Τι κάνει το RPA

Το RPA χρησιμοποιεί bots λογισμικού για να αυτοματοποιήσει επαναλαμβανόμενες εργασίες που είναι συνήθως χρονοβόρες για τους ανθρώπους. Αυτές οι εργασίες είναι απλές και βασίζονται σε κανόνες, που σημαίνει ότι ακολουθούν προκαθορισμένες, δομημένες οδηγίες για την ολοκλήρωση εργασιών.

Αυτά τα bots αλληλεπιδρούν με τις εφαρμογές με τον ίδιο τρόπο που αλληλεπιδρούν οι άνθρωποι - κάνοντας κλικ στα κουμπιά, εισάγοντας δεδομένα και μετακινώντας αρχεία - αλλά εκτελούν αυτές τις ενέργειες πολύ πιο γρήγορα και με λιγότερα σφάλματα.

Οι κοινές εργασίες RPA περιλαμβάνουν:

• Εισαγωγή και εξαγωγή δεδομένων: Αυτοματοποιεί την επαναλαμβανόμενη είσοδο και ανάκτηση δεδομένων.
• Διαχείριση αρχείων και εγγράφων: Διαχειρίζεται αρχεία και επεξεργάζεται έγγραφα.
• Επικύρωση και σύγκριση δεδομένων: Διασφαλίζει ακρίβεια σε όλα τα συστήματα.
• Δημιουργία αναφοράς: Συλλέγει και συλλέγει δεδομένα σε αναφορές.
• Επεξεργασία κίνησης: Εκτελεί λειτουργίες ρουτίνας σε επιχειρηματικά συστήματα.

Βασικά, το RPA λειτουργεί σε επίπεδο διασύνδεσης χρήστη, που σημαίνει ότι δεν μεταβάλλει τα υποκείμενα συστήματα ή δεν απαιτεί σύνθετες ενοποιήσεις. Αντίθετα, λειτουργεί απρόσκοπτα σε όλες τις υπάρχουσες εφαρμογές για τον εξορθολογισμό των ροών εργασίας και τη βελτίωση της αποδοτικότητας.

Γιατί έχει σημασία το RPA

Οι εργαζόμενοι γραφείου περνούν ώρες κάθε εβδομάδα σε επαναλαμβανόμενες εργασίες όπως εισαγωγή δεδομένων και εγκρίσεις, οι οποίες απαιτούν λίγη δημιουργικότητα ή κριτική σκέψη. Αν αυτές οι εργασίες αυτοματοποιηθούν, τότε οι εργαζόμενοι μπορούν να επικεντρωθούν σε εργασίες υψηλότερης αξίας όπως η εξυπηρέτηση πελατών, η επίλυση προβλημάτων και η επιχειρηματική ανάλυση.

Τα RPA bots μπορούν επίσης να διαδραματίσουν ουσιαστικό ρόλο στον ψηφιακό μετασχηματισμό μιας εταιρείας, καθώς εργάζονται σε κάθε εφαρμογή σε μια στοίβα τεχνολογίας, συμπεριλαμβανομένων των κληροδοτημένων συστημάτων. Επειδή μιμούνται τις ανθρώπινες ενέργειες στο περιβάλλον εργασίας χρήστη, οι οργανισμοί δεν χρειάζονται εκτεταμένους πόρους ΙΤ, προσαρμοσμένο λογισμικό ή πρόσβαση API για να αυτοματοποιήσουν τις διαδικασίες.

Πώς δρα το RPA

Το RPA λειτουργεί μέσω bots λογισμικού, τα οποία είναι προγράμματα σχεδιασμένα να εκτελούν συγκεκριμένες ενέργειες χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Το λογισμικό RPA που είναι εγκατεστημένο σε επιτραπέζιους υπολογιστές ή διακομιστές δημιουργεί, αναπτύσσει και διαχειρίζεται bots που λειτουργούν σε εφαρμογές, ιστότοπους και εσωτερικά εργαλεία.

Για να εκτελέσετε εργασίες, αυτά τα bots μιμούνται την ανθρώπινη συμπεριφορά στην οθόνη—κάνοντας κλικ στα κουμπιά, επιλέγοντας μενού και εισάγοντας κείμενο όπως ακριβώς θα έκανε ένα άτομο. Οι προγραμματιστές πολιτών μπορούν να καταγράψουν μια αλληλουχία βημάτων κατά την εκτέλεση μιας εργασίας και το σύστημα μετατρέπει αυτές τις ενέργειες σε επαναλαμβανόμενες ροές εργασίας που τα bots εκτελούν αποτελεσματικά και με ακρίβεια. Αυτή η διαδικασία είναι γνωστή ως καταγραφή ροής εργασίας.

Μετά τη δημιουργία μιας ροής εργασίας, ένας προγραμματιστής πολιτών μπορεί να συνεργαστεί με έναν προγραμματιστή λογισμικού για να διασφαλίσει ότι πληροί τις βέλτιστες πρακτικές προγραμματισμού και τις απαιτήσεις ασφάλειας του οργανισμού τους.

Τύποι RPA

Υπάρχουν δύο κύριοι τύποι RPA:

• Μη παρακολουθούμενο RPA: Τα bots εκτελούν διαδικασίες ανεξάρτητα, αλληλεπιδρώντας άμεσα με τα συστήματα υπολογιστών. Χρονοδιαγράμματα ή συγκεκριμένες συνθήκες ενεργοποιούν ροές εργασίας για ενεργοποίηση.
• Παρακολουθούμενο RPA: Τα bots συνεργάζονται με ανθρώπους σε πιο σύνθετες διαδικασίες που δεν μπορούν να αυτοματοποιηθούν πλήρως. Οι άνθρωποι ξεκινούν τις ροές εργασίας όπως απαιτείται.

Κοινές εφαρμογές RPA: παραδείγματα και περιπτώσεις χρήσης

Μια μεγάλη ποικιλία κλάδων και επιχειρηματικών λειτουργιών εφαρμόζουν το RPA στις διαδικασίες τους. Η ενημέρωση των εγγραφών πελάτη είναι μια συνηθισμένη περίπτωση χρήσης RPA. Ακολουθούν διάφορα παραδείγματα όπου αποδίδει σημαντική αξία:

Finance

Οι ομάδες λογιστικής χρησιμοποιούν μη παρακολουθούμενα bots για να εξάγουν δεδομένα από τιμολόγια και να τα εισάγουν στα συστήματα ERP, να συμφωνούν αντίγραφα κίνησης λογαριασμού με εσωτερικές εγγραφές και να δημιουργούν οικονομικές αναφορές βάσει χρονοδιαγράμματος. Αυτά τα bots εκτελούνται στο παρασκήνιο χωρίς ανθρώπινη είσοδο για την επεξεργασία μεγάλου όγκου εγγράφων.

Ανθρώπινοι Πόροι

Οι υπεύθυνοι στελέχωσης εργάζονται μαζί με τα παρακολουθούμενα bots για την παραγωγή επιστολών προσφοράς απασχόλησης, τη διαχείριση της ενσωμάτωσης νέων συνεργατών και την ενημέρωση των αρχείων των εργαζομένων, μειώνοντας σημαντικά τον χρόνο παράδοσης.

Λειτουργίες

Οι κατασκευαστές και οι ομάδες εφοδιαστικής αλυσίδας χρησιμοποιούν τόσο μη παρακολουθούμενα όσο και παρακολουθούμενα bots. Τα μη παρακολουθούμενα bots διαχειρίζονται εργασίες ρουτίνας όπως ενημέρωση αποθέματος και επεξεργασία εντολών αγοράς, ενώ τα παρακολουθούμενα bots βοηθούν με πιο σύνθετες ροές εργασίας όπως διαχείριση εξαιρέσεων.

Υποστήριξη πελατών

Οι εταιρείες με μεγάλα δίκτυα πελατών επωφελούνται από τα μη παρακολουθούμενα bots που επεξεργάζονται παραγγελίες και διευκολύνουν τα δελτία υποστήριξης 24/7. Αυτή η μετατόπιση του φόρτου επιτρέπει στους ανθρώπινους πράκτορες να επικεντρωθούν σε πιο σύνθετες αλληλεπιδράσεις με τους πελάτες.

Από την αυξημένη παραγωγικότητα έως τα λιγότερα σφάλματα, αυτές οι περιπτώσεις χρήσης RPA επισημαίνουν τον τρόπο με τον οποίο τα bots παρέχουν μετρήσιμη αξία σε όλους τους οργανισμούς.

Έξυπνη αυτοματοποίηση RPA και AI

Πέρα από τα παραδοσιακά bots, οι χρήστες που καθοδηγούνται από AI χρησιμοποιούν τώρα το παραγωγικό AI για να αιτιολογήσουν μέσω μη δομημένων δεδομένων (για παράδειγμα, ερμηνεύοντας την πρόθεση ενός email) πριν ξεκινήσουν μια ροή εργασίας RPA. Ως αποτέλεσμα, οι οργανισμοί μπορούν να αυτοματοποιήσουν πιο σύνθετες ροές εργασίας, συμπεριλαμβανομένης της επεξεργασίας τιμολογίων σε πολλές μορφές, της εξαγωγής πληροφοριών από έγγραφα και της απόκρισης σε φωνητικές εντολές ή εντολές κειμένου.

Με άλλα λόγια, το έξυπνο RPA επεκτείνει την αυτοματοποίηση πέρα από τις δομημένες ροές εργασίας, επιτρέποντας την αυτοματοποίηση εργασιών που απαιτούσαν προηγουμένως ανθρώπινη κρίση. Η υπεραυτοματοποίηση προχωρά περαιτέρω στοχεύοντας στον συντονισμό ολόκληρων επιχειρηματικών διαδικασιών. Συνδυάζει το έξυπνο RPA με την εξόρυξη διαδικασιών και τα analytics για να δημιουργήσει ένα συνδεδεμένο οικοσύστημα αυτοματοποίησης.

Ο υπεραυτοματισμός αναζητά επίσης συνεχώς τρόπους αυτοματοποίησης και βελτιστοποίησης. Αυτή η προληπτική προσέγγιση ενισχύει την αποδοτικότητα και επιταχύνει τον ψηφιακό μετασχηματισμό σε όλο τον οργανισμό.

Σχεδιασμός προσέγγισης RPA

Μια επιτυχής προσέγγιση της RPA ξεκινά με στρατηγική αξιολόγηση των υφιστάμενων ροών εργασίας. Εντοπισμός διαδικασιών και use cases όπου η αυτοματοποίηση δεν εξοικονομεί απλώς χρόνο, αλλά εξαλείφει τα λειτουργικά προβλήματα και βελτιώνει την εμπειρία πελάτη. Ο στόχος είναι να εντοπιστούν επαναλαμβανόμενες διαδικασίες, βασισμένες σε κανόνες και διαδικασίες μεγάλου όγκου για την ιεράρχηση όπου η αυτοματοποίηση παρέχει τον πιο σημαντικό αντίκτυπο στην αποδοτικότητα και την εξοικονόμηση κόστους.

Οι οργανισμοί μπορούν στη συνέχεια να σχεδιάσουν και να αναπτύξουν bots χρησιμοποιώντας σύγχρονες πλατφόρμες RPA με εργαλεία ανάπτυξης χαμηλού κώδικα, επιτρέποντας στους μη τεχνικούς υπαλλήλους να δημιουργήσουν και να εκτελέσουν bots για τις δικές τους εργασίες.

Ο προγραμματισμός για την απόδοση και την επεκτασιμότητα είναι απαραίτητος. Οι ηγέτες θα πρέπει να προβλέπουν τη διαχείριση εκατοντάδων ή χιλιάδων αυτοματοποιημένων ροών εργασίας με την πάροδο του χρόνου. Η συνεχής επαναξιολόγηση και βελτιστοποίηση διασφαλίζουν ότι οι αυτοματοποιήσεις παραμένουν ευθυγραμμισμένες με τις μεταβαλλόμενες επιχειρηματικές ανάγκες και παρέχουν μακροπρόθεσμη αξία.

Προκλήσεις και περιορισμοί

Ενώ το RPA προσφέρει σημαντικά οφέλη, οι οργανισμοί θα πρέπει να προβλέπουν ορισμένες προκλήσεις.

Η συντήρηση μπορεί να είναι απαιτητική επειδή τα bots βασίζονται σε στοιχεία διασύνδεσης χρήστη, που σημαίνει ότι ακόμη και μικρές αλλαγές εφαρμογής μπορούν να διαταράξουν τους αυτοματισμούς. Για να εξασφαλιστεί η αξιοπιστία, είναι απαραίτητη η τακτική επικαιροποίηση, η συνεχής παρακολούθηση και η ισχυρή διακυβέρνηση.

Εξαιρέσεις όπως δεδομένα που λείπουν, παραβιάσεις κανόνα ή σφάλματα συστήματος αποτελούν επίσης πρόκληση. Η επίλυσή τους απαιτεί συχνά ανθρώπινη παρέμβαση, η οποία μπορεί να επιβραδύνει τις διαδικασίες αν δεν διαχειριστεί σωστά.

Επιπλέον, η κλιμάκωση του RPA σε πολλά τμήματα ή σύνθετες ροές εργασίας μπορεί να είναι δύσκολη. Οι οργανισμοί αντιμετωπίζουν συχνά προβλήματα ενοποίησης και χρειάζονται πλαίσια διακυβέρνησης για τη διαχείριση μεγάλων αναπτύξεων bot.

Για να ξεπεραστούν οι προκλήσεις κλιμάκωσης, οι ηγέτες υιοθετούν στρατηγικές αυτοματοποίησης clean core χρησιμοποιώντας πλατφόρμες όπως το SAP Build για να διασφαλίσουν ότι τα bots παραμένουν σταθερά ακόμη και κατά τη διάρκεια σημαντικών αναβαθμίσεων του συστήματος.

FAQ