Mi az az üzletmenet-folytonossági terv? Az SAP globális HR értéktanácsadója, Chiara Bersano egyedülálló perspektívával rendelkezik a kérdésben. 1999-ben egy globális vállalatnál dolgozott, amely egy gyárat működtetett a törökországi Izmirban, amikor egy pusztító földrengés végül több mint 17 000 halottat és 250 000 hajléktalant hagyott maga után. A cég alkalmazottai azonban jobbak voltak, mint a legtöbb.

A vállalat gyorsan reagált, nehéz körülmények között támogatta és segítette a munkavállalókat és családjukat. Ez biztosította a vállalat és a dolgozók közötti hosszú távú bizalmat és hűséget. De korai érdeklődést váltott ki a vészhelyzeti tervezés iránt egy olyan időszakban, amikor a technológia, hogy támogassa ezt az erőfeszítést a mai képességekhez képest. Ennek ellenére két évtizeddel később a munkavállalók közül sokan még mindig az adott vállalatnál dolgoznak – nemcsak a jobb fizetésért vagy a karriernövekedés ígéretéért, hanem azért is, mert tudják, hogy a vállalatnak válság idején van háta.

Mi tehát a készenléti tervezés? Ha megkérdezi Bersanót, ez egy vészhelyzet-reagálási keretet hoz létre, amely egészséges, motivált, elkötelezett munkaerő megtartását eredményezi a válságok alatt és után.

„A válságból való kapcsolatépítés ereje szélsőséges” – mondja Bersano. „Bizalmon alapuló kapcsolatot épít ki a munkavállalókkal.”

Egyszerűen fogalmazva: a munkavállalók egészségébe és biztonságába való befektetés a gondos vészhelyzeti tervezés révén először a rugalmasság, az agilitás és az üzletmenet folytonossága, majd később a jobb üzleti eredmények felé vezet. De holisztikusabb módon a készenléti tervezés kulcsfontosságú bármely – helyi vagy globális – vállalkozás rövid és hosszú távú fennmaradásához.

Érzékelés annyira, mint az előkészítés

Bár a Bersano mellett számtalan más vészhelyzeti terv is található, a HR funkció tekintetében az üzletmenet-folytonossági terv teljes definíciója készen áll arra, hogy az embereket és erőforrásokat bármely szerencsétlen eseményre válaszul áthelyezzék és összehangolják, hogy a vállalat a lehető leghamarabb részben vagy egészben folytathassa működését.

Ez a következő kérdést veti fel: mivel a Covid19-világjárvány híre 2019 4. negyedévében kezdett terjedni, hogyan segíthettek a jobb készenléti tervek a vállalatoknak és az országoknak abban az időben, és hogyan segíthetnek most nekik ezek a tervek? A kérdés második részének megválaszolása érdekében a vállalatoknak minél hamarabb kell létrehozniuk egy vészhelyzeti tervet, amely az üzletmenet folytonosságának megőrzésére összpontosít. Valójában valami olyasmi, amit a HR-szervezeteknek a munka részeként, a makrogazdasági vagy üzletspecifikus feltételektől függetlenül folyamatosan kell végezniük.

Hindsight 2020: Hogyan segíthettek a vészhelyzeti tervek a COVID-19 kezdetén?

Jól felkészültek azok az e-kereskedelmi vállalatok, amelyek gyors beszerzési és teljesítési szerepköröket terveztek felvenni. Azok a szolgáltatási szervezetek pedig, amelyek már felfegyverzték a laptopokat és a naprakész együttműködési szoftvereket, gyorsan és zökkenőmentesen tudtak átállni a távoli munkamódszerre. Általánosságban elmondható, hogy minél inkább készen áll a jövőre és a technikára, annál jobban fel volt szerelve – akár szándékosan, akár véletlenül –, hogy a világjárványhoz hasonlóan stabilan tartsa az üzletet.

De a készenléti tervezés sokkal több, mint annak biztosítása, hogy minden alkalmazottnak legyen laptopja és gyors internetkapcsolata. Az erőforrások vagy akár a teljes részlegek áthelyezéséről van szó, hogy az azonnali üzleti igényekre koncentráljunk, kezeljük a vállalat külső megítélését, és valóban foglalkozzunk azzal, amit a munkavállalók akarnak, és amire szükségük van ahhoz, hogy sikeresek legyenek. Ha úgy gondolod, hogy ezek a hangok úgy hangzik, mint három dolog, amit normális időkben kell kezelni, akkor igazad van. Az, hogy a HR mennyire hatékonyan felkészült, minden különbséget fog hozni abban, hogy milyen hatással van az üzletmenetre, ha egyáltalán van.

Ezért a HR-szakemberek számára a folyamatos és következetes vészhelyzeti tervezésnek a Covid19-világjárvány megszűnése után is új normának kell lennie. Ha a készenléti tervezés a HR-funkció mindig összefüggő aspektusa, akkor megvan a hatásköre arra, hogy jobb irányba terelje az üzletet.

Sétáld a beszélgetést

Amennyire egy munkahelyi vészhelyzeti cselekvési terv nagy és kicsi léptékű stratégiáról szól, minden vészhelyzeti terv mélysége és hatékonysága a vállalat értékeinek tükrözése. Persze, minden cég honlapja nagyjából ugyanazokkal az eszmékkel rendelkezik, amelyek az ügyfél-első gondolkodásmódot fejezik ki, és a munkavállalók egészségét és biztonságát helyezik mindenek fölé. De a tettek sokkal hangosabban beszélnek, mint a másolt szavak.

Ez az, ahol a készenléti tervezés összhangban van az üzleti célokkal. A HR-szakembereknek figyelembe kell venniük mind az üzletspecifikus forgatókönyveket, mind a makrogazdasági tényezőket, amelyek mindenkit érintenek a szervezetben, majd ezeket a különböző veszélyhelyzetek és prioritások fényében kell megközelíteni. A vállalat legértékesebb vagyona az alkalmazottai, és a gondozás erkölcsi és jogi kötelezettség. Ha a vezérigazgató és a CHRO egyetért abban, hogy a dolgozók egészsége és biztonsága kiemelkedő fontosságú a jó és kihívásokkal teli időkben egyaránt, akkor az ügyfelek elégedettsége és pénzügyi sikere biztosan követendő – még egy olyan válság közepette is, amely az üzlet minden aspektusának felélesztésével fenyeget.

A vészhelyzeti tervezési stratégiáknak átfogó jellegűnek kell lenniük, és figyelembe kell venniük a reagáló intézkedések széles skáláját, amelyeket – még rendes körülmények között is – egyszerre kell végrehajtani. De ezért is olyan fontos a vészhelyzeti felkészültség és a vészhelyzeti tervezés – a válaszidő minden válságban lényegi. A megfelelő terv nem számít, ha túl későn érkezik.

Tekintettel arra, hogy mit tapasztalt a világ, és hány szervezetet és teljes iparágat érintett, a HR-szakembereknek most fel kell tenniük maguknak a kérdést: hogyan készülhetünk fel a lehető legjobb módon a holnapra, a jövő hónapra és a jövő évre egyaránt?

Bővebben ebben a sorozatban