Kiadáselemzés: a végső útmutató

Napjaink szédítő versenyének és villámgyors változásának világában előfordulhat, hogy csak pillanatai vannak arra, hogy megragadjanak egy lehetőséget, vagy felismerjenek egy olyan kockázatot, amely megváltoztathatja a cégét. Ahhoz, hogy gyorsan és gyors üzleti döntéseket hozhasson, bizalomra van szüksége – úgy kell éreznie, hogy megbízható szándéka van ahhoz, hogy támogassa Önt, és világos képet adjon a helyzetéről. Itt jön be a kiadáselemzés folyamata, valamint az azt támogató kiadáselemzési eszközök és módszerek.

A kiadáselemzés nemcsak kulcsfontosságú elemzéseket nyújt a múltbeli kiadásokról, hanem alapul szolgál a kiadási minták előrejelzéséhez és a jövőbeli tervezéshez szükséges stratégiai előrejelzésekhez is.

A The Economist Group friss jelentése szerint a C-suite válaszadók mintegy harmada említette, hogy a kiadáselemzés a következő év legfontosabb prioritása. A hatékony kiadáselemzési eszközök, különösen azok, amelyek mesterséges intelligencia által vezérelt képességeket tartalmaznak, döntő fontosságúak a modern bonyolultság eléréséhez és ahhoz, hogy optimalizálni tudja üzleti és beszerzési műveleteit.

Az eltérő adathalmazok szisztematikus ellenőrzésével és elemzésével a kiadáselemzési megoldások és gyakorlatok segíthetnek feltárni a hatékonysági problémákat, erősebb pozícióból tárgyalni, és jobb kapcsolatokat kialakítani a szállítókkal.

Mi az a kiadáselemzés?

A kiadáselemzés az összetett kiadási információk gyűjtésének, tisztításának, osztályozásának és elemzésének adatvezérelt folyamata. Célja, hogy segítsen elérni a fő célkitűzéseket, például az alacsonyabb beszerzési költségeket, a nagyobb hatékonyságot és a nagyobb megfelelőséget. Alapjában véve néhány olyan kérdéssel foglalkozik, amelyek segítenek jobban megérteni és optimalizálni a kiadásokat:

• Mire költünk pénzt?
• Mennyit fizettünk?
• Kitől vásárolunk?
• Van erre jobb mód?

Történelmileg a kiadáselemzés munkaigényes és manuális folyamat volt. A beszerzési csapatoknak különböző adatforrásokon és táblázatokon kellett átesniük, és gyakran hiányoztak a lehetőségek vagy a kockázatok. De szerencsére a mai AI-alapú kiadáselemző eszközök automatizálják ezeket a feladatokat, és igény szerinti adatelemzéseket biztosítanak. Ez egyszerűsíti a több forrásból származó adatok integrációját és szabványosítását, és megkönnyíti az információk valós idejű elemzését – segít az üzleti eredményeket javító, intelligencián alapuló döntések meghozatalában.

Kiadáselemzési folyamat

Bár a kiadáselemzési folyamat változhat, hogy tükrözze a vállalat egyedi igényeit és kihívásait, mégis strukturált és szisztematikus vállalkozás, amely a folyamatosan frissített jelentésekhez és adathalmazokhoz való hozzáférésre, valamint a megbízható elemzésekre támaszkodik. Így működik egy tipikus folyamat:

Közvetlen, közvetett és szolgáltatási kiadási adatok rögzítése

Ez magában foglalja az adatok rögzítését a vállalat különböző rendszereiből, beleértve az ERP-t, a szállítókönyvelési (AP) rendszereket, az e-beszerzési platformokat, a kiadáskezelési rendszereket és az üzleti egységeket. A közvetlen kiadásokra (például a termelési nyersanyagokra) és a közvetett kiadásokra (irodaszerek és közművek) vonatkozó információkat is össze kell gyűjteni, hogy teljes képet kapjunk a szervezet kiadásairól.

Adatok tisztítása, eltávolítása és kiegészítése

Az adatok összegyűjtése után megtisztíthatja és szabványosíthatja őket, hogy hasznosak legyenek. Ez magában foglalja a formátumok egységesítését, a duplikátumok kiküszöbölését és az üres mezők kezelését. Ezt követően további adatpontokkal bővítheti az információkat, például az egyes szállítók hitelpontszámaival.

Összes kiadási adat kategorizálása

A tisztázást követően standard kiadási kategóriákba kell kategorizálnia az adatokat. Ez a lépés magában foglalja egy logikai taxonómia létrehozását, amely csoportosítja a hasonló típusú kiadásokat, megkönnyítve az elemzést és a kezelést. A kategóriakezelés tartalmazhat közvetlen kiadási kategóriákat, például nyersanyagokat és közvetett kiadáskategóriákat, például IT-szolgáltatásokat.

Összevonás külső adatokkal

A külső adatok belső kiadási adatokkal való integrálása átfogóbb elemzést biztosít. A modern szoftvermegoldások azzal egészítik ki ezt a folyamatot, hogy lehetővé teszik a személyre szabott adatösszevonásokat és beszámolókat, hogy olyan eredményeket szolgáltassanak, amelyek a múltból származó manuális rendszerekkel nem lennének lehetségesek.

Nyers adatok átalakítása végrehajtható elemzésekké

Az elemzések és a prediktív modellezés alkalmazásával gyorsan és pontosabban azonosíthatja a trendeket, előrejelezheti a jövőbeli kiadásokat, és feltárhatja a költségmegtakarítási lehetőségeket.

Kockázatok és költségmegtakarítási lehetőségek azonosítása

Ezután elemezheti az átalakított adatokat, hogy azonosítsa a potenciális kockázatokat, például a szállítófüggőségeket vagy a megfelelőségi problémákat. Ez a folyamat a költségcsökkentés lehetőségeit is feltárja azáltal, hogy felhívja a figyelmet a hatékonyság hiányára vagy a túlköltekezésre.

Elemzések használata a végfelhasználók számára

Az adat a tudás, a tudás pedig a hatalom. A ma rendelkezésre álló testreszabott információk és jelentések játékváltozó elemzéseket nyújthatnak. Végső soron azonban az embereknek felelősséget kell vállalniuk azért, hogy cselekedjenek rajtuk. Ebben az utolsó fontos lépésben elengedhetetlen annak biztosítása, hogy (a megfelelő csapatokkal) megosztja a megállapításait és hozzáférjen a kritikus intelligenciához.

A kiadások elemzésének előnyei a beszerzésben és az egész vállalaton belül

A jobb láthatóságnak és intelligenciának köszönhetően a kiadáselemzés megkönnyíti a beszerzési csapat számára a következő előnyök némelyikének megvalósítását:

• Alacsonyabb költségek: A kiadáselemzés kiemeli a megtakarítási lehetőségeket és a potenciális kockázatokat, segítve a jobb feltételek megtárgyalását, a beszerzések konszolidálását és a költséghatékonyabb beszállítókra való áttérést.
• Jobb kockázatkezelés: A kiadások elemzése segít azonosítani a túlfizetéseket vagy mintákat, amelyek az ellátási lánc potenciális sebezhetőségeit jelezhetik.
• Javított stratégiai beszerzés: A költési trendek részletes elemzése lehetővé teszi, hogy gyorsabb döntéseket hozzon, erősebb pozícióból tárgyaljon, és jobban összehangolja stratégiai beszerzési folyamatait az üzleti célokat és célkitűzéseket átfogóan.
• Egyszerűsített beszerzési folyamatok: A kiadáselemzés segít azonosítani a hatékonysági problémákat és szűk keresztmetszeteket. Ezek a felfedezések javíthatják a folyamatokat, lerövidíthetik a ciklusidőket, csökkenthetik a munkaerőköltségeket és összességében javíthatják a beszerzési teljesítményt.
• Bővített szállítóikapcsolat-kezelés (SRM): Az SRM-be és a beszállítói teljesítménybe való betekintést felhasználhatja arra, hogy erősebb partnerségeket alakítson ki, és biztosítsa, hogy a szállítók megfeleljenek az Ön által meghatározott szabványoknak és elvárásoknak.
• Optimalizált szerződéskezelés: Elemzések hozzáadása a szerződéskezelési folyamathoz segít a kis nyomtatáson túl látni a kihívások és lehetőségek felismerése érdekében. Ezek az elemzések lehetővé teszik, hogy a szerződés teljes életciklusa alatt a legjobb folyamatban lévő és megújítási időszakokról tárgyaljon.
• Képesség a teljesítmény összehasonlítására: A kiadáselemzés lehetővé teszi a szervezet számára a teljesítmény belső és iparági szabványok szerinti összehasonlítását, a bevált gyakorlatok azonosítását, a célok kitűzését és a folyamatos fejlődés ösztönzését.

Példa a kiadáselemzésre

A kiadáselemzési megoldások integrálásával az American Eagle Outfitters powerhouse ruházati márka optimalizálta a kiadások átláthatóságát és megfelelőségét több beszerzési kategóriában. Ez lehetővé tette a részletes kiadási adatok gyors elérését, ami segített a vállalatnak fenntartani a beszerzési irányelveknek való magas szintű megfelelést. Nevezetesen az amerikai Eagle Outfitters következetesen elérte a megrendelések megfelelőségének 80%-os célkitűzését, ami jelentős megtakarításokat eredményez.

Ezenkívül a több forrásrendszer integrációja lehetővé tette a valós idejű kiadáselemzést, lehetővé téve az American Eagle Outfitters számára a költségcsökkentési lehetőségek azonosítását és az azokra való reagálást. Az integrált kiadáselemzési megoldások stratégiai alkalmazása megerősítette az American Eagle Outfitters szállítói kapcsolatait, és növelte a teljes beszerzési hatékonyságát.

Mi a maverick költés?

A maverick kiadások, más néven szélhámos kiadások akkor fordulnak elő, ha az alkalmazottak olyan beszerzéseket hajtanak végre, amelyek megkerülik a beszerzési irányelveket. Az online vásárlás könnyűségével még a B2B árukat és szolgáltatásokat is egyre többen vásárolhatják meg bárki, aki internetkapcsolattal rendelkezik. Az ilyen típusú kiadások számos problémához és kockázathoz vezethetnek, beleértve a magasabb költségeket, a láthatatlanságot, a megbízhatatlan minőséget és a lehetséges megfelelőségi problémákat, ha a beszerző nem tartja be a jogi vagy szabályozási követelményeket. Ez károsíthatja az előnyben részesített beszállítókkal való kapcsolatait is, akik esetleg nem értékelik, hogy mellőzik őket.

A költéselemzési megoldások beállításával felismerheti a maverick költésekhez kapcsolódó trendeket – és felvilágosítja csapatait a gyakorlat kockázatairól –, segíthet megvédeni magát az általa okozott problémáktól.

Kiadáselemzési mérőszámok és KPI-k

A legjobb kiadáselemzési megoldás segítségével nyomon követheti a különböző mérőszámokat és az elfogadott fő teljesítménymutatókat (KPI-ket) valós idejű irányítópultokon és beszámolókon keresztül. Az ilyen mérőszámok egy ablakot biztosítanak a beszállítók, kategóriák, szállítómeghatározási folyamatok, árképzés stb. általános kiadásairól és teljesítményéről. Íme néhány, a kiadáselemzésben használt közös KPI:

• Megtakarítás: Ez az alap, alapvető KPI méri a jobb beszerzési stratégiák, jobb beszállítói tárgyalások és hatékonyabb folyamatok révén elért kiadáscsökkentést. A költségmegtakarítások nyomon követésével számszerűsítheti kiadáskezelési erőfeszítéseinek pénzügyi előnyeit.
• Kezelt kiadás: ez a mutatószám a beszerzési csapat által aktívan kezelt teljes kiadásra vonatkozik. Segít megérteni, hogy kiadásaink mekkora részét ellenőrzik és optimalizálják. A vezetés alatt álló magasabb kiadások jobb felügyeletet és hatékonyabb beszerzési gyakorlatokat jeleznek. A mérőszám biztosítja, hogy minden költés látható és elszámoltatható legyen, csökkentve a közbenső kiadások kockázatát.
• Beszállítói teljesítmény: Összehasonlíthat olyan mérőszámokat, mint az időben történő kézbesítés aránya, a hibaarányok és a szerződési feltételeknek való megfelelés, hogy értékelje a beszállító teljesítményét. A rendszeres megfigyelés láthatóvá és elfogadottá teszi a sávot, és erősíti a beszállítói kapcsolatokat.
• Operatív KPI-k: Az operatív mutatószámok a beszerzési folyamatok hatékonyságát mérik. Ezek közé tartozhatnak olyan mérőszámok, mint a megrendelések feldolgozásának ciklusideje, a rendelésteljesítés pontossága és a számlafeldolgozás hatékonysága. Az operatív mutatószámok javítása egyszerűsíti a beszerzési folyamatokat és csökkenti a működési költségeket.
• Fizetési feltételek: Egy gyakran kihasználatlan eszköz, a fizetés elemzése megvizsgálja, hogy milyen feltételek mellett történik a fizetés a szállítóknak. Ez azt jelenti, hogy értékelni kell például az átlagos fizetési napokat, a korai fizetési engedményeket és a megállapodott fizetési feltételeknek való megfelelést.
• Dolgozói KPI-k: Az alkalmazotti KPI-k a beszerzési munkatársak teljesítményét és termelékenységét mérik. Ezek közé tartozhatnak olyan mérőszámok, mint az alkalmazottanként feldolgozott megrendelések száma, a rendelések elhelyezésének pontossága és a beszerzési irányelveknek való megfelelés szintje. Az alkalmazotti KPI-k nyomon követése segíthet a képzési igények azonosításában, az általános csapatteljesítmény javításában, valamint a beszerzési funkció hatékonyságának és eredményességének növelésében.

SAP-termék

Tegye meg a következő lépést!

Fedezze fel a kiadáselemzési megoldásokat a gyorsabb, magabiztosabb stratégiai szállítómeghatározási döntések támogatása érdekében.

Első lépések

Mit kell keresni a kiadáselemző szoftverben?

A felhőalapú, AI-alapú kiadáselemzési megoldások elengedhetetlenek minden komoly beszerzési és ellátási lánc stratégiához. Függetlenül attól, hogy milyen szakaszban van a digitális átalakítási úton, az adatintegráció, a láthatóság és a pontosság javítása felé tett minden lépés rövid és hosszú távon egyaránt megtérül. Keresse meg a következőket, csak néhány kulcsfontosságú jellemzőt, amit elvárhat a kiadáselemző szoftverében:

• Átfogó adatintegráció: A szoftvernek integrálnia kell a meglévő pénzügyi, ERP és ellátási lánc rendszereket, hogy az összes kiadási adatot egy helyen konszolidálja.
• Valós idejű irányítópultok és jelentések: Személyre szabható, valós idejű irányítópultok keresése, amelyek gyors betekintést nyújtanak a fő kiadási mérőszámokba és munkafolyamatokba.
• Fejlett elemzések és mesterséges intelligencia képességek: A szoftvernek az MI-t kell használnia a nyers adatok megvalósítható elemzésekké alakításához és a jövőbeli kiadási trendek előrejelzéséhez.
• Felhasználóbarát felület: Biztosítsa, hogy intuitív, könnyen navigálható felületet kapjon, amely minimális képzést igényel, és asztali és mobil eszközökön egyaránt működik.
• Skálázhatóság és rugalmasság: Válasszon olyan szoftvert, amely skálázható az Ön szervezetével, integrálható új rendszerekkel, és alkalmazkodhat a változó beszerzési igényekhez.
• Robusztus biztonsági és megfelelőségi funkciók: A szoftvernek szigorú biztonsági intézkedéseket kell tartalmaznia, és meg kell felelnie az érzékeny adatok védelmére vonatkozó előírásoknak.
• Testreszabható jelentéskészítés és elemzés: Válasszon olyan szoftvert, amely lehetővé teszi egyedi jelentések készítését és részletes adatelemzést a konkrét igényekre szabva.

Tovább olvasom