Az új ERP szoftverek bevezetésekor a vállalatok gyakran sok időt töltenek a követelményeik azonosításával, de viszonylag keveset állítanak össze a bevezetést irányító csapattal. Mégis, az ERP projektcsapat kétségtelenül a legnagyobb sikertényező, amely különbséget tehet a célba vett megvalósítás és az oldalirányú projekt között.

Megtévesztően egyszerű, itt a sikeres megvalósítás képlete: a megfelelő emberek, a megfelelő készségekkel, a megfelelő lépéseket követve. Ügyeljen arra, hogy ERP-tervezését a csapatkiválasztási folyamattal párhuzamosan indítsa el. Ez a nyolc lépés segít a projektcsapat strukturálásában, a terv létrehozásában és a megfelelő intézkedések meghozatalában.

A sikeres megvalósítás képlete: a megfelelő emberek, a megfelelő készségekkel, a megfelelő lépéseket követve.

1. Felismerni, hogy ez nem egy informatikai projekt

Mivel az ERP rendszerek információtechnológián alapulnak, az emberek gyakran feltételezik, hogy az ERP implementációk informatikai projektek. Nem így van. Az ERP rendszer a vállalat teljes működésének gerincét képezi, így minden részlegnek elkötelezettségre és elkötelezettségre van szüksége. A megfelelő szervezeti támogatás nélkül az informatikai alapú bevezetés valószínűleg költséges késedelmeket, felhasználói ellenállást, elégedetlenséget vagy akár egyenesen kudarcot fog okozni.

Az informatikai részleg gondoskodik a hardver és szoftver telepítéséről (ha az új rendszer telepítve van a helyszínen). Az IT felelős továbbá a más adatfüggő rendszerekkel és berendezésekkel való kompatibilitásért és integrációért – a vállalaton belül és ahhoz kapcsolódóan egyaránt. A rendszerkonfigurációt vezérlő új üzleti folyamatok meghatározásának felelőssége azonban egyértelműen a rendszer felhasználóinak vállára esik.

2. Biztonságos vezetői kötelezettségvállalás

Míg a CIO vagy a CTO kétségtelenül támogatta a bevezetési projektet, a részvételük nem ér véget itt; az ERP beruházás aláírása csak a kezdet. A vezetőknek meg kell érteniük egy nagy ERP bevezetési projekt hatását, hajlandónak kell lenniük arra, hogy megtegyék a szükséges kompromisszumokat annak érdekében, hogy az emberek időt és energiát szenteljenek a projektnek, és látható bizonyítékot szolgáltassanak a támogatásukról.

A vezetőknek a legkorábbi indító megbeszéléseken kifejezésre kell juttatniuk elkötelezettségüket. A csapat előrehaladását követően is részt kell venniük a folyamatban, és bátorítást kell nyújtaniuk, amikor és ahol szükséges. Végső hatóságként is kell szolgálniuk, ha olyan konfliktusok vagy problémák merülnek fel, amelyek a végrehajtó hatalom bevonása nélkül nem oldhatók meg.

Minden projektben lesznek olyan idők, amikor más prioritások zavarják a projekt kötelezettségvállalásait. Az Ügyfél igényei, tréningjei vagy versengő projektjei könnyedén elhúzhatják a csapattagokat. A munkavállalókat nehéz lesz ellenállni ezeknek a zavaró tényezőknek látható vezetői elkötelezettség és „engedély” nélkül, hogy koncentráljanak.

3. Válassza ki a megfelelő projektcsoportvezetőt

Egy hatékony projektcsapatra van szükség, amelyet egy intelligens és elkötelezett projektvezető vezet ahhoz, hogy egy ERP-projekt sikeresen, időben és költségkereten belül befejeződjön. A csoportvezetőnek az üzlet működési oldaláról kell származnia, és az a személy, akihez a legtöbb ember fordul, amikor kérdése vagy problémája van, valaki, aki ismeri a vállalat üzletét, belső politikáját és azt, hogyan működnek a dolgok a szervezetében. A projektvezető lehet osztályvezető, de sok esetben nem lesz. Ha lehetséges, a lehető leghamarabb azonosítsa ezt a személyt, hogy részt vehessen a kiválasztási folyamatban.

A csapat vezetőjének jártas vagy jártas kell legyen a projektmenedzsment szoftver alkalmazásában a feladatok, ütemterv és költségek nyomon követéséhez. A korábbi projektvezetési tapasztalatok hasznosak, de nem szükségesek; rengeteg erőforrás áll rendelkezésre a kijelölt személy projektvezetési technikákban és eszközökben való képzéséhez.

4. Szerezze be a megfelelő embereket az ERP implementációs csapatában

A bevezetési csapat struktúrájának tükröznie kell az Ön szervezetét. A projektcsoport tagjainak képviselniük kell az összes főbb funkcionális részleget, különösen azokat, amelyek elsődleges felhasználók és kedvezményezettek a rendszerben. A részlegek közé tartozhat a mérnöki, értékesítési és ügyfélszolgálat, a beszerzés, a pénzügy és a számvitel, az IT, a fizikai üzem és karbantartás, az emberi erőforrások vagy mások, attól függően, hogyan szervezik meg vállalkozását és milyen széles körű a rendszere.

A csapat felelős a projekt tervezéséért és szervezéséért, és rendszeresen össze kell ülnie, hogy áttekintse az előrehaladást és kezelje a felmerülő problémákat. Minden csapattag felelősséget vállal a funkcionális területükön belüli tevékenységek koordinálásáért, gyakran egyéni munkacsoportokat hoz létre és vezet különböző feladatok elvégzésére. A tagok jelentést tesznek a projektcsapatnak, mivel ezek a feladatok elvégzésre és elvégzésre kerülnek.

A legtöbb esetben a projektcsapat hetente, vagy gyakrabban találkozik kritikus vagy nagy aktivitású időszakokban. Bár a C-szintű vezetőktől nem várható, hogy részt vesznek a csapat megbeszélésein, a csoportvezető rendszeres jelentésével tájékoztatni kell őket az összes bevezetési tevékenységről és döntésről. A vállalati szintű helyzetjelentés is erősen ajánlott, hogy segítsen megőrizni a lelkesedést és az érdeklődést.

5. Strukturált és inkluzív bevezetéstervezési folyamat követése

A tervezésnek korán kell kezdődnie, amikor a projektet először javasolják vagy azonosítják. A projektterv folyamatosan frissül, amint új információk válnak elérhetővé, de minden fázis elején „zárolva” kell lennie. Bár ezt követően további módosításokra lehet szükség, a folyamat közepén bekövetkező változásokat el kell kerülni, ha egyáltalán lehetséges. Valószínűleg a projekt sikeres befejezését fenyegeti leginkább a Terjedelem kúszás, az a tendencia, hogy folyamatosan bővítse vagy módosítsa a projekt célkitűzéseit. A jó ötletek valószínűleg létrejönnek a folyamat során, de még a látszólag kis változások is lelassíthatják vagy kisiktathatják a projektet. Tedd félre ezeket az ötleteket a második fázisra.

A (jövőbeli) felhasználói közösség bevonása a korai tervezési folyamatba. Miért olyan fontos ez? Ezek a fő információforrások az üzlet és folyamatainak „jelenlegi” leírásához. Erre az ERP-ajánlatkérés (RFP) követelménymeghatározási részében lesz szüksége. Be szeretné őket vonni a kiválasztási folyamatba, hogy megtudják, a rendszer valóban megfelel-e az igényeiknek a napi folyamatok kontextusában. A legfontosabb, hogy a specifikációs és kiválasztási folyamatokban való korai és folyamatos részvétel segít leküzdeni minden olyan változással szembeni ellenállást, amely gyakran jelen van a felhasználói közösségben, amikor valami új kerül rájuk.

Ezek és más ERP bevezetési és tervezési bevált gyakorlatok segíthetnek a lehető legtöbbet kihozni befektetéséből.

A (jövőbeli) felhasználói közösség bevonása a korai tervezési folyamatba.

6. A projektterv nyomon követése

A projektmenedzsment eszközök segítségével ütemezheti és nyomon követheti a projektet és annak előrehaladását. Számos viszonylag olcsó projektmenedzsment szoftvercsomag közül lehet választani. A szoftver segít meghatározni az ütemtervet, azonosítani az erőforrás-igényeket, és felismerni a lehetséges konfliktusokat. A teljes projektterv betöltése után ez segít nyomon követni az egyes feladatokat és a terv általános előrehaladását, valamint azonosítani fogja az esetleges csúszások hatását – a feladatok késedelmes elvégzéséből eredő késedelmeket, amelyek más idővonalakra is hatással lehetnek. Az eszközök nyomon követik továbbá a kiadásokat a költségvetéshez képest, és folyamatosan tájékoztatják a felső vezetést a finanszírozási és erőforrás-igényekről.

Mivel a projekttervtől való eltéréseket azonosítják, a projektcsapatnak gyorsan kezelnie kell azokat. A kis csúszások jelentős problémává válnak, ha nem oldódnak meg, miközben még mindig kicsik. Minden feladatcsoport vezetőjének jelentenie kell az aktív projektek aktuális állapotát a projektcsapat többi tagjának a heti megbeszélésen. A projektcsapat ezután kitalálhatja, hogyan lehet ütemterv szerint visszahozni a késedelmes vagy megszakított feladatokat. Az ütemterv kiemelkedő fontosságú – ne hagyja, hogy a tervezett tevékenységek elcsússzanak, mivel más hatások is lesznek a későbbi fázisban. (Rendben van, hogy egy kis párnát építsünk a terv kritikus feladataiba és fázisaiba. Megfontolhatja Eli Goldratt kritikus láncának néhány projektmenedzsment-alapelvének elfogadását, beleértve a pufferek hatékonyabbá tételének módját is.)

7. Győződjön meg arról, hogy a felhasználók „saját” rendszerrel rendelkeznek

Ez a pont megismétlődik: a megvalósítás sikere azon múlik, hogy a felhasználói közösség érezze a rendszer feletti felelősségérzetet. Ha a felhasználók kezdettől fogva részei a folyamatnak, nagyobb felelősségérzetet fognak érezni a sikeréért – hiszen legalább részben az ő ötletük volt, hogy ezt a rendszert válasszák és konfigurálják úgy, ahogy Ön tette.

Bármely megvalósítás során lesznek olyan pillanatok, amikor az idők kemény vagy váratlan akadályokba ütköznek. Ha a felhasználók úgy érzik, hogy ez nem az ő rendszerük, könnyű valakit hibáztatni – a vezetőket, a vezetőket, az informatikát vagy magát a rendszert – ahelyett, hogy beleásnák és megoldanák a problémát. A tulajdonosi elkötelezettség megszerzésének kulcsa a projekttervezésben és a célok meghatározásában való korai részvétel.

A „Mi van benne nekem?” A tényező a tulajdonosi viszony megszerzésében is fontos. Minden felhasználónak meg kell tapasztalnia az új rendszer előnyeit – legyen szó könnyű használatról, kényelemről, az információk pontosságában való nagyobb megbízhatóságról, a szervezetre gyakorolt nagyobb hatás elérésének képességéről, vagy a stressz, a túlóra és a frusztráció csökkentéséről. Ezeknek a „puha” előnyöknek egy része fontos ahhoz, hogy a felhasználókat a rendszer bevezetésére és sikeressé tételére ösztönözze. Az oktatás és a képzés kulcsfontosságú ahhoz, hogy a felhasználók megértsék, hogyan javítja a rendszer a munkával töltött életüket és a munkateljesítményüket.

Az implementáció sikere azon múlik, hogy a felhasználói közösség érezze a rendszer feletti felelősségérzetet.

8. Az ERP-projektcsapat sikerének mérése

A projektcsapat hatékonyságának végső mérése természetesen egy sikeres végrehajtás, amely időben és a költségvetésben fejeződik be. A köztes intézkedések azonban ugyanilyen fontosak. A projektterv számos, idővonalon meghatározott, egymástól függő feladatból áll, amelyek erőforrásait minden egyes feladathoz hozzárendelik. A terv jóváhagyása után a csapat felelőssége, hogy az összes feladat elvégzését a tervek szerint kezelje.

Az egyes feladatok, ha befejeződtek, mérföldkövekként szolgálnak. Az egyes feladatmenedzsereknek minden héten jelentést kell tenniük a feladat előrehaladásáról, beleértve az idő- és erőforrás-kihasználást, valamint a kezelendő kihívásokat, konfliktusokat vagy problémákat – annak érdekében, hogy a projektcsoport egésze dönthessen a korrekciós intézkedésekről vagy az erőforrások átcsoportosításáról, amelyek szükségesek a feladatok célon tartásához. Az út mentén végzett összes feladat sikeres elvégzése mérceként szolgál mind a feladatvezetők, mind a nagyobb projektcsapat számára.

Az ERP ROI (befektetés megtérülése) elvárások elérése szintén a csapat teljesítésének mércéje, különösen, ha ezeket a megtérülési várakozásokat reálisan időzítették a haladás vagy a folyamatos javulás kimutatására.

Végül pedig a projektcsapat kommunikációja, míg egy kevésbé közvetlen intézkedés, az eredmény egy másik mutatója. Mennyire jól kommunikálta a csapat a projekt státuszát a vállalat egészével és a láncot az osztályvezetőkkel és a vállalati vezetőkkel? Az erős kommunikáció a sikeres projekt alapvető eleme.

Összefoglalás

Az ERP bevezetéséhez vállalati szintű részvételre és támogatásra van szükség. A kivitelezés középpontjában a projektcsapat áll, annak ellenére, hogy nem igazán „csinálják” maguk a megvalósítást. A csapat elsődleges feladata a projekt tervezése és irányítása, a támogatás igénybevétele, a vállalkozás motiváltságának megőrzése és az összes tervezett feladat és tevékenység elérése felé való haladás – a projekt sikeres befejezéséig.