Mi a pénzügyi irányítási rendszer (FMS)?

Az FMS a szervezet bevételeinek, kiadásainak és eszközeinek kezelésére szolgáló szoftver és folyamatok.

Pénzügyi menedzsment rendszer áttekintése

A legkorábbi feljegyzéseket az ókori Mezopotámia 7000 éves romjai között találták meg. Ez több mint 3000 évvel megelőzi a kerék feltalálását, és az emberi társadalom fejlődésében a kereskedelem és a kereskedelem történelmi és kulturális jelentőségéről beszél. De csak a15. század végén láthattuk a modern könyvvitel genezisét, Luca Pacioli olasz matematikus kettős könyvelés népszerűsítésével. Ezzel a vállalkozások látták mind a jelenlegi (tartozik), mind a jövőbeli (hitel) helyzetüket, és megszületett a kezdetleges pénzgazdálkodási rendszer. Természetesen a modern pénzgazdálkodási rendszerek felismerhetetlenek lennének Pacioli jelzésére.

Pénzügyi rendszer meghatározása

A pénzügyi irányítási rendszer a szervezet bevételeinek, kiadásainak és eszközeinek kezelésére szolgáló szoftver és folyamatok. A napi pénzügyi műveletek támogatása mellett a pénzügyi irányítási rendszer célja a nyereség maximalizálása és a hosszú távú vállalati fenntarthatóság biztosítása. Segítenek a pénzügyi csapatoknak:

  • A számlázás egyszerűsítése és a számlák beszedése

  • Napi, havi és éves cashflow optimalizálása

  • Auditnaplók karbantartása és a számviteli előírásoknak való megfelelés

  • Automatizálja a pénzügyi folyamatokat és csökkentse a könyvelési hibákat

  • Jobb költségkeret-tervezés, előrejelzés és tervezés

  • A pénzügyi zárási és beszámolási tevékenységek felgyorsítása

  • És még sok mást

A pénzügyi menedzsment szoftver része lehet a vállalat vállalati erőforrás-tervezési (ERP) rendszerének, amely konszolidálja a pénzügyi és működési adatokat, és átfogó betekintést nyújt a csapatoknak az üzletbe. Az önálló pénzügyi alkalmazások kombinálhatók egy átfogó pénzügyi irányítási rendszer létrehozásához. A pénzügyi vezetők egyre inkább olyan felhőalapú ERP és pénzügyi menedzsment szoftvert választanak, amely gyorsan képes kezelni a növekedést, és funkcionalitást biztosít a különböző földrajzi területek, nyelvek, pénznemek és szabályozások számára.

placeholder

Képernyőkép arról, hogy a pénzügyi menedzsment rendszerek hogyan teszik lehetővé a kiadáseltérések felügyeletét és kezelését.

A pénzügyi irányítási rendszer alapvető elemei

A hatékony pénzügyi menedzsment rendszer a vállalatok számára teljes könyvelési szoftvercsomagot és egyetlen adatforrást biztosít. A rendszeren belül számos különböző eszköz található, amelyek az alábbi négy kategóriába sorolhatók:

  • Általános számvitel és pénzügyi zárás: Számviteli és pénzügyi zárás támogató eszközök az olyan lényeges könyvelési tevékenységekhez, mint a főkönyv, a szállítókönyvelés (AP), a vevőkönyvelés (AR) és a bérszámfejtés. Segítenek a csapatoknak elszámolások létrehozásában, a bevételekről, kiadásokról és egyenlegekről szóló pénzügyi kimutatások létrehozásában – és a könyvek gyors és kevesebb erőfeszítéssel történő lezárásában. Az adókezelési funkciók az adózási pontosság és megfelelőség biztosításában is segítenek.

placeholder

Vevőkönyvelési státust megjelenítő pénzügyi rendszer.

  • Árbevétel-, készpénz- és treasury-kezelés: Az árbevétel-könyvelési eszközökkel a pénzügyi csoportok automatizálhatják a számlázási folyamatokat, megtekinthetik a azonnali fizetéseket, és biztosíthatják az árbevétel-realizálásra vonatkozó törvényi szabályozásoknak, például az IFRS 15-nek való megfelelést. A készpénz- és treasury-menedzsment eszközök segítenek a csapatoknak a cashflow előrejelzésében, a likviditás javításában és a kockázat proaktív csökkentésében. Ez a szoftver integrálódik a banki rendszerekkel is, így a felhasználók valós idejű betekintést nyerhetnek a banki egyenlegekbe, és egyszerűsíthetik a számlák egyeztetését.

  • Pénzügyi tervezés és elemzés: Ez a tervezési, előrejelzési, költségkeret-tervezési és elemzési eszközök segítenek a pénzügyi igazgatóknak és csapataiknak a vállalat általános pénzügyi helyzetének támogatásában. Az FP&A szoftver kritikus fontosságú a költségek és a jövedelmezőség elemzéséhez, a teljesítmény javításához, a jövőbeli feltételek előrejelzéséhez és navigálásához, valamint a C-csomag gyors és pontos döntéstámogatásához. Támogatja a többforgatókönyves tervezést és együttműködést a pénzügy és minden más részleg között.

  • Irányítás, kockázat és megfelelőség: AGRC eszközök segítenek a csapatoknak a szervezeti tevékenységek üzleti célokhoz való igazításában, a különböző típusú kockázatok azonosításában és csökkentésében, valamint a törvények és előírások betartásának biztosításában – a GDPR-től és a SOX-tól a nemzetközi kereskedelmi megállapodásokig. A vállalatirányítás, a kockázatkezelés és a megfelelőségi tevékenységek adatainak szinkronizálásával a vállalatok hatékonyabban működhetnek, navigálhatnak a bizonytalanságban, és feddhetetlenül járhatnak el.

placeholder

A GRC szoftver segítségével a vállalatok nyomon követhetik és kezelhetik a tőke rendelkezésre állását és a kapcsolódó kockázatokat.

Digitális pénzügyi átalakulás és új technológiák

A legtöbb vállalat még mindig a digitális technológiák alkalmazásának korai szakaszában van, mint például a felhő, a kibővített analitika, a robotikus folyamatautomatizálás (RPA), a mesterséges intelligencia (AI) és a blockchain a pénzügyi folyamatokban – de egy nagy váltás küszöbén állnak, és nyomás nehezedik rájuk. Nemcsak, hogy a pénzügyi vezetők és csapataik egyre inkább azt várják el, hogy gyors döntéstámogatást nyújtsanak az üzletnek, hanem a Covid19-világjárványból levont kemény tanulságok arra kényszerítik a vezetőket, hogy gyorsítsák fel a pénzügyi átalakulást és az új technológia elfogadását.

 

Könnyen belátható, hogy miért. A digitális pénzügyi átalakulás előnyei – mint például az azonnali intelligencia, a rendkívül pontos prediktív modellezés, valamint az agilisabb és automatizált folyamatok – azok az összetevők, amelyeket a vállalatoknak át kell vezetniük a változásokhoz és alkalmazkodniuk kell az új normákhoz. A mesterséges intelligencia különösen a pénzügyi átalakulás motorja, amely teljesen forradalmasítja a pénzügyi elemzéseket, automatizálást és minden folyamatot – a pénzügyi zárási tevékenységektől a kockázatcsökkentésig és a megfelelőségig.

A következő évtizedben a mesterséges intelligencia szinte minden pénzügyi tevékenységet optimalizál vagy átalakít.
Gartner

  • Felhőalapú pénzügyi menedzsment: A skálázhatóság, a költséghatékonyság és a több Big Data forráshoz való kapcsolódási képesség mellett a felhőalapú ERP pénzügyi menedzsment bárhonnan biztonságos hozzáférést biztosít a rendszerhez – ami különösen fontos most, hogy oly sok dolgozó dolgozik távolról. A felhő egyben az új és intelligens technológiák, például a mesterséges intelligencia, a gépi tanulás és a blokklánc kapuja és előfeltétele is.

  • Fejlett pénzügyi elemzések: A mesterséges intelligenciával és a gépi tanulással működő pénzügyi elemzések szinte valós időben bányászhatnak strukturált és strukturálatlan adatok hatalmas készleteit – a szervezeten belülről és kívülről egyaránt. Ezek az elemzések lehetővé teszik a pénzügyi szakemberek számára, hogy pontosabb előrejelzéseket és terveket készítsenek, modellezzék a jövőbeli forgatókönyveket, megértsék a lehetséges döntések pénzügyi hatását, igény szerinti jelentéseket készítsenek, és előre jelezzék a kockázatot és a lehetőséget. Végső soron a fejlett pénzügyi analitika felhasználható az üzlet helyes irányba terelésére és a hosszú távú fenntarthatóság biztosítására.

  • Pénzügyi automatizálás: A vállalati kontrollerek kilencven százaléka hamarosan az RPA és az AI kombinációját használja, hogy automatizáljon mindent a pénzügyi beszámolóktól és lezárásoktól az adóelőkészítésig és a bérszámfejtésig. Az RPA-botok nem csak automatizálják az ismétlődő feladatokat, és felszabadítják a dolgozókat, hogy nagyobb értékű munkára összpontosítsanak – gyorsabban végezhetik el a munkát, minimalizálhatják a költségeket és a hibákat, optimalizálhatják a munkafolyamatokat, és koordinálhatják a tevékenységeket az emberirobot-csapatokban.

  • Blockchain: A pénzügyben a blockchain technológia az átláthatóság, a hatékonyság és a biztonság új szintjeit kínálja. A pénzügyi csoportok például a blockchain használatával létrehozhatnak egyetlen, változhatatlan ledgert, amely mindig naprakész, és nem igényel egyeztetést. A blokkláncon alapuló intelligens szerződések – amelyek az előre meghatározott feltételek teljesülése után automatikusan teljesítenek – szintén használhatók az olyan tevékenységek automatizálására és felgyorsítására, mint a fizetésfeldolgozás és a törvényi megfelelőség.

#1

A fejlett pénzügyi analitika 2020-ban a pénzügyi vezetők egyik legfontosabb prioritása volt

Gartner 

80

%

/ pénzügyi vezető implementálta vagy tervezi az RPA bevezetését

Gartner 

A legjobb felhőalapú pénzügyi irányítási rendszerek mostantól intelligens technológiákat, például fejlett elemzéseket, mesterséges intelligenciát, gépi tanulást és blokkláncot építettek be közvetlenül eszközeikbe – ami drámaian felgyorsítja a pénzügyi átalakulást, és gyors megtérülést és megtérülést biztosít.

Pénzügyi menedzsment GYIK

A számvitel a pénzügyi menedzsment rendszer egyik összetevője. A könyvelési rendszer támogatja a vállalat könyvelési követelményeit – a főkönyvet közvetlenül betöltő könyvelési alkalmazásokat, beleértve a szállítókönyvelést, a vevőkönyvelést és a bérszámfejtést. A pénzügyi menedzsment rendszer eszközöket tartalmaz a szervezet minden pénzügyi aspektusának kezelésére, beleértve a treasuryt és a cash-menedzsmentet, a költségelszámolást, a stratégiai tervezést, az elemzéseket és a pénzügyi előrejelzést, az irányítást stb.

A vállalati erőforrás-tervezés (ERP) egy integrált vállalatirányítási szoftvercsomag, amelyet arra terveztek, hogy kielégítse a vállalat által igényelt funkciók széles körét. A pénzügyi alkalmazások – mint például a számvitel, a beszámolók és a treasury-menedzsment – kulcsfontosságú részei az ERP csomagnak, és jó kiindulási helyet biztosítanak, ha jobban szeretné kezelni pénzügyi folyamatait.

A vevőkönyvelés (AR) a bejövő árbevétel kezeléséért felelős üzleti funkció, jellemzően a vevők által a vevőknek fizetési feltételek formájában nyújtott beszerzésekért és jóváírásokért járó pénzért. A vevőkönyvelés számlázással kezdődik, kezeli a beszedést, és nyilvántartja a tartozásösszegeket, a követelések esedékességét és a fizetéstörténetet.

A szállítókönyvelés (AP) az az üzleti funkció, amely nyomon követi és kezeli a szállítókkal, alvállalkozókkal, hitelezőkkel és más külső felekkel szembeni tartozásokat. A kötelezettség (tartozás) általában a beszerzési számla realizálásával kezdődik, és fizetéssel fejeződik be. A szállítókönyvelés nyomon követi azokat az összegeket, amelyeknek tartozik, és kinek, kinek, milyen korúak, fizetésekre és készpénzre van szüksége.

A bevételkezelés célja az árbevétel növelése a kereslet és a fogyasztói magatartás pontos előrejelzésével – majd a termékek, az árképzés, a promóció és az elhelyezés (elosztás) optimalizálásával a lehető legjobb pénzügyi eredmények elérése érdekében.

A vevőkönyvelési folyamat egy részhalmaza, a követeléskezelés elsősorban a beszedési folyamatra vonatkozik – a vállalati pénzzel tartozókkal való kommunikációra, valamint a fizetés biztosítása érdekében végzett beszedési tevékenységekre.

Az egyeztetés a rekordok két vagy több forrásban vagy tárházban történő egyeztetésének folyamatára utal az eltérések azonosítása, annak meghatározása érdekében, hogy melyik a helyes, és szinkronizálja a rekordokat. Ilyenek például a főkönyvi bejegyzések összehasonlítása a forrásbizonylatokkal és az egyeztetett bankrekordok és a beérkezett és teljesített fizetések egyeztetése.

Általánosságban elmondható, hogy a számviteli rendszer az a mechanizmus, amellyel nyomon követhető a vállalkozásba beáramló és onnan kiáramló pénz. A kifejezés gyakran a pénzügyi tevékenységeket nyomon követő szoftveralkalmazások egy csoportjára utal. A számviteli rendszer alapvető funkciói vagy az ERP pénzügyi szoftvermodulok magukban foglalják a főkönyvet, a szállítókönyvelést és a vevőkönyvelést. Az opcionális funkciók közé tartozik a bérszámfejtés, a cash-menedzsment, a jóváírás és a beszedés stb.

A pénzügyi tervezés és elemzés olyan tervezési, előrejelzési, költségkeret-tervezési és elemzési tevékenységek összessége, amelyek támogatják a vállalat általános pénzügyi állapotát. FP&Az eszközök segítenek a pénzügyi csapatoknak gyors döntéstámogatást nyújtani a C-csomag számára, részletes pénzügyi modelleket és előrejelzéseket készítenek, több forgatókönyvet terveznek, új bevételi lehetőségeket azonosítanak és értékelnek stb.

A cashflow a pénzbeáramlás és az üzleti tevékenységből való kilépés. Az értékesítésből beérkező készpénzt bankszámlákon és egyéb likvid befektetésekben tartják mindaddig, amíg fel nem költik anyagokra, bérszámfejtésre, hitelfizetésekre és egyéb kiadásokra. A Cashflow-kimutatás, amely a három alapvető pénzügyi beszámoló (Bevétel, Mérleg, Cashflow) egyike, nyomon követi a szervezet készpénzváltozásait a könyvelési időszakban: kezdő egyenleg, kapott készpénz, kifizetések, záró egyenleg.

A cash-menedzsment a cashflow-k gyűjtésének és kezelésének folyamata. A banki és befektetési számlákon rendelkezésre álló készpénzre összpontosítva a cash-menedzsment meghatározza a bejövő készpénz elhelyezésének helyét, valamint a forgótőkéhez, befektetésekhez, készpénztartalékokhoz vagy egyéb diszpozíciókhoz való allokálásának módját.

A cash-menedzsmenthez hasonlóan a treasury-menedzsment is a szervezeten belüli pénzeszközök kezelését jelenti, amely a forgótőkére összpontosít, azzal a céllal, hogy fenntartsa a likviditást, és a lehető legjobban használja fel az alapokat a vállalat teljesítményének optimalizálása érdekében.

A költségelszámolás olyan űrlap, amely nyomon követi és könyveli az üzleti kiadásokat. A vállalat helyszínén kívül feladatokat ellátó alkalmazottaktól általában elvárják, hogy jelentse az adott tevékenység során felmerült összes költséget, például a szállítást, a szállást és az étkezést. A kiadásokat vagy közvetlenül a vállalati alapokból fizetik ki, vagy az egyén fizeti ki, és visszatérítés céljából jelentik őket.

Ha egy dolgozó az üzlethez kapcsolódó cikkeket és költségeket személyes forrásból fizeti ki, akkor ezeket a kiadásokat be kell jelentenie a vállalatnak, hogy a vállalat vissza tudja fizetni azokat. Ez általános gyakorlat az értékesítéssel, megbeszélésekkel és konvenciókkal, berendezéstelepítéssel és szervizeléssel, valamint hasonlókkal kapcsolatos utazások során felmerült utazási költségek esetében. Akkor is alkalmazható a projekt befejezéséhez szükséges fogyóeszközökre vagy kellékekre, ha gyorsabban lehet megvásárolni őket, mint normál beszerzési csatornákon keresztül.

T&E: utazás és költség. Az üzleti célból utazó alkalmazott az utazási, szállás-, étkezési és egyéb költségeket a T&E vállalat (papíralapú vagy elektronikus) elszámolásával jelenti. A költségek a vállalat által közvetlenül (utazási irodai számla vagy céges hitelkártya) fizethetők, vagy az alkalmazott fizetheti ki őket, és elszámolhatják a visszatérítést.

placeholder

Futtassa pénzügyi folyamatait ERP-vel

Helyezze a mesterséges intelligenciát és a fejlett analitikákat a pénzügyi képességek működéséhez és optimalizálásához.

További információk 
placeholder

Ötletek, amiket sehol máshol nem találsz

Iratkozzon fel egy adag üzleti intelligenciára, amelyet közvetlenül postafiókjába szállít.

További információ és feliratkozás 
twitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixel