Ugrás a tartalomra
Üzleti értekezlet a munkafolyamat-kezelés áttekintésére

Workflow-kezelés: Kezdő útmutató a munkafolyamat-automatizáláshoz és az üzletifolyamat-kezeléshez

 

Ezt a weboldalt az Ön kényelme érdekében gépileg lefordították. Az SAP semmilyen garanciát nem vállal a gépi fordítás helyességére és teljességére vonatkozóan. Az eredeti angol weboldalt az oldal jobb felső sarkában található világtérkép segítségével lehet megtalálni.

Üzleti kifejezésként a workflow-kezelés valóban az 1980-as években jelent meg, közvetlenül az e-mailek, asztali számítógépek és digitalizált üzleti rendszerek korai bevezetése mellett. Az emberek nagyon gyorsan felismerték, hogy ezek az új technológiák hogyan segíthetnek csökkenteni a hibákat és ésszerűsíteni az ismétlődő feladatokat. Napjainkban az intelligens, felhőhöz kapcsolódó szoftverek és a digitalizált munkafolyamat-kezelő rendszerek támogatják emberi partnereiket abban, hogy egyre nagyobb hatékonyságot és agilitást, rövidebb ciklusidőt és hibaarányt, valamint jobb megfelelőséget érjenek el. 

Mi az a munkafolyamat?

A munkafolyamat meghatározható olyan kapcsolódó tevékenységek vagy feladatok sorozataként, amelyek befejeződtek egy adott eredmény elérése érdekében. A strukturált workflow egy külön útvonalat követ, amely lehet szekvenciális vagy párhuzamos, hogy megfeleljen bizonyos függőségeknek vagy követelményeknek. Az útvonal gyakran meghatározott változatokat fog tartalmazni, amelyek egyediek az egyes kívánt üzleti eredményekhez képest. 

 

A munkafolyamatoknak három típusa van: 

  1. Teljesen manuális: egy manuális munkafolyamat lehet például papíralapú, dokumentumokkal és manuálisan írt jegyzetekkel és aláírásokkal, fizikailag átadva az irodában vagy a gyártási területen.
  2. Félig automatizált: Egy részben automatizált munkafolyamatban a folyamat egy része automatizált. Gondoljunk csak egy e-mail láncra, amelyhez fájlok vannak csatolva, megjegyzéseket fűznek az e-mail törzséhez, és módosítják a csatolt fájlokat, minden alkalommal továbbítva, amikor a jelenlegi feladat feldolgozója kényelmesen ellátja.
  3. Teljesen digitalizált vagy automatizált: Automatizált munkafolyamatok futnak egy dedikált üzleti alkalmazásban strukturált és meghatározott módon, a meghatározott üzleti szabályok szerint.

Workflow-menedzsment vagy üzletifolyamat-kezelés: Mi a különbség?

A munkafolyamat a lépések és feladatok specifikusabb, önálló karakterlánca. Ezzel szemben az üzleti folyamat tágabb fogalom a feladatok, munkafolyamatok, tevékenységek és irányelvek gyűjteményére, ahol egyes feladatok automatizálhatók, míg más tevékenységek nem. 

 

Például egy egyszerű beszerzési jóváhagyási munkafolyamatra gondolva – egy vagy több definiált változattal egy üzleti szabály előírhatja, hogy egy megrendeléshez egy második részleg jóváhagyása szükséges, ha a beszerzési érték meghalad egy bizonyos összeget. Ez a munkafolyamat egy nagyobb üzleti folyamat része, amely az áruk és szolgáltatások beszerzésének módját mutatja be egy szervezeten belül, és irányelveket tartalmaz a szállítók kiválasztásához, beszerzéséhez stb. 

 

Alább néhány gyakori példa található a munkafolyamatokra: 

  • Megrendelés jóváhagyása  
  • Szabadságkérelem engedélyezése 
  • Számlafizetés feldolgozása 
  • Dolgozó felvétele 
  • Pótalkatrész igénylése 
  • Számla küldése egy vevőnek 
placeholder

Folyamatfejlesztés ösztönzése

Egyszerűsítse és gyorsítsa fel üzleti folyamatainak átalakulását napjainkban. 

Miért olyan fontos a workflow-kezelő szoftver?

A workflow-kezelés a diszkrét folyamatok digitalizálásának és az eredmények kezelésének folyamata. A workflow-kezelő szoftver segítségével létrehozhatja, futtathatja és kezelheti ezeket a munkafolyamatokat. Íme néhány a dedikált szoftvermegoldásoktól elvárható legfontosabb előnyök és eredmények közül: 

 

  • Nagyobb hatékonyság: Növelje automatizálási arányát, hogy gyorsabb és jobb eredményeket érjen el, miközben minden érintett számára megkönnyíti a dolgokat. Egy teljesen digitalizált munkafolyamat segítségével például az üzleti érdekeltek könnyen elérhetik, áttekinthetik és feldolgozhatják az egyértelműen meghatározott digitális feladatokat, bárhonnan – az irodában, otthon vagy útközben – dolgozva. 
  • Javított agilitás: Szabványos munkafolyamatok hozzáigazítása a változó működési igényekhez, folyamatinnovációk létrehozása az új üzleti modellek támogatására, valamint a meghiúsult folyamatok kijavítása a nagyobb rugalmasság és agilitás érdekében. 
  • Erősebb megfelelőség: Egyértelmű felelősségekkel és adatalapú auditnaplókkal nyomon követheti és kezelheti a folyamatok eredményeit, és jobban biztosíthatja a szabályzatoknak és szabályozásoknak való megfelelést. 

Workflow-kezelő rendszerek és működésük módja

A workflow-kezelő rendszerek lehetővé teszik, hogy a felhasználó különböző workflow-kat határozzon meg a különböző típusú jobokhoz vagy folyamatokhoz. A gyártási beállításoknál például a tervezési dokumentum automatikusan továbbítható a tervezőtől a műszaki igazgatóhoz, végül pedig az üzemmérnökhöz. A workflow minden szakaszában egy egyén vagy egy csoport felelős egy adott feladatért. A feladat elvégzése után a workflow-kezelő rendszerek biztosítják, hogy a következő feladatért felelős személyek értesítést kapjanak, és megkapják azokat az adatokat, amelyekre szükségük van ahhoz, hogy végrehajtsák a folyamat szakaszát. 

 

A munkafolyamatoknak összetettebb függőségeik is lehetnek. Ha például egy dokumentumot több nyelvre szeretne lefordítani, a fordításkezelő kiválaszthatja a nyelveket, és az egyes kiválasztások egy másik fordító munkarendelési űrlapjaként aktiválódnak. Csak akkor aktiválódna a folyamat következő feladata, ha az összes fordító elvégezte a saját feladatait. Ez segít nyomon követni a log-dzsámokat, és nagyobb csapatokat tartani a célban. 

placeholder

Az itt látható workflow-kezelő szoftver segíthet a folyamatok kezelésében és a folyamat változatainak meghatározásában.

Példák munkafolyamat-kezelő rendszerekre működés közben

Minden vállalkozásnak egyedi igényei lesznek. Az alábbiakban csak néhány példa látható arra, hogyan lehet modern munkafolyamat-kezelő rendszereket implementálni: 

 

  • A meglévő üzleti alkalmazások optimalizálása: Sok vállalati alkalmazás rendelkezik beépített eszközökkel és workflow-sablonokkal olyan üzleti folyamatok meghatározására és felépítésére, amelyek még nincsenek leképezve a rendszerben. Amikor módosítani kell a munkafolyamatokat, az adminisztrátoroknak nem kell elölről kezdeniük – a rendszer meglévő funkcióit használhatják a módosítások létrehozásához. A legmodernebb szoftvereszközök további automatizálási funkciókkal rendelkeznek, amelyek már beágyazott mesterséges intelligenciával (AI) és folyamatautomatizálási eszközökkel rendelkeznek. 
  • Egymás melletti alkalmazásbővítések használata: Sok vállalat a „tiszta magot” részesíti előnyben, ami azt jelenti, hogy a szoftveralkalmazásokat a lehető legkevesebb módosítással futtatja. Ez azt jelenti, hogy az új munkafolyamatok és folyamatinnovációk felhasználhatják a meglévő rendszerek adatait, de a meglévő üzleti alkalmazásokon kívül épülnek. Ezeket az úgynevezett „párhuzamos” alkalmazásbővítéseket, szemben az „alkalmazáson belüli” kiterjesztésekkel, általában a felhőben építik és futtatják.  
  • A részlegek közötti folyamatok összehangolása: Cloud alapú workflow-kezelő rendszerek szintén előnyben részesített lehetőség az üzletágakat átfogó koordináció esetén. Ezek olyan üzleti folyamatok, amelyek különböző alkalmazásokra, rendszerekre és szolgáltatásokra terjednek ki. Ide tartoznak azok a hibrid környezetek is, ahol az automatizálási követelményeknek több leválasztott, különböző alkalmazásokban és helyszíneken futó munkafolyamat összekapcsolására van szüksége. Olyan folyamatokkal is működik, amelyekben elérhetővé szeretne tenni egy adott munkafolyamatot a külső folyamat résztvevői, például a partnerek és a szállítók számára, majd a munkafolyamat eredményét felhasználva belülről kezdeményezi a következő lépést. 
  • A szakértők számára a munkafolyamatok testre szabásának megkönnyítése:  A csak egyszerű kérési vagy jóváhagyási űrlapokat tartalmazó osztályfolyamatok esetében egyes automatizált üzleti folyamatok kezelhetők alacsony kódú/nem kódolású (LCNC) fejlesztési platformokkal. Ez azt jelenti, hogy az egérrel húzható és egyszerűsített vizuális funkciók lehetővé teszik az üzleti felhasználók számára, hogy gyorsan könnyű, a csoportjaik egyedi igényeire szabott munkafolyamat-alkalmazásokat készítsenek. 

Workflow-kezelési technológiák

A munkafolyamat-technológiák lehetővé teszik a szabványosított folyamatokat egyértelmű felelősségekkel, és összekapcsolják a különböző feladatokat egy meghatározott útvonalon belül. Az intelligens kombináció egy vagy több új automatizálási technológiával növeli az automatizálás szintjét a folyamatlefutáson belül, gyorsabb és jobb folyamateredményeket biztosítva. Mi több, új innovatív folyamatokat tesz lehetővé, amelyek segítenek értéket teremteni vagy jobb élményt nyújtani. Néhány példa a modern munkafolyamat-szoftverekben használt fejlett technológiákra: 

 

  • Big Data: Big Data technológiák és az adatok jobb áttekinthetősége hatalmas mennyiségű információt tesz elérhetővé felhasználásra, amelyek integrálhatók és közvetlenül felhasználhatók az üzleti folyamatokban. Egy példa a munkafolyamatra: gondoljunk a tőkekiadások (CAPEX) jóváhagyási folyamatára, amely félig automatizált – a pénzügyi beszámolókat az érintett ellenőrzők és jóváhagyók e-mailben küldik el a befektetési döntés meghozatala előtt. A releváns adatforrások alapján a workflow-rendszer képes automatikusan elkészíteni a szükséges beszámolókat, és automatikusan elérhetővé tenni a megfelelő személyek számára a folyamat egy meghatározott pontján. Mi több, meghatározott üzleti szabályok alapján vagy a mesterséges intelligencia (AI) és a gépi tanulási képességek (lásd lent) kiaknázásával az integrált adatok felhasználhatók a döntéshozatal irányítására, a folyamat felgyorsítására és a döntéshozók rutinfeladatok vagy értékelések alóli mentesítésére. 
  • Mesterséges intelligencia: Az olyan mesterséges intelligencia technológiák, mint a gépi tanulás, a természetesnyelv-feldolgozás (NLP), a számítógép látás és a robotikus folyamatautomatizálás (RPA) segíthetnek automatizálni azokat a folyamatlépéseket, amelyeket korábban csak manuálisan vagy félig automatizált módon lehetett végrehajtani. 
  • Gépi tanulás: A gépi tanulás ott alkalmazható, ahol egy folyamatlépés komplex adatelemzést igényel a minták felismeréséhez vagy előrejelzések és ajánlások készítéséhez. Gondoljunk egy hernyóra olyan sporteseményeken, ahol az üdítőitalok utánpótlási rendelése erősen függhet az időjárás-előrejelzéstől. 
  • Természetes nyelvi feldolgozás (NLP): Az NLP lehetővé teszi a csevegőrobotok vagy digitális hangasszisztensek számára bizonyos interakciók automatizálását egy folyamaton belül, vagy az egyszerű munkafolyamatok teljes automatizálását. Gondoljon a nagy volumenű, rutinjellegű érdeklődésekre, például a megrendelések vagy számlák státusára adott automatikus válaszokra. 
  • Számítógépes látás: A számítógépes látás komplex, kontextuális információkat nyerhet ki olyan képekből, amelyek aztán felhasználhatók más folyamatok automatizálására vagy tájékoztatására. Ennek egyik példája a közüzemi villamosenergia-hálózatok üzemeltetői, akik a felszíni mozgás figyelemmel kísérése céljából elemzik a műholdas felvételeket, hogy tájékoztassák karbantartási folyamataikat, és automatikusan indítsák el a kiszolgáló személyzetet az infrastruktúrájukat esetlegesen veszélyeztető események esetén. Alternatív megoldásként a számítógép látása létrehozhat egy olyan prediktív karbantartási ütemtervet, ahol automatikus szemrevételezéssel csak szükség esetén indíthatók el a szervizigények, nem pedig rögzített menetrend szerint. 
  • Robotikus folyamatautomatizálás (RPA): Az RPA ismétlődő manuális feladatokat hajt végre a folyamatlefutásokon belül úgy, hogy a felhasználói interakciókat utánozza a rendszerekkel. Jellemző használati eset az integrációs hézagok áthidalása a táblázatokból vagy más dokumentumokból, például szállítói e-mailekből származó adatok üzleti rendszerbe másolásával és beillesztésével, ami nemcsak felgyorsítja ezt a feladatot, hanem növeli az adatok pontosságát is. 
placeholder

Egy értékesítési folyamat állapotát és fő mérőszámait megjelenítő munkafolyamat-kezelő szoftver.

Üzleti munkafolyamat-kezelési és automatizálási trendek

Hiperautomatizálás és intelligens automatizálás

Ezek azok a kifejezések, amelyeket napról napra egyre többet hallunk. Valójában a Gartner egy közelmúltbeli felmérésben rámutat arra, hogy a vezetők több mint 85%-a „növelni vagy fenntartani fogja szervezetük hiperautomatizációs beruházásait a következő 12 hónapban, és több mint 56%-uk már négy vagy több egyidejű hiperautomatizálási kezdeményezéssel rendelkezik.”  

 

A modern munkafolyamat-kezelési és automatizálási megoldások ezt a tendenciát a fent említett technológiák nagy részének vagy mindegyikének egyetlen megoldásba való összevonásával igyekeznek kezelni. Ez a megközelítés nemcsak a különböző gyártók különböző technológiáinak sokasága által előidézett kihívásokat kerüli el, hanem jelentősen egyszerűsíti az automatizálási erőfeszítéseket is. A felhasználók szükség esetén egyetlen projektből elérhetik és kihasználhatják az összes képességet anélkül, hogy tanulniuk kellene és váltaniuk kellene a különböző fejlesztési eszközök között. 

 

Ez egy további trend, amely megváltoztatja a workflow-kezelés környezetét. Az állampolgári fejlesztő olyan személy, aki erős felhasználója a komplex szoftverrendszereknek, és kényelmes a technológiával, de alig vagy egyáltalán nem rendelkezik programozási vagy kódolási készségekkel. A vizuális szerszámok és a drag-and-drop előre megépített tartalom miatt az alacsony kódú/no-code megoldások a polgári fejlesztők játékváltójává válnak. Az LCNC lehetővé teszi számukra munkafolyamataik és folyamataik létrehozását és kiigazítását kiterjedt tárgyi szakértelmük alapján, annak ellenére, hogy nem tudnak kódot írni.  

Az LCNC pedig óriási értéket teremt a profi fejlesztők számára is. Ugyanazt a drag&drop egyszerűséget használhatják szabványos feladatok elvégzésére, sokkal gyorsabban, mint valaha. Professzionális LCNC alkalmazási eszközök használatával a fejlesztők összetettebb munkafolyamatokat és automatizálást hozhatnak létre, és ezt az azonnal használható egyéni tartalmat könnyebben elérhetővé tehetik.  

placeholder

Workflow-kezelő rendszerek

Tudjon meg többet az intelligens megoldásokról, amelyek segítenek a munkafolyamatok
optimalizálásában

Munkafolyamat-kezelési GYIK

A workflow-folyamat egy meghatározott tevékenységsorozat vagy tevékenységsorozat, amely meghatározott eredmények eléréséhez van definiálva.

A különböző workflow-szoftvereszközök különböző követelményeket elégítenek ki. A teljesen kiemelt munkafolyamat-kezelési megoldások a fejlesztők számára kódtámogató eszközöket biztosítanak a munkafolyamat-alkalmazások gyors felépítéséhez vagy a meglévő munkafolyamatok üzleti alkalmazásokon kívüli bővítéséhez. Az Enterprise alkalmazások saját modellezési környezettel rendelkeznek, amely a fejlesztők és IT-adminisztrátorok számára biztosít eszközöket a munkafolyamatok modellezéséhez, konfigurálásához és adminisztrálásához az alkalmazáson belül.

 

Mind a workflow-kezelési megoldások, mind a beépített modellezési környezetek egyre több olyan képességet adnak hozzá, amelyek lehetővé teszik a műszaki szakértelemmel nem rendelkező részlegfolyamat-szakértők számára, hogy átvegyék a felelősséget a workflow-menedzsmentért. Az alacsony kódú/nincs kódú platformokat pedig úgy tervezték, hogy az üzletági kiemelt felhasználók egyszerű, webes és mobil használatra szánt munkafolyamat-alkalmazásokat tudjanak készíteni anélkül, hogy kódolási ismeretekre lenne szükségük.

A legtöbb szervezet több automatizálási technológiát alkalmaz a különböző folyamatok és eltérő követelmények támogatására. A csomagba foglalt iparági és üzletági alkalmazások legjobb gyakorlat szerinti munkafolyamatokat biztosítanak a legtöbb szervezetben található nagy volumenű alapfolyamatok hatékony és megbízható működtetéséhez. A munkafolyamat-kezelési megoldások és más fejlett automatizálási technológiák, mint például a robotikus folyamatautomatizálás vagy a gépi tanulási képességek, segítenek a szervezeteknek bizonyos automatizálási hiányosságok megszüntetésében vagy olyan folyamatok létrehozásában, amelyek segítenek megkülönböztetni őket a piacon.

 

Az alacsony kódú/no-code platformok segítségével a civil fejlesztők és a professzionális fejlesztők gyorsan megfelelhetnek az egyszerű automatizálási követelményeknek.

 

A folyamatautomatizálás stratégiai megközelítése megköveteli a több automatizálási technológia zökkenőmentes kombinálását az olyan kihívások elkerülése érdekében, mint a kompatibilitással és az integrációval kapcsolatos kihívások, amelyeket a különböző szállítóktól származó különböző automatizálási képességek sokasága hoz létre.

A folyamatfejlesztési projektek gyakran foglalkoznak olyan kihívásokkal, mint a sikertelen vagy elavult folyamatok, a manuális vagy félkézi munka automatizálása, a szükségtelen folyamatlépések csökkentése vagy az elkerülhető késedelmek csökkentése. Az optimalizálási célok közé tartozik a hatékonyság, a termelékenység, a minőség és a megfelelőség javítása és/vagy a költségek csökkentése, a hulladék, az utófeldolgozás és a ciklusidők. Ezek a projektek többnyire konkrét operatív kihívásokra irányulnak, és a gyors értékrealizálásra összpontosítanak.

 

A folyamatátalakítási projektek újításra törekszenek, hogy új értéket teremtsenek. A változó üzleti modellek vagy az új technológiák megjelenése gyakran jelentenek olyan kihívásokat, amelyek átalakító projektekkel járnak. Az átalakítás célja gyakran az átfogó folyamatautomatizálás vagy egy zökkenőmentes ügyfélélmény az összes kapcsolattartási ponton keresztül. Ezek a projektek többnyire a kritikus nagy értékű vagy volumenű folyamatokkal vagy az ügyfelek felé irányuló üzleti funkciókkal foglalkoznak.

SAP Insights hírlevél

placeholder
Feliratkozás ma

Kulcsfontosságú betekintést nyerhet hírlevelünkre való feliratkozással.

További olvasás

Az oldal tetejére