Itt az ideje egy erp frissítésnek? Útmutató a régi ERP-rendszer lecseréléséhez
Fedezze fel a tippeket és tanácsokat, hogy megtudja, miért, mikor és hogyan cserélheti le a régi ERP-rendszert.
Áttekintés
Hogyan működik önnek az ERP-rendszere? Itt az ideje egy erp frissítésnek? Ezeket a kérdéseket valószínűleg nem tették fel közvetlenül (hacsak nem beszéltél az értékesítőkkel), de feltehetted magadnak azt a kérdést, ha nem kifejezetten. Van némi kétség afelől, hogy a rendszere valamilyen módon jobb? Talán hallott már néhány modern ERP sikertörténetet. Vagy talán nyilvánvalóbb, mint hogy – talán új dolgokat kell tennie az ügyfeleinek, vagy lépést kell tartania a versennyel, amit a régi rendszere nem tud kezelni sok idő és pénz nélkül a frissítésekhez vagy módosításokhoz. Mindkét esetben a helyes irányítási gyakorlat a rendszerteljesítmény folyamatos értékelése és a fejlesztendő területek vagy a felmerülő problémák azonosítása, amelyek a belátható jövőben problémává válhatnak.
Van tökéletes ERP-rendszer?
A rövid válasz: „nem”. És még akkor is, ha a tökéletes rendszer egy adott pillanatban létezett az Ön konkrét igényeinek megfelelően, ezek az igények folyamatosan változnak. Ezért jó, ha lépést tartunk a dolgokkal, tudjuk, hogy az ERP mennyire támogatja a jelenlegi igényeit, és azonosítja azokat a trendeket, amelyek problémákat okozhatnak.
Divatos, hogy a telepített rendszereket „régi ERP-ként” emlegetik, ami a régi technológiát és az elavult rendszereket jelenti. Ez igazságtalan, mivel számos telepített rendszert rendszeresen karbantartanak, folyamatosan korszerűsítenek, és teljes mértékben képesek növekedni és alkalmazkodni a változó igényekhez és követelményekhez. Ennek ellenére az erp frissítései opcionálisak, bár a szoftvergyártók erőteljesen ösztönzik őket. Fontos, hogy naprakész maradjon a megoldásszolgáltató által biztosított javításokkal és bővítésekkel kapcsolatban. Ha problémákat vagy kedvezőtlen trendeket észlel, az első dolog, amit meg kell tennie, hogy a rendszer rendelkezzen az összes frissítéssel és kiadással, majd derítse ki, hogy a szállító rendelkezik-e olyan további bővítményekkel vagy bővítményekkel, amelyek orvosolhatják az Ön által talált hiányosságokat. Határozza meg, mit venne igénybe a javítások végrehajtása a pénz és az erőfeszítés tekintetében, és használja ezeket az információkat a jelenlegi megoldás folytatásának költségének felméréséhez (lásd: „Mennyit költ az ERP-re?”) alatt).
Az Ön jelenlegi ERP szoftvere engedi cserben?
Összegezve: tartsa naprakészen régi ERP-rendszerét. De tartsa szem előtt a rendszer teljesítményét is. Az igények és követelmények változnak, és meg kell győződnie arról, hogy rendszere valóban támogatja a vállalat és az ügyfelek igényeit.
A fent említett önértékelés segíthet a hiányosságok és az aggodalomra okot adó területek azonosításában, beleértve a következőket:
A rendszer nem tud megfelelni az új követelményeknek, vagy korlátozza az új kezdeményezéseket.
Nem támogatja az új technológiákat vagy követelményeket, vagy csak nehéz, magas költségekkel és késedelmekkel jár. A szolgáltató lassan építi be az új funkciókat és funkciókat.
A funkciók nehezen tanulhatók és használhatók, és inkább gátolják, mint támogatják a hatékonyságot.
A válaszidő súlyosbítóan lassú. Az információk tárolása és visszakeresése nem megfelelő, nehézkes, vagy csak nem felel meg napjaink folyamatosan bővülő igényeinek.
A rendszer költséges és nehezen karbantartható és támogatott, és a szállító nem támogatja megfelelően.
Ha a rendszer valóban egy régi ERP, a szállító csökkenő támogatásával vagy a műszaki támogatás szűkülésével, a jól képzett programozók és elemzők kétségtelenül drágábbá és nehezebbé válnak, mivel a rendszer elavulttá és megbízhatatlanná válik.
Ezek azok a problémák, amelyek lassan fejlődhetnek, és hosszú ideig ismeretlenek lehetnek. Aztán hirtelen világossá válik, hogy a rendszer hiányosságai komoly üzleti problémákat okoznak – és valamit tenni kell.
Mennyit költ az ERP-re?
Sok vállalat csodálkozik, amikor elvégzi az elemzést, és megtudja, hogy valójában mennyibe kerül a meglévő ERP-rendszerük működőképességének és működőképességének fenntartása. Ez furcsának tűnhet, amikor a középvállalatok általában nagyon szorosan figyelemmel kísérik a kiadásokat a rendszeres vezetői feladataik részeként. De nem mindig könnyű elkülöníteni az ERP-vel kapcsolatos közvetlen és közvetett költségeket.
A szoftverszállító(k) és hardverszállító(k) számára havonta és évente fizetendő díjakon felül a különböző szolgáltatók (például hardverszolgáltatás, tanácsadás vagy hálózatépítés) folyamatos szolgáltatási és támogatási költségei is felmerülnek. Ügyeljen arra, hogy amennyiben azt észleli (vagy gyanítja), hogy a meglévő vagy várható problémák megoldásához frissítésekre vagy bővítésekre lehet szükség, ne felejtse el naprakésszé tenni a költségeket.
Vegye figyelembe a közvetlen belső informatikai részleg költségeit is, beleértve a fizetéseket és juttatásokat, az űrt, a közműveket és a készleteket. Próbálja elkülöníteni azokat, amelyek közvetlenül támogatják az ERP-rendszert. Ne feledje, hogy ezeknek a költségeknek legalább egy része az új rendszer frissítése és bevezetése után is megmarad, különösen akkor, ha egy hagyományos on-premise rendszert egy másik on-premise rendszerre cserélünk. A felhőalapú szoftverszolgáltatás költségstruktúrája eltérő, de még mindig szüksége lesz egy összehasonlítási pontra ahhoz, hogy védhető döntést hozhasson arról, hogy a meglévő rendszernél marad-e, ERP-frissítést indít-e, vagy örökölt rendszercserét kezdeményez.
Megtérülés kiszámítása ERP-ben
Lépésenkénti útmutatást kaphat az új ERP költségeinek és előnyeinek értékeléséhez.
Megtérülés kiszámítása ERP-ben
Lépésenkénti útmutatást kaphat az új ERP költségeinek és előnyeinek értékeléséhez.
Mennyibe kerülne egy új rendszer?
Aggódik az új ERP-rendszerre való áttérés esetleges költségei miatt? Ez érthető. Az új erp rendszer valószínűleg az egyik nagyobb kiadás a nem termelő berendezésekre, amelyeket egy adott évben a vállalat elvégez. Mindazonáltal a rendelkezésre álló előnyök összefüggésében és a jelenlegi rendszer fenntartására jelenleg elköltött összeghez képest a legtöbb vállalat úgy véli, hogy a költségek teljes mértékben ésszerűek és indokoltak. Ne feledkezzünk meg az életciklus-költségekről – a teljes költségről egy olyan időszakban, mint öt-hét év.
A csererendszer beszerzésének és bevezetésének költségeit vizsgálva vegye figyelembe, hogy a hardver- és szoftverlicenc-költségek csak az egyenlet részét képezik. A következőket is fel kell vennie az értékelésbe:
Hálózati és perifériás eszközök, mint a vonalkód-szkennerek, távoli beléptető állomások, mobil eszközök és kliens szoftver plusz támogatás.
Adatkonvertálás és adatbevitel az új rendszerbe, valamint az archiválás és a történeti rekordok elérése.
Katasztrófákra való felkészültség, beleértve a biztonsági mentési vagy feladatátvételi rendszereket, az adat-helyreállítási erőforrásokat, a redundáns kapcsolódást és a kommunikációt.
Oktatás és képzés az ERP bevezetési csoport és minden jövőbeli felhasználó számára. (Ez kritikus fontosságú. Ne ugorj ide!)
Új munkafolyamat fejlesztés és dokumentáció.
Végrehajtási segítségnyújtás. Valószínűleg bizonyos szintű segítséget fog tartalmazni a csomag az elsődleges rendszerbeszállítótól, de előfordulhat, hogy további segítséget szeretne kérni a beszállítótól (beszállítóktól), külső tanácsadóktól, a könyvelő cégtől vagy másoktól a fent felsorolt elemek némelyikéhez vagy mindegyikéhez.
A bevezetés során a munkavállalókra nehezedő további teher túlóra formájában, a rendszeres feladatok ellátására szolgáló munkaerő-felvétel, hogy legyen idejük dolgozni a végrehajtáson, vagy bónuszok és egyéb ösztönzők a munkavállalók motiváltságának megőrzésére.
Vegye figyelembe, hogy a felhőalapú SaaS rendszerek költségstruktúrája meglehetősen eltér a hagyományos „buy-and-execute”, on-premise megközelítéstől. Az SaaS-szel a hardvernek kevés vagy semmilyen előzetes költsége nincs, mivel lényegében előfizetési helyzetről van szó. De egy SaaS szerződés általában rengeteg karbantartási és támogatási költséget is tartalmaz, így a folyamatos, házon belüli informatikai költségek nagymértékben csökkennek. A legtöbb vállalat úgy találja, hogy az SaaS teljes költsége öt-hét év alatt valószínűleg alacsonyabb lesz, mint a házon belüli vásárlás és támogatás teljes költsége.
A meglévő rendszer megtartására vagy a cserére vonatkozó döntés mérlegelésekor fontolja meg a kompromisszumokat. Egy új ERP-megoldással modern felhasználói felületet, további funkciókat és funkciókat szerezhet, és növelheti versenyelőnyét, míg ha megtartja régi rendszerét, korlátozza az agilis, produktív és versenyképes maradást. Bár nem elsősorban költségmegtakarítást keres, a modern ERP sikertörténetek azt mutatják, hogy az új rendszerre való áttérés előnyei gyakran kevesebbe kerülnek, és meghaladják a frissítés bevezetésének költségeit.
Hogyan igazolhat pénzügyileg egy új ERP-rendszert?
Az ilyen méretű döntések meghozatalakor a legtöbb vállalat költség-haszon elemzést igényel a befektetés megtérüléséről szóló nyilatkozat (ROI) formájában. A költségoldal egyszerű – adja hozzá a fent vázolt várható költségeket. A haszon oldalán közvetlen megtakarítások lehetnek az informatikai költségekben, de a főbb előnyök felsorolásához a vállalatnak fel kell vázolnia, hogy a rendszer hogyan fogja megváltoztatni a munkahelyet, és hogyan teszi lehetővé a nagyobb teljesítményt, a jobb termelékenységet és a jobb ügyfélszolgálatot.
Jobb teljesítmény: Számos ERP-rendszerprojekt nagymértékben indokolja a hatékonyság várható javulását (közvetlen munkamegtakarítás) és költségmegtakarítást (beleértve, de nem kizárólagosan a készletcsökkentést), és helyesen, mivel ezek hatalmas megtérülési előnyöket jelentenek számos sikeres ERP megvalósításban. Ne feledje azonban, hogy a rendszer nem úgy hozza létre ezeket az előnyöket, hogy pusztán az Ön vállalatában létezik. A rendszer úgy szervezi, elemzi és mutatja be az adatokat, hogy a vezetők jobban kihasználhassák az embereket és jobb döntéseket hozhassanak, ami a nagy előnyöket generálja. Ezt tartsa szem előtt, amikor a felhasználói képzésre és a továbbfejlesztett eljárások végrehajtására fordít költségvetést.
Jobb ügyfélszolgálat: Ezek az előnyök kevésbé közvetlenek, de még értékesebbek. Az ügyfelek jobb kiszolgálásával elméletileg növelheti az értékesítést és a nyereséget, növelheti a piaci részesedést, és talán még az árrést is növelheti, mivel a jó ügyfélszolgálat hozzáadott értéket biztosít a vevő számára anélkül, hogy költséget jelentene magának a terméknek. Bizonyos esetekben az ügyfélszolgálati fejlesztések túlélési követelményekké válnak, mert amikor egy új vagy jó ügyfél olyan képességekre számít, mint az elektronikus rendelés vagy a továbbfejlesztett elektronikus jelentéstétel, az ERP-rendszernek teljesítenie kell.
Munkahelyi változások: A mai rendszereket a használhatóságra tervezték (az UX vagy a felhasználói élmény a jelenlegi buzzword) az információkhoz való gyors és egyszerű hozzáférés érdekében. Mivel minden felhasználó munkája és munkafolyamata egyedi, napjaink rendszerei kifejezetten úgy vannak kialakítva, hogy minden felhasználó számára a leghatékonyabb és legkényelmesebb munkahelyi képernyőket és folyamatokat biztosítsák. Gondolja inkább a költségek elkerülését, mintsem a költségcsökkentést ennél az előnynél. Ez a megnövekedett hatékonyság segíteni fogja a jelenlegi munkavállalókat abban, hogy többet tegyenek és nagyobb volumenű üzleti tevékenységet folytassanak új felvétel nélkül. Nem tanácsos a csökkentett létszám alapján igazolni a rendszert – valószínűleg nem fog megtörténni, és a munkahelyek megszűnésének lehetősége nem fogja arra ösztönözni a munkavállalókat, hogy befogadják a rendszert és segítsenek a sikerben.
ERP-kiválasztás csak a kezdet
Az ERP-rendszerek értékelésével kapcsolatos tippek követése során ne feledje, hogy a régi rendszercsere nem egyszerű vagy gyors folyamat – de megéri a befektetést, mivel megfelelő kiválasztáskor és bevezetéskor jelentős előnyökkel járhat.
A folyamat ezen a pontján a legtöbb vállalat a lista élén áll: „Mennyi időbe telik a régi rendszercsere kiválasztása és bevezetése?” Erre a kérdésre nincs egyetlen válasz – függ a szervezet méretétől és összetettségétől, attól, hogy az egyik vagy mindkét (régi és új) rendszer felhő alapú, a vállalat és a végrehajtó csapat dinamikája, a projekt iránti vezetői elkötelezettség szintje, valamint a felhasználói közösség közötti együttműködés vagy ellenállás mértéke ... hogy csak néhány változót nevezzünk meg. Egyes implementációk néhány hónap alatt befejezhetők, mások akár egy évig is eltartanak. Egy tapasztalt implementációs partner segíthet önnek egy megvalósítható idővonal kialakításában, amikor a projekttervet a megvalósítás tervezésének korai szakaszaiban készíti el.
Nem kell elmondanunk, hogy a vállalat stratégiai információkezelési gerinchálózatának lecserélése zavaró hatású. Ez nem kerülhető el teljesen, de a fennakadások egy jól megtervezett és menedzselt bevezetési erőfeszítéssel minimálisra csökkenthetők.
Használja ki a felhőalapú ERP összes előnyét
Vezesse vállalatát bárhonnan beépített mesterséges intelligencián és elemzéseken alapuló, teljes körű, moduláris megoldások segítségével.