Mi az a pályázó nyomkövető rendszer (ATS)?
Az ATS egy emberi erőforrás (HR) szoftveralkalmazás, amely segíti a szervezeteket a toborzási és felvételi feladatok digitális kezelésében.
Pályázói nyomon követési rendszer áttekintése
A pályázók nyomon követési rendszere (ATS) egy emberi erőforrás (HR) szoftveralkalmazás, amely segíti a szervezeteket a toborzási és felvételi feladatok digitális kezelésében. Központi adatbázisként szolgál az olyan állás- és pályázói információkhoz, ahol a munkaerő-igénylések, álláshirdetések és pályázatok kezelése, valamint a pályázók szűrése és kiválasztása történik.
Az ATS olyan általános feladatok elvégzését támogatja, mint az állásleírások létrehozása, álláshirdetések meghirdetése karrieroldalakon és állásbörzéken, önéletrajz-beolvasás, interjúk ütemezése, visszajelzések gyűjtése, háttérellenőrzések végrehajtása és ajánlati levelek generálása elektronikus aláírással.
A rendszer kezeli az álláspályázók élményét is. Ebbe beletartozik az álláskeresés, az online jelentkezés és a pályázat állapotának ellenőrzése, valamint a pályázók értesítéseinek generálása.
Mit csinál egy pályázókövető rendszer?
Az ATS adatbázisként szolgál az álláspályázók számára, automatizálva és kezelve a toborzási folyamathoz kapcsolódó munkafolyamatokat. Lehetővé teszi a munkaerő-felvételi vezetők és toborzók számára, hogy átvágják a beérkezett önéletrajzok mennyiségét, így a legképzettebb pályázókra összpontosíthatják az idejüket.
Az üzleti szabályok ATS-be való programozásának köszönhetően a vállalatok biztosíthatják, hogy követik a legjobb felvételi gyakorlatokat, miközben biztosítják a pályázók által beküldött személyes adatok biztonságát.
Ki használ pályázókövető rendszert?
A különböző méretű és iparágú vállalatok pályázókövető rendszereket használnak az álláspályázók rendszerezésére, keresésére és az azokkal való kommunikációra, valamint az álláspályázati folyamat kezelésére. Míg korábban a nagyobb Fortune 500 vállalatok területe a kapcsolódó költségek és az infrastrukturális követelmények miatt, ma a kisebb szervezetek kihasználhatják a felhőben kínált szoftverszolgáltatás (SaaS) költségmegtakarítását.
Miért fontos az ATS?
Az ATS felgyorsítja a felvételi folyamatot. Az offline és papíralapú folyamatokról az automatizált digitális folyamatokra való áttéréssel a toborzási és felvételi feladatok egyszerűsödnek, időt szabadítanak fel, és biztosítják a tisztességes és a legjobban illeszkedő felvételi gyakorlatokat.
Íme néhány példa arra, hogy egy pályázókövető rendszer hogyan profitálhat egy szervezet számára:
Több pályázó: Az ATS megkönnyíti az álláskeresők számára az álláskeresést és az online jelentkezést, növelve a pályázatok számát.
Gyors felvételi ciklusok: A toborzók gyorsan megkereshetik a teljes pályázói folyamatot, kiválaszthatják az érdeklődő jelölteket, és időt fordíthatnak a nagyobb értékű munkára, például az interjúk, referenciák és ajánlatok szűrésére.
Nagyobb együttműködés az érdekeltekkel: Az interjú szakaszban a toborzási vezetők áttekintik és visszajelzést adnak a jelöltekről az ATS-en belül. Az üzleti szabályok beállíthatók a jelöltek előrehaladásának automatizálására az átvilágítási és felvételi szakaszokon keresztül.
A pályázók nyomon követési rendszereinek fejlődése
Az internet előtt álláslehetőségeket hirdettek minősített újságokban és ipari kiadványokban. A folyamat papíralapú volt, ami időigényessé és nehezen kezelhetővé tette. Az állásra pályázók nem tudták egyszerűen meghatározni a pályázat állapotát. A toborzók és a toborzási vezetők – a papíralapú pályázatok nagy száma miatt – nem tudták azonosítani a legképzettebb pályázókat.
A digitális és online technológiákkal sokkal könnyebb lett a munkára való jelentkezés. A globális foglalkoztatási weboldalak világszerte népszerűsítették a munkalehetőségeket az emberek számára. Hirtelen mennyiségi üzletággá vált a toborzás.
Az első pályázók nyomkövető rendszereit az 1990-es évek végén fejlesztették ki, és a helyszínen helyezték el. A rendszerek a beérkezett önéletrajzok feldolgozására és tárolására összpontosítottak, miközben biztosították a munkaerő-felvételi gyakorlatok betartását és következetességét. A toborzók és a toborzási vezetők is érezték az ilyen nagy mennyiségű alkalmazás hatását, és hamarosan ezek a rendszerek úgy alakultak, hogy támogassák az előzetes szűrést, a reszketést, az elemzést, az automatikus értesítéseket és az elemzéseket.
Napjainkban a pályázók nyomon követési rendszereit túlnyomórészt a felhőben vezetik be, és szolgáltatási szoftverként vagy SaaS, megoldásként kínálják. A felhőalapú ATS kiküszöböli a nehézkes bevezetési költségeket és a nem hatékony folyamatokat, és csökkenti az informatikai függőséget.
Az ATS technológia a modern toborzási követelmények támogatására fejlődött, amelyek a következőket tartalmazhatják:
Virtuális toborzás: Támogatja a távoli munkahelyeket és toborzási erőfeszítéseket, például a karrieroldalakat, a jelölti kommunikációt, az ajánlatokat és az interjúkat.
Tömeges toborzás: gyorsan vonzzon, szűrjön és alkalmazzon nagy mennyiségű pályázót bizonyos iparágak, például az egészségügy, az élelmiszeripar, az e-kereskedelem és a technológia számára.
Nagy pályázói volumen: Nagy mennyiségű jelentkezőt kell szűrni meghatározott nyílásokra.
Belső toborzás: A belső előmenetel előmozdítása érdekében azonosítsa a munkavállalókat.
Sokszínűség és befogadás: Biztosítsa az összhangot a vállalat munkaerő-felvételi kezdeményezéseivel és az elfogulatlan toborzási gyakorlatokkal.
Az ATS támogatja a toborzási folyamatot az álláshirdetés meghirdetésétől az ajánlati levél bemutatásáig. Mivel a toborzási adatok személyes adatok, a pályázók nyomon követési rendszerei segítenek a vállalatoknak abban, hogy továbbra is megfeleljenek az adatvédelmi jogszabályoknak, például a GDPR-nek.
ATS használati esetei
A toborzók az ATS legaktívabb felhasználói. Naponta használják a rendszert a munkaerő-igénylések kezelésére, a megnyitások meghirdetésére, a pályázók áttekintésére, valamint a jelöltek előrehaladásának kezelésére a toborzási és felvételi szakaszokon keresztül.
A toborzási vezetők ATS-t használnak a toborzási folyamatban való részvételhez. A rendszer közvetlen hozzáférést biztosít az aktív munkaerő-igénylésekhez, hogy áttekinthessék a munkaköri leírásokat, a pályázókat és az önéletrajzokat, valamint megtekinthessék az egyes jelöltek állapotát. Az ATS-ből interjúk készítéséhez és lebonyolításához, valamint az interjú utáni mennyiségi és minőségi visszajelzések tárolásához szükséges információk keletkeznek.
Az álláspályázók az ATS segítségével kereshetnek és pályázhatnak az állásokra, ellenőrizhetik a pályázat állapotát, és elfogadhatják az állásajánlatokat.
Új megfelelő állásajánlatokkal kapcsolatos nyomon követési üzenet egy modern ATS-ben.
Mit kell keresni az ATS mérlegelésekor?
A pályázókövető rendszerek önálló megoldásként kerülnek felkínálásra, vagy egy olyan átfogó toborzási szoftverplatform részeként vehetők igénybe, amely jelölti kapcsolatkezelési (CRM) képességeket tartalmaz.
A CRM szoftvert gyakran használják egy ATS-sel párhuzamosan. Azonban az ATS-től eltérően ezeket a rendszereket arra használják, hogy vonzzák a tehetségeket, és kapcsolatokat építsenek ki azokkal a pályázókkal, akik áttértek a tagjelölti státuszra. A jelöltkapcsolat-kezelő rendszerek a jelölti szerepvállalásra összpontosítanak, és összességében pozitív toborzási tapasztalatot teremtenek.
Egyes szervezetek előnyben részesítik az önálló ATS-pályázatok egyszerűségét a jelölti adatok kezeléséhez. Ez a lehetőség azonban bizonyos korlátokat támaszt. Bár elegendőek az aktív jelöltek feldolgozásához, ezek a rendszerek nem biztosítják a passzív tehetségek bevonásához és ápolásához szükséges képességeket.
Az ATS és CRM funkciókat tartalmazó toborzási szoftverek biztosítják a legnagyobb rugalmasságot és hatékonyságot az alkalmazástól a jelöltig tartó út során. A kombinált előnyök közé tartoznak:
Hozzáférés a fejlett karrieroldalakhoz
Személyre szabott céloldalak
E-mailes marketingkampányok
Nagyobb tehetségkészletek
Nagyobb érdeklődés és elkötelezettség az előválogatott jelöltek körében
Gyorsabb felvételi ciklusok
Nagyobb együttműködés a belső érdekeltekkel
Egy átfogó toborzási megoldás csökkenti a költségeket, és kiküszöböli a több rendszer párhuzamos kezelésének összetettségét.
A további megfontolások közé tartoznak:
Skálázhatóság: A szervezet munkaerő-felvételi igényei ingadozni fognak, ezért a szoftvernek agilisnak és skálázhatónak kell lennie.
Integráció: Határozza meg előre, hogyan integrálódik a technológia más toborzó szoftverekkel, valamint az általános humánerőforrás-technológiai infrastruktúrával. Ezek az integrációk támogatják a manuális adatfolyamatok kiküszöbölését és a toborzási adatok és a munkavállalói adatok kombinálásának lehetőségét.
Felhasználói követelmények: Mérlegelje az összes felhasználót – pályázókat, toborzókat, toborzási vezetőket – és gondoskodjon arról, hogy az ATS hatékony és pozitív élményt nyújtson mindenki számára.
Milyen képességei vannak az ATS-t és a CRM-et tartalmazó átfogó toborzási platformnak?
Íme egy áttekintés az átfogó toborzási megoldással használható kombinált funkciókról és funkciókról:
Pozíció könyvelése
Hozzon létre olyan munkaköri leírásokat, amelyek kiemelik az előnyben részesített kompetenciákat.
A nemi előítéletek és a fizetési referenciaértékek azonosítása automatizált vizsgálatokkal.
Hozzon létre egy munkaadói védjeggyel ellátott weboldalt az álláskeresők számára.
Állítson össze és kezeljen hirdetéseket karrierweboldalakon és állásbörzéken.
Igénylésenként konfigurálható alkalmazások használata (mobilalkalmazás, gyors alkalmazás, többlépcsős).
Pályázók áttekintése
Külső és belső alkalmazások keresése egyetlen adatbázis használatával.
Alkalmazás előtti szűrési kérdések konfigurálása minden hirdetményhez.
Automatizálja az önéletrajz-adatok tárolását és elemzését, beleértve az elemzést is.
Automatizált értesítések és az egyes szerepekhez személyre szabott riasztások fogadása.
Biztonságos hozzáférés biztosítása külső ügynökségek számára.
Készítsen valós idejű jelentéseket és elemzéseket a teljes toborzási folyamat során.
Jelöltek interjúja
Interjúk ütemezése és a fejlődés nyomon követése.
Kérjen visszajelzést, és automatikusan konszolidálja a jelöltminősítéseket.
Biztonságos hozzáférést biztosít a jelölti portálhoz az aktuális információk és állapot érdekében.
Felvétel és beléptetés
Márkás sablonok és űrlapok elérése előre kitöltött adatokkal.
Elektronikus aláírási képességekkel rendelkező ajánlati levelek létrehozása és bemutatása a gyorsabb fordulat érdekében.
Automatizálja a beléptetési folyamatot.
Mikor implementáljon egy szervezet ATS-t?
Az ATS megvalósítását olyan szervezeteknek kell mérlegelniük, amelyek gyorsan növekednek, és ambiciózus toborzási céljaik vannak, amelyek korrelálnak az általános üzleti stratégiával. A további követelmények közé tartozhat a nagy keresletű speciális készségkészlet vagy szerep megcélzása, a tömeges toborzási erőfeszítések támogatása, vagy a HR-en belüli jelentős hatékonysági problémák megoldása, ahol a központosított adatmodell és az automatizált munkafolyamatok időt és pénzt takarítanának meg. Ezek a hiányosságok a következők lehetnek:
A felvételi ráfordítások nyomon követése táblázaton történik.
Ugyanazt az álláshirdetést manuálisan kell elküldeni több állásbörzének.
Az idő nagy mennyiségű irreleváns alkalmazás áttekintésére fordítható.
A munkaerő-felvételi csapat visszajelzéseit és döntéseit nehéz megszerezni.
Belső erőforrások nem állnak rendelkezésre meglévő karrieroldal létrehozásához, karbantartásához vagy javításához.
A toborzás értékének mérése nehéz és következetlen.
Mikor frissítsem az ATS-t?
Sok szervezet úgy dönt, hogy egy meglévő ATS-ről egy átfogó toborzási szoftverplatformra frissít, beleértve a jelöltek részvételét a CRM-ben.
Egy elavult ATS a következő HR elégtelenségeket eredményezheti:
Ugyanazt az álláspályázatot szolgálja ki minden állásmegnyitás esetén.
A felvételi folyamat során nagy a leadási arány.
A jelöltek gondozása és elkötelezettsége nehéz és hatástalan.
Az eszméletlen elfogultság jelenléte nem ismert.
A konkrét felvételi stratégiák, az ilyen tömeges felvétel, a belső fejlődés és a virtuális toborzás nehéz, de nem lehetetlen.
A pályázók nyomon követési rendszerei, különösen, ha az átfogó toborzási megoldásokba integrálódnak, modern, biztonságos platformot biztosítanak a HR számára, hogy a legjobb jelölteket vonzzák, azonosítsák, bevonják és felvegyék. Az ATS kiküszöböli az időigényes manuális folyamatokat, így a toborzási erőfeszítések tökéletesen összehangolhatók a vállalat előrejelzett növekedésével.