ERP-implementációs csapat strukturálása a sikeres projekt
érdekében
Ezt a weboldalt az Ön kényelme érdekében gépileg lefordították. Az SAP semmilyen garanciát nem vállal a gépi fordítás helyességére és teljességére vonatkozóan. Az eredeti angol weboldalt az oldal jobb felső sarkában található világtérkép segítségével lehet megtalálni.
Az új ERP szoftver bevezetésekor a vállalatok gyakran sok időt töltenek a követelményeik azonosításával, de viszonylag kevés időt töltenek a bevezetést ösztönző csapat összeállításával. Az ERP projektcsapata azonban kétségtelenül a legnagyobb sikertényező, amely képes különbséget tenni a célállomáson történő bevezetés és az oldalirányban haladó projekt között.
Dekeptikusan egyszerű, itt a sikeres végrehajtás képlete: a megfelelő emberek, a megfelelő készségekkel, a megfelelő lépéseket követve. Győződjön meg róla, hogy az ERP-tervezést a csapatkiválasztási folyamattal párhuzamosan indítja el. Ez a nyolc lépés segít a projektcsapat felépítésében, a terv elkészítésében és a megfelelő intézkedések bevezetésében.
A sikeres megvalósítás képlete: a megfelelő emberek, a megfelelő készségekkel, a megfelelő lépéseket követve.
1. Felismerni, hogy ez nem informatikai projekt
Mivel az ERP-rendszerek információtechnológián alapulnak, az emberek gyakran feltételezik, hogy az ERP implementációk informatikai projektek. Nem így van. A vállalat teljes működésének gerincét egy ERP-rendszer alkotja, ezért minden részlegnek elköteleződésre és elkötelezettségre van szüksége. Megfelelő szervezeti támogatás nélkül az informatika által vezérelt bevezetés valószínűleg költséges késedelmeket, felhasználói ellenállást, elégedetlenséget, sőt akár teljes kudarcot is eredményezhet.
Az informatikai részleg gondoskodik a hardver- és szoftvertelepítésről (ha az új rendszer telepítve van a helyszínen). Az informatika feladata lesz továbbá az egyéb adatfüggő rendszerekkel és berendezésekkel való kompatibilitás és integráció – mind a vállalaton belül, mind a vállalkozáshoz kapcsolódva. Azonban a rendszerkonfigurációt vezérlő új üzleti folyamatok meghatározásának felelőssége egyértelműen a rendszerfelhasználók vállára esik.
2. Biztonságos végrehajtói kötelezettségvállalás
Bár a CIO vagy a CTO kétségtelenül jóváhagyta az implementációs projektet, részvételük nem ér véget ott; az ERP beruházás aláírása csak a kezdet. A vezetőknek meg kell érteniük egy nagy ERP megvalósítási projekt hatását, készeknek kell lenniük arra, hogy megtegyék a szükséges kompromisszumokat annak érdekében, hogy az emberek időt és energiát szenteljenek a projektnek, és látható bizonyítékokkal kell szolgálniuk támogatásukról.
A vezetőknek a legkorábbi indító találkozókon hangot kell adniuk elkötelezettségüknek. Továbbra is részt kell venniük, figyelemmel a csapat előrehaladására, és adott esetben bátorítást kell nyújtaniuk. Végső joghatóságként is kell szolgálniuk, ha olyan konfliktusok vagy problémák merülnek fel, amelyek a végrehajtó hatalom bevonása nélkül nem oldhatók meg.
Minden projektben lesznek olyan időszakok, amikor más prioritások ütköznek a projekt kötelezettségvállalásaival. Az ügyfelek igényei, az edzések vagy a versengő projektek könnyen kihúzhatják a csapattagokat. A munkavállalókat nagy nyomás nehezíti, hogy ellenálljanak ezeknek a zavaroknak anélkül, hogy látható vezetői elköteleződéssel és koncentrált „engedéllyel” rendelkeznének.
3. Válassza ki a megfelelő projektcsoportvezetőt
Az ERP projekt sikeres, időben és költségkereten belüli befejezéséhez egy okos és erre a célra kijelölt projektvezető által vezetett hatékony projektcsapat szükséges. A csoportvezetőnek az üzlet operatív oldaláról kell származnia, és annak a személynek kell lennie, akihez a legtöbb ember fordul, amikor kérdése vagy problémája van, valakihez, aki ismeri a vállalat üzletét, belső politikáját és azt, hogyan működnek a dolgok az Ön szervezetében. A projektvezető lehet osztályvezető, de sok esetben nem lesz. Ha lehetséges, mielőbb azonosítsa ezt a személyt, hogy részt vehessen a kiválasztási folyamatban.
A csoportvezetőnek jártasnak kell lennie – vagy kell lennie – a feladatok, ütemezések és költségek nyomon követésére szolgáló projektvezetési szoftver használatában. A korábbi projektvezetési tapasztalat hasznos, de nem szükséges; rengeteg erőforrás áll rendelkezésre a kijelölt egyén projektvezetési technikák és eszközök terén történő kiképzésére.
4. Szerezze meg a megfelelő embereket az ERP bevezetési csapatában
A bevezetési csoport struktúrájának tükröznie kell a szervezetét. A projektcsoport tagjainak képviselniük kell az összes fő funkcionális osztályt, különösen azokat, amelyek a rendszer elsődleges felhasználói és kedvezményezettjei. A részlegek lehetnek mérnöki, értékesítési és ügyfélszolgálat, beszerzés, pénzügy és számvitel, IT, fizikai gyár és karbantartás, emberi erőforrások vagy egyebek, attól függően, hogy hogyan szervezi meg üzleti tevékenységét és milyen széles körű a rendszer hatóköre.
A csapat felelős a projekt tervezéséért és szervezéséért, és rendszeresen összeül, hogy áttekintse az előrehaladást, és megválaszolja a felmerülő problémákat. Minden csoporttag felelősséget vállal a tevékenységek koordinálásáért a saját funkcióterületén belül, gyakran egyedi munkacsoportokat hozva létre és vezessen különböző feladatok elvégzésére. A tagok jelentést tesznek a projektcsapatnak, mivel ezeket a feladatokat elvégezték és elvégezték.
A legtöbb esetben a projektcsapat hetente vagy gyakrabban ülésezik kritikus vagy nagy aktivitású időszakokban. Bár a C-szintű vezetőktől nem várják el, hogy részt vegyenek a csoport ülésein, a csoportvezető rendszeres jelentései révén tájékoztatni kell őket az összes végrehajtási tevékenységről és döntésről. A vállalati szintű helyzetjelentés szintén erősen ajánlott a lelkesedés és az érdeklődés magas szinten tartásához.
5. Strukturált és inkluzív bevezetéstervezési folyamat követése
A tervezésnek korán kell kezdődnie, amikor a projektet először javasolják vagy azonosítják. A projektterv folyamatosan frissül, amint új információk válnak elérhetővé – de minden szakasz elején „be kell zárni”. Bár ezt követően további módosításokra lehet szükség, a folyamat közepén bekövetkező változásokat el kell kerülni, ha egyáltalán lehetséges. Valószínűleg a projekt sikeres befejezésének legnagyobb veszélyét az a tendencia jelenti, hogy továbbra is a projekt célkitűzéseit egészítik ki vagy változtatják meg. Valószínűleg jó ötletek fognak megjelenni a folyamat során, de még a látszólag kis változások is lelassíthatják vagy elronthatják a projektet. Tegyék félre ezeket az elképzeléseket a második fázisra.
A (jövőbeli) felhasználói közösség bevonása a korai tervezési folyamatba. Miért olyan fontos ez? Ezek a fő információforrások az üzlet és folyamatainak jelenlegi állapotáról szóló leíráshoz. Erre az ERP ajánlatkérésének (RFP) követelménymeghatározási részében lesz szükség. Azt szeretné, ha bevonnák őket a kiválasztási folyamatba, hogy megtudják, hogy a rendszer valóban megfelel-e az igényeiknek napi folyamataik kontextusában. A legfontosabb, hogy a specifikációban és a kiválasztási folyamatban való korai és folyamatos részvétel segít leküzdeni a változásokkal szembeni minden olyan ellenállást, amely gyakran jelen van a felhasználói közösségben, amikor valami újat nyomnak rájuk.
Ezek és más ERP bevezetési és tervezési legjobb gyakorlatok segíthetnek a lehető legtöbbet kihozni befektetéseiből.
A (jövőbeli) felhasználói közösség bevonása a korai tervezési folyamatba.
6. Nyomon követheti projekttervét.
A projektvezetési eszközök a projekt és előrehaladásának ütemezésére és nyomon követésére használhatók. Számos viszonylag olcsó projektvezetési szoftvercsomag közül lehet választani. A szoftver segít meghatározni az ütemezést, azonosítani az erőforrás-igényeket, és konfliktusokat találni. A teljes projektterv betöltését követően az segít az egyes feladatok és a tervhez viszonyított általános előrehaladás nyomon követésében, valamint az esetleges csúszások – a más idősorokat esetlegesen befolyásoló feladatok késedelmes befejezése miatti késedelmek – hatásának azonosításában. Az eszközök a költségvetéshez képest nyomon követik a kiadásokat, és folyamatosan tájékoztatják a felső vezetést a finanszírozási és erőforrás-szükségletekről.
A projekttervtől való eltérések azonosításakor a projektcsapatnak gyorsan foglalkoznia kell velük. A kis csomók komoly problémákká válnak, ha nem oldódnak meg, amíg még kicsik. A heti találkozón minden feladatcsoportvezetőnek be kell számolnia az aktív projektek aktuális állapotáról a projektcsapat többi tagjának. A projektcsapat ezt követően kitalálhatja, hogyan lehet a késedelmes vagy meghiúsult feladatokat visszahozni az ütemtervbe. Az ütemezés kiemelkedő fontosságú – ne hagyja, hogy a tervezett tevékenységek eltűnjenek, mert a későbbiekben további hatások is jelentkezhetnek. (Rendben van, ha egy kis párbajt építünk a terv kritikus feladataiba és fázisaiba. Fontolóra veheti az Eli Goldratt kritikus láncának projektvezetési elvei némelyikének elfogadását, beleértve az ilyen pufferek hatékonyabbá tételének módjait is.)
7. Győződjön meg róla, hogy a felhasználók „birtokolják” a rendszert
Ez a pont megismétlődik: a bevezetés sikere a felhasználói közösségen múlik, amely a rendszer iránti felelősségérzetet érzi. Ha a felhasználók a folyamat elejétől fogva részei a folyamatnak, nagyobb felelősségérzetet éreznek a sikeréért – hiszen az volt az ötletük, hogy legalább részben ezt a rendszert válasszák és úgy konfigurálják, ahogy tette.
Bármilyen megvalósítás esetén lesznek olyan pillanatok, amikor nehéz vagy előre nem látható akadályok merülnek fel. Ha a felhasználók nem érzik úgy, hogy az ő rendszerükről van szó, akkor könnyen hibáztathatunk valakit – vezetőket, vezetőket, informatikát vagy magát a rendszert – ahelyett, hogy beásnák és megoldanák a problémát. A tulajdonosi elkötelezettség megszerzésének kulcsa a korai részvétel a projekttervezésben és a célok meghatározásában.
A „Mi van benne nekem?” A tényező fontos szerepet játszik abban is, hogy ezt a felelősségtudatot megszerezzük. Minden felhasználónak látnia kell az új rendszer előnyeit – legyen szó egyszerű használatról, kényelemről, az információk pontosságába vetett nagyobb hitről, arról, hogy többet érjen el és nagyobb hatást gyakoroljon a szervezetre, vagy csökkentse a stresszt, a túlórát és a frusztrációt. E „puha” előnyök némelyike fontos szerepet játszik abban, hogy a felhasználókat a rendszer bevezetésére és sikerre vitelére ösztönözzük. Az oktatás és a képzés kulcsszerepet játszik abban, hogy a felhasználók megértsék, hogyan javítja a rendszer a munka és a munka teljesítményét.
A bevezetés sikere azon a felhasználói közösségen múlik, amely úgy érzi, hogy magáénak érzi a rendszert.
8. Az ERP-projektcsapat sikerének mérése
A projektcsapat eredményességének végső mérése természetesen sikeres megvalósítás, amelyet időben és a költségvetésben fejeznek be. A köztes intézkedések azonban ugyanilyen fontosak. A projektterv egy idővonalon meghatározott, egymástól függő feladatból áll, és minden feladathoz erőforrásokat rendelnek. A csoport felelőssége a terv jóváhagyása után az összes feladat terv szerinti kezelése.
Az egyes feladatok, amikor befejeződtek, mérföldkövként szolgálnak. Az egyes feladatmenedzsereknek minden héten jelentést kell tenniük a feladat előrehaladásáról, beleértve az idő és az erőforrások kihasználását, valamint a megoldandó kihívásokat, konfliktusokat vagy problémákat, hogy a projektcsapat egésze dönthessen a korrekciós intézkedésekről vagy az erőforrások újraelosztásáról, amelyek a feladatok célnak való megfeleltetéséhez szükségesek. Az összes feladat sikeres teljesítése útközben mérceként szolgál mind a feladatvezetők, mind a nagyobb projektcsapat teljesítménye szempontjából.
Az ERP megtérülési (ROI) elvárásainak elérése szintén a csapat teljesítményének mércéje, különösen akkor, ha ezeket a megtérülési várakozásokat reálisan időzítették, hogy az előrehaladást vagy a folyamatos javulást mutassák.
Végül pedig a projektcsapat kommunikációja, bár kevésbé közvetlen intézkedés, az eredmény újabb mutatója. Mennyire jól kommunikálta a csapat a projekt állapotát a vállalat egészével és a lánccal felfelé a részlegvezetőknek és a cégvezetőknek? Az erős kommunikáció a sikeres projekt lényeges összetevője.
Összegzés
Az ERP bevezetése vállalati szintű részvételt és támogatást igényel. Az implementáció középpontjában a projektcsapat áll, még akkor is, ha maguk az implementáció nem igazán „csinálják” azt. A csapat elsődleges feladata a projekt tervezése és kezelése, a támogatás megnyerése, a vállalat motiváltságának megőrzése és az összes tervezett feladat és tevékenység megvalósítása felé való továbblépés a projekt sikeres befejezéséig.
Helyszíni, felhőalapú vagy hibrid ERP?
Ismerje meg a felhőalapú ERP bevezetésének megtervezéséhez rendelkezésre álló számos lehetőséget.
SAP Insights hírlevél
Feliratkozás ma
Kulcsfontosságú betekintést nyerhet hírlevelünkre való feliratkozással.