Επισκόπηση πληροφοριακού συστήματος ανθρώπινων πόρων

Τα συστήματα HRIS - ή πληροφοριακά συστήματα ανθρώπινου δυναμικού - ήταν μία από τις πρώτες εμπορικές λύσεις λογισμικού που αναπτύχθηκαν τη δεκαετία του 1980. Γιατί; Το HR ήταν τότε - και παραμένει σήμερα - ένα από τα πιο διοικητικά τμήματα σε κάθε οργανισμό. Το προσωπικό των ανθρώπινων πόρων επιβαρύνεται όχι μόνο με τεράστιες γραφειοκρατικές διαδικασίες και τήρηση αρχείων, αλλά είναι επίσης οι διαχειριστές ορισμένων από τις πιο πολύτιμες και ευάλωτες πληροφορίες σχετικά με το εργατικό δυναμικό και τους αιτούντες.

Η τεχνολογία έχει εξελιχθεί από τότε. Τα σύγχρονα συστήματα HRIS αυτοματοποιούν τις ροές εργασίας, ενοποιούν τα σχόλια, προσαρμόζουν τις δομές αναφοράς σε πραγματικό χρόνο και ενεργοποιούνται όλο και περισσότερο από την AI για την παροχή έξυπνων προτάσεων, τον εντοπισμό παρατυπιών και την εξατομίκευση των εμπειριών χρήστη. Και παρέχοντας εμπειρίες χρήστη σε επίπεδο καταναλωτή και ευέλικτη λειτουργικότητα, τα σύγχρονα συστήματα HRIS είναι τόσο αποτελεσματικά και φιλικά προς τον χρήστη όσο και ισχυρά και ευέλικτα.

Το καλύτερο λογισμικό HRIS παρέχεται στο cloud, το οποίο παρέχει ένα ακόμη ευρύτερο φάσμα οφελών, όπως περισσότερη αποθήκευση δεδομένων, ισχυρότερη ασφάλεια και ομαλότερη ενοποίηση με συμπληρωματικές εφαρμογές όπως μισθοδοσία, παρακολούθηση αιτούντων και άλλα συστήματα HR.

Σήμερα, η AI στο HR μετασχηματίζει τις δυνατότητες του HRIS ενεργοποιώντας τις προγνωστικές πληροφορίες, την έξυπνη αυτοματοποίηση και αξιοποιώντας τις διασυνδέσεις που εκσυγχρονίζουν εργασίες όπως η ενσωμάτωση νέων συνεργατών, οι αναθεωρήσεις απόδοσης και η υπηρεσία εργαζομένων.

Ορισμός HRIS

Το HRIS σημαίνει πληροφοριακό σύστημα ανθρώπινων πόρων, μια λύση λογισμικού που βοηθάει τις εταιρείες να διαχειριστούν και να αυτοματοποιήσουν τις βασικές διαδικασίες HR και να υποστηρίξουν τη διαχείριση παροχών, τον χρόνο και τη συμμετοχή, τη μισθοδοσία και άλλες ροές εργασίας, καθώς και την αποθήκευση των δεδομένων των εργαζομένων, όπως προσωπικές, δημογραφικές και πληροφορίες αποζημίωσης.

HRIS έν. HRMS έν. HCM

Το HCM είναι ένας ευρύς όρος που περιλαμβάνει τις πρακτικές, τις πολιτικές, τις διαδικασίες και το λογισμικό που χρησιμοποιεί ένας οργανισμός για να διαχειριστεί το εργατικό δυναμικό του, από την πρόσληψη έως τη συνταξιοδότηση. Μια σουίτα HCM αναφέρεται συχνά ως σύστημα διαχείρισης ανθρώπινων πόρων (HRMS), και περιλαμβάνει λογισμικό HRIS.

Ένα σύστημα HRIS χρησιμοποιεί μια βάση δεδομένων εργαζομένων για την υποστήριξη βασικών διαδικασιών HR που είναι πιο γραμμικής και ποσοτικής φύσης, όπως η επεξεργασία μισθοδοσίας ή η διαχείριση χρόνου και παρουσίας. Συγκριτικά, το HRMS αναφέρεται σε μια πιο γενική λύση λογισμικού που περιέχει ένα HRIS, αλλά ενσωματώνει επίσης πιο ποιοτική και σύνθετη λειτουργικότητα που εμπλέκεται στη διαχείριση ταλέντων.

Για παράδειγμα, ένα HRIS μπορεί να βοηθήσει στην αυτοματοποίηση και τον εξορθολογισμό διαδικασιών όπως η τήρηση χρόνου εργαζομένων, και όταν αυτά τα δεδομένα ενοποιηθούν σε ένα σύστημα HRMS—τα δεδομένα τήρησης χρόνου μπορούν να αναλυθούν για τη βελτίωση της παραγωγικότητας και του προγραμματισμού—και με τη σειρά τους—ακόμη και για να βοηθήσουν στην πιο αποτελεσματική αυτοματοποίηση των εργασιών εντός του HRIS.

Γνωρίζοντας ποιες από αυτές τις λύσεις λογισμικού είναι καλύτερες για εσάς δεν είναι στην πραγματικότητα τόσο συγκεχυμένη όσο μπορεί να ακούγεται. Είναι απλά θέμα να ρίξεις μια ατάραχη ματιά στο πού βρίσκεται τώρα η εταιρεία σου, και πού θα ήθελες να είσαι μακροπρόθεσμα. Και μετά επιλέγοντας λύσεις HR που μπορούν να σε εξυπηρετήσουν σήμερα και να κλιμακωθούν μαζί σου αύριο.

Τι κάνουν τα πληροφοριακά συστήματα HR;

Οι καλύτερες λύσεις HRIS βάσει cloud υποστηρίζουν μια ποικιλία διαδικασιών HR και αλληλεπιδράσεων. Η τεχνολογία παρέχει έξυπνη αυτοματοποίηση των ροών εργασίας σε όλη την επιχείρηση, συμπεριλαμβανομένων:

Διαχείριση παροχών

• Αυτοματοποιημένη διαχείριση παροχών
• Αυτοεξυπηρέτηση ικανοτήτων για τους εργαζομένους ώστε να έχουν πρόσβαση, να επεξεργάζονται και να μαθαίνουν σχετικά με τις παροχές

Χρόνος και συμμετοχή

• Ακριβής διαχείριση αδειών εργαζομένων
• Αυξήστε τη διοικητική αποδοτικότητα με προφίλ χρόνου για να καθορίσετε τις αργίες των εργαζομένων, τα χρονοδιαγράμματα εργασίας και τα ασφάλιστρα.
• Αυτόματοι υπολογισμοί χρόνου και πληρωμής ανά προφίλ εργαζομένου

Ενσωματωμένη τοπική προσαρμογή

• Προσαρμογή σε επιχειρηματικές πρακτικές και νόμους συγκεκριμένης χώρας με αυτόματες νομικές και ρυθμιστικές αλλαγές
• Πλήρης απογραφή απαιτήσεων παγκοσμιοποίησης και τοπικής προσαρμογής για μεμονωμένες χώρες

Αυτοεξυπηρετήσεις εργαζομένων

• Δυνατότητες αυτοεξυπηρέτησης που αυξάνουν την παραγωγικότητα του εργατικού δυναμικού
• Ενοποιημένα δεδομένα HR σε μία ενιαία πλατφόρμα
• Ανιχνεύσιμες βασικές πληροφορίες HR βάσει των ειδικών για τη χώρα απαιτήσεων
• Δώστε στους εργαζομένους μια εξατομικευμένη σελίδα προφίλ, στην οποία μπορούν να διαχειρίζονται και να προβάλουν παροχές, να ζητούν χρόνο εκτός εργασίας και άλλα πολλά

Οργανωτικές δομές

• Αναλύσεις για πληροφορίες πραγματικού χρόνου για ολόκληρο το εργατικό δυναμικό
• Εντοπισμός κρίσιμων θέσεων και γρήγορη πραγματοποίηση προσαρμογών εργατικού δυναμικού για την αντιμετώπιση των ελλείψεων
• Οπτικοποίηση οργανωτικών δομών

Οφέλη ενός συστήματος cloud HRIS

Εκτός από τη βασική λειτουργικότητα ενός σύγχρονου HRIS, τα συστήματα βάσει cloud ενοποιούνται ευκολότερα με τα υπάρχοντα συστήματά σας. Είναι επεκτάσιμες και μπορούν πιο εύκολα να ενισχυθούν από νέες καινοτομίες και χαρακτηριστικά ασφαλείας.

Παρακάτω είναι μερικά μόνο από τα κοινά οφέλη ενός ενοποιημένου συστήματος cloud HRIS:

• Καθιστά τον διαχειριστή του HR πιο γρήγορο και πιο ακριβές: Όταν ασχολείστε με τα μέσα διαβίωσης των ανθρώπων, δεν υπάρχει περιθώριο σφάλματος. Με την ικανότητά του να αυτοματοποιεί και να εκσυγχρονίζει τις εργασίες διαχείρισης, το λογισμικό HRIS μπορεί να απελευθερώσει τις ομάδες HR από τις καθυστερήσεις και τις ανακρίβειες που προκύπτουν από τα χειροκίνητα και έντυπα συστήματα.
• Βελτιώνει την εμπειρία των εργαζομένων: Οι εργοδότες μερικές φορές ξεχνούν πόσο σημαντικό είναι για τις ομάδες τους να μπορούν να δουν την κατάσταση των παροχών, των πληρωμών και του χρόνου εκτός εργασίας τους. Τα εργαλεία HRIS επιτρέπουν στους εργαζομένους να έχουν άμεση πρόσβαση στα προσωπικά τους στοιχεία, να δημιουργούν αναφορές και να εκδίδουν αιτήματα - όλα χωρίς την ταλαιπωρία και τον χρόνο που χρειάζεται για να περάσουν από το τμήμα HR.
• Βελτιώνει την αποδοτικότητα: Οι λύσεις HRIS προσφέρουν ένα ευρύ φάσμα εργαλείων αυτοεξυπηρέτησης που ελαχιστοποιούν σε μεγάλο βαθμό την ανάγκη για email και έντυπες φόρμες και διαδικασίες έγκρισης. Τα χρονοδιαγράμματα, οι ροές εργασίας, τα αιτήματα χρόνου εκτός εργασίας και άλλα—μπορούν να αυτοματοποιηθούν και να διαχειριστούν σε πραγματικό χρόνο και άμεσα.
• Υποστηρίζει τις προσπάθειες συμμόρφωσης: Με την αύξηση της απομακρυσμένης εργασίας και την πολιτιστική στροφή προς μεγαλύτερη ευαισθησία και επίλυση διαφορών, οι επιχειρήσεις πρέπει να είναι σίγουροι ότι βρίσκονται στη σωστή πλευρά των παγκόσμιων κανονισμών εργασίας και απασχόλησης. Το Cloud HRIS βοηθάει να διασφαλιστεί ότι όλες οι δραστηριότητες HR εμπίπτουν στα όρια της συμμόρφωσης και βοηθούν στην υποστήριξη του εργατικού δυναμικού τους.
• Διατηρεί τα πράγματα ασφαλή: Εντός των αρχείων HR υπάρχουν μερικά από τα πιο ευαίσθητα και πολύτιμα δεδομένα στην εταιρεία σας - συμπεριλαμβανομένων των ιατρικών και οικονομικών αρχείων και λεπτομερειών των εργαζομένων. Στο παρελθόν, όταν τα δεδομένα αυτά ήταν αποθηκευμένα σε φορητούς υπολογιστές ή μη ασφαλείς βάσεις δεδομένων, υπήρχε ένας διαρκώς παρών κίνδυνος συμβιβασμού. Τα σημερινά ενοποιημένα συστήματα HRIS έχουν ενσωματώσει προηγμένα πρωτόκολλα ασφάλειας για να βοηθήσουν στην ελαχιστοποίηση των κινδύνων κυβερνοασφάλειας.

Πώς η ενοποίηση cloud HRIS υποστηρίζει τις βασικές διαδικασίες HR

Ενώ τα συστήματα HRIS βοηθούν στη συγκέντρωση και τον εξορθολογισμό των διαδικασιών HR και της διοίκησης, υπάρχουν πολλές άλλες βασικές λειτουργίες που εξελίσσονται ταυτόχρονα, όπως η πρόσληψη, η εκπαίδευση και ο προγραμματισμός. Και δεν χρειάζεται να είστε ειδικός HR για να δείτε πόσο χρήσιμο μπορεί να είναι για όλες αυτές τις βασικές λειτουργίες να ενοποιηθούν και να συγκεντρωθούν. Ωστόσο, όταν οι οργανισμοί εργάζονται με παλιά συστήματα και αποσυνδεδεμένες εφαρμογές λογισμικού HR, αναγκάζονται να χρησιμοποιήσουν μη αυτόματες διαδικασίες για να αναζητήσουν εργαλεία και πληροφορίες στα οργανωτικά σιλό.

Τα καλύτερα συστήματα cloud HRIS δεν επιτρέπουν μόνο την ενοποίηση με το βασικό ERP, αλλά είναι διαμορφωμένα για αυτό. Για παράδειγμα, ένα σύστημα cloud ERP διαχειρίζεται ένα ευρύ φάσμα καθημερινών επιχειρηματικών δραστηριοτήτων και δημιουργείται για να ενοποιήσει ένα πλήθος ανόμοιων επιχειρηματικών διαδικασιών. Ενοποιώντας τα διεπιχειρησιακά δεδομένα, οι ERP παρέχουν μια ενιαία πηγή αλήθειας και διασφαλίζουν την ακεραιότητα των αξιόπιστων δεδομένων. Έτσι, όταν οι βασικές διαδικασίες HR και το HRIS ενοποιούνται με την ταχύτητα και την αναλυτική δυναμικότητα ενός σύγχρονου ERP που τροφοδοτείται από AI, τότε αποκτάτε τα καλύτερα και από τους δύο κόσμους.

Παραδείγματα HRIS σε ενέργεια

Μόλις πριν από λίγα χρόνια, ήταν κυρίως οι μεγαλύτεροι οργανισμοί που έκαναν χρήση των λύσεων HRIS. Αλλά καθώς τα ολοκληρωμένα συστήματα βάσει cloud αυξάνονται σε δημοτικότητα, γίνεται όλο και πιο εφικτό για μικρότερους - και αναπτυσσόμενους - οργανισμούς να αξιοποιήσουν τα οφέλη και την αποδοτικότητα ενός HRIS.

Ακολουθούν ορισμένα παραδείγματα εταιρειών που έχουν απλοποιήσει τις διαδικασίες HR χρησιμοποιώντας ένα HRIS:

• Το Sun Communities, ένα από τα μεγαλύτερα αμοιβαία κεφάλαια επενδύσεων σε ακίνητα στον κόσμο, μεταμόρφωσε τις διαδικασίες HR με το SAP SuccessFactors για την υποστήριξη πάνω από 3.800 εργαζομένων σε 670+ ακίνητα. Η εταιρεία βελτιστοποίησε την ενσωμάτωση, βελτίωσε τη συμμόρφωση και δημιούργησε ένα πιο συνδεδεμένο και παρακινημένο εργατικό δυναμικό.
• Η Volkswagen, παγκόσμιος ηγέτης της αυτοκινητοβιομηχανίας, εναρμόνισε τις διαδικασίες HR της σε ένα κατακερματισμένο τοπίο σε μια ενοποιημένη πλατφόρμα. Περισσότερες από 40 χώρες υποστηρίζονται τώρα με τοπικά προσαρμοσμένο βασικό HR και συμμόρφωση.

Εξερευνήστε το λογισμικό HRIS σήμερα

Οι σύγχρονες επιχειρήσεις αναζητούν μια ενοποιημένη, παγκόσμια, βασική λύση HR– μια λύση που προσφέρει εμπειρίες χρήστη σε επίπεδο καταναλωτή και υποστηρίζει ανάλυση και αυτοματοποίηση δεδομένων πραγματικού χρόνου. Καθώς το εργατικό δυναμικό κατανέμεται περισσότερο, το λογισμικό HRIS πρέπει να παγκοσμιοποιηθεί μαζί με αυτά παρέχοντας βαθιά τοπική προσαρμογή και συμμόρφωση σε πολλές χώρες. Και καθώς τα επιχειρηματικά μοντέλα μετατοπίζονται και εξελίσσονται, οι εταιρείες απαιτούν την ευελιξία και την απλότητα που παρέχεται από ένα ευρύ φάσμα πραγματικά σχετικών και ισχυρών prebuilds, βοηθώντας τους να εφαρμόσουν νέες διαδικασίες και εφαρμογές αξιόπιστα και γρήγορα.

Συχνές ερωτήσεις HRIS