Mi a beszerzés? Átfogó útmutató
A beszerzés az összes olyan áru és szolgáltatás beszerzésének, beszerzésének, átvételének és ellenőrzésének folyamata, amelyre vállalkozásának szüksége van – a nyersanyagoktól kezdve a szoftvereken át az irodaszerekig.
A beszerzési funkciót gyakran magától értetődőnek veszik – amíg valami nem akadályozza azt. A vállalat kerekeinek mozgásban tartásáért felelős beszerzés biztosítja, hogy a megfelelő anyagok és készletek szükség esetén rendelkezésre álljanak. A középpontban lévő működés, a beszerzés tipikusan nem számít stratégiai fegyelemnek – egészen mostanáig.
A költségek visszaszorítása továbbra is prioritás, különös tekintettel az inflációra és az ellátás növekvő költségeire. A költségellenőrzés azonban csak az egyik olyan nyomás, amely ma a beszerzésre nehezedik. Az ellátási hiány veszélye és az extra készletek felhalmozásának költsége között szorítva a beszerzésnek valahogy támogatnia kell az ellátási lánc rugalmasságát, még akkor is, ha az éghajlati események vagy más zavarok akadályozzák a szállítást. A fenntartható áruk beszerzésének és a bővülő szabályozási követelményeknek való megfelelés szükségessége azt jelenti, hogy a vállalatoknak további adatgyűjtési és ellenőrzési réteget kell hozzáadniuk a beszerzési folyamataikhoz. Geopolitikai nyomás és kockázat hozzáadása az egyenlethez – az ebből eredő anyaghiány –, és a beszerzés hirtelen a vihar szemébe kerül.
Napjainkban a beszerzési vezető (CPO) szerepe már nem a költségcsökkentéssel és a megfelelőséggel foglalkozó háttérfeladat.
Beszerzésdefiníció
A beszerzés létfontosságú üzleti funkció, amely a szervezet által igényelt összes áru és szolgáltatás biztosításáért felelős. A gyártó vállalatok számára a kínálat rendelkezésre állása különösen fontos, mivel a késztermékek nem hozhatók létre a szükséges anyagok nélkül. A beszerzési részlegeknek kapcsolatba kell lépniük a belső érdekeltekkel, hogy összegyűjtsék előrejelzéseiket és követelményeiket, majd a legjobb szállítókat a legjobb áron szerezzék be.
Az ellátási és szállítási részleteket rögzítő papirusztekercseknek köszönhetően a beszerzési funkció a piramisok felépítéséig vezethető vissza. Idővel a beszerzés számos átalakuláson ment keresztül – az egyszerű nyilvántartási feladatból egy stratégiai gondolkodást és tárgyalást igénylő tudományágba.
Az ipari forradalom alatt a beszerzés egyre nagyobb jelentőségre tett szert, mivel az anyagok beszerzéséhez, beszerzéséhez és szállításához egyre több gyártási művelet szükséges. A 20. század közepén, amikor a gazdaság fellendült, a lehetőség és a versenyeztetés segített újra meghatározni a gyakorlatot. Az egyének képzésben részesültek az ellátási lánc kezelésének különböző aspektusaiban, szakmai státuszt szerezve. A beszerzést inkább irányítási, mint egyházi feladatkörnek tekintették.
Napjainkban a beszerzés ismét drámai átalakuláson megy keresztül – vitathatatlanul olyan jelentős, mint a múltbeli bármely változás.
Miért olyan fontos a beszerzés az üzleti életben?
Ami egy back-office menedzsment funkció volt, az most a középpontban van – stratégiai partner a komplex C-suite stratégiai döntésekben.
A beszerzés a vállalat költségeinek egy nagy szeletét is ellenőrzi – egyes becslések szerint 40-80%-ot –, így ez a költségvetési megfontolások szempontjából elengedhetetlen. A hatékony beszerzési gyakorlatok azonban javítják a kockázatértékelést, a beszállítói felügyeletet és az értékteremtés lehetőségét az ellátási láncon belül.
Íme néhány kulcsfontosságú módszer a beszerzésre az üzleti életben:
Költségmegtakarítás: A beszerzés az első védelmi vonal a költségek csökkentésére és a pénzforgalom stabilizálására egy vállalkozásban, amely befolyásolja a haszonkulcsot és az eredményt. A versenyképes termékbeszerzés és a szerződési tárgyalások jelentős költségmegtakarítást eredményezhetnek. Emellett a beszerzési folyamatok racionalizálása valós hatással lehet a pénzügyi eredményekre.
Minőség: A megfelelő nyersanyagok megfelelő időben történő beszerzése elengedhetetlen a kiváló minőségű termékek gyártásához. A minőség magában foglalja a beszerzési folyamat minden aspektusát, mivel az anyagok és szállítók kiválasztása közvetlenül befolyásolja a termék és a szolgáltatás minőségét. A minőség priorizálása kulcsfontosságú a hírnévhez, a termeléshez és a jogi aggályokhoz kapcsolódó kockázatok csökkentésében.
Célok összehangolása: A stratégiai szállítómeghatározás összehangolja a beszerzési beszerzéseket a vállalat céljaival. Ha például az agilitás és a rugalmasság növelése az Ön vállalkozásának alapvető értéke, akkor a célok eléréséhez szükséges eszközöket be kell ágyazni a beszerzési folyamatba. A piac részletes elemzése és a belső követelmények segíthetnek az igényeinek leginkább megfelelő beszállítók azonosításában.
Kockázatcsökkentés: A beszerzési folyamat minden lépésében felmerülhet a kockázat – a pontatlan szükségletelemzéstől a szállítói szállítási problémákig. További kockázatot jelentenek a megfelelési kötelezettségekre adott nem hatékony válaszok, a tisztázatlan etikai normák, az időjárással kapcsolatos események, a globális zavarok és hasonló kihívások. Napjaink technológiavezérelt beszerzési folyamatai biztosítják a kockázatok proaktív azonosításához, értékeléséhez és csökkentéséhez szükséges láthatóságot.
Fenntarthatóság és etika: A beszerzési csapatnak össze kell hangolnia vállalatának értékeit a környezeti hatásokkal, az etikus beszerzéssel, a környezetvédelmi, társadalmi és irányítási (ESG) kötelezettségvállalásokkal, és még sok mással, hogy biztosítsa a megfelelést és védelmet a kockázatokkal, a hírnévvel kapcsolatos károkkal és a szükségtelen kiadásokkal szemben. A beszerzési funkció kulcsfontosságú feladata a fenntartható beszerzés és megfelelőség kezelése.
A beszerzésmenedzsment típusai
A beszerzésnek négy fő típusa van:
- Közvetlen beszerzés: Ide tartozik bármi, ami közvetlenül támogatja a vállalat által értékesített áruk gyártását, beleértve a nyersanyagokat, alkatrészeket, alkatrészeket, szolgáltatásokat és nagykereskedelmi termékeket. Mindezek hatással vannak a bevételre, a növekedésre és a hírnévre, így a szállítói kapcsolatok kulcsfontosságúak a közvetlen beszerzésben.
- Közvetett beszerzés: Minden, ami nem kapcsolódik közvetlenül a termeléshez, beleértve a belső használatra és a napi üzleti tevékenységhez szükséges anyagokat, árukat és szolgáltatásokat, a közvetett beszerzés körébe tartozik. Ebbe beletartoznak az olyan cikkek, mint az irodaszerek, közművek és utazási költségek.
- Árubeszerzés: Mind a közvetlen, mind a közvetett beszerzés árubeszerzés alá tartozhat, amely magában foglalja bármilyen tárgyi tárgy beszerzését, legyen az kész vagy befejezetlen – mindent a berendezésektől a nyersanyagokon át az irodaszékekig.
- Szolgáltatások beszerzése: Professzionális, emberalapú szolgáltatások, mint például tanácsadók, ügynökségek, ügyvédi irodák, kiszervezett informatikai szolgáltatások, biztonsági szolgáltatások, szoftverszolgáltatás (SaaS) szolgáltatás nyújtása és a létesítmények javítása a szolgáltatások beszerzése alá tartozik. Ezek szükségesek a hatékony munkafolyamathoz és az esetleges munkaerőhiányok pótlásához.
12 lépés a beszerzési folyamatban
Bár a beszerzési folyamat vállalatonként eltérő lehet, általában a következő 12 lépést tartalmazza:
1. Azonosítsa a szükségleteket: Bármely beszerzési folyamat első lépése a hiány, új projektek vagy rendszeres üzemeltetési követelmények miatt szükséges konkrét anyagok, termékek, szoftverek vagy szolgáltatások azonosítása. Ebbe a szakaszba tartozik a szükséglettervezés és -előrejelzés.
2. Forrásszállítók: Az Ön üzleti igényeinek leginkább megfelelő potenciális szállítók kutatása és értékelése már a beszerzési folyamat korai szakaszában megtörténik. Az alternatív beszállítók fejlesztése segíthet a kockázatkezelésben, ha lehetőséget ad a hiányok vagy zavarok esetére.
3. Beszerzési igény elküldése: ha olyan specifikációkat tartalmazó beszerzési kérelmet küld be, mint az ár, az időkeret és a mennyiség belső ellenőrzésre és jóváhagyásra, elindítja a beszerzési folyamatot.
4. Beszállítók értékelése és kiválasztása: A legjobb beszállító kiválasztása versenyképes licitálási folyamat segítségével, mint például ajánlatkérés, árajánlatkérés (RFQ), elektronikus árverések vagy „három licit és vásárlás” magában foglalja a szállítók költségre, minőségre, hírnévre, megbízhatóságra, gyorsaságra és fenntarthatóságra vonatkozó értékelését.
5. Árakról és feltételekről folytatott tárgyalások: a beszállító kiválasztása után a beszerzési csapat különböző vásárlási feltételekről tárgyal, beleértve az árat, a mennyiséget, a szállítási határidőket és a fizetési feltételeket.
6. Megrendelés létrehozása: miután kiválasztotta a beszállítót, és véglegesítette a feltételeket, a vállalat hivatalos megrendelést ad ki a beszállítónak, amelyben részletezi a rendelésben szereplő áruk, szolgáltatások és feltételek pontos adatait.
7. Árufogadás és minőségellenőrzés: Az áru átvételekor a következő lépés annak biztosítása, hogy minőségük és mennyiségük megegyezzen a megrendeltekkel, gondosan ellenőrizve a sérüléseket vagy hibákat.
8. Számla feldolgozása és fizetési feltételek teljesítése: Miután visszaigazolták, hogy az áru szállítása átment a mennyiség- és minőségellenőrzésen, a szállító számlája a szállítókönyvelésen (AP) keresztül dolgozható fel az időben történő fizetés biztosítása érdekében. A szerződés feltételeitől függően korai fizetési kedvezmény alkalmazható, és többféle fizetési mód is használható.
9. Jó szállítói kapcsolatok kialakítása és kezelése: Stratégiai fontosságú, hogy a beszerzési csapat pozitív, folyamatos kapcsolatokat építsen ki a beszállítókkal. Az előnyök közé tartozik a jobb beszállítói teljesítmény, feltételek, kedvezmények, együttműködés és megbízhatóság.
10. Szerződések kezelése: A beszerzési szerződések kezelése magában foglalja a szerződések felügyeletét, a megfelelőség biztosítását és szükség esetén a feltételek újratárgyalását. Fontos a potenciális problémák azonosítása és kezelése, annak biztosítása, hogy a tárgyalásos megtakarítások megvalósuljanak – és elérje a lényeget.
11. Kockázat kezelése: A beszerzési csapat szervezeten belüli integrációjának egy része az ő szerepük a kockázatkezelésben. Elengedhetetlen az olyan potenciális problémák előrejelzése és kezelése, mint a hiány, az ellátási lánc zavarai és az ezek enyhítését célzó intézkedések végrehajtása. A szabályozás és a követelmények betartása – és a meg nem felelés veszélye – szintén a kockázatkezelés alapvető eleme.
12. Áttekintés és elemzés: A beszerzési folyamat utolsó lépése folyamatban van. A beszerzési mutatószámok áttekintése és elemzése a hiányosságok azonosítása, valamint a megtakarítási és kockázatcsökkentési lehetőségek felfedése érdekében kulcsszerepet játszik az üzleti sikerben.
Ezt a 12 lépést általában beszerzési életciklusnak tekintik – mivel a feladatok átfedik egymást, és a folyamat folyamatos. A sikeres beszerzés életciklusához integrációra van szükség más kulcsfontosságú üzleti területekkel, például a költségkeret-tervezéssel, az előrejelzéssel és a logisztikai lánc kezelésével.
Beszerzés vs. beszerzés és egyéb kapcsolódó workflow-k
Sok szervezet a „beszerzés”, a „beszerzés”, a „szállítómeghatározás” és a „logisztikailánc-menedzsment” kifejezéseket felváltva használja, de ezek nem azonosak. Így különböznek egymástól:
A Beszerzés vs. beszerzés a beszerzési folyamat azon része, amely a tranzakciókra összpontosít. Magában foglalja a tárgyalást, a termékek megrendelését, az áruk és szolgáltatások fogadását és a fizetések benyújtását. Míg a beszerzés kulcsfontosságú része a beszerzésnek, a teljes beszerzési folyamat sokkal szélesebb körű.
A beszerzés vs. szállítómeghatározás a teljes beszerzési folyamat alapvető korai szakasza, amely kiterjed az igények azonosítására, a szállítók megtalálására, a beszerzési igények kiadására, a szállítók értékelésére és kiválasztására, valamint az árak és feltételek tárgyalására. A beszerzésiforrás-meghatározás fázisában építhetők ki erős szállítói kapcsolatok.
Beszerzés vs. logisztikailánc-menedzsment A beszerzés a teljes ellátásilánc-kezelési folyamat része, amely a termékek gyártásához és a belső műveletek fenntartásához szükséges áruk és szolgáltatások beszerzésére összpontosít. A beszerzés dinamikusan együttműködik a logisztikai lánc más szegmenseivel, például a logisztikával, a készletkezeléssel és a szükséglettervezéssel.
Fenntartható beszerzésmenedzsment
A fenntartható beszerzés, amely az ESG-kritériumokat beépíti a beszerzési gyakorlatba és a döntéshozatalba, nem csupán beszerzési tendencia, hanem kritikus szempont.
A fenntartható beszerzési kihívások közé tartozik az ellátási lánc összetettsége és átláthatósága, a teljesítmény mérése, a szabványoknak való megfelelés biztosítása és a kapacitás kiépítése. Az alacsony károsanyag-kibocsátású anyagok, például a zöld acél és az újrahasznosított alumínium és műanyag beszerzése már most is nehéz, és csak keményebb lesz. Ráadásul az ügyfelek egyre inkább olyan márkáktól akarnak vásárolni, amelyek bizonyítani tudják fenntartható jóhiszeműségüket, ami a fenntartható beszerzést az üzleti élet szerves részévé teszi.
A fenntartható közbeszerzésnek csak egy aspektusa van: az ellátási lánc kibocsátásának csökkentése. A folyamat évekbe telhet, így az átmenet megkezdésével a vállalkozások versenyképesebbek és ellenállóbbak lesznek a jövőben.
Íme néhány példa a fenntartható közbeszerzésre:
Zöld beszerzés vagy zöld beszerzés: A zöld beszerzés magában foglalja a kisebb környezeti hatású termékek és szolgáltatások stratégiai beszerzését. A zöld beszerzés magában foglalja az egyszer használatos műanyagok és egyéb eldobható termékek kiiktatását, az újrahasznosított vagy felcserélt nyersanyagokat, valamint a tiszta technológia vagy üzemanyag alkalmazását. A zöld beszerzés csökkentheti a termelési költségeket, hozzájárulhat a vállalat társadalmi felelősségvállalási kezdeményezéseihez, és még növelheti is az értékesítést a környezettudatos fogyasztók számára.
Etikai forrásból származó anyagok: A fenntartható beszerzés az etikus beszerzésen alapul. Ez azt jelenti, hogy olyan cégektől vásárolnak termékeket, amelyek garantálják az életbért, jó munkakörülményeket kínálnak, nem vesznek részt gyermekmunkában, pozitívan járulnak hozzá a közösségekhez, és megfelelnek más etikai normáknak.
Csökkentett szénlábnyom és energiafogyasztás: A vállalat széndioxid-kibocsátásának és energiafogyasztásának csökkentése nem csak a közvetlenül a gyárakból és a szállításból származó napi tevékenységekből származó kibocsátások csökkentéséről szól, hanem arról is, hogy a teljes ellátási láncban csökkentse a kibocsátást.
AI a beszerzésben: intelligensebb automatizálás és elemzések
A beszerzésben az AI automatizálhatja és egyszerűsítheti az olyan összetett feladatokat, mint a kiadáselemzés, a szerződéskezelés, a stratégiai szállítómeghatározás és a megfelelőségkezelés. Támogatja továbbá az intelligensebb elemzéseket és döntéshozatalt; segít a lehetőségek, a potenciális költségmegtakarítások és az anomáliák felismerésében, valamint megkönnyíti az új szállítók azonosítását – miközben segít megszüntetni a beszerzési csalásokat és csökkenteni a hibákat.
A mesterséges intelligencia üzleti érték létrehozására is használható azáltal, hogy dekonstrukálja azt, amire az üzletnek ténylegesen szüksége van, kihívást jelent a kialakult folyamatok számára, új referenciapontokból származó ismereteket használ fel, és új és különböző módokon tervezi meg a logisztikai láncot.
A generatív mesterséges intelligencia is hatalmas beszerzési potenciállal rendelkezik. A feladatok automatizálására, az elemzések biztosítására és az átláthatóság javítására való képessége támogatja a hatékonyságot, a termelékenységet és a jobb beszállítókiválasztást és -kezelést. A generatív mesterséges intelligencia segíthet a kockázat csökkentésében és a kiadások csökkentésében is.
Az AI segítségével támogathatja a beszerzést a jobb döntések meghozatalában, az új lehetőségek azonosításában, a feladatok automatizálásában és a működési hatékonyság javításában, így a beszerzési csapat arra összpontosíthat, ahol az emberi szakértelme a legértékesebb.
Mit kell keresni a beszerzési szoftverben?
A beszerzési szoftver kiválasztásakor rangsorolja azokat az eszközöket, amelyek nem csak digitalizálják és racionalizálják a beszerzési folyamatokat, hanem fokozzák a stratégiai döntéshozatalt is. Az ideális szoftvereknek robusztus felhőalapú infrastruktúrával és mesterséges intelligenciával kell rendelkezniük, egyszerűsítve az összetett beszerzési feladatokat. A legfontosabb funkciók közé tartozik a meglévő pénzügyi és logisztikailánc-rendszerekkel való zökkenőmentes integráció, felhasználóbarát interfészek és átfogó elemzések a részletes kiadáselemzéshez.
Olyan megoldások választása, amelyek valós idejű betekintést és jelentéskészítést biztosítanak, megkönnyítve a beszerzési tevékenységek proaktív kezelését. Győződjön meg róla, hogy a szoftver skálázható, képes a vállalkozásával együtt fejlődni, és aktívan hozzájárul a vállalat növekedési pályájához.
Tegye meg a következő lépést!
Fedezze fel a megoldásokat az átfogó beszerzési folyamatok digitális átalakításának elindításához.
Kiadások stratégiai kezelése az összes kategóriában
Növelje az átalakulást olyan megoldáscsomaggal, amely nagyobb rálátást biztosít,
ellenőrzés és megtakarítások.
Ötletek, amiket sehol máshol nem találsz
Iratkozzon fel egy adag üzleti intelligenciára, amelyet közvetlenül postafiókjába szállít.