Mit jelent a folyamatautomatizálás?
A folyamatautomatizálás olyan szoftverek és technológiák használata, amelyek automatizálják az üzleti folyamatokat és funkciókat a meghatározott szervezeti célok elérése érdekében.
Folyamatautomatizálás áttekintése
Mi tartja fenn a mai üzleti vezetőket éjszaka? Egy dolog, az a tény, hogy a verseny hevesebb, mint valaha. További aggodalomra ad okot az a villámsebesség, amellyel az ügyfél- és piaci igények változnak és fejlődnek. A versenyhez és a boldoguláshoz a vállalkozásoknak minden lehetséges előnyhöz hozzá kell járulniuk, hogy ne csak versenyképesebbé és nyereségesebbé váljanak, hanem rugalmasságukat és agilitásukat is növeljék. Itt jön be a folyamatautomatizálás.
A vállalkozások egyre inkább a folyamatautomatizálás felé fordulnak, mint hatékony eszközhöz versenyképességük és nyereségességük növelése érdekében. A gartner globális iparági vezetőkről nemrégiben végzett felmérése szerint a válaszadók 80%-a az automatizálást a siker egyik fő üzleti prioritásaként és taktikájaként említette.
Folyamatautomatizálás definíciója
A folyamatautomatizálás olyan szoftverek és technológiák használata, amelyek automatizálják az üzleti folyamatokat és funkciókat a meghatározott szervezeti célok elérése érdekében, mint például egy termék előállítása, egy dolgozó felvétele és beléptetése, vagy az ügyfélszolgálat biztosítása.
Üzleti folyamatok automatizálása (BPA) és digitális átalakulás
Az üzletifolyamat-automatizálás kezdetben az üzletifolyamat-kezelés (BPM) átfogóbb területének egyetlen aspektusa volt. A BPA a backend produktivitás javítására összpontosított az időigényes és ismétlődő feladatok átvételével. Ma azonban a BPA már nem egyszerűen a BPM komponense, hanem a mögöttes hajtóerő és a digitális átalakulás útjának központi sarokköve lett. A digitális átalakulás – amely olyan technológiákkal működik, mint a mesterséges intelligencia és a gépi tanulás – azt jelenti, hogy a modern üzleti folyamatok automatizálásának terjedelme és skálázhatósága szinte korlátlan. A modern BPA megoldások mostantól integrálhatók mind a backend, mind a frontend alkalmazásokba, egyszerűsítve a folyamatokat az ellátási láncoktól a HR-ig, a pénzügyig, az ügyfélszolgálatig és azon túl.
Az üzleti folyamatok automatizálásának szakaszai
Példák az üzleti folyamatok automatizálására
Az alkalmi vagy egyszeri tevékenységek és feladatok nem ideális jelöltek a folyamatautomatizáláshoz. Ez a technológia alkalmasabb az ismétlődő feladatokra formalizált lépésekkel, sorozatokkal és szabályokkal. Az automatizálás biztosítja, hogy az üzleti folyamat minden alkalommal helyesen menjen végbe – a megfelelő emberek bevonásával, a megfelelő sorrendben, a megfelelő információk figyelembe vételével és meghatározott időn belül. A tervezett és modellezett üzleti folyamat az első lépés a hatékonyság javítása felé a redundáns feladatok és tevékenységek csökkentésével. Míg a folyamatautomatizálási prioritások vállalatonként változnak, az alábbiakban néhány olyan terület található, amely gyakran profitál a folyamatautomatizálásból.
Toborzás. A folyamatautomatizálási eszközök segíthetnek a különböző toborzási tevékenységek racionalizálásában, beleértve az önéletrajzok és referenciák gyors és hatékony feltöltését, valamint az értékelések, elutasítások vagy utánkövetések gyors feldolgozását, hogy megtalálhassa és felgyorsíthassa a legjobb tehetségeket.
Munkavállalói beléptetés és képzés. A rekordok feldolgozásától a megfelelőségig és a képzésig a folyamatautomatizálás segíthet leegyszerűsíteni a toborzási és beléptetési feladatokat. Ez egy elkötelezett és produktív alkalmazott gyorsabb fejlődéséhez vezet.
Fizetési és bérszámfejtési folyamatok. Az elmúlt néhány évben jelentősen megnőtt a több régióban dolgozó koncertmunkások és távmunkások száma. Az automatizált folyamatok segíthetnek a vállalkozásoknak egyszerűsíteni mind a rendszeres bérszámfejtési tevékenységeket, mind a szerződő felek és külső szállítók kifizetését.
Munkaerő-beosztás. Nehézséget jelent a munkavállalók ütemezésének kezelése, különösen több helyszínen és részlegen. A hiányzásigénylések és az üzleti utak részlegek közötti szinkronizálása azt jelenti, hogy a hiányzásokat lefedik, és a HR és a bérszámfejtési csapatok jobban automatizálhatják az adminisztrációs feladatokat.
Egyszerűbb és egységesebb számlázás. Bár a számlakészítésnek ideális esetben a könyvelési részlegek hatáskörébe kell tartoznia, nem mindig ez a helyzet. Az automatizált számlázási folyamatok segíthetnek a hibák, a könyvelési hibák, sőt a jogi kockázatok csökkentésében.
Ügyfélélmény. A versenyképes légkörben az ügyfelek minden eddiginél könnyebben tudnak elugrani, ha gondokat és késedelmeket tapasztalnak. A folyamatautomatizálás segít személyre szabottabb ügyfélélményt létrehozni, és az ügyfeleket gyorsan és pontosan mozgatni a folyamatlefutásokon keresztül.
Megfelelési és szabályozási feladatok. Alapvető fontosságú, hogy a különböző üzleti folyamatok megfeleljenek a megfelelőségi és szabályozási követelményeknek. A folyamatautomatizálási megoldások naplózzák a fájlokat, és egy látható adatnyomvonalat hagynak, amely megkönnyíti ezen tevékenységek valós idejű felügyeletét és áttekintését. Például mielőtt a karbantartó személyzet hozzáférést kap az erőmű munkájához, a vezetők megerősíthetik, hogy az összes potenciálisan veszélyes rendszer sikeresen befejeződött, és naplózzák a szükséges leállítási biztonsági protokollokat
Alapvető üzleti folyamatautomatizálási technológiák
A robotikus folyamatautomatizálási és munkafolyamat-automatizálási megoldások minden digitális automatizálási átalakítás középpontjában állnak.
Robotikus folyamatautomatizálás (RPA)
Az RPA nem olyan fizikai robotokra utal, mint amilyenek egy összeszerelő vonalon láthatóak. Ehelyett az RPA-eszközök és -botok integrálva vannak az üzleti rendszerekbe a különböző feladatok és interakciók automatizálása és egyszerűsítése céljából. Az RPA a BPA elsődleges komponense. Olyan szoftvereket és botokat ír le, amelyek az emberi műveletek emulálására és másolására vannak programozva ismétlődő üzleti feladatok elvégzéséhez. Az RPA szoftverrobotok navigálhatnak a rendszerekben, olvashatják és rögzíthetik az adatokat, és számos szabályalapú feladatot hajthatnak végre.
Munkafolyamat-automatizálás
A munkafolyamat-automatizálást gyakran felváltva használják az RPA-val, de ez nem pontos. A munkafolyamat-automatizálás meghatározható úgy, hogy a feladatok, dokumentumok és információk munkafolyamatokon átívelő áramlása függetlenül, a meghatározott üzleti szabályoknak megfelelően történjen, és a teljes munkafolyamaton belüli konkrét feladatokra utal.
A folyamatautomatizálásban használt egyes technikák és kifejezések
A folyamatautomatizálás lehet egyszerű, és csak néhány alapvető feladatot tartalmazhat, vagy része lehet egy nagyobb IPA és hiperautomatizálási utazásnak. Az alábbiakban néhány olyan technika és technológia található, amely a legjobb folyamatautomatizálási eredményekhez vezet:
Hiperautomatizálás A hiperautomatizálás nem maga a technológia, hanem inkább stratégiai kezdeményezés, amelyet a szervezet vállal a lehető leggyorsabban azonosítani, megvizsgálni és automatizálni a lehető legtöbb üzleti és informatikai folyamatot. Ehhez a hiperautomatizálás több technológia, eszköz és platform integrációján és koordinálásán alapul, beleértve az AI/gépi tanulást, az RPA-t, a modern ERP-rendszereket és az alacsony kódolású/kódolást nem igénylő fejlesztési eszközöket.
Intelligens folyamatautomatizálás (IPA) McKinsey úgy definiálja az IPA-t, mint „az alapvető folyamat-újratervezést robotfolyamat-automatizálással és gépi tanulással ötvöző új technológiák kialakulóban lévő készletét”. A mesterséges intelligenciával és a következő generációs eszközökkel bővíti az üzleti folyamatokat, amelyek segítenek automatizálni és egyszerűsíteni az ismétlődő, replikálható és rutin feladatokat. Ez azt jelenti, hogy nem csak az IPA utánozhatja az emberi tevékenységeket és feladatokat – valójában megtanulhatja ezeket megtenni. A mesterséges intelligencia és a kognitív technológiák lehetővé teszik a döntéshozatali képességek beépítését a szabályalapú automatizálásba, ami javítja az emberi dolgozók teljesítményét, növeli a sebességet, csökkenti a kockázatot és javítja az ügyfélutakat.
Alacsony kódolású/kódolást nem igénylő automatizálás Az alacsony kódolású/kódolást nem igénylő (LCNC) olyan alkalmazási és integrációs eszközöket jelent, amelyek drag-and-drop funkcióval, vizuális szerszámokkal és sok előre beépített tartalommal rendelkeznek. Az lCNC-eszközök lehetővé teszik, hogy valaki, akinek kevés vagy semmilyen programozási vagy kódolási képessége van, automatizálja a folyamatokat kiterjedt tárgyi szakértelmük alapján. Az LCNC automatizálási technológiák azonban erős korlátokkal is rendelkeznek, hogy az informatikai csapatok átfogó irányítással rendelkezzenek, és biztosítsák, hogy minden új automatizált folyamat vagy alkalmazás jól integrálódjon a rendszerbe – a legszigorúbb biztonsági és megfelelőségi szabványoknak megfelelően.
Big Data Az adatok nem „nagy” kategóriába sorolhatók egyszerűen a volumene miatt. A Big Data definíciója a mennyiségéhez, de annak összetettségéhez és sebességéhez kapcsolódó kritériumok összessége. A strukturált adatok formátuma lineáris – például azt, amit egy táblázatkezelőben látna. Minden beleillik egy oszlopba vagy egy sorba. A strukturálatlan adatok viszont kevésbé számszerűsíthető információkat tartalmazhatnak, mint például az ügyfelek visszajelzését, e-mailjeit, videóit vagy képeit. A Big Data integrálható és közvetlenül használható az üzleti folyamatok automatizálásában meghatározott üzleti szabályok alapján, vagy a mesterséges intelligencia (MI) és a gépi tanulás lehetőségeinek kihasználásával. Ezek az integrált adatok aztán felhasználhatók a döntéshozatal irányítására, a folyamatok felgyorsítására, valamint az ismétlődő feladatok és értékelések megkönnyítésére.
Mesterséges intelligencia Az RPA technológiák úgy vannak kialakítva, hogy a legjobban strukturált adatokkal működjenek, de a legértékesebb elemzései és intelei egy része félig strukturált és strukturálatlan adatokban (szkennelt képekben, weboldalakon, PDF-dokumentumokban stb.) található. Az ai technológiák képesek feldolgozni és strukturált formátumba konvertálni ezeket az adatokat, amelyeket az RPA meg tud érteni és használni.
Természetes nyelvi feldolgozás (NLP) A legjobb NLP-alapú csevegőrobotok tanulnak az emberi beszéd információs tartalmából, de megtanulják értelmezni a kontextust és a tónust is. A folyamatautomatizálásban az NLP-eszközök segíthetnek az interakciók jobb irányításában és a standard ajánlatkérések megválaszolásában mind a vállalaton belül, mind az ügyfelektől.
Gépi tanulás A Big Data biztosítja azokat a nagy adatmennyiségeket, amelyektől a gépi tanulási technológiák függenek, hogy segítsék őket a döntéshozatalban. Amikor a gépi tanulás (és az azt irányító algoritmusok) integrálva van az RPA-val, AI-val és más eszközökkel, például az NLP-vel, képes felismerni a trendeket és mintákat, valamint tanulhat mind az adatokból, mind az emberi felhasználóktól. Ez még pontosabbá és hasznosabbá teszi a folyamatautomatizálást.
Intelligens ERP-rendszerek A vállalkozások évek óta ERP-rendszerekre támaszkodnak napi és pénzügyi feladataik irányításában és koordinálásában. A mai ERP-k azonban kapacitásbővültek (mesterséges intelligenciával és gépi tanulási technológiákkal), hogy intelligenciát és támogatást nyújtsanak az üzlet és működésének szinte minden területén. Számos automatizálási funkció már a modern ERP-rendszerek része.
Az üzleti folyamatok automatizálásának előnyei
A folyamatautomatizálás legnagyobb mozgatórugóinak a nagyobb gyorsaságból és hatékonyságból származó nyilvánvaló előnyökhöz, valamint az agilitás és az innováció nagyobb lehetőségéhez kell kapcsolódniuk. Ezek az előnyök a következők:
Összességében agilisabb és rugalmasabb üzleti struktúrák
Hatékonyabb műveletek, beleértve a gyorsabb ciklusidőket és az első időben megfelelő tarifákat
Jobb megfelelőség a láthatóbb adatnyomvonalak és nyomon követés révén
A lassú, manuális folyamatok terheinek csökkentése, nagyobb innovációs és növekedési szabadság megteremtése
Valós idejű együttműködés egy szervezeten belül, csapatmunka építése és munkavállalói siker/elégedettség
Javított ügyfélszolgálati minőség és válaszidők
Folyamatautomatizálás: A digitális átalakulás felé vezető út következő lépései
A végponttól végpontig tartó folyamatautomatizálás elérése minden sikeres digitális átalakulási út elengedhetetlen pillére. McKinsey nemrég végzett egy felmérést az iparági vezetőkről, akik sikeresen teljesítették üzleti folyamatautomatizálási céljaikat. Megállapították, hogy alapvetően minden esetben ezek a sikerek három közös stratégiai összetevővel rendelkeznek:
- Az automatizálást stratégiai prioritásként kell kezelni az egész szervezeten belül, nem csak silókban kezelni, mint néhány elszigetelt folyamat kezelését
- A folyamatautomatizálásnak arra kell összpontosítania, hogy a technológia az emberek számára működjön, és ne fordítva
- A piac jelenleg különösen kiszámíthatatlan, ezért a skálázhatóságra való összpontosítás elengedhetetlen a folyamatos folyamatautomatizálás sikeréhez.
Mint minden üzleti átalakítási út, annak sem kell egyszerre megtörténnie. A legfontosabb első lépés az, hogy fel kell készülni a változások kezelésére és az egyértelműen meghatározott célok és mérföldkövek kommunikálására a teljes munkaerő számára.
Indítsa el folyamatautomatizálási útját
Tudjon meg többet a végpontok közötti automatizálás intelligens technológiáiról.
Ötletek, amiket sehol máshol nem találsz
Regisztráljon egy adag üzleti intelligenciát, amelyet közvetlenül a postafiókjába szállít.