A közvetlen beszerzés felelős azért, hogy minden „linchpin” összetevővel rendelkezzen a vállalata által gyártott alapvető dolgok elkészítéséhez. A közvetett beszerzés viszont minden mást tartalmaz, ami elengedhetetlen a lámpák bekapcsolásához és vállalkozása zavartalan és hatékony működéséhez.

A közvetlen beszerzési tevékenységek nagyobb költségvetéssel járnak, és központilag és stratégiailag irányíthatóbbak lehetnek. Amit azonban gyakran figyelmen kívül hagynak, az az, hogy sok vállalkozásban a közvetett beszerzési költségek még mindig a beszerzéssel kapcsolatos kiadások jelentős részét teszik ki. Ennek ellenére a közvetett beszerzést gyakran decentralizálják és következetlenül kezelik, és hatalmas fejlődési potenciállal rendelkeznek. Napjaink legjobb technológiái és kiadáskezelési gyakorlatai segítenek abban, hogy egységesebb és holisztikusabb megközelítést alkalmazzon minden kiadáskezelési folyamatához – biztosítva, hogy csapatai, adatai és rendszerei zökkenőmentesen integrálódjanak, és jól működjenek együtt.

Mi a közvetlen beszerzés?

A közvetlen beszerzés a vállalat által értékesített áruk vagy szolgáltatások gyártása során közvetlenül felhasznált nyersanyagok, komponensek és munkaerő beszerzésének folyamatát jelenti.

Ez a kiadási tevékenység nagyon szorosan kapcsolódik az elsődleges üzleti tevékenységekhez. Ez szállítja a gyártósort, és befolyásolja a végtermék minőségét, amelyet a vevőknek kínál. Példa erre egy autógyártó beszerzése, valamint acél és gumiabroncsok vásárlása. A közvetlen beszerzés vizsgálatának másik módja az Ön alapvető műveleteihez való közelségének közvetlensége. Irodaszerek nélkül egy autógyártó még mindig készíthet autókat. De fém vagy gumi nélkül az elsődleges művelet leáll.

A bevált közvetlen gyakorlatok gyakran használják az e-beszerzési megoldásokat és eszközöket, beleértve a kiadáselemzést, a stratégiai szállítómeghatározást és az anyagszükséglet-tervezést (MRP). Ez segít a vállalatoknak abban, hogy megbízható beszállítókkal és hatékony rendszerekkel rendelkezzenek ezeknek a kapcsolatoknak a kezeléséhez, ami ideális esetben hatékonyabb és ellenállóbb működéshez vezet.

Mi az a közvetett beszerzés?

A közvetett beszerzés olyan áruk és szolgáltatások beszerzését foglalja magában, amelyek fontosak a vállalat működésének fenntartásához, de nem mennek közvetlenül az Ön alapvető termékeinek vagy szolgáltatásainak gyártásához. Ez a kiadási kategória magában foglalja a karbantartást, javítást és üzemeltetést (MRO), valamint az informatikai szolgáltatásokat és a szoftver-szolgáltatás (SaaS) előfizetéseket, a marketinget, az ingatlanokat, a kiszervezett szakembereket és még sok mást.

És bár a közvetett beszerzés definíciója 50 év alatt nem igazán változott, a mai digitális átalakulás jelentős változást mutatott a vállalatok – és ügyfeleik – üzletvitelében. Bizonyos közvetett kiadások időtállóak, mint például a takarítási szolgáltatások vagy az irodaszerek. De ami óriási mértékben megváltozott, az a SaaS megoldásoktól, a kiberbiztonságtól és az egyre erősebb és specializált szoftverektől való függésünk. A mai kiadáskezelő csapatok gyakran kevesebbet költenek írószerekre, hirdetési szolgáltatásokra, sőt ingatlanokra is. De ennek több köze van a digitalizáció felé való elmozduláshoz, az önkiszolgáló marketingeszközökhöz és a távoli munkához, mint általában a közvetett kiadások csökkentéséhez. Ahogy a vállalatok és a gyártók egyre inkább digitalizálódnak, úgy találják, hogy annak ellenére, hogy kevesebb „kemény” üzleti kiadásra költenek, egyre nagyobb szükségük van más típusú eszközökre és megoldásokra, hogy segítsék őket a növekedésben és a versenyben.

Közvetlen és közvetett beszerzés: Mik a különbségek?

A fő különbség e két közbeszerzési modell között nem az, hogy hogyan hajtják végre őket, hanem az, hogy miért van rájuk szükség, és mire van szükségük. A legjobb gyakorlatokat – a beszerzéstől a kifizetésig – szigorúan alkalmazni kell minden akvizíciós tevékenységre, legyen az közvetlen vagy közvetett.

• Az üzletmenet folytonossága és stratégiai jelentősége: A közvetlen beszerzési tevékenységek azonnal kulcsfontosságúak az üzletmenet folytonossága szempontjából. A nyersanyagellátás zavara megállítja a termelést, hatással van az értékesítésre és a végeredményre. A közvetett beszerzés kevésbé azonnali hatással van az üzletmenetre; a kiadási kategória kezelésének halmozott hatása azonban általában jelentős hatással van az üzleti élet egészére.
• Költségvetés mérete és a szerződés időtartama: A közvetlen beszerzés gyakran nagyobb költségvetési allokációkat és hosszabb szerződéses időtartamokat foglal magában. Ezzel szemben a közvetett beszerzés kisebb, változóbb, rövidebb szerződési feltételekkel rendelkező kiadási összegeket vonhat maga után, amelyek az évről évre (vagy akár napról napra) változó működési igényekre összpontosítanak.
• Tervezett vs. spontán kiadások: A közvetlen beszerzés szigorú tervezést és előrejelzést igényel, hogy igazodjon a termelési ütemtervhez és a piaci kereslethez. A közvetett beszerzések esetében gyakran van egy kicsit nagyobb mozgástér a rugalmasságra, a beszerzések pedig szükség szerint, az azonnali működési követelményeken alapulnak.
• A szállítói kapcsolatok fontossága: A szállítói kapcsolatok kezelése (SRM) a közvetlen beszerzésben jellemzően stratégiaibb, hosszú távú partnerségeket foglal magában a megfelelőség biztosítása, a beszállítói szakértelem és javaslatok elérése, valamint a konzisztens ellátás és minőség biztosítása érdekében. A közvetett beszerzésben az a hangsúly, hogy arra ösztönözzük az embereket, hogy ezektől a jóváhagyott szállítóktól vásároljanak, hogy kihasználhassák a mennyiségi engedményeket, javítsák a minőség-ellenőrzést, és megfeleljenek az irányelveknek és szabályozásoknak.
• Készletvezetés: A készletvezetés a közvetlen beszerzésben olyan stratégiai tevékenység, amelynek célja a költségek és a termelési igények egyensúlyba hozása a készlettöbblet vagy készlethiány elkerülése érdekében. A beszerzett áruk vagy szolgáltatások jellegétől függően a közvetett beszerzés nem lehet olyan sebezhető, mint a hiány és a többletkockázat.
• Szervezeti felépítés: A közvetlen beszerzést hagyományosan egy adott beszerzési csapat irányította, egyértelmű költségkeretekkel és mutatószámokkal, míg a közvetett beszerzést gyakran kevésbé szigorúan ellenőrzik vagy felügyelik. És bár ez a múltban különbséget tett a közvetlen és a közvetett között, fontos megjegyezni, hogy napjaink legjobb kiadáskezelési szakemberei összekapcsoltabb és szisztematikusabb módon kezelik a közvetett beszerzést.

Közös kihívások a közvetlen beszerzéssel

A költési kategória számos kihívása a vállalaton kívülről származhat. Az ilyen jellegű problémák megoldásához elengedhetetlen, hogy jó együttműködés jöjjön létre a csapatai és a beszállítói között – és biztosítsa, hogy a közvetlen költési tevékenységek adatközpontúak és központosítottak legyenek.

• Ellátási lánc volatilitása: Amint az elmúlt évek megmutatták nekünk, a „soha nem mondjuk soha” egy jó axióma, amely a mai üzleti világban él. Az időjárási eseményektől a politikai nyugtalanságig a globális események összetett (és növekvő) köre zavarhatja az ellátási láncot. Minden eddiginél fontosabb, hogy a közvetlen beszerzési csapatok együttműködjenek a logisztikailánc-menedzsmenttel, és kihasználják és elemezzék a rugalmasság-építő adatokat az egész vállalatból.
• Minőség-ellenőrzés: Még a legjobb szándék mellett is a beszállítók a minőségi fronton hagyhatják Önt cserben. A jó SRM taktikák és a globális és regionális piaci trendek folyamatos nyomon követése segíthet előre jelezni a minőségi problémákat és szükség esetén a pivotot.
• Áruk áringadozása: Az ágazattól függően különösen sérülékenyek lehetnek az alapvető gyártáshoz szükséges nyersanyagok árának és rendelkezésre állásának változásaival szemben. Ismét, ha a piaci információkon felül maradsz, és puffereket építesz be a költségvetéseidbe, jobban felkészülhetsz az ilyen eseményekre.
• Beszállítói függőség: Ha nagy beszállítót talál, csábító, hogy elégedettségre tegyen szert. De a saját hibájukon kívül egy ellátási partner hirtelen nem tud szállítani. Néhány más ellenőrzött és elérhető lehetőség nélkül ijesztő helyen találhatja magát.
• Szabályozási megfelelőség és fenntarthatóság: A közvetlen beszerzési kiadások jellemzően nagyobbak, és nyersanyagokat, távolsági szállítást, külföldi munkaerőt és más összetett összetevőket foglalhatnak magukban. A közvetlen beszerzési csapatoknak a helyi és a globális megfelelőségen egyaránt felül kell szerepelniük a környezetvédelmi, társadalmi és irányítási (ESG), jogi és számtalan egyéb szabályozás tekintetében, amelyek jellemzően nem gyakorolnak olyan jelentős hatást a közvetett beszerzési tevékenységekre.

Közös kihívások a közvetett beszerzéssel kapcsolatban

A közvetett beszerzési kihívások gyakran a szervezeten belül keletkeznek. Ez rossz hír és jó hír. Rossz hír, ha továbbra is tolerálja a silókat és az elavult eszközöket és gyakorlatokat. De jó hír, ha készen állsz arra, hogy foglalkozz ezekkel a kérdésekkel, mert – a politikai és időjárási eseményektől eltérően – ezek a kihívások a kezedben vannak.

• A költések rossz láthatósága: Ha a részlegek még akkor is követik a megfelelő protokollokat, ha ez a kiadás nincs rögzítve és integrálva a többi kiadással, elveszítheti a központi ellenőrzés lehetőségét. Ez azt jelenti, hogy csökken a költségmegtakarítási lehetőségek azonosításának vagy a pazarló kiadások kiküszöbölésének képessége.
• Maverick költés: A legtöbb maverick költés jó szándékú, és csak a „hivatalos” csatornákon való áthaladás érzékelt lassúsága vagy a beszerzési protokolloknak és irányelveknek való megfelelést automatizáló megoldások hiánya miatt történik. A(z) azonban jelentős károkat okozhat, növelheti a költségeket és növelheti a szervezeti vagy szabályozási követelményeknek meg nem felelő beszerzések kockázatát.
• Adattárolók és különböző adatok: A közvetett kiadási és szállítómeghatározási adatokat össze kell gyűjteni, szabványosítani és elemezni kell az összes többi kritikus üzleti adattal együtt. Ha nincs szigorú politikája és gyakorlata ennek az információnak a rögzítésére és központosítására, akkor elveszíti előnyeit – beleértve a pontosabb előrejelzést és a csökkentett költségeket.
• Többletek és elbocsátások: A közvetett beszerzés gyakran többletellátást vagy felesleges szolgáltatásokat eredményez a nem megfelelő koordináció és tervezés miatt. Az automatizált megoldások által biztosított jobb láthatóság segít felszabadítani ezt a többlet tőkét, amelyet az üzlet más részein jobban ki lehetne használni.
• Vállalati kultúra: A régi szokások keményen halnak meg. Sok vállalatnál nem sok összehangolt stratégia került a közvetett beszerzésbe. A közvetett kiadások integrálása a központosított folyamatokba több mint jó szoftvert igényel. Átlátható kommunikációt és egyértelműséget igényel a láthatóság és a silószéttörés fontossága tekintetében az egész vállalaton belül.

A közvetlen és közvetett beszerzés hatása a kiadáskezelésre

A közvetlen kiadás, amely az összes költség jelentős részét teszi ki, lehetőséget kínál a méretgazdaságosság és a mennyiségi engedmények kihasználására, amelyek hatékonyan ellenőrizhetik a készletezési költségeket. Ezzel szemben, bár a közvetett kiadások nem ugyanolyan hatással vannak az eladott áruk költségeire, egyre kritikusabb az üzleti siker szempontjából, mivel a hatékonysági problémák növelhetik a kiadásokat, és működési késedelmekhez és zavarokhoz vezethetnek. A holisztikus kiadáskezelés ezért elengedhetetlenné válik ezeknek (és az összes) kiadási kategóriának az egyensúlyában, biztosítva, hogy mindegyik a lehető legnagyobb mértékben hozzájáruljon szervezete általános pénzügyi állapotához, növekedéséhez és működési folyamatosságához.

Mit kell keresni a közvetlen / közvetett beszerzési szoftverben?

Ahogy halad a digitális átalakulás útján, válasszon olyan szoftvereket, amelyek javítják a kiadáskezelési tevékenységek integrálásának, testreszabásának és automatizálásának képességét, beleértve a következőket:

1. Átfogó integrációs képességek: Az ERP és kiadáskezelési rendszerek integrációja biztosítja, hogy a beszerzési adatok összhangban legyenek a termelési és működési igényekkel, ami elengedhetetlen a közvetlen és közvetett beszerzés közötti egyensúly megteremtéséhez.
2. Fejlett elemzések és jelentések: Tekintettel a közvetlen és közvetett beszerzés eltérő fókuszpontjaira és hatásaira, az elemzések elengedhetetlenek az egyes kihívások és lehetőségek megkülönböztetéséhez és kezeléséhez.
3. Felhasználóbarát felület: Minden eszköz csak olyan jó, mint a csapatok hajlandósága és képessége a használatára. Keressen intuitív és egyszerű felületet és irányítópultot.
4. Automatizált munkafolyamat-kezelés: Az automatizálás egyszerűsíti a folyamatokat, csökkenti a manuális feladatokat, javítja a pontosságot és a sebességet. Ez lehetővé teszi a csapatok számára, hogy stratégiai kérdésekre koncentráljanak, bízva abban, hogy a manuális feladatokat következetesen ellenőrzik.
5. Robusztus szállítókezelési eszközök: Függetlenül attól, hogy a szállító milyen szolgáltatásokat vagy árukat nyújt, a szabványosított és megbízható szállítókezelési funkciók elengedhetetlenek a közvetlen és közvetett beszerzés minőségének és megbízhatóságának fenntartásához.
6. Rugalmas testreszabási lehetőségek: A jelentésektől a munkafolyamatokig és az automatizált folyamatokig a testreszabás segít biztosítani, hogy csapatai alkalmazkodni tudjanak az egyes szállítókhoz, szállítókhoz vagy működési tevékenységekhez kapcsolódó egyedi igényekhez és kihívásokhoz.
7. Biztonsági és megfelelőségi funkciók: A szabályozási megfelelőség és az érzékeny tranzakciós adatok védelme terén a hatékony MI által vezérelt biztonsági funkciók nem nélkülözhetetlenek az Ön hírnevének, ügyfeleinek, szállítóinak és csapattagjainak védelméhez.
8. Mobilra optimalizált megoldások: Ahogy beszerzési tevékenységei pontosabbak és jobban integrálódnak a teljes vállalkozásba, biztos szeretne lenni abban, hogy kiadáskezelési megoldásai támogatják a rugalmas használatot – akár asztali gépen, akár mobileszközön.