Munkafolyamat-kezelés: kezdő útmutató a munkafolyamat-automatizáláshoz és az üzletifolyamat-kezeléshez
Workflow-kezelés áttekintése
Üzleti kifejezésként a munkafolyamat-kezelés az 1980-as években jelent meg, közvetlenül az e-mail, az asztali számítógépek és a digitalizált üzleti rendszerek korai bevezetése mellett. Az emberek nagyon gyorsan rájöttek, hogy ezek az új technológiák hogyan segíthetnek a hibák csökkentésében és az ismétlődő feladatok egyszerűsítésében. Napjainkban az intelligens, felhőhöz kapcsolódó szoftverek és digitalizált munkafolyamat-kezelő rendszerek támogatják emberi partnereiket abban, hogy egyre nagyobb hatékonyságot és agilitást érjenek el, csökkentsék a ciklusidőt és a hibaarányt, valamint javítsák a megfelelőséget.
Mi az a munkafolyamat?
A munkafolyamat definiálható kapcsolódó tevékenységek vagy feladatok sorrendjeként, amelyek egy adott eredmény elérése érdekében befejeződtek. A strukturált munkafolyamat egy külön útvonalat követ, amely lehet szekvenciális vagy párhuzamos, hogy megfeleljen bizonyos függőségeknek vagy követelményeknek. Az út gyakran meghatározott változatokkal fog rendelkezni, amelyek minden egyes kívánt üzleti eredményre egyediek.
A munkafolyamatoknak három típusa van:
- Teljesen manuális: A manuális munkafolyamat lehet például papíralapú, dokumentációval és manuálisan írott jegyzetekkel és aláírásokkal, amelyeket fizikailag az irodában vagy a gyártási területen továbbítanak.
- Félautomata: Részben automatizált munkafolyamatban a folyamat egyes részei automatizáltak. Gondoljunk egy e-mail láncra, mellékelt fájlokkal, megjegyzésekkel az e-mail törzsében, és a csatolt fájlok módosítására, amikor az aktuális feladat feldolgozója számára kényelmes.
- Teljesen digitalizált vagy automatizált: Az automatizált munkafolyamatok dedikált üzleti alkalmazásban futnak strukturált és meghatározott módon, meghatározott üzleti szabályok szerint.
Munkafolyamat-menedzsment vagy üzletifolyamat-kezelés: Mi a különbség?
A munkafolyamat egy specifikusabb, önálló lépés- és feladatsorozat. Ezzel szemben az üzleti folyamat tágabb fogalom a feladatok, munkafolyamatok, tevékenységek és irányelvek összességére, ahol néhány feladat automatizálható, míg más tevékenységek nem.
Például, ha egy egyszerű beszerzési engedélyezési munkafolyamatra gondolunk – egy vagy több definiált változattal, egy üzleti szabály előírhatja, hogy egy megrendelést egy második részlegnek kell jóváhagynia, ha a beszerzési érték meghalad egy bizonyos összeget. Ez a munkafolyamat egy nagyobb üzleti folyamat része az áruk és szolgáltatások szervezeten belüli beszerzéséhez, és tartalmazza a szállítókiválasztásra, beszerzésre stb. vonatkozó irányelveket.
Néhány gyakori példa a munkafolyamatra:
Megrendelés jóváhagyása
Szabadságkérelem engedélyezése
Számlafizetés feldolgozása
Dolgozó felvétele
Cserealkatrész igénylése
Számla küldése a vevőnek
Miért olyan fontos a munkafolyamat-kezelő szoftver?
A munkafolyamat-kezelés a diszkrét folyamatok digitalizálásának és az eredmények kezelésének folyamata. A munkafolyamat-kezelő szoftver lehetővé teszi ezeknek a munkafolyamatoknak a létrehozását, futtatását és kezelését. Íme néhány a dedikált szoftvermegoldásoktól elvárható legfontosabb előnyök és eredmények közül:
Nagyobb hatékonyság: Növelje automatizálási rátáját, hogy gyorsabb és jobb eredményeket érjen el, miközben minden érintett számára megkönnyíti a dolgokat. A teljesen digitalizált munkafolyamat révén például az üzleti szereplők könnyen hozzáférhetnek, áttekinthetik és feldolgozhatják a világosan meghatározott digitális feladatokat, bárhonnan dolgozhatnak – az irodában, otthon vagy útközben.
Javított agilitás: Alkalmazza a standard munkafolyamatokat a változó működési igényekhez, hozzon létre folyamatinnovációkat az új üzleti modellek támogatására, és javítsa a meghibásodott folyamatokat a nagyobb rugalmasság és agilitás érdekében.
Erősebb megfelelőség: Egyértelmű felelősségi körökkel és adatalapú ellenőrzési nyomvonalakkal nyomon követheti és kezelheti a folyamatok eredményeit, és jobban biztosíthatja a szabályzatoknak és szabályozásoknak való megfelelést.
Munkafolyamat-kezelő rendszerek és működésük
A munkafolyamat-kezelő rendszerek lehetővé teszik a felhasználó számára, hogy különböző munkafolyamatokat határozzon meg a különböző típusú jobokhoz vagy folyamatokhoz. Például a gyártási beállításokban a tervezési dokumentum automatikusan továbbítható a tervezőtől a műszaki igazgatóhoz, végül a gyártásmérnökhöz. A workflow minden szakaszában egy személy vagy csoport felel egy adott feladatért. A feladat befejezése után a workflow-kezelő rendszerek gondoskodnak arról, hogy a következő feladatért felelős személyek értesítést kapjanak, és megkapják azokat az adatokat, amelyekre a folyamat szakaszának végrehajtásához szükségük van.
A munkafolyamatoknak lehetnek összetettebb függőségei is. Ha például egy dokumentumot több nyelvre kell lefordítani, akkor a fordítási menedzser kiválaszthatja a nyelveket, és minden kiválasztás egy másik fordító munkarendelési űrlapjaként aktiválódna. A folyamat következő feladata csak akkor aktiválódik, ha az összes fordító elvégezte a vonatkozó feladatait. Ez segít a log-jams nyomon követésében és a nagyobb csapatok célban tartásában.
Az itt bemutatott munkafolyamat-kezelő szoftver segíthet a folyamatok kezelésében és a folyamat változatainak meghatározásában.
Példák munkafolyamat-kezelő rendszerekre működés közben
Minden vállalkozásnak megvan a maga egyedi igénye. Íme néhány példa arra, hogyan valósítható meg a modern munkafolyamat-kezelő rendszer:
Meglévő üzleti alkalmazások optimalizálása: Számos vállalati alkalmazás beépített eszközökkel és workflow-sablonokkal rendelkezik a rendszerben még nem leképezett üzleti folyamatok meghatározásához és összeállításához. Ha módosításokra van szükség a munkafolyamatokban, az adminisztrátoroknak nem kell az elejétől kezdeniük – a rendszer meglévő funkcióira támaszkodva hozhatnak létre módosításokat. A legjobb modern szoftvereszközök további automatizálási funkciókkal is rendelkeznek, amelyek mesterséges intelligenciával (AI) és folyamatautomatizálási eszközökkel már be vannak ágyazva.
Egymás melletti alkalmazásbővítések használata: Sok vállalat előnyben részesíti a „tiszta mag” megtartását, ami azt jelenti, hogy a lehető legkevesebb módosítással futtatják szoftveralkalmazásaikat. Ez azt jelenti, hogy az új munkafolyamatok és folyamatinnovációk felhasználhatják a meglévő rendszerekből származó adatokat, de a meglévő üzleti alkalmazásokon kívül épülnek. Ezek az úgynevezett „side-by-side” alkalmazásbővítések, ellentétben az „alkalmazáson belüli” alkalmazásbővítményekkel, általában a felhőben épülnek és futnak.
A részlegek közötti folyamatok összehangolása: A felhőalapú munkafolyamat-kezelő rendszerek az előnyben részesített megoldás az üzletágakat átfogó koordinációknál is. Ezek olyan üzleti folyamatok, amelyek különböző alkalmazásokra, rendszerekre és szolgáltatásokra terjednek ki. Ebbe beletartoznak azok a hibrid környezetek, ahol az automatizálási követelményeknek több, különböző alkalmazásokban és helyszíneken futó, leválasztott munkafolyamatot kell összekapcsolniuk. Olyan folyamatokkal is működik, amelyekben egy adott munkafolyamatot elérhetővé szeretne tenni a külső folyamat résztvevői, például a partnerek és a szállítók számára, majd ennek a munkafolyamatnak az eredménye alapján belsőleg elindítja a következő lépést.
A szakértők számára megkönnyíti a munkafolyamatok testre szabását: A csak egyszerű igénylési vagy jóváhagyási űrlapokat tartalmazó osztályfolyamatok esetében egyes automatizált üzleti folyamatokat alacsony kódolású/kódolatlan (LCNC) fejlesztési platformokkal lehet kezelni. Ez azt jelenti, hogy az áthúzás és az egyszerűsített vizuális funkciók lehetővé teszik az üzleti felhasználók számára, hogy gyorsan, csapataik egyedi igényeire szabott, könnyű munkafolyamat-alkalmazásokat hozzanak létre.
Munkafolyamat-kezelési technológiák
A munkafolyamat-technológiák szabványosított folyamatokat tesznek lehetővé egyértelmű felelősségekkel, és összekapcsolják a különböző feladatokat egy meghatározott útvonalon. Az intelligens kombináció egy vagy több új automatizálási technológiával növeli az automatizálás szintjét a folyamatlefutáson belül, így gyorsabb és jobb folyamateredményeket tesz lehetővé. Sőt, innovatív új folyamatokat tesz lehetővé, amelyek segítenek értéket teremteni vagy jobb élményt nyújtani. Íme néhány példa a modern munkafolyamat-szoftverekben használt fejlett technológiákra:
Big Data: A Big Data technológiák és az adatok jobb láthatósága hatalmas mennyiségű információt tesz elérhetővé, amelyek integrálhatók és közvetlenül felhasználhatók az üzleti folyamatokban. Íme egy munkafolyamat-példa: gondoljunk egy félig automatizált tőkekiadási (CAPEX) jóváhagyási folyamatra – a pénzügyi beszámolók a befektetési döntés meghozatala előtt e-mailben kerülnek elküldésre az érintett ellenőrök és jóváhagyók között. A releváns adatforrások alapján a workflow-rendszer automatikusan képes generálni a szükséges beszámolókat, és automatikusan elérhetővé tenni azokat a megfelelő emberek számára a folyamat meghatározott pontján. Sőt, meghatározott üzleti szabályok alapján, vagy a mesterséges intelligencia (MI) és a gépi tanulás képességeinek kihasználásával (lásd alább) az integrált adatok felhasználhatók a döntéshozatal irányítására, a folyamat felgyorsítására és a döntéshozóknak a rutinfeladatok vagy értékelések alóli mentesítésére.
Mesterséges intelligencia: az olyan mesterséges intelligencia technológiák , mint a gépi tanulás, a természetes nyelvi feldolgozás (NLP), a számítógépes látás és a robotikus folyamatautomatizálás (RPA) segíthetnek automatizálni azokat a folyamatlépéseket, amelyeket korábban csak manuális vagy félig automatizált módon hajthattak végre az emberek.
Gépi tanulás: A gépi tanulás akkor alkalmazható, ha egy folyamatlépés komplex adatelemzést igényel a minták észleléséhez, illetve előrejelzések és javaslatok készítéséhez. Gondoljunk egy vendéglátóra a sporteseményeken, ahol az üdítőitalok utánpótlási rendelése nagymértékben függhet az időjárás-előrejelzéstől.
Természetes nyelvi feldolgozás (NLP): Az NLP lehetővé teszi a chatbotok vagy digitális hangasszisztensek számára, hogy automatizáljanak bizonyos interakciókat egy folyamaton belül, vagy teljesen automatizálják az egyszerű munkafolyamatokat. Gondoljon a nagy volumenű rutinkérdésekre (például a megrendelések vagy számlák állapotára) adott automatizált válaszokra.
Számítógépes látás: A számítógépes látás összetett, kontextusfüggő információkat nyerhet ki a képekből, amelyeket azután más folyamatok automatizálására vagy tájékoztatására lehet használni. Példa erre a közüzemi villamosenergia-hálózatok üzemeltetői, akik a felszíni mozgások megfigyelésére szolgáló műholdképeket elemzik, hogy tájékoztassák karbantartási folyamataikat, és automatikusan elindítsák a kiszolgáló személyzetet az infrastruktúrájukat esetlegesen veszélyeztető események esetén. Másik lehetőségként a számítógépes látás létrehozhat egy prediktív karbantartási ütemtervet, ahol az automatizált vizuális ellenőrzés csak akkor vált ki szolgáltatásigényléseket, ha arra szükség van, nem pedig rögzített ütemterven.
Robotfolyamat-automatizálás (RPA): Az RPA ismétlődő manuális feladatokat hajt végre a folyamatlefutásokon belül a felhasználói interakciók utánzásával. Jellemző használati eset az integrációs hiányosságok áthidalása táblázatokból vagy más bizonylatokból, például szállítói e-mailekből egy üzleti rendszerbe történő másolásával és beillesztésével, ami nemcsak felgyorsítja ezt a feladatot, hanem növeli az adatok pontosságát is.
Az értékesítési folyamat státusát és fő mérőszámait bemutató munkafolyamat-kezelő szoftver.
Üzleti munkafolyamat-kezelés és automatizálási trendek
Hiperautomatizálás és intelligens automatizálás
Ezek azok a kifejezések, amelyeket napról napra egyre többet hallunk. Valójában a Gartner egy közelmúltbeli felmérésben rámutat arra, hogy a vezetők több mint 85%-a „a következő 12 hónapban növelni vagy fenntartani fogja szervezete hiperautomatizálási beruházásait, és több mint 56%-uk már négy vagy több egyidejű hiperautomatizálási kezdeményezéssel rendelkezik”.
A modern munkafolyamat-kezelési és automatizálási megoldások úgy kezelik ezt a trendet, hogy számos vagy az összes fent említett technológiát egyetlen megoldássá kombinálják. Ez a megközelítés nemcsak azokat a kihívásokat kerüli el, amelyeket a különböző gyártók különböző technológiáinak sokfélesége okoz, hanem jelentősen leegyszerűsíti az automatizálási erőfeszítéseket is. A felhasználók az összes képességhez hozzáférhetnek és kihasználhatják, amikor csak szükséges, egyetlen projektből anélkül, hogy meg kellene tanulniuk és váltaniuk kellene a különböző fejlesztési eszközök között.
Alacsony kódolású/kódolást nem igénylő (LCNC) automatizálás
Ez egy további trend, amely megváltoztatja a munkafolyamat-kezelés környezetét. Az állampolgári fejlesztő olyan személy, aki erős felhasználója az összetett szoftverrendszereknek, és kényelmes a technológia számára, de kevés vagy semmilyen programozási vagy kódolási készséggel nem rendelkezik. A vizuális eszközök és az előre beépített drag-and-drop tartalom az alacsony kódolású/kódolatlan megoldásokat játékváltóvá teszi a polgári fejlesztők számára. Az LCNC lehetővé teszi számukra, hogy munkafolyamatokat és folyamatokat hozzanak létre és alakítsanak ki, kiterjedt tárgyi szakértelmük alapján, annak ellenére, hogy nem képesek kódot írni.
És az LCNC hatalmas értéket teremt a professzionális fejlesztők számára is. Ugyanazt a drag and drop egyszerűséget használhatják a standard feladatok gyorsabb elvégzéséhez, mint valaha. A professzionális LCNC alkalmazási eszközök használatával a fejlesztők összetettebb munkafolyamatokat és automatizálást hozhatnak létre, és könnyebben elérhetővé tehetik ezt az azonnal használható egyéni tartalmat.
Munkafolyamat-kezelés GYIK
Fedezze fel az SAP Build Process Automation megoldást
Tudjon meg többet az intelligens megoldásokról, amelyek segítenek a munkafolyamatok racionalizálásában
A folyamatok fejlesztésének ösztönzése
Egyszerűsítse és gyorsítsa fel az üzleti folyamat átalakítását még ma.