A munkaidő-nyilvántartás előnyei
A felhőalapú munkaidő-követő szoftver lehetővé teszi a dolgozók munkaidejének pontos nyomon követését és kezelését, javítja a termelékenységet, egyszerűsíti a bérszámfejtési folyamatokat, és értékes betekintést nyújt az erőforrás-elosztásba és a projektmenedzsmentbe.
Dolgozói munkaidő-nyilvántartás áttekintése
Az idő pénz. Mivel a tipikus bérszámfejtési költségek a vállalat bevételének egyharmadát teszik ki, a pontos munkaidő-követés az egyik legkritikusabb üzleti funkció. És bár a modern munka világa összetettebbé vált, az időfüggő bérmodellek semmiképpen sem újak. Több ezer éven át a munkásoknak napidíjat fizettek, az ókori babiloniak még egy ajánlott bérrendszert is kialakítottak, amely szerint például egy ács napi x ezüstport kap, egy szabó napi y ezüstport, és így tovább. Már akkor is fontos volt, hogy átlátható legyen a munkával töltött idő és a bérek.
Az ipari forradalommal és a központosított munkahelyek megjelenésével a vállalatok elkezdték látni az értéket a munkaidő szabványosításában és annak biztosításában, hogy a dolgozók ott legyenek, ahol a nap folyamán lenniük kell.1880-ban Willard Bundy órakészítő feltalálta az első dolgozói időmérőt egy lyukkártyás rendszerrel, amelyet máig használnak.És míg az időkövető technológia fényéveket fejlődött onnan, ahol Bundy napjaiban volt, továbbra is kihívást jelent minden vállalat számára.Szerencsére napjaink felhőalapú időkövető szoftvere megfelel ennek a kihívásnak – pontosságot és rugalmasságot biztosít, és értékes munkaerőadatokat elemez a jobb jövedelmezőség érdekében.
Mi az időkövetés, és miért aktuális?
2022-ben a Gallup kiterjedt felmérést végzett több mint 140 000 alkalmazottal. Számos más, több országban végzett munkahelyi felméréshez hozzáadva az eredmények megerősítették azt, amit mindenki mondott: a távmunka itt marad. Valójában a Gallup egyik statisztikája azt mutatta, hogy 2019-ben a munkavállalók több mint 60 %-a kizárólag a helyszínen dolgozott. Míg 2022-re ez a szám csak 19%-ra csökkent – még a COVID-korlátozások nagyrészt feloldása után is.
A HR-osztályok számára ez villámgyors elmozdulást jelentett teljesen új munkamódszerekre. Például: a távoli munkavállalók földrajzilag "szétszórtabban" helyezkednek el. Ez rendkívüli komplexitást ad az időgazdálkodási protokollokhoz. Minden állam, tartomány vagy ország eltérő szabályozással rendelkezhet a távollétről, a szülési szabadságról, a juttatásokról, a megengedett túlórákról és még sok másról.
A modern vállalkozások gyors működési változásokkal és az ügyfelek összetettebb elvárásaival is szembesülnek.A vállalatok tudják, hogy ahhoz, hogy versenyre kelhessenek ebben a gazdasági környezetben, fel kell használniuk a Big Data és a mesterséges intelligencia által vezérelt üzleti technológiákat.A felhőalapú időkövetési megoldások más alapvető üzleti rendszerekkel integrálódnak, hogy rögzíthessék, jelenthessék, elemezhessék és testre szabhassák a munkavállalók időfelhasználási tevékenységeit.Ez lehetővé teszi, hogy mindenki mást megelőzve felfedezze a lehetőségeket és kockázatokat.Ezzel lehetővé válik a változó munkafolyamatok előrejelzése, így valós időben észlelheti a hatékonysági problémákat és a meg nem felelési kockázatokat.
Hogyan működnek a felhőalapú időkövető rendszerek?
A legjobb időkövető rendszerek rugalmasak és felhasználóbarátak mind a munkaadók, mind a munkavállalók számára. Testreszabhatók, hogy a lehető legjobban igazodjanak az egyéni vagy szerepkörök-alapú szabályokhoz és paraméterekhez. Egységes platformon működnek, és a felhőben kapcsolódhatnak más HR és üzleti szoftverrendszerekhez, hogy élvezhessék a különböző releváns adatforrások előnyeit. A felhőalapú rendszerek is reagálnak a történtekre és a műveletekre, így biztosítva azt az agilitást, amely szükséges a pontosság és relevancia biztosításához.
Íme a legjobb időkövető rendszerek néhány további fő jellemzője:
Az egységes platform központosított és integrált. Korábban a bérszámfejtési költségek gyakran elszigeteltek voltak a régiók vagy részlegek között, és régi szoftveralkalmazásokon – vagy akár táblázatokon – keresztül kezelték őket.Ez megnehezítette a bérszámfejtési adatok elemzését és a bérszámfejtési költségek összevetését a termelékenységgel és a különböző feladatokra fordított órákkal.Az egységes és központosított platform integrálja az időkövetést a bérszámfejtési szoftverekkel és más HR és üzleti rendszerekkel, hogy pontos, valós idejű pénzügyi információkat biztosítson, és hozzájáruljon a robusztusabb adatvezérelt elemzésekhez.
A személyre szabott felület javítja a használhatóságot és a relevanciát. Mivelaz időkövetés az egyik leggyakrabban használt önkiszolgáló alkalmazás, a csapatoknak könnyen használhatónak kell lenniük – és bárhonnan hozzáférhetnek az eszközökről. Amikor az időkövető rendszerek nehézkesek és nem intuitívak, még a leglelkiismeretesebb munkatársak is felháborodhatnak vagy halogatóvá válhatnak – kitalálva a tényt, és több napi munkába lépve egyszerre. A felhőalapú időkövető rendszerek egy egyszerűsített és felhasználóbarát, szerepkör-specifikus és személyre szabott időrögzítési felülettel segítenek ennek elkerülésében. Továbbá a testreszabott felhőalapú időkövetési rendszerek hozzáférést biztosítanak mind a munkavállalók, mind a munkáltatók számára az igény szerinti jelentésekhez, riasztásokhoz, ütemezésekhez és más releváns elemzésekhez.
A beágyazott elemzések és beszámolók több szcenáriót is támogatnak. Elég nehéz, hogy még a HR-szakértők is a bonyolult megfelelőségi és munkaügyi előírások élén maradjanak. A munkavállalóktól semmiképpen sem szabad elvárni, hogy ezt elsajátítsák, és mindent egyenletesen tartsanak. Felhőalapú időkövető rendszerek esetén minden dolgozóra (vagy szerepre) beállíthatók olyan szabályok, amelyek automatikus figyelmeztetéseket kapnak például a túl sok túlóráról, vagy újraszámítják az órákat az ütemterv hirtelen változásai miatt. A beágyazott elemzési és jelentéskészítő eszközök a mesterséges intelligenciára és a különféle adathalmazokra is támaszkodhatnak, hogy extrapolálódjanak a valós és potenciális munkahelyi forgatókönyvekre – így végrehajtható és releváns információkat nyújtanak, és különböző munkavállalói vagy vezetői kérdéseket válaszolnak meg.
Tegye lehetővé az operatív vezetők és érdekelt felek számára, hogy megértsék a túlmunkával, a termelékenységgel és a megfeleléssel kapcsolatos döntések pénzügyi hatásait és lehetséges kockázatait.
Időkövetés az alkalmazottak számára: a félreértés kockázata
A munkavállalói perek az elmúlt néhány évben példátlan szintre emelkedtek. 2021-ben az Egyesült Államokban, az Egyesült Királyságban és számos más országban hasonló mintákat láttak a csoportos keresetekkel kapcsolatos munkahelyi perekért járówererecord-kifizetések. A Forbes rámutat arra, hogy „a puszta volumen és a statisztikai számok alapján a munkások szerezték a legsikeresebb eredményt a bér- és óraosztály-tanúsítás és a kollektív keresetek 2021-ben.”
Természetesen a dolgozói munkaidő-nyilvántartás egyik alapvető funkciója a ledolgozott órák rögzítése. De mind a dolgozók jóléte, mind a vállalati kockázatkezelés esetében az időkövető szoftvernek képesnek kell lennie arra, hogy valós időben felismerje és jelentse, ha a munkavállalók óraszáma, szabadsága, szünetei vagy egyéb kapcsolódó területek tekintetében fennáll a nem megfelelés veszélye. A hatékonyság érdekében az időkövető rendszereknek képesnek kell lenniük arra, hogy pontosan támogassák ezt a funkciót minden olyan régióban és országban, ahol a vállalat üzleti tevékenységet folytat.
További kockázat a pontatlan időgazdálkodás tényleges pénzvesztesége. A cégek évente dollármilliárdokat veszítenek a munkaidő-lopás miatt – akár szándékosan, akár nem szándékosan. Nézzünk szembe vele: ez egy kínos téma. Senki sem akarja elismerni, hogy alkalmazottaik órákkal gyorsan és lazán játszhatnak. Emiatt, amikor a nagy szervezetek meghúzzák a szíjaikat, és a költségcsökkentő intézkedésekre összpontosítanak, néha figyelmen kívül hagyják azokat a milliókat, amelyeket az időlopás miatt elveszítenek.
Hogyan segítheti vállalkozását a jobb idő- és jelenlétkövetés?
A modern szervezetek a hatalmas változások és példátlan verseny időszakát élik. A siker érdekében törekedniük kell a működés teljes körű láthatóságára. Rögzíteniük és elemezniük kell az adatokat, le kell bontaniuk a silókat, és meg kell találniuk a módját, hogy agilisabbá és rugalmasabbá váljanak. Figyelembe véve, hogy a legtöbb szervezet bevételének 15-30%-át bérszámfejtésre költi, az időgazdálkodás kulcsfontosságú a munkaerő optimalizálásában és a jobb elszámoltathatóságban.
A felhőalapú időkövetési megoldások az alábbi mérhető módokon adnak értéket:
Központosított rálátás az üzleti területeken átívelő munkafolyamatokra.Mennyi időt kell ésszerűen kiosztani bizonyos feladatokra?Melyek a legmunkaigényesebb és legkevésbé munkaigényes műveleteink?A munkafolyamataink produktívabbak az egyik telephelyen, mint a másikban?Egyéni jelentések készítésével és fejlett analitikák használatával a vállalatok az időkövetési adatok segítségével pontosabb válaszokat kaphatnak ezekre a kérdésekre – és betekintést nyerhetnek a jövőbeli optimalizálásba.
Fokozott elszámoltathatóság. Amellett, hogy csökkenti az időlopás miatti veszteségeket, a munkaadók és a munkavállalók jobb elszámoltathatósága összességében hasznára válhat az Ön üzleti tevékenységének. Például a legtöbb szervezetnél sok dolgozó távolról is el tudja végezni a munkáját, de mindig lesz néhány, aminek a fizikai helyszínre kell érkeznie. A hibrid és a távoli munka növekedésével számos szervezet tapasztalt kihívásokat ennek az érzékelt „igazságtalan” egyenlőtlenségnek köszönhetően. Az átlátható és alapos időkövető rendszerek segíthetnek a morál javításában azáltal, hogy tudatosítják a csapatokkal, hogy mindenki egyformán felelős az időfelhasználásért – akár a helyszínen, akár kívül.
Egyszerűsítse az időkezelést a váltakozó beosztások, az éjfélen átnyúló időrögzítés, az automatikus és tömeges jóváhagyások, a riasztások, az automatikus újraszámítások és a beágyazott jelentéskészítés támogatása érdekében.
Ellenálló képesség és agilitás.A vezető szervezetek képesek gyorsan reagálni a piaci erőkre és a változásokra.Egy új gyártási folyamat, egy innovatív üzleti modell, egy függőben lévő egyesülés vagy partnerség – mindezek a kezdeményezések pontos elemzéstől és szilárd tervezéstől függnek.A felhő alapú időkövetés valós idejű elemzéseket nyújt a munkaórákról feladat, régió és projekt szerint.Ez biztosítja az üzleti vezetők számára azt a bizalmat, amelyre szükségük van ahhoz, hogy gyors és versenyképes ajánlatokat készítsenek, és költségvetési döntéseket hozzanak.
Sebesség és hatékonyság. Hagyományosan az időbeosztás és a jóváhagyás a legidőigényesebb feladatok a vállalatokon belül. Például: a legtöbb szervezetnél, mielőtt az órákat elküldenék a bérszámfejtésbe, jóvá kell hagyni őket – gyakran először egy csoportvezetőnek, majd egy osztályvezetőnek. Ha egy személy valamilyen okból különleges jogosultsággal rendelkezik a túlórára, akkor ezt az egyetlen esetet el kell különíteni és meg kell magyarázni – és így tovább – a dolgozók és szerepek széles skáláján, távoli és telephelyi munkavégzés esetén egyaránt. A felhőalapú időkövető rendszerek lehetővé teszik a különböző szabályok és szerepalapú kivételek egyidejű létezését – mégis központilag láthatóak és kezelhetők. És amikor az összes sarkalatos esetet lefedik és figyelembe veszik, ez azt jelenti, hogy a részlegvezetők automatizálhatják és engedélyezhetik a tömeges jóváhagyásokat – csökkentve ezzel az elvesztegetett időt (és frusztrációt).
Munkavállalók megtartása és elégedettsége. Amikor a munkavállalók úgy érzik, túlterheltek, ez elégedetlenséghez és kiégéshez vezethet.Azonban a túl kevés vagy a képességeiket alulmúló feladatok szintén jelentős frusztrációforrást jelentenek a munkavállalók számára – nem is beszélve az elpazarolt lehetőségről a munkaadók szempontjából.A felhőalapú időkövető szoftver központilag egyesíti az adatokat és a bemeneti értékeket, hogy "madártávlatból", átfogóan lássa a működési területeket – vagy a teljes munkaerőt.Ez lehetővé teszi a HR-csoportok és a vezetők számára, hogy elemezzenek bizonyos adathalmazokat, hogy lássák, hol fordulnak elő szűk keresztmetszetek, szabálytalanságok vagy hatékonysági problémák.Ezekkel az elemzésekkel a szervezetek biztosíthatják, hogy a túlterhelt csapatok megkapják a számukra szükséges támogatást, és hogy a tehetséges munkavállalókat észrevegyék és előléptessék.
Felkészült a felhőalapú időkövetési megoldásokra?
A digitális átalakulás megváltoztatta életmódunkat és üzleti tevékenységünket. Képessé tette a szervezeteket arra, hogy sarkok körül nézzenek, optimalizálják erőforrásaikat, és jobban megértsék a működésük által generált adatokat. Míg a munkavállalói időkövetési megoldások az idők során fejlődtek, továbbra is az egyik legfontosabb eleme maradt minden szervezetnek. Miért? Mert azt a tényt tükrözik, hogy az emberek – különböző képességeikkel és tehetségeikkel – továbbra is a legértékesebb és legalapvetőbb értékük marad bármely szervezetnek.
Amikor eljött az ideje, hogy felhőalapú időkövetési megoldásokat integráljon a szervezetébe, ügyeljen arra, hogy megtartsa ezt az emberközpontú megközelítést. Győződjön meg róla, hogy jó kommunikációs és változáskezelési tervek vannak érvényben az elején. Győződjön meg róla, hogy van egy átfogó ütemterve és projektterve, és győződjön meg róla, hogy ünnepli az összes kis sikert a HR-átalakítási célok felé vezető úton.