Mi az a humánerőforrás-menedzsment rendszer (HRMS)?
A HRMS segít a vállalatoknak az alapvető HR-folyamataik kezelésében és automatizálásában, valamint a tehetséggondozási képességek biztosításában.
Az emberierőforrás-gazdálkodási rendszer (HRMS) meghatározása
A HRMS a humánerőforrás-menedzsment rendszert jelenti, amelyet gyakran humántőke-menedzsment (HCM) szoftvernek neveznek. A vállalatok HRMS-t használnak az alapvető HR-folyamatok digitalizálására, automatizálására és központosítására, mint például a munkavállalói adatok tárolása, a juttatások adminisztrációja, az idő és jelenlét, valamint a bérszámfejtés. Emellett egy HRMS olyan tehetségkezelési képességeket is biztosít, mint a toborzás, a beléptetés, a teljesítménykezelés, a céltervezés, a tanulás és képzés, a javadalmazás és az utódlástervezés.
A modern HRMS segíti a hagyományos munkaigényes táblázatkezelő és papír alapú folyamatok helyettesítését az ismétlődő és időigényes manuális folyamatok automatizálásával. Ez lehetővé teszi a HR-csapattagok számára, hogy csökkentsék az emberi hibákat, és összpontosítsanak a magasabb értékre, és végső soron még több jutalmazó munkára.
Humánerőforrás-menedzsment rendszerek története
Az 1970-es években a nagyobb vállalatok digitalizálták néhány alapvető folyamatukat, különösen az olyan adatigényes és hibalehetőségekkel járó funkciókat, mint a bérszámfejtés és a számvitel, de ezek a korai humánerőforrás-gazdálkodási rendszerek korlátozott terjedelműek voltak. Az 1990-es évekre a nagyobb teljesítményű mainframe számítástechnika és az internet elterjedése lehetővé tette a vállalkozások számára, hogy digitalizálják és automatizálják az alapvető HR funkciók szélesebb körét, mint például a nyilvántartások kezelése, az előnyök adminisztrációja és a toborzási munkafolyamatok.
Napjainkban az intelligens technológiák és a felhőalapú összekapcsolhatóság növekedésével a HR-folyamatok már nem korlátozódnak a tranzakciós adatokra. A modern HRMS adatokat gyűjthet és integrálhat a jelentéskészítési struktúrák valós időben történő kiigazítása érdekében, az infrastruktúra, a törvények és a jogszabályi megfelelőség regionális eltérései alapján. Ezek a rendszerek automatizálják a munkafolyamatot és kiaknázzák a mesterséges intelligenciát (AI), hogy intelligensebb és ésszerűbb folyamatokat hozzanak létre.
HRMS, HRIS és HCM – a rövidítések értelmezése
Az emberierőforrás-menedzsment rendszerek (HRMS), a humánerőforrás-információs rendszerek (HRIS) és a humántőke-menedzsment (HCM) olyan HR kifejezések, amelyeket gyakran egymással felcserélve használnak, de néhány kulcsfontosságú különbséggel rendelkeznek.
A HRIS jellemzően a dolgozói információk adatbázisára épül, és olyan alapvető HR-folyamatok támogatására szolgál, amelyek struktúrája lineárisabb és mennyiségi, mint például a bérszámfejtés vagy az idő- és jelenlétkezelés.
Összehasonlításképpen, egy HRMS egy mindenre kiterjedő rendszer, amely egy HRIS összes adatkezelési struktúráját tartalmazza, de minőségibb és összetettebb funkcionalitást és tehetséggondozást is magában foglal. A legjobb HRMS megoldások intelligens technológiákat, például MI-t, gépi tanulást és felhőalapú kapcsolódást használnak a funkciók személyre szabásához és intelligens automatizálásához.
A HCM egy gyűjtőfogalom, amely leírja azt a széles körű gyakorlatot és szoftvert, amelyet a szervezet a munkaerő kezelésére használ – a toborzástól a nyugdíjazásig. A HCM rendszert gyakran emberi erőforrás menedzsment rendszernek (HRMS) nevezik, és tartalmaz HRIS szoftvert. A technológiai fejlődésnek és az összekapcsoltságnak köszönhetően a vállalkozások mostantól minden szempontból világos, végponttól végpontig terjedő képet kaphatnak a munkaerőről. Ez segített a vállalatoknak abban, hogy felismerjék a munkavállalói élmény fontossági sorrendjének mérhető értékét, és az azt körülvevő HR adminisztrációs funkció alátámasztására az emberek első számú megközelítését alkalmazzák. Ez a holisztikusabb megközelítés változást jelent a HR-folyamatok priorizálásában és kezelésében.
Miért olyan fontos ma a HRMS szoftver?
A vállalatok évek óta fontolóra veszik az új technológiák használatát és a HR folyamataik jobb automatizálásának módjait. A világjárvány kitörésekor hatalmas és példátlan változásokat hozott a munkaerőpiacon. A HR-csapatok kénytelenek voltak – nagyon hirtelen – új technológiákat használni az újonnan távoli és elosztott munkaerő támogatására és kezelésére.
Eleinte sok ilyen átmenet problematikus volt, de most, több mint egy év múlva, a HR vezetők kreatívabbá és alkalmazkodóbbá váltak a gyakorlatukban. Egy SHRM cikk azt mondja, hogy ez végül kiderült, hogy egy jó dolog. A teljes munkaerő távolságtartóvá válásával – szinte egyik napról a másikra – a HR csapatok váltak az üzleti világ „első válaszadóivá”, és számos más részleg és csapatvezető vette át a vezetést. A világjárvány nyomán sok vállalat hirtelen tudomást szerzett arról, hogy milyen aranybánya adat és személyi analitika van a HR osztályán – és ezek az információk hogyan segíthetik őket abban, hogy tájékoztassák a döntéseket és a stratégiákat az egész üzletágban.
Napjainkban a HRMS szoftver felbecsülhetetlen értékű abban, hogy segítse a vállalkozásokat a munka gyorsan változó világának megszervezésében, megértésében és racionalizálásában. A HRMS megoldások egy helyre helyezik az összetett HR folyamatokat, központosított munkavállalói adattárolást, automatizálási képességeket, beágyazott MI-t és fejlett elemzéseket biztosítva. Emellett a kifinomult, felhasználóbarát tehetséggondozási képességek segítenek abban, hogy a vállalkozások iparáguk legjobb tehetségeit toborozzák, fejlesszék és megtartsák.
Ki használja a HRMS szoftvert?
Az alább felsorolt területek közül sok hagyományosan meglehetősen elhallgattatott – a visszajelzések vagy az új adatok az egyikben nem feltétlenül jutottak volna el a másikhoz. A modern HRMS nemcsak optimalizálja és javítja az egyes szakemberek folyamatait, hanem biztosítja, hogy az általuk gyűjtött adatok és visszajelzések megosztásra kerüljenek – és képes legyen tájékoztatni az emberek szélesebb körét az elemzésekről.
HR szakemberek: A HR csapatok számára a HRMS hasznossága az alapvető szerkesztéstől és a munkavállalói adatokhoz való hozzáféréstől a komplex adatvezérelt jelentéskészítésig és a kifinomult tehetséggondozási feladatok automatizálásáig terjed.
Toborzók: A HRMS eszközei központosított portált biztosítanak a toborzóknak, ahonnan munkaerő-igényléseket tehetnek közzé, ápolhatják és kiválaszthatják a jelölteket, valamint elérhetik és testre szabhatják a beléptetési funkciókat.
Vezetők: A vezetők még mobileszközeikről is használhatják a HRMS szoftvert a csapatstruktúra felügyeletére, az idő és a távollétek nyomon követésére, a szabadságkérelmek és távollétek jóváhagyására, valamint a munkavállalók teljesítményének nyomon követésére, hogy lássák, szükség van-e támogatásra vagy visszajelzésre céljaik eléréséhez.
Munkavállalók: Az egyetlen felhasználóbarát portál lehetővé teszi az alkalmazottak számára személyes adataik szerkesztését, a szervezeti diagramok megtekintését, az idő- és szabadságkérelmek bevitelét, a képzési hozzárendelések megtekintését, sőt személyes karriercéljaik és fejlesztési terveik kezelését is.
Jelöltek: A mai jelöltek dedikált HRMS portálokkal rendelkeznek, hogy segítsék őket az álláskeresésben és jelentkezésben, a pályázati státusz nyomon követésében és a digitális ajánlatok elektronikus aláírással történő elfogadásában.
HRMS szoftverkomponensek
A HRMS szoftver átláthatóságot és egyszerűsítést biztosít. A munkaerő-adatok egy helyen való összegyűjtése nemcsak megkönnyíti a vállalat dolgait, hanem az eltérő forrásokból és részlegekből származó elemzéseket és elemzéseket is biztosít, hogy egyre pontosabb és hasznosítható ajánlásokat és jelentéseket adjon.
Itt vannak a HRMS megoldás különböző elemei:
HRIS: alap HR és bérszámfejtés
Munkavállalói önkiszolgálás: A HRIS-eszközök segítenek mind a munkavállalóknak, mind a csoportvezetőknek abban, hogy megszüntessék a régi és a papíralapú HR adminisztrációs feladatok zavarát. Az önkiszolgáló, mobilbarát képességek segítenek növelni a munkaerő termelékenységét és átláthatóságát számos területen, mint például a munkavállalói adatok kezelése, a jelentések és elemzések, az idő és jelenlét, valamint a bérszámfejtés.
Juttatáskezelés: A hibrid munkahelyi modellek számának növekedésével a vállalkozások minden eddiginél jobban küzdenek azért, hogy lépést tartsanak a számos előnnyel kapcsolatos követelményekkel az Egyesült Államokban. Az automatizált juttatások adminisztrációja képes kiásni a HR-csapatokat a papírmunka e hegye alól, és felszabadítani őket, hogy olyan jártas tanácsokat és útmutatást nyújtsanak, amelyeket a munkavállalók az életük e kulcsfontosságú területein értékelnek. Az önkiszolgáló, mobilbarát munkavállalói portálok még inkább felhatalmazzák a munkavállalókat arra, hogy tájékozottan figyeljék a saját és családjuk számára nyújtott juttatásokat.
Időgazdálkodás: A bérszámfejtési szivárgás a munkavállalók és vezetők pontatlan időtartási gyakorlatának eredménye , és az összes bérszámfejtési költségük 2,5%-át is elérheti. Bár néha szándékos, gyakran az elavult rendszerek hibái és a pontatlan manuális gyakorlatok okozzák. De szerencsére ez az egyik fokozottan megelőzhető működési veszteség, és nagymértékben enyhíthető az intelligens HR szoftvermegoldások használatával. A HRMS eszközök nagymértékben testreszabhatók, és szinkronizálhatók az ünnepnapokkal, az elhatárolással és más üzleti szabályokkal. Az idő és a fizetés automatikus kiszámítása integrálva van a bérszámfejtési funkciókkal, és a dolgozók önkiszolgáló hozzáféréssel rendelkeznek, hogy teljes képet kapjanak időbeosztásukról.
Karrierkezelés
Toborzás és beléptetés: A HRMS megoldások segíthetnek a munkáltatóknak optimalizálni a toborzási folyamatot, hogy biztosan megtalálják és vonzzák a legjobb tehetségeket. Ez magában foglalja a globális tehetségkeresés és a jelöltkapcsolat-kezelés jobb támogatását. Támogatja továbbá a pályázók átfogóbb nyomon követését és egyszerűsített folyamatait az utódlástervezés támogatása érdekében. Az újonnan felvettek számára pedig a HRMS beléptetési eszközei portált biztosíthatnak az új munkavállalók számára – beleértve a papírmentes és automatizált újonnan felvett munkafolyamatokat, valamint a vonzóbb és személyre szabottabb képzési és beléptetési folyamatot.
Teljesítmény- és kompenzációkezelés: Ateljesítménykezelés kihívást jelenthet, ami megköveteli a vállalkozásoktól, hogy mind a minőségi, mind a mennyiségi adatokat egyensúlyban tartsák, miközben továbbra is objektívek. A HRMS-eszközök segíthetnek a munkavállalói célok és értékelések kezelésében, folyamatos teljesítménykezelést biztosítva az irányított művelettervezés mellett.A kompenzáció kezelése egy trükkös javaslat is lehet, amely több tényező értékelését teszi szükségessé mind a vállalaton belül, mind azon kívül. A HRMS szoftver hatékonyan támogathatja a javadalmazástervezést és -tervezést.
Tanulás és szakmai fejlődés: A növekedés és a karrierfejlesztés kulcsfontosságú része a munkavállalói tapasztalatoknak. A HRMS eszközei intelligens technológiát használnak, hogy személyre szabottabb és magával ragadó tanulási élményt nyújtsanak – összekötik az embereket, az információkat és a szakértőket az egész vállalaton belül és kívül is. A munkavállalók számára ez segít abban, hogy jobban strukturálják idő- és karriertervezési céljaikat. A kötelező tanulási és megfelelési képzés könnyen ütemezhető, és több hosszú távú cél, például a vezetésfejlesztés és az utódlástervezés beépíthető a naptárukba úgy, hogy az a legjobban megfeleljen egyedi igényeiknek és kötelezettségvállalásaiknak.
Értékesítési teljesítménymenedzsment: Mint azt bármelyik üzletvezető elmondhatja, értékesítési csapatai a legjobbak, amikor odakint vannak értékesítési és gondozási leadek. A HRMS segítségével a vállalkozások racionalizálhatják és központilag kezelhetik az értékesítéssel kapcsolatos problémákat , például ajutalékokat , területeket és kvótákat, sőt még az ügynökök teljesítményét is .
Analitika és munkaerő-tervezés: Az adatvezérelt elemzések kulcsfontosságúak a HR és az általános vállalati stratégia összehangolásában. Mérőszámokkal és mutatószámokkal, jelentéskészítéssel, prediktív munkaerő-modellezéssel és MI alapú elemzésekkel a HR-vezetők jobban támogathatják a stratégiai és operatív tervezést , valamint a költségkeret-tervezést és a teljesítménykezelést
Munkavállalói élmény menedzsment: A munkavállalói tapasztalatokra való fokozott összpontosítás érdekében a vállalkozásoknak innovatív módszereket kell keresniük annak megértésére, hogy a munkavállalók miért érzik úgy a munkahelyi tapasztalataikat, mint a jelentkezők, kezdve a távozásuk napjáig, és minden, ami közöttük van. A munkavállalók hangja (VoE) technológiái és eszközei ezen információk gyűjtéséhez 360 fokos visszajelzéseket, felméréseket, viselkedés- és hangulatelemzést és egyebeket foglalnak magukban. Ezeknek az elemzéseknek a segítségével a szervezetek személyre szabhatják az egyes munkavállalók élményeit életciklusuk során, növelve az elkötelezettséget és a termelékenységet.
HRM rendszerek és a digitális átalakulás következő lépései a HR-ben
A digitális átalakulás a HR-ben és minden jelentős működési változásnak mindig meg kell felelnie néhány kezdeti visszalépési és tehetetlenségi problémának, valamint némi elkerülhetetlen kockázattal kell szembenéznie. Az operatív változásra való felkészülés legjobb módja az, ha elkezdjük megosztani és kommunikálni a projekt céljait és céljait. Ha nyitott kommunikációs vonalak vannak a csapatvezetők, a vezetők és a HR-szakemberek között, elkezdheti lebontani a falakat. A hatékony változáskezelési és tervezési stratégiák segíthetnek jobban felkészíteni a csapatokat a kényszerbeszerzés korai biztosítására.
Az alábbi lista néhány fontos ellenőrzőlista-elemet sorol fel a digitális HR átalakulás során.
Adatintegritás: Az adatmigrációs folyamat megkezdése előtt győződjön meg róla, hogy rendelkezik a megfelelő erőforrásokkal és továbbképzettséggel, vagy csökkentse az informatikai tehetségét, hogy el tudja végezni ezt a feladatot, és minimálisra csökkentse az emberi hibákat.
Költségek és ráfordítás: Számszerűsítse a projektkövetelményeket az üzlet minden érintett területén, beleértve a bevezetést és az integrációkat. Valósághű költségvetések és határidők meghatározása az üzembe helyezés sikerének biztosítása érdekében.
Aktuális és jövőbeli igények: Szorosan működjön együtt osztályával és csapatvezetőivel a kezdetektől fogva, hogy megérthesse saját céljaikat, követelményeiket és kihívásaikat. Gondoskodjon arról, hogy a HRMS skálázható legyen az összes érdekelt változó igényeinek megfelelően.
Megfelelőség: Határozza meg a törvényi, foglalkoztatási és egyéb jogszabályi követelményeket, és erősítse meg, hogy az új rendszer támogatja ezeket az igényeket az összes régióban.
Készültség az induláskor: HR-csapatának korai beiktatása, hogy segítsen a képzési ütemtervek és célok kidolgozásában. Állítson be havi mérföldköveket annak érdekében, hogy minden adminisztrátor, vezető és munkavállaló megfelelő képzésben részesüljön, és készen álljon az új HRM rendszer teljes értékének kihasználására.