Mi az a kategóriakezelés? Átfogó útmutató.
A kategóriamenedzsment a beszerzés olyan megközelítése, ahol a hasonló termékek és szolgáltatások kategóriákba vannak csoportosítva – a kiadások konszolidálása és a megtakarítások maximalizálása érdekében.
A globális ellátási piacok állandó ingadozásával – és a gyorsan változó üzleti követelményekkel – a beszerzés hihetetlenül bonyolulttá vált. A vállalatoknak jobb módszerre van szükségük szállítóbázisuk proaktív kezeléséhez és beszerzési kiadásaik optimalizálásához. Ez az, ahol a kategóriamenedzsment ragyog – és miért válik ma olyan sok vállalkozás számára kritikus legjobb gyakorlattá.
Kategóriamenedzsment definíciója
A kategóriakezelés az áruk és szolgáltatások beszerzésének folyamata; hasonló jellemzők (például típus, érték, beszállító, kockázat, telephely vagy részleg) alapján csoportosítja őket kategóriákba. Ez a folyamat megkönnyíti az egyes kategóriák teljes tulajdonlási költségének megértését és ellenőrzését, valamint az egyes vásárlások megtakarításainak és értékének maximalizálását. A kategóriakezeléssel a vállalatok egyszerűsíthetik a beszerzési folyamatot, erősíthetik a beszállítói kapcsolatokat, javíthatják a kiadáselemzést, csökkenthetik a kockázatokat és így tovább.
„A kategóriamenedzsmentet teljes mértékben optimalizáló cégek akár 114 millió USD megtakarítást és több mint 500%-os megtérülést is elérhetnének a kockázatok csökkentése mellett.” – Jövőbeli beszerzés
A kategóriamenedzsment fejlődése
A kategóriamenedzsmentet az 1980-as években fejlesztették ki, és történelmileg manuális törekvés volt, egymástól elszigetelt táblázatokban, dokumentumokban és prezentációkban végzett, egymástól független és időigényes lépésekkel. Az adatok manuális gyűjtésével, elemzésével és jelentésével töltött idő azt jelentette, hogy a beszerzési csapatoknak kevesebb idejük volt a stratégiára és az értékrealizálásra.
Gyorsan a mai napig: a kategóriamenedzsment szoftverei automatizálják és felgyorsítják a folyamat számos lépését. Segítségével a kategóriamenedzserek nagy mennyiségű adatot elemezhetnek, és egyszerűsíthetik a kategóriastratégiák fejlesztését, végrehajtását és felügyeletét, így sokkal hatékonyabbá és stratégiaibbá válhatnak mindennapi feladataik során. A modern megoldások kategóriaelemzéseket, folyamatútmutatást, sablonokat, MI-alapú javaslatokat és még sok mást kínálnak, hogy segítsenek a vezetőknek a kiadáskezelési célok elérésében és gyakran túllépésében.
Kategóriamenedzsment vs. stratégiai szállítómeghatározás
A kategóriakezelés és a stratégiai szállítómeghatározás kifejezések néha felcserélhetők, de ezek nem azonosak. A stratégiai beszerzés olyan beszerzési folyamat, amely a megfelelő szállítók kiválasztására és a legjobb árak tárgyalására összpontosít a rövid távú szervezeti célok elérése érdekében. A stratégiai beszerzésiforrás-meghatározás elsődleges célja a költségcsökkentés. A kategóriakezelés viszont kategóriákba rendezi a vásárlásokat, hogy segítsen a vezetőknek azonosítani a megtakarítási lehetőségeket, és javítsák a minőséget, a beszállítói teljesítményt és a hatékonyságot. A kategóriakezelés hosszú távon végbemenő, folyamatos folyamat, és gyakran korai lépésként magában foglalja a stratégiai beszerzésiforrás-meghatározást is.
A kategóriamenedzsment 6 legfontosabb előnye
Részben a kevesebb leépítésnek és az egyszerűbb beszállítói tárgyalásoknak köszönhetően a kategóriavezérelt beszerzés számos különböző előnnyel jár, amelyek segíthetnek a beszerző csapatoknak egy szorosabb hajó üzemeltetésében és az új lehetőségek azonosításában:
1. Továbbfejlesztett elemzések. A kategorizált kiadások és az összes kapcsolódó szállító egyetlen kapcsolattartója révén a vállalatok nagyobb rálátást nyerhetnek a költségekre, a szállító teljesítményére és a logisztikai lánc potenciális problémáira. Ráadásul a szerződések, árak és piaci trendek alapos ismerete felhasználható jobb, jövedelmezőbb beszerzési döntések meghozatalára.
2. Megnövelt megtakarítások. A kategóriával kapcsolatos szakértelmükre és a kategorizálással lehetővé tett elemzésekre támaszkodva a vezetők jobb árakról tárgyalhatnak, és javíthatják a teljesítményt a költségek csökkentése érdekében. És mivel a vezetők hosszú távon vásárolnak, kihasználhatják a méretgazdaságosság előnyeit, hogy további pénzt takarítsanak meg.
3. Csökkentett kockázati kitettség. Az egyes szállítók alapos ismerete és a hatékony hosszabb távú munkakapcsolatok révén a kategóriacsoportok proaktívabb megközelítést alkalmazhatnak a beszállítókezeléssel kapcsolatban, és csökkenthetik az ismeretlen vagy azonnali szállítók kezelésének kockázatát.
4. Nagyobb beszerzési hatékonyság. Az időtálló, digitalizált és automatizált folyamatokkal a csapatok gyorsabban reagálhatnak a piaci változásokra, és időt szabadíthatnak fel a hozzáadott értéket képviselő tevékenységekre.
5. Az ESG és az SR kötelezettségvállalások jobb betartása. A kategóriacélok összehangolása, az átláthatóság és a nyomon követés megkönnyíti a vállalatok számára a környezetvédelmi és társadalmi felelősségvállalások betartását.
6. Megnövelt kiadások a vezetőség alatt. Az intelligens automatizálás révén a beszerzés több kategóriát kezelhet, és végső soron növelheti a kezelés alatti kiadásokat.
Beszerzési kategóriák fajtái
A kategóriacsoportok üzletenként eltérőek lehetnek az ágazatuktól, kiadáspolitikájuktól és adott piacuktól függően. Az egyes beszerzési kategóriák általában termékek vagy szolgáltatások egy csoportjából állnak, amelyek hasonló jellemzőkkel rendelkeznek (például típus, szállító, érték, telephely vagy részleg). A HR, a technológia, a karbantartás és az utazás például gyakori kategóriák.
Az is gyakori, hogy a közvetlen kiadások (az alapvető üzleti termékekhez és szolgáltatásokhoz szükséges tételek, mint például a nyersanyagok és csomagolóanyagok) és a közvetett kiadások (a napi üzleti műveleteket támogató áruk és szolgáltatások, például irodaszerek) a saját kategóriáikra vannak felosztva. A közvetett kiadások csoportosítása, amelyeket gyakran silókban kezelnek az egész vállalaton belül, segíthet szabványosítani és csökkenteni a közvetett beszerzési költségeket.
Egyes vállalatok olyan globális szabványokhoz fordulnak, mint a United Nations Standard Products and Services Code (UNSPSC), hogy útmutatást kapjanak a kategóriáik meghatározásához, de a legtöbben saját belső kiadási taxonómiát fognak létrehozni. A kategóriák pontos összetételétől függetlenül a sikeres kategóriamenedzsment magában foglalja egy standard keretrendszer alkalmazását a vállalkozás működtetéséhez szükséges áruk és szolgáltatások szegmentálására.
3 kulcsfontosságú lépés a kategóriamenedzsment folyamatában
Bár a folyamat szervezetenként eltérő lehet, a kategóriakezelés jellemzően három lépésből áll:
- Kategóriaprofilok meghatározása. Kezdésként a csapatok elemzik az aktuális kiadásokat, és számos tényezőt mérlegelnek – a kockázatoktól és szabályozásoktól a közvetlen üzleti logikán át a kategóriák azonosításáig. Az eredmény egy konszolidált kategória-taxonómia a vásárláshoz, amely a szervezet egészében használható.
- Keret- és tervstratégia. Ebben a lépésben a csapatok értékelik kategóriáikat az árképzés, a szállítói teljesítmény, a kereslet- és kereslet-előrejelzések és más tényezők alapján, és azonosítják a kiadások optimalizálására és az érték növelésére szolgáló lehetőségeket. Ezen információk alapján kialakítják az egyes kategóriák céljainak elérésére szolgáló fő stratégiát, konkrét taktikákra és szakaszokra lebontva.
- Stratégia végrehajtása és az eredmények felügyelete. Végül elindul a stratégia, és folyamatosan nyomon követik az eredményeket, a beszállítókat, az üzleti igényeket és a piacokat – így a csapatok gyorsan reagálhatnak a változásokra, és szükség esetén optimalizálhatják a kategóriastratégiákat.
Mit kell keresni a kategóriamenedzsment szoftverben?
A kategóriamenedzsment szoftvert úgy tervezték, hogy központosítsa, digitalizálja és egyszerűsítse a folyamatokat az összes kategóriastratégiához – és végrehajtható betekintést nyújtson azok fejlesztéséhez és fejlesztéséhez. Ennek elérése érdekében a legjobb megoldások legalább a következő képességeket tartalmazzák:
Automatizálás. Intelligensen automatizált folyamatok a kategóriaköltési profilok létrehozásához, valamint a stratégiák kidolgozásához és végrehajtásához.
Lépésenkénti útmutató. Rendszeralapú ajánlások, irányított folyamatok és bevált gyakorlatok sablonjai, eszközei és keretrendszerei.
Valós idejű monitoring és elemzés. Képesség a piaci intelligencia, kategóriák, árak, beszállítói teljesítmény, eredmények stb. valós idejű nyomon követésére és elemzésére.
Stratégia végrehajtása. A stratégiák, tervek és kezdeményezések szállítómeghatározási projektekké vagy eseményekké történő egyszerű átalakításának eszközei.
Integráció. Zökkenőmentes integráció a beszerzéstől a fizetésig és más beszállítókezelési megoldásokkal.
AI. Beépített, AI által támogatott lehetőségelemzés és javaslatok kiadási adatok és egyéb tényezők alapján – valamint terv a nagy nyelvi modellekkel, például a ChatGPT-vel való integrációra a stratégia létrehozásának támogatása érdekében.
A hatékony kategóriakezelési stratégia bevált gyakorlatai
A győztes kategóriastratégia gyorsabban megvalósítható a következő bevált gyakorlatokkal:
Hozzon létre egy dedikált kategóriamenedzsert és csoportot. Mivel a kiadások nagy kategóriái és stratégiai területei időt és szakosodást igényelnek, az érintett részlegek jól képzett érdekcsoportjaiból álló dedikált csapat hatékonyabb folyamatot tesz lehetővé. A kategóriamenedzser feladata a piac, a szabályozások és az árképzési trendek felügyelete és megértése egy teljes kategóriában, valamint rövid, közép- és hosszú távú tervek kidolgozása.
Konzisztens taxonómia létrehozása a szervezeten belül. Ez kulcsfontosságú lépés a kiadások jobb elemzéséhez és átláthatóságához. Egyes szervezetek univerzális szabványokat fognak használni, mint például az UNSPC, de gyakrabban a vállalatok saját belső kategóriákat hoznak létre, amelyek jobban igazodnak egyedi céljaikhoz vagy iparági igényeikhez.
Automatizált megoldások használata a kiadási adatok központosítására. Az adatok nyomon követésére és felügyeletére szolgáló egy helyen könnyebb megtalálni és jelenteni a fontos elemzéseket – és támogatni az irányítási gyakorlatokat.
Harness kategóriamenedzsment technológia. A mesterséges intelligenciához hasonló technológiák használatával a csapatok könnyebben felismerhetik a mintákat, automatikusan kategorizálhatják a kiadásokat, kategóriánként rendszerezhetik a beszállítókat, viszonyítási alapokat állíthatnak be, ajánlásokat tehetnek, automatizálhatják a feladatokat stb.
Tartsa fenn az érdekelt felek bevonását a folyamatba. A nyeremények és lehetőségek kommunikálására szolgáló analitikai eszközökkel és szoftverekkel könnyebb az érdekelt feleket felvenni és összhangba hozni a szervezeti célokkal.
Hozzon létre dinamikus szállítói kapcsolatokat. A költségek helyett az összértékre kell összpontosítani, és nyíltan együttműködni a jó munkakapcsolatok kialakítása érdekében.
Harmadik fél adatainak bevonása. A kategóriastratégia kiegészítéseként dolgozzon ki egy mechanizmust, amellyel külső szolgáltatók releváns külső adatpontjait használhatja.
Folyamatosan hajtsa végre a kategória életciklus-folyamatát. Javítsa a belső és külső adatelemzést a kategóriaspecifikus intelligencia összegyűjtésével, a stratégia javításával és az időszakos felülvizsgálatok elvégzésével.
Tegye meg a következő lépést!
Fedezze fel azokat a megoldásokat, amelyek az intelligensebb kategóriakezelés révén nagyobb értéket teremtenek.
A gyakori hibák elkerülése a kategóriakezelésben
Ez a tanulmány három hibát tárt fel A beszerzés könnyen elvégezhető a kategóriakezelés terén – és azt, hogy ezek korrekciója milyen jelentős előnyökkel járhat, különösen bizonytalan időkben.