keresetük és levonásaik fizetési időszakonkénti és éves kumulált bontása papíralapú vagy elektronikus kimutatásokon keresztül. Egyes bérszámfejtési rendszerek lehetővé teszik a munkavállalók számára, hogy feliratkozzanak a bérlistáikkal kapcsolatos e-mailes vagy szöveges üzenetekre.

Milyen előnyökkel jár a felhőalapú bérszámfejtés-kezelő rendszer használata?

A bérszámfejtési rendszerek támogatják a nagyobb hatékonyságot, és segítenek a vállalkozásoknak megtakarítani az időigényes HR-feladatokat. A felhőalapú bérszámfejtési szoftverrel és a hozzáférés-bárhol elérhető interfésszel a bérszámfejtési csapatok gyorsan reagáló és hatékony eszközökkel rendelkeznek. Egyre inkább stratégiai funkcióként ismerik el a bérszámfejtést is. Ahogy a Forbes megjegyezte, az AI által támogatott bérszámfejtési rendszerek segítenek a szervezeteknek az átláthatóság javításában, a hibák csökkentésében és a személyre szabottabb munkavállalói élmények biztosításában - a bérszámfejtés a bizalom és az átalakulás hajtóerejévé válik.

• Pontos számítások: A számítások automatizálása segít a vállalatoknak elkerülni a bérszámfejtés feldolgozásakor előforduló hibákat, biztosítva az időben történő, pontos fizetést.
• Megfelelőségi támogatás: Új törvények elfogadásakor vagy a meglévő törvények megváltozásakor a bérszámfejtés-kezelő szoftver sokkal jobb helyzetben van ahhoz, hogy beépítse ezeket a változtatásokat a szabályozásokba, biztosítva, hogy a vállalkozások a kritikus határidők előtt maradjanak, és elkerüljék a büntetéseket. A több régióban és országban tevékenykedő vállalatok számára a fejlett felhőalapú bérszámfejtés globális lokalizációs funkciókat tartalmaz, hogy megfeleljenek az előírásoknak.
• Hozzáférés az adóformanyomtatványokhoz: A munkavállalók könnyen hozzáférhetnek adóűrlapjaikhoz önállóan, csökkentve a HR terheket.
• Rugalmas fizetési lehetőségek: A munkavállalók eldönthetik, hogy közvetlen átutalással vagy csekkel, vagy egy másik vállalat által biztosított opcióval kívánják kifizetni őket.
• Részletes nyilvántartás: A csapatok egy gombnyomással konszolidálhatják a valós idejű adatok alapján a bérszámfejtési adatokat, és testre szabott jelentéseket készíthetnek. A bérszámfejtési adatok elemzése a trendek és minták felismerésére segít a HR-nek és a vállalati vezetőknek jobb üzleti döntéseket hozni.
• Munkavállalói önkiszolgálás: a munkavállalók hozzáférhetnek bérlistáikhoz, a kifizetések és levonások részletezésével, az átláthatóság növelésével.
• Csökkentett bérszámfejtési hibák: A szoftver alapú bérszámfejtés nem igényel kézi adatbevitelt és számításokat, valamint a kapcsolódó hibalehetőséget.
• Automatikus figyelmeztetések: A bérszámfejtési adminisztrátorok aktiválhatják a figyelmeztetéseket a szoftverben, hogy felhívják a figyelmet a lehetséges problémákra, és emlékeztetőket állítsanak be a fontos dátumokra, határidőkre és megfelelőségi frissítésekre.

A bérszámfejtés fejlődése

A bérszámfejtést régóta back-office funkciónak tekintik – elengedhetetlen, de gyakran figyelmen kívül hagyták. Ma ez az észlelés változik. Amint azt Dan Beck, az SAP SuccessFactors elnöke, a Forbes egyik friss cikke is kiemelte, a bérszámfejtés a bizalom, az átláthatóság és az átalakulás stratégiai hajtóerejévé válik a teljes munkaerőben.

"A bérszámfejtés nem csak a számításokról szól, hanem az emberek iránti elkötelezettségről" - írja Beck. „Ha pontos, időszerű és átlátható, akkor növeli a bizalmat, erősíti a kultúrát és tartja a munkavállalókat.”

Az AI felgyorsítja ezt a műszakot. A személyre szabott bérkimutatásoktól a csalásfelderítésig és a stratégiai munkaerő-elemzésekig az intelligens bérszámfejtési rendszerek segítenek a szervezeteknek a tranzakciókon túllépve érdemi munkavállalói élményt nyújtani. Az SAP SuccessFactors Employee Central Payroll például az AI-t a következőkre használja:

• Növelje a fizetések átláthatóságát olyan funkciókkal, mint a Explain My Pay, amely egyszerűsíti a komplex bérszelvényadatokat.
• Növelje a hatékonyságot és csökkentse a hibákat az anomáliák azonosításával, mielőtt azok hatással lennének a bérellenőrzésekre.
• A csalások észlelése és a megfelelőség biztosítása valós idejű mintaelemzéssel.
• Fedezzen fel stratégiai elemzéseket a javadalmazási és munkaerőköltségekről a tervezés és a költségkeret-tervezés tájékoztatása érdekében.

Hogyan válasszunk bérszámfejtés-kezelő rendszert

A megfelelő bérszámfejtési rendszer kiválasztásakor elengedhetetlen, hogy az üzleti döntéshozók a rendszer kiválasztása előtt felmérjék igényeiket és igényeiket. Miután meghatározták, hogy mire költhetnek, és milyen kötelező funkciókat tölthetnek el, a következő kérdésekkel foglalkozhatnak:

1. Mi a szolgáltató hírneve és tapasztalati szintje?

Tekintse meg a áttekintő weboldalakat, olvassa el az ügyfélélményeket és esettanulmányokat, és nézze meg a szolgáltató előnyeit és hátrányait. Továbbá regisztráljon egy élő demóra vagy ingyenes próbaverzióra, hogy tesztelje a szoftvert, mielőtt kötelezettséget vállalna.

2. Mennyire biztonságos a rendszer?

Ismerje meg, hogy a szolgáltató használ-e titkosítást, betartja-e az adatvédelmi előírásokat, és személyre szabható felhasználói hozzáférést kínál. Ismerje meg az adatmentési és helyreállítási folyamatokat is.

3. Támogatja-e a szolgáltató azokat az országokat és területeket, ahol üzleti tevékenységet folytatnak?

Ismerje meg, milyen szintű lokalizáció érhető el azokhoz a helyekhez, ahol a cég működik, vagy bővíteni kívánja. Ebbe beletartozik a nyelv, a pénznem, a dátum és az időzóna támogatása, és sokkal tovább megy az egyes országokban eltérő mezőkhöz, számításokhoz és jelentésekhez.

4. Segít a szolgáltató a vállalatoknak betartani a változó szabályozásokat?

Határozza meg, hogy a szállító figyeli-e a bérszámfejtést érintő törvényi szabályozást, és a megfelelőség elősegítése érdekében időben frissítéseket biztosít-e. Azt is megtudhatja, hogy a szolgáltató támogatja-e a különböző ügynökségekhez szükséges beszámolókat, és mely országokhoz és területekhez.

5. Integrálódik a szoftver más rendszerekkel?

Olyan szolgáltatót keres, amely integrációt biztosít a meglévő rendszerekkel, például a HCM-szoftverrel a kulcsfontosságú információk konzisztenciájának megőrzése, az adatbevitel duplikálásának elkerülése és a lehetséges hibák megelőzése érdekében. Az API-hozzáférést biztosító bérszámfejtési rendszer lehetővé teheti a szervezetek számára a platform testreszabását és a más eszközökhöz való kapcsolódást, de arra is szükség van, hogy ezek az integrációk naprakészek legyenek az összes kapcsolódó rendszerben végrehajtott módosításokkal kapcsolatban.

6. Melyek a jelentéskészítési képességek?

Megtudhatja, hogy egy szolgáltató milyen típusú beszámolókat generálhat, például a nyugdíjjárulékok vagy a bérszámfejtési adókötelezettség elemzését. Nézze meg azt is, hogy vannak-e olyan elemzési funkciók, amelyek segítenek az előrejelzésben és a döntéshozatalban.

7. A költség megfelel-e a költségvetésnek vagy a várt növekedésnek?

Határozza meg a szükséges licenchelyek számát, valamint az összes költséget a kezdeti értéktől az ismétlődő díjakig. Tudja meg, hogy a platform méretezhető-e az üzlet méretének és összetettségének növekedésével. Kiegyenlíti ezeket a költségeket a helytelen bérszámfejtés vagy a törvényi előírásoknak való meg nem felelés lehetséges költségeivel.

Bérszámfejtés-kezelés használati esetei ágazat szerint

Íme három iparág vállalatai, amelyek felhőalapú rendszereket vezettek be, és sikeresen javították HR és bérszámfejtési műveleteiket.

Ingatlan

Miután két év alatt 450 főről 670 munkavállalóra bővült, Ausztrália egyik legnagyobb ingatlancsoportjának jobb csapattámogatásra és működési hatékonyságra volt szüksége. Ismerje meg, hogyan segítette ezt a szervezetet pontossággal, gyorsasággal és megfelelőséggel a magba épített bérszámfejtési konszolidált HR-platform. Olvassa el a GPT Group történetét.

Sport és szórakozás

Egy nagy sport- és szórakoztatóipari vállalat javítani akarta a munkavállalói élményt és a munkahelyi döntéshozatalt. Ismerje meg, hogyan segített a szervezetnek egyetlen adatforrással automatizálni a HR-folyamatokat, csökkenteni a beléptetés feldolgozási idejét, egyszerűsíteni a bérszámfejtési műveleteket és megalapozottabb munkaerővel kapcsolatos döntéseket hozni. Olvassa el a Sharks Sports & Entertainment történetét.

Fogyasztási cikkek

A világ egyik legnagyobb élelmiszeripari vállalatának korszerűsítenie kellett folyamatait a munkavállalói élmény és kultúra javítása érdekében. Ismerje meg, hogyan segített egy felhőalapú bérszámfejtés-kezelő rendszer a közel-keleti dolgozóknak hozzáférést biztosítani az önkiszolgáló eszközökhöz és más adatokhoz. BRF sztorijának olvasása.

Fedezze fel a bérszámfejtés-kezelő rendszereket

A különböző méretű, növekedésre összpontosító vállalkozások profitálhatnak a kifinomult folyamatokból és a jobb bérszámfejtés-menedzsmentből. Íme egy hasznos HR és bérszámfejtési ellenőrzőlista a vállalatok számára annak biztosítására, hogy szervezetük fel legyen készülve üzleti céljaik támogatására, a jövőbeli kihívásokkal való szembenézésre és a munkavállalói igények kielégítésére.

Ismerje meg, az SAP SuccessFactors Employee Central Payroll hogyan segíthet a vállalatoknak egyszerűsíteni a bérszámfejtési folyamatokat globális munkaerőjük számára. Gondosan végezze el az országspecifikus és regionális előírásoknak megfelelő bérszámfejtést időben, biztonságosan és hatékonyan.