Ugrás a tartalomra
ERP implementációt tervező személyek

ERP bevezetés legjobb gyakorlatai a kockázatok és költségek
csökkentése érdekében

 

Ezt a weboldalt az Ön kényelme érdekében gépileg lefordították. Az SAP semmilyen garanciát nem vállal a gépi fordítás helyességére és teljességére vonatkozóan. Az eredeti angol weboldalt az oldal jobb felső sarkában található világtérkép segítségével lehet megtalálni.

Az új ERP-rendszer bevezetése komoly lehetőséget nyújt vállalata digitális átalakítására. Nemcsak az örökölt rendszer korlátozott funkcionalitásán vagy elavult technológiáján léphet túl, hanem modern ERP-rendszerképességekkel is segíthet megragadni az új üzleti lehetőségeket.

 

Azonban nem minden implementáció megy zökkenőmentesen. Hogyan állítja be vállalatát a sikeres ERP-bevezetéshez? Hogyan kerüljük el a szükségtelen költségeket és kockázatokat? Ezek az ERP-bevezetési legjobb gyakorlatok segítenek elkerülni a gyakori buktatókat, és gyorsabban kiaknázni az új ERP-rendszer előnyeit.  

Hol kezdje el az ERP projektet?

Amikor az emberek a rendszerimplementációkon gondolkoznak, gyakran a kívánt jellemzők mérlegelésével indulnak el. Az új funkciók és technológiák azonban nem az alapkérdések, hanem az, hogy egy vállalkozásnak mire van szüksége a növekedéshez, az a modern üzleti folyamatok. Csak olyan hatékony folyamatokkal növelheti versenyképességét és szolgálhatja jobban a nemzetközi ügyfeleket, amelyek lehetővé teszik az agilis és reagáló hozzáállást.  

 

A meglévő folyamatok gyakran rugalmatlanok, és nem felelnek meg a vállalat igényeinek. Még akkor is, ha bizonyított és költséghatékony folyamatok vannak érvényben, gyakran frissíteni kell őket a változó igényeknek megfelelően, vagy új funkciókkal, például mobil hozzáféréssel, riasztásokkal és üzleti intelligenciával kell őket bővíteni. Ezért fontos, hogy ezeket a folyamatokat mindig a bevezetési terv középpontjában tartsuk.

Mi a legnagyobb sikertényező? A projektcsapat.

Az esettanulmány után az ERP implementációk esettanulmánya ugyanazt a történetet meséli el: a gyártási vagy szünetfaktor a bevezetési csapat. A nagy szoftver csak akkor nagyszerű, ha erős csapat valósítja meg. Ha az emberek nem rendelkeznek a munka hatékony elvégzéséhez szükséges idővel, támogatással vagy készségekkel, nem lesznek sikeresek – és a projekt valószínűleg késedelmektől, többletköltségektől és/vagy a vállalat igényeit nem kielégítő szoftvertől szenved.

Az esettanulmány után az ERP implementációk esettanulmánya ugyanazt a történetet meséli el: a gyártási vagy szünetfaktor a bevezetési csapat.

Azok a vállalatok, amelyek tapasztalták az ERP-rendszer kudarcait vagy sikertelenségeit, gyakran kijelöltek olyan munkatársakat, akiknek „volt idejük” arra, hogy dolgozzanak a projekten. De ahhoz, hogy sikeres legyen, olyan embereket kell toboroznia, akik „nélküle nem tehetők meg”. Ezek azok a zsúfolt emberek, akik ismerik az üzleti folyamatokat, jól együttműködnek a szervezet más tagjaival, és tisztelik a vezetőséget. Ezeket az embereket rendelje hozzá a projekt teljes munkaidejéhez (40 rendelkezésre álló órához), vagy a lehető legtöbb órához hetente.

 

Ne adjon senkit sem a projektcsapathoz, aki nem tudja minden héten az idejük legalább 25%-át (legalább 10 órát) a projektre dedikálni. Azok a csapattagok, akik az idejük kevesebb mint egynegyedét költik el, csupán felzárkózhatnak a projekttevékenységekhez, de nem adnak hozzá értéket a projekthez.

 

A csapat vezetői támogatása is kritikus fontosságú. Minden jelentős végrehajtás során döntéseket kell hozni a prioritásokról és a forrásbevonó kompromisszumokról. Erős támogatás és elkötelezettség nélkül még a kvalifikált csapatok is lebeghetnek.

 

Egy korszerű ERP rendszer gyors bevezetése az egyik legfontosabb dolog, amit a vállalat el tud érni. Érdemes a legjobb embereidet szentelni, és előre lefektetni a siker alapjait.

ERP-implementáció tervezése

Ütemezze reálisan az implementációs sorrendet. Mérlegelheti a vezetői csapat, a vezetők és a munkához hozzájáruló belső szakértők elérhetőségét.

 

Priorizálja igényeit, hogy a nagy sikerekre összpontosíthasson, miközben olyan alapszoftvert és technológiai bázist épít, amely az Ön üzleti igényeivel bővülhet.

 

A részletes terv és a KPI-k saját igényeire lesznek szabva. A következő fő tevékenységek azonban közös lépések az összes sikeres megvalósításban:

Egy ERP implementációtervezési folyamat hét fő lépését leíró grafika

Az ERP implementáció tervezésének fő lépései

  1. Válasszon ki egy szoftver- és szolgáltatáspartnert a bevezetésben való segítséghez.
A projektcsapata valószínűleg nem igazán tapasztalt az ERP szoftver bevezetésében, ezért segítségre lesz szükségük. Olyan minősített ERP bevezetési tanácsadói erőforrás(ok) keresése és kiválasztása, amely a telepíteni kívánt ERP-alkalmazás alapos ismeretével és az azzal kapcsolatos tapasztalatokkal rendelkezik. Erősítse meg, hogy tisztában vannak azzal, hogy az új szoftvermegoldás hogyan támogatja az Ön jelenlegi és fejlődő üzleti folyamatait. Interjút készít az erre vonatkozó referenciáikról.


A szoftver- és szolgáltató partnereinek az Ön iparágában képzett és a helyszínek számára rendelkezésre álló személyzettel kell rendelkezniük. Ha nemzetközi ügyfelei és szállítói vannak, akkor partnereinek multinacionális üzleti, nyelvi és pénznem-ismeretekkel kell rendelkezniük a bevezetés egyszerűsítéséhez.

Végül tekintse át a vállalat által használt projektvezetési szoftvert, hogy meggyőződjön arról, hogy kompatibilis a belső tervezési, ütemezési és nyomon követési rendszerrel.

 

2. Részletezze az összes projektfeladatot.

 

Bevezetési partnere segíteni fog a teendők részletes feladatlistájának kidolgozásában. Ez a lista széles körű lesz. A képzés önmagában például számos feladatot foglal magában:

  • Projektcsapat betanítása: Csapatának ismernie kell a szoftvert, hogy eldönthessék, hogyan szabják testre üzleti folyamatait.
  • Informatikai csapatképzés: Az informatikai csapatot oktatni kell, hogy megértsék, hogyan lehet optimálisan telepíteni és karbantartani a rendszert.
  • Üzleti felhasználók oktatása: Mindenkinek, aki elvárta a szoftver használatát, tanulnia kell, hogyan működik.
  • Folyamatos képzés: az új felhasználóknak képzésre lesz szükségük, mivel csatlakoznak a vállalathoz, ezért hosszabb távú tervre van szüksége.

A feladatok listáját szakaszokra kell bontani. Időt kell biztosítani a konferenciatermi pilótához, az alkalmazás testreszabásához, más alkalmazásokhoz és adatforrásokhoz való integrációhoz, infrastruktúra bevezetéshez, adattisztításhoz, felhasználói elfogadáshoz stb.

 

Implementációs partnere részletes listát tud adni az összes szükséges fázisról és lépésről.

 

3. Munkaórák számítása.

 

Gondosan becsülje meg az egyes feladatokhoz szükséges időt. Ezt a feladat és az érintett munka megértésével tegye meg, majd rendelje hozzá a szükséges „munkaórák” számát. Óratartomány is lehet, de pontosnak kell lennie. Adja hozzá a projekt egyes fázisainak munkaóráit, és rendelje hozzá a végrehajtásért felelős személyt.


Ez ijesztő feladat lehet, ezért fontos, hogy a szoftvermegoldásban jártas implementációs partnert vonjunk be. Ha jól elvégzi ezt a lépést, pontosan kiszámíthatja az ütemtervet, meghatározhatja, hogy szükséges-e segítségre az aktuális csapatán kívül, és korlátozhatja a terjedelem kiugrását.

 

4. Hozza létre reális ütemtervét.

 

Most, hogy táblázatba foglalta a rendelkezésre álló és szükséges munkaórákat, létrehozható egy kezelhető ütemezés. Sok esetben az első bérlet kapacitásproblémára derít fényt, ha összevetjük a végrehajtásnak a vezetők számára eredetileg bemutatott időkeretével.


Íme egy példaszámítás, amely a lehetséges eltéréseket szemlélteti:

  • A cél éles indulási időszak = 12 hónap vagy 1 év
  • A 12 hónapos időszakban rendelkezésre álló munkaórák száma összesen = 540/hét vagy 28,080 óra/év
  • Az implementáláshoz szükséges munkaórák száma összesen = 42 000 óra
  • Szükséges órák osztva a rendelkezésre álló éves órákkal = 1,496 év

Az eredmény? Az éles indulás dátuma a projekt megkezdése előtt elmarad. Néhány lehetséges megoldás:

  • A terjedelem csökkentése – annak ellenére, hogy a csapat egyetértett abban, hogy ezek alapvető feladatok
  • A dátum kiterjesztése reálisra
  • További belső és külső erőforrások hozzáadása (rendelkezésre álló munkaórák)
  • A projekt felosztása fázisokra

Itt kell majd meghoznia a döntést a vezetőség vezetésének. Ez csak egy példa arra, hogy miért kell bevonni őket a szoftverkiválasztási és bevezetési folyamatba.

 

5. Konferenciaterem pilótájának levezetése.


A projekt elindítása után, majd az éles indulás előtt a teljes bevezetés előtt hajtson végre tesztfutást vagy próbaverziót (konferenciatermében). Ez a konferenciaszoba kísérleti projekt biztosítja, hogy a vállalat jelenlegi és jövőbeli igényeinek megfelelő üzleti folyamatok álljanak rendelkezésre. Az új folyamatok megtervezésekor fontos, hogy megismerje az ERP-rendszerében elérhető lehetőségek körét, és a projektcsapattal és a felhasználói közösség érdekelt feleivel érvényesítse folyamatait.


Ebben a többhetes fázisban bevezetési partnere olyan pilot szoftvert telepít, amely lehetővé teszi az összes folyamat tesztelését, és biztosítja, hogy azok a várakozásoknak megfelelően, meglepetés nélkül működjenek. Az időmegtakarítás érdekében gyakran alkalmazza a bevált gyakorlatokat, különösen akkor, ha rendelkezik olyan konfigurációs eszközökkel, amelyekkel költséghatékony kiigazításokat végezhet a műveletek finomítása során.

 

6. Tisztázza az adatokat.

 

Egyszerűnek hangzik, de az adattisztítás nagyon időigényes tevékenység. Legjobb, ha a lehető leghamarabb elkezdjük felmérni az adatok pontosságát, mert nagy erőfeszítésre van szükség a lépés helyes végrehajtásához. A projekt során az üzleti folyamat változásokra kerül sor, így azokat a bevezetés során további adatkezelési lépésekre kell előkészíteni.

 

7. Tájékoztasson mindenkit.

Heti
rendszerességgel a személyzetnek fel kell vennie a kapcsolatot az összes kulcsfontosságú érdekelt féllel, hogy megismerjék a végrehajtási projekt előrehaladásának pozitív és „nem annyira pozitív” tényezőit. A legrosszabb forgatókönyv az, amikor az embereket nem tartják naprakészen, és meglepetés éri őket.


A legtöbb jó projektvezetési rendszer vizuális képet ad a projekt előrehaladásáról.

Kezdje a leglényegesebb folyamatokkal

Nem minden cégnél merülnek fel ugyanazok a problémák, ezért érdemes áttekinteni az üzleti folyamatokat, és rangsorolni, melyikeket kell elsőként kezelni. Az alábbi lista azokat a nagy értékű területeket tartalmazza, amelyeket figyelembe kell venni: 

  • Üzleti intelligencia, beleértve a vezetői riasztásokat és irányítópultokat: Csapatának gyors információkra van szüksége az üzleti kérdésekről, valamint arra, hogy könnyen eljuthasson a részletekbe, hogy gyorsan megoldhassa az ügyeket – az irodában, otthon vagy útközben. Beépített üzleti intelligenciára és egyetlen adatbázisban lévő adatokra van szüksége. 
  • Ügyfélkapcsolat-kezelés (CRM): Ma a CRM folyamatok jellemzően az üzlet minden részét érintik. A közvetlen értékesítés, a forgalmazók, a kiskereskedelmi bemutatótermek, az e-kereskedelem, valamint az ügyfél- és helyszíni szolgáltatások mind megosztják az ügyféladatokat a rendeléskezeléssel, a műveletekkel, a beszerzéssel, a tervezéssel, a vevőkönyveléssel és a szállítással. 
  • Pénzügy és számvitel: A pontos, valós idejű pénzügyi tranzakciók, mutatószámok és elemzések kritikus fontosságúak minden vállalat számára, és minden helyre és részlegre ki kell terjedniük. A számvitel mellett integrálni kell őket a költségkalkulációval, a költségkeret-tervezéssel, az előrejelzéssel, a projektekkel, az eszközgazdálkodással, a megfelelőséggel és a cash-menedzsmenttel. 
  • Ellátásilánc-menedzsment (SCM) és gyártás: A szoros menetrendek, az alacsony árrések és az ellátási lánc zavarai minden vállalkozást veszélyeztetnek. Ezek kezelése csapatmunkát igényel – a beszállítókkal, a fuvarozókkal, az import-/exportcégekkel, a bankokkal és más partnerekkel együttműködve –, gyakran mobileszközökön, számos helyszínen.
  • Emberi erőforrások (HR): A sokszínű munkaerő kezelése minden eddiginél nagyobb kihívást jelent, és csapatának azonnali és biztonságos hozzáférést kell biztosítania a munkavállalói információkhoz a bérszámfejtési, juttatási, költségkeret-tervezési, ütemezési és megfelelőségi igények kielégítése érdekében. Emellett a munkavállalók toborzása, fejlesztése és megtartása nagy szerepet játszik a jelenlegi és javasolt üzleti tervek értékelésében. 
  • Többnemzetiségű nyelvek, pénznemek és helyek: Ahogy bővíti vállalkozását, különösen, ha új régiókba vagy országokba költözik, szüksége van az új műveletek következetes és gyors megnyitásához és bővítéséhez szükséges képességekre. Ehhez széles körű és fejlett szoftverfunkciókra, valamint a szoftverszolgáltató által minden helyszínen nyújtott konzisztens szolgáltatásokra van szükség.
  • Mobilitás: Az információhoz és a munkához való távolról való hozzáférés ma már létfontosságú, amint azt a Covid19-világjárvány is bizonyítja. Azok a vállalatok, amelyek rendelkeznek a gyors alkalmazkodáshoz szükséges eszközökkel, előnyhöz juthatnak a zavaros időkben. 
placeholder

ERP-rendszerek
értékelése

Új ERP szoftver kiválasztása? Tippek a következő rendszer kiértékeléséhez.

Tippek az implementációs kockázatok enyhítéséhez

Minden projektnek van egy kockázati eleme, de az alábbiakban öt értékes tipp található, amelyek javítják a projekt időben történő befejezésének esélyét.

  1. Válassza ki az iparági és helyi know-how-val rendelkező szoftvereket, üzleti folyamatokat és implementációs partnereket. Az olyan vállalkozásokban, mint az önök, mindig interjút készítenek.
  2. Ne nyúljon túl az elavult technológiától. Szüntesse meg a régi, elavult, önálló rendszereket, és amennyire lehetséges, konszolidálja adatait egyetlen adatbázisba (az igazság egyetlen verziójába) beépített üzleti intelligenciával a multinacionális teljesítmény érdekében. 
  3. A digitális gazdaságban a vállalkozásoknak gyakran üzleti egységeken átívelő rendszereket, valamint ügyfeleket és szállítókat egyaránt integrálniuk kell. Erősítse meg, hogy rendelkezik felhőintegrációs képességekkel és szakértelemmel a beszállítói hálózatokkal kapcsolatban.
  4. Kerülje el a projekt terjedelmének meghúzódását. Az ERP bevezetése során gyakran fedezik fel az igényeket és a lehetőségeket, ezért fontos a rendelésmódosítások kezelése a késedelmek és költségtúllépések elkerülése érdekében.
  5. Erősítse meg, hogy minden lokációjában konzisztens szakértelemmel rendelkezik. Képzésre, bevezetésre és támogatásra van szüksége – gyakran a helyi vezetés, szoftverforgalmazók, tanácsadó cégek és az Ön szoftverpartnere kombinációjából.

Tippek az ERP bevezetési többletköltségeinek elkerüléséhez

Az ERP rendszer új befektetése magában foglalja az Ön vállalatának időráfordítását, üzleti folyamatait és implementációs tanácsadását, szoftver- és felhőszolgáltatásait, valamint számítógép-, táblagép- és telefonberendezéseit – így fontos a projekt és a költségek ellenőrzése.

 

Néhány kulcsfontosságú nyomon követendő terület:

  • A működés összköltségére (TCO) való összpontosítás. Kezelje az összes költséget - és az előnyöket idővel, hogy minimalizálja a kiadásokat és maximalizálja a megtérülést. Ne feledje, hogy az ERP rendszerimplementációk nagy hatással lesznek a vállalatára. 
  • Egyeztesse az üzleti irányt, és ne kényszerítse ki a szükségtelen folyamatmódosításokat. A vállalatokat sok esetben arra kényszerítik, hogy módosítsák működésüket úgy, hogy szoftvereikhez igazodjanak, növelve ezzel mind a bevezetési, mind a működési költségeket. 
  • A vállalat számára jelentős értéket képviselő rutin üzleti folyamatokra való összpontosítás.  Ilyen rutinfolyamatok például a vevői rendelések kezelése, az árképzés frissítése, új termékek és szolgáltatások hozzáadása, a gyártási adatok módosítása és az új munkavállalók beléptetése. 
  • Kerülje el a testreszabásokat és használja a konfigurálható felhasználói felületet, irányítópultokat, riasztásokat, munkafolyamatokat, üzleti intelligenciát és mobilfunkciókat. Ezekkel a képességekkel egyszerűsítheti a részlegek munkáját, és szükség esetén gyors, költséghatékony kiigazításokat végezhet. 
  • A rendszerhézagok és az adatok megsértése költséges. Az internet használata során adott esetben használjon biztonságos felhőalapú ERP-megoldást – erősítse meg, hogy a szoftver- és szolgáltatóik számos biztonságos szoftvertelepítési lehetőséget támogatnak.

Mikor fejeződött be az implementáció?

A kezdeti bevezetés éles indulását követően is szüksége lesz a rugalmasságra, hogy további képességeket adhasson hozzá a vállalatához. Sok változás ösztönözheti ezeket az opportunity-kat, például új lokációkat, termék- és szolgáltatássorokat, beszerzéseket. 

 

A digitális átalakulás további lehetőségeket is biztosít a vevők és szállítók bevonására, hogy újradefiniálja az üzletvitelt az Ön iparágában. Ezek a projektek gyakran olyan új technológiákat foglalnak magukban, mint a gépi tanulás és a mesterséges intelligencia (AI), valamint az Internet of Things (IoT) technológiát használó berendezésekkel és járművekkel való integráció a sebesség és a hatékonyság javítása érdekében.

Készen áll a következő lépésre?

Minden ERP-projektben lesznek váratlan problémák, ezért elvárjuk őket az Önében. Az ERP sikeres bevezetéséhez szükséges legjobb gyakorlatok követésével azonban azonosíthatja és kezelheti őket, hogy hatékonyan kezelje kockázatait és költségeit. 

placeholder

Kezdje el még ma a felhőalapú ERP-vel

Szerezzen be egy könnyedén gyors adatbázist, beépített MI-t és fogyasztói szintű felhasználói élményt.

További információk ebben a sorozatban

SAP Insights hírlevél

placeholder
Feliratkozás ma

Kulcsfontosságú betekintést nyerhet hírlevelünkre való feliratkozással.

További olvasás

Az oldal tetejére