Mi az adatirányítás?
Az adatirányítás magában foglalja azokat az irányelveket és eljárásokat, amelyek biztosítják, hogy a szervezet adatai kezdetben pontosak legyenek – majd megfelelően kezeljék őket, miközben bevitelre, tárolásra, manipulációra, hozzáférésre és törlésre kerülnek.
Adatkezelés áttekintése
A vállalati adatok irányítása definíció szerint magában foglalja azokat az irányelveket és eljárásokat, amelyek biztosítják, hogy a szervezet adatai kezdetben pontosak legyenek, majd megfelelően kezeljék őket a bevitel, a tárolás, a manipuláció, a hozzáférés és a törlés során. Az adatkezelési feladatok közé tartozik az infrastruktúra és a technológia létrehozása, a folyamatok és szabályzatok kialakítása és fenntartása, valamint azon személyek (vagy pozíciók) azonosítása egy szervezeten belül, amely az egyes adattípusok kezeléséért és védelméért egyaránt hatáskörrel és felelősséggel rendelkezik.
Az adatirányítás a megfelelőség kulcsfontosságú része. A rendszerek gondoskodnak a tárolás, a kezelés és a biztonság mechanikájáról. De az emberek – az irányítási szervezet – biztosítják a szabályzatok meghatározását, az eljárások megalapozottságát, a technológiák megfelelő kezelését és az adatok védelmét. Az adatokat megfelelően kell kezelni a rendszerbe való belépés előtt, használat közben, illetve a rendszerből máshonnan történő felhasználás vagy tárolás céljából történő visszakeresés esetén.
Míg az adatirányítás meghatározza az adatok pontosságának, megbízhatóságának, integritásának és biztonságának megállapítására vonatkozó szabályzatokat és eljárásokat, az adatgondozás az említett eljárások végrehajtása. Az adatkezelési felelősséggel rendelkező személyek kezelik és felügyelik az adatok kezelésére, tárolására és védelmére használt eljárásokat és eszközöket.
Adatkezelési előnyök
Egy olyan időszakban, amikor a szervezetek egyre inkább az üzleti tevékenységük minden aspektusának adataitól függenek, nem engedheti meg magának, hogy ne legyen információs játékterve. Az adatok minden számítógépes és technológiai funkció középpontjában állnak, beleértve a számvitelt és pénzügyeket, a tervezést és ellenőrzést, a rendeléskezelést, az ügyfélszolgálatot, az ütemezést, a folyamatirányítást, a tervezést és a tervezést – nevezze meg. A pontos, megbízható adatok elengedhetetlenek e rendszerek és funkciók hatékony működéséhez.
Mivel a (jó, megbízható) adatok elengedhetetlenek az üzleti tevékenységhez, a szervezeteknek részt kell venniük ezen adatok létrehozásán, minőségén, kezelésén és biztonságán. És amikor így tesznek, rendszereikre és adatbázisaikra lehet támaszkodni, hogy valóban tükrözzék a valóságot, és hatékonyan támogassák a döntéshozatalt és az üzleti sikereket.
A központi adatirányítás központosított, megbízható nézetet biztosít az adatairól.
Az adatirányítás előnyei a következők:
- Jobb, megbízhatóbb adatok: Természetesen ez az egész pont. A felhasználók és a döntéshozók nagyobb bizalommal fognak rendelkezni az adatokban, és következésképpen nagyobb bizalommal fognak rendelkezni az adatokon alapuló döntések iránt. És ezek a döntések valóban jobbak lesznek, mert pontos információkon alapulnak.
- Az igazság egyetlen változata: Számíthatatlan az az előny, hogy a szervezet minden része és minden döntéshozó ugyanabból az információból dolgozik. Nincs több idő azzal vitatkozni, hogy kinek a táblázata vagy terve „jobb” vagy több naprakész. A szervezet minden része koordinált.
- Szabályozási, jogi és iparági megfelelőség: A szilárd adatkezelési eljárások a megfelelés kulcsa. Valójában a könyvvizsgálók és a szabályozói felügyelet képviselői nem fogják annyira megvizsgálni az adatokat, hogy megvizsgálják, hogyan hozták létre, kezelték és védték az adatokat.
- Költségcsökkentés: Az auditok nemcsak gyorsabbá és egyszerűbbé válnak, hanem a mindennapi működés is hatékonyabbá és eredményesebbé válik. Csökkentse a hibás vagy elavult információkon alapuló döntések által okozott hulladékot. A folyamatos tevékenység, a leltár és a munkaerő rendelkezésre állásának pontos állapotának ismeretében javíthatja az ügyfélszolgálatot.
A szervezetek olyan pontos, következetes és megbízható adatokra tesznek szert, amelyek definíció szerint csak jó adatirányítással érhetők el.
Mi az adatirányítás kerete?
Az adatszabályozási keretrendszer arra a modellre utal, amely lefekteti az adatstratégia és a megfelelőség alapját. Az adatáramlásokat – bemeneteket, kimeneteket és tárolási paramétereket – leíró adatmodelltől kezdve az irányítási modell lefedi azokat a szabályokat, tevékenységeket, felelősségeket, eljárásokat és folyamatokat, amelyek meghatározzák az adatáramlások kezelésének és ellenőrzésének módját.
Gondoljon a modellre, mint egyfajta tervrajzra, hogy hogyan működik az adatirányítás egy adott szervezetben. És vegye figyelembe, hogy ez az irányítási keretrendszer minden szervezet számára egyedi lesz, tükrözve az adatrendszerek sajátosságait, a szervezeti feladatokat és felelősségeket, a szabályozási követelményeket és az iparági protokollokat.
A keretrendszernek a következőket kell tartalmaznia:
Adatterjedelem: törzs, tranzakciós, operatív, elemzési, Big Data stb.
Szervezeti struktúra: szerepek és felelősségek a felelős tulajdonos, az adatvezető, az IT, az üzleti csapat és a vezető szponzor között.
Adatszabványok és szabályzatok: útmutatók, amelyek felvázolják, hogy mit kezel és irányít, és mi az eredmény.
Felügyelet és mérőszámok: a stratégia végrehajtásának és sikerének mérésére szolgáló paraméterek.
Adatkezelési folyamatok
Az adatirányítást be kell ágyazni a szervezet adatlétrehozási, -kezelési és -védelmi folyamataiba. Néhány eljárási elem és iránymutatás a következő:
Eljárások és dokumentáció: Több, mint az auditorok kielégítésének követelménye – a dokumentációnak világosan fel kell vázolnia az összes folyamatot. Az eljárásokat képzéssel és motivációs ösztönzőkkel is meg kell erősíteni.
Adatintegritás: Az adatintegritás szempontjait be kell építeni az adatirányítási modell és keretrendszer szerinti eljárásokba. Arra kell számítani, hogy ezek a kiegészítések egy kis fokozott figyelmet és eljárási fegyelmet igényelnek a munkavállalók részéről, és hatással lehetnek a hatékonyságra (talán néhány másodpercet adhatnak egy folyamathoz). Egy kis automatizálás segíthet ebben. Viszonylag olcsó, bevált technológiák, mint például a vonalkód-szkennerek és érintőképernyők gyorsabbá és pontosabbá tehetik az adatgyűjtést, különösen akkor, ha IIoT (az ipari dolgok internete) érzékelőkkel van összekapcsolva és a meglévő folyamatvezérlő rendszerekkel párosítva.
Auditok és minőségellenőrzés: Az adatok érvényességének időszakos ellenőrzését építse be az összes eljárásba a folyamatok és az eljárási megfelelőség ellenőrzése érdekében. A minőségbiztosítási csapat által végzett ellenőrzések rendszeres ütemezése működik a legjobban.
Melyek a legnagyobb adatkezelési kihívások?
A legnagyobb kihívást a szervezeti és személyzeti kérdések jelenthetik. Minden üzleti átalakuláshoz felelősségteljes szerepekre és felelősségekre van szükség a változás vezetéséhez. Ehhez kultúraváltásra is szükség van, az adatkezelés unalmas, alacsony szintű munkaként történő megjelenítéséről egy rendkívül fontos munkára. Ha a munkavállalók az adatokhoz – különösen a kritikus adatokhoz – kapcsolódnak, és létrehozzák, módosítják, felhasználják vagy valamilyen módon áthelyezik őket, meg kell érteniük, hogy milyen szerepet játszanak az adatok megfelelő karbantartásában és az elszámoltathatóság vállalásában.
Egy másik nagy kihívás az adatok gyors elterjedése, amely csak egyre gyakoribb az idő múlásával. Az új adatok nagy része strukturálatlan, vagy eltér attól, amivel a múltban találkoztunk vagy dolgoztunk. Ez nemcsak a meglévő rendszereket és adatbázisokat adóztatja meg, hanem új eljárások és további irányítási követelmények szükségességét is maga után vonja.
Adatkezelési eszközök és technológia
Az adatkezelési keretrendszer létrehozása nem igényel további eszközöket. A technológiák azonban segíthetnek az adatok gyűjtésében, kezelésében és biztonságában. Vegye figyelembe ezeket:
Az adatgazda alkalmazások segítenek az adatprofilalkotásban és a vállalat adatirányítási politikájának nyomon követésében. Elősegíti az üzleti egységeken átívelő információkezelési kezdeményezések végrehajtását, a minőségi szabványok adatérvényesítéssel történő érvényesítését és az adatminőségi folyamatok javulásának mérését.
A metaadat-kezelési megoldások, amelyeket gyakran EMM-nek (vállalati metaadat-kezelésnek) neveznek, kategorizálják és következetesen megszervezik a vállalat információs eszközeit, és egyre fontosabbá válnak a Big Data korában. A karbantartott adateszköz adatai közé tartozik a típus, a címkék, a forrás és a dátumok.
Az információ-életciklus és tartalomkezelési technológiák automatizált információarchiválási, -megőrzési és -megsemmisítési szabályzatokkal szabályozzák az adatvolument és kezelik a kockázatokat. A tartalomkezelés-specifikus képességek a dokumentumok digitalizálásával és a releváns tartalmak tranzakciókkal és munkafolyamatokkal való integrálásával is egyszerűsíthetik az üzleti folyamatokat.
A kiterjesztett adatkezelés vagy a kibővített adatintegráció a meglévő vállalati adatokat olyan új technológiákkal elért információkkal egészíti ki, mint a mesterséges intelligencia (AI ) és a gépi tanulás. A cél a döntéshozatal javítása és egyes alkalmazások segítése az önhangolás javításában.
5 adatkezelési bevált gyakorlat
A szakértők között általános az egyetértés abban, hogy az adatirányítás első öt „legjobb gyakorlata” a következő:
- Gondolj a nagy képre, de kezdj kicsiben. Minden jó tanács. Ha a nulláról indul (és még soha nem volt érvényben adatszabályozási folyamat), akkor új alapokat szegez. Mindig óvatos kicsiben kezdeni – teszteld ki az ötleteidet és megértésedet korlátozott módon, hogy megtanuld, fejleszd a készségeket, és validáld a megközelítést, mielőtt elköteleznéd magad az egész erőfeszítés mellett. Ugyanakkor fontos, hogy szem előtt tartsuk a teljes képet. Túl könnyű belekeveredni a minutiába, és elszakadni az általános célkitűzéstől. Tehát dokumentálja a projekt magas szintű céljait (hogyan fog kinézni az adatirányítási folyamat), vessen ki egy szerény darabot, amely lehet a kísérleti tesztterülete, és validálja a megközelítését ezen a „kísérleti” teszten keresztül.
- Nevezzen ki egy vezető szponzort. Mint minden vállalatokat átfogó projekt esetében, fontos, hogy egy vezető üzleti szponzor legyen az adatstratégia bajnoka. Aktívan támogatják és kommunikálják a stratégiát a szélesebb szervezettel. A szponzor emellett érvényesíti az elszámoltathatóságot, modellezi a kívánt adatszemléletet, és segít az üzleti egységek közötti adatproblémák eldöntésében.
- Állítson össze egy üzleti esetet. Az adatkezelési rendszerek nem térülnek meg költség nélkül. Annak ellenére, hogy nincs szükség speciális felszerelésre a keretrendszer kialakításához és a részletek kitöltéséhez, még mindig van tennivaló – és ez erőforrásokat, különösen munkaidőt fog fogyasztani. Jó ötlet egy ilyen projekt üzleti ügyét felépíteni. Az üzleti esetnek tartalmaznia kell a projekt magas szintű leírását, a célok és célkitűzések meghatározását, a várható előnyöket, valamint az előrehaladás és a siker mérföldköveit és méréseit (mutatóit) tartalmazó ütemtervet. Ezek a kódok segítenek a projekt nyomon követésében, mivel a projektcsapat felméri az előrehaladást az előre meghatározott idővonalhoz és mérföldkövekhez képest. Az üzleti eset arra is emlékezteti a csapattagokat, hogy miért végzi el ezt a projektet, és miért fontos a szervezet számára, hogy azt megfelelően és időben elvégezzék.
- A megfelelő mérőszámok kidolgozása. A mérés elengedhetetlen, de a több nem mindig jobb. Még ha automatizált is, a mérések időt és energiát igényelnek; valakinek meg kell néznie az eredményeket, értelmeznie kell őket, és talán korrekciós intézkedéseket kell tennie. A túl sok mérés – vagy az értelmetlen mérések – kontraproduktívak lehetnek. A felhasználók, az üzemeltetők és a munkavállalók gyorsan rájönnek, hogy mikor nem fontosak az intézkedések, és ennek eredményeként kevesebb figyelmet fordíthatnak a valóban értelmes mérésekre. A KPI-khez (fő teljesítménymutatók) hasonlóan egy kezelhető maroknyi hasznos és értelmes mérés (jellemzően 6-10) sokkal jobb, mint 50 vagy 100, amelyek nem adnak sok betekintést a rendszerek tényleges működésébe és a célok megvalósulásába.
- Kommunikáció. A legtöbb embernek van egy veleszületett ellensége, hogy megváltozzon az ismeretlentől való félelem alapján – de a legjobb orvosság az információ. Legyen nyitott azokkal, akiket érintenek az új folyamatok és eljárások, függetlenül attól, hogy aktív résztvevői lesznek-e a folyamatnak. Magyarázd el, mit csinálsz és miért. Mondd el nekik, hogyan fogja megváltoztatni a munka életét (ez lehet egy finom változás), és miért fontos az együttműködés és a változások támogatása. Vonja be azokat, akiket leginkább érinteni fog az új eljárások tervezése és végrehajtása. Ők a legjobb helyzetben vannak, hogy lássák, a változások hogyan befolyásolják a termelékenységet, hogyan módosulhatnak kevésbé tolakodó módon, és hogyan lehetne javítani a folyamatot, hogy jobb adatokat biztosítsanak.
Egy kezelhető maroknyi hasznos és értelmes mérés (általában 6-10) sokkal jobb, mint 50 vagy 100, amelyek nem sok betekintést nyújtanak a rendszerek tényleges működésébe és a célok megvalósulásába.
Ne feledje, hogy az adatirányítás egy folyamatban lévő folyamat, nem egyszeri projekt. Igen, a rendszer felállítása előre halad – de ezek a folyamatok a szervezet mindennapi életének részévé válnak. Magukat a folyamatokat pedig folyamatosan figyelemmel kell kísérni és újra kell értékelni a szervezete által kezelt adatok változó volumenének, típusainak és jellegének fényében.
Adatkezelési GYIK-ek
Fedezze fel a törzsadat-szabályozási megoldásokat
Irányítsa az adatok életciklusát, és javítsa az üzleti adatok minőségét.
Ötletek, amiket sehol máshol nem találsz
Iratkozzon fel egy adag üzleti intelligenciára, amelyet közvetlenül postafiókjába szállít.