Επισκόπηση συστήματος παρακολούθησης υποψηφίων

Ένα σύστημα παρακολούθησης υποψηφίων (ATS) είναι μια εφαρμογή λογισμικού για ανθρώπινους πόρους (HR) που βοηθά τους οργανισμούς να διαχειρίζονται τις εργασίες προσλήψεων και προσλήψεων ψηφιακά. Λειτουργεί ως η κεντρική βάση δεδομένων για τις πληροφορίες θέσης εργασίας και αιτούντος όπου οι προκηρύξεις θέσεων εργασίας, οι δημοσιεύσεις και οι αιτήσεις διαχειρίζονται και οι αιτούντες ελέγχονται και επιλέγονται.

Το ATS υποστηρίζει την εκτέλεση κοινών εργασιών όπως η δημιουργία περιγραφών θέσεων εργασίας, η δημοσίευση θέσεων εργασίας σε ιστότοπους καριέρας και πίνακες θέσεων εργασίας, η σάρωση résumé, ο προγραμματισμός συνεντεύξεων, η συλλογή σχολίων, η εκτέλεση ελέγχων ιστορικού και η δημιουργία επιστολών προσφοράς με ηλεκτρονικές υπογραφές.

Το σύστημα διαχειρίζεται επίσης την εμπειρία για τους αιτούντες εργασία. Αυτό περιλαμβάνει την αναζήτηση θέσεων εργασίας, την ηλεκτρονική αίτηση και τον έλεγχο της κατάστασης μιας αίτησης, καθώς και τη δημιουργία ειδοποιήσεων στους αιτούντες.

Τι κάνει ένα σύστημα παρακολούθησης υποψηφίων;

Ένα ATS λειτουργεί ως βάση δεδομένων για αιτούντες εργασία, αυτοματοποιώντας και διαχειρίζοντας τις ροές εργασίας που σχετίζονται με τη διαδικασία στελέχωσης. Επιτρέπει στους διευθυντές προσλήψεων και τους υπεύθυνους στελέχωσης να περικόψουν τον όγκο των βιογραφικών που λαμβάνουν, ώστε να μπορούν να εστιάσουν τον χρόνο τους στους πλέον καταρτισμένους αιτούντες.

Με τη δυνατότητα προγραμματισμού επιχειρηματικών κανόνων σε ένα ATS, οι εταιρείες μπορούν να διασφαλίσουν ότι ακολουθούν τις βέλτιστες πρακτικές πρόσληψης ενώ εξασφαλίζουν την υποβολή των αιτήσεων προσωπικών δεδομένων.

Ποιος χρησιμοποιεί ένα σύστημα παρακολούθησης υποψηφίων;

Οι εταιρείες όλων των μεγεθών και οι βιομηχανίες χρησιμοποιούν συστήματα παρακολούθησης υποψηφίων για να οργανώσουν, να αναζητήσουν και να επικοινωνήσουν με τους αιτούντες εργασία και να διαχειριστούν τη διαδικασία υποβολής αίτησης εργασίας. Ενώ προηγουμένως ο τομέας των μεγαλύτερων εταιρειών Fortune 500 λόγω των σχετικών δαπανών και απαιτήσεων υποδομής, σήμερα οι μικρότεροι οργανισμοί μπορούν να αξιοποιήσουν την εξοικονόμηση κόστους των προσφορών λογισμικού ως υπηρεσία (SaaS) στο cloud.

Γιατί είναι σημαντικό ένα ATS;

Ένα ATS επιταχύνει τη διαδικασία πρόσληψης. Με τη μετάβαση από μη ηλεκτρονικές και έντυπες διαδικασίες σε μια αυτοματοποιημένη ψηφιακή διαδικασία, οι εργασίες πρόσληψης και πρόσληψης βελτιώνονται, απελευθερώνοντας χρόνο και διασφαλίζοντας δίκαιες και βέλτιστες πρακτικές πρόσληψης.

Ακολουθούν ορισμένα παραδείγματα του τρόπου με τον οποίο ένα σύστημα παρακολούθησης υποψηφίων μπορεί να ωφελήσει έναν οργανισμό:

• Περισσότεροι αιτούντες: Ένα ATS διευκολύνει τα άτομα που αναζητούν εργασία να αναζητήσουν θέσεις εργασίας και να υποβάλουν αίτηση μέσω διαδικτύου, αυξάνοντας τον συνολικό αριθμό των αιτήσεων.
• Γρήγοροι κύκλοι προσλήψεων: Οι υπεύθυνοι στελέχωσης μπορούν γρήγορα να αναζητήσουν ολόκληρο τον υποψήφιο αγωγό, επιλέγοντας υποψηφίους που ενδιαφέρονται και επενδύοντας το χρόνο τους σε εργασία υψηλότερης αξίας, όπως συνεντεύξεις, αναφορές και προσφορές.
• Μεγαλύτερη συνεργασία με τα ενδιαφερόμενα μέρη: Κατά τη διάρκεια του σταδίου της συνέντευξης, οι διευθυντές προσλήψεων εξετάζουν και παρέχουν σχόλια σχετικά με τους υποψηφίους εντός του ATS. Οι επιχειρηματικοί κανόνες μπορούν να διαμορφωθούν για να αυτοματοποιήσουν την πρόοδο των υποψηφίων μέσω των σταδίων διαλογής και πρόσληψης.

Η εξέλιξη των συστημάτων παρακολούθησης υποψηφίων

Πριν από το διαδίκτυο, οι θέσεις εργασίας διαφημίζονταν σε απόρρητες εφημερίδες και βιομηχανικές εκδόσεις. Η διαδικασία βασιζόταν σε χαρτί, γεγονός που καθιστούσε χρονοβόρα και δύσκολη τη διαχείρισή της. Οι αιτούντες θέση εργασίας δεν ήταν δυνατό να καθορίσουν εύκολα την κατάσταση μιας αίτησης. Οι υπεύθυνοι στελέχωσης και οι διευθυντές προσλήψεων - λόγω του μεγάλου όγκου των έντυπων αιτήσεων - δεν ήταν σε θέση να αναγνωρίσουν τους πιο καταρτισμένους αιτούντες.

Με τις ψηφιακές και επιγραμμικές τεχνολογίες, η υποβολή αίτησης για εργασία έγινε πολύ πιο εύκολη. Οι παγκόσμιοι ιστότοποι για την απασχόληση προώθησαν ευκαιρίες απασχόλησης σε ανθρώπους σε όλο τον κόσμο. Ξαφνικά οι προσλήψεις είχαν γίνει επιχείρηση όγκου.

Τα πρώτα συστήματα παρακολούθησης υποψηφίων αναπτύχθηκαν στα τέλη της δεκαετίας του 1990 και στεγάστηκαν σε εγκαταστάσεις. Τα συστήματα επικεντρώθηκαν στην επεξεργασία και την αποθήκευση του τεράστιου αριθμού ληφθεισών πρακτικών, διασφαλίζοντας παράλληλα τη συμμόρφωση και τη συνέπεια στις πρακτικές προσλήψεων. Οι υπεύθυνοι προσλήψεων και οι διευθυντές προσλήψεων ένιωσαν επίσης τον αντίκτυπο ενός τόσο μεγάλου όγκου εφαρμογών και σύντομα αυτά τα συστήματα εξελίχθηκαν για την υποστήριξη προ-διαλογής, σάρωσης résumé, ανάλυσης, αυτοματοποιημένων ειδοποιήσεων και analytics.

Σήμερα, τα συστήματα παρακολούθησης υποψηφίων αναπτύσσονται κυρίως στο cloud και προσφέρονται ως λογισμικό ως υπηρεσία, ή λύση SaaS, με δυνατότητες AI. Ένα ATS βάσει cloud εξαλείφει το υψηλό κόστος υλοποίησης και τις αναποτελεσματικές διαδικασίες, μειώνοντας την εξάρτηση από το ΙΤ.

Η τεχνολογία ATS έχει εξελιχθεί για να υποστηρίξει τις σύγχρονες απαιτήσεις πρόσληψης, οι οποίες μπορούν να περιλαμβάνουν:

• Ροές εργασίας που υποστηρίζονται από την AI: Βελτιστοποιήστε την πρόσληψη με αντιστοίχιση καθοδηγούμενη από AI, αυτοματοποιημένη προβολή, προγραμματισμό συνεντεύξεων και διαχείριση ψηφιακών προσφορών για να επιταχύνετε τις αποφάσεις και να υποστηρίξετε τον προγραμματισμό εργατικού δυναμικού.
• Εικονικές προσλήψεις: Υποστηρίξτε τον απομακρυσμένο χώρο εργασίας και τις προσπάθειες στελέχωσης, όπως ιστοσελίδες καριέρας, επικοινωνία υποψηφίων, προσφορές και συνεντεύξεις.
• Μαζικές προσλήψεις: Προσελκύστε, εξετάστε και προσλάβετε γρήγορα μεγάλους όγκους αιτούντων για συγκεκριμένους κλάδους, όπως η υγειονομική περίθαλψη, τα παντοπωλεία, το ηλεκτρονικό εμπόριο και η τεχνολογία.
• Υψηλός όγκος υποψηφίων: Οθόνη μεγάλων όγκων αιτούντων για συγκεκριμένα ανοίγματα.
• Εσωτερικές προσλήψεις: Ταυτοποιήστε τους εργαζομένους για να προωθήσετε την εσωτερική ανέλιξη.
• Ποικιλομορφία και ένταξη: Διασφαλίστε την ευθυγράμμιση με τις πρωτοβουλίες πρόσληψης μιας εταιρείας και τις μη προκατειλημμένες πρακτικές πρόσληψης.

Ένα ATS υποστηρίζει τη διαδικασία στελέχωσης από τη δημοσίευση μιας θέσης εργασίας που ανοίγει μέχρι την παρουσίαση μιας επιστολής προσφοράς. Δεδομένου ότι τα δεδομένα πρόσληψης είναι προσωπικά δεδομένα, τα συστήματα παρακολούθησης αιτούντων βοηθούν επίσης τις εταιρείες να παραμείνουν σύμφωνες με τη νομοθεσία περί προστασίας δεδομένων όπως ο ΓΚΠΔ.

Περίπτ.χρήσ.για ATS

Οι υπεύθυνοι στελέχωσης είναι οι πιο ενεργοί χρήστες ενός ATS. Χρησιμοποιούν το σύστημα σε καθημερινή βάση για να διαχειρίζονται τις προκηρύξεις θέσεων εργασίας, να δημοσιεύουν ανοιχτές θέσεις εργασίας, να ελέγχουν τους αιτούντες και να διαχειρίζονται την πρόοδο των υποψηφίων μέσω των σταδίων πρόσληψης και πρόσληψης.

Οι διευθυντές προσλήψεων χρησιμοποιούν ένα ATS για να συμμετάσχουν στη διαδικασία πρόσληψης. Το σύστημα τους παρέχει άμεση πρόσβαση σε ενεργές προκηρύξεις θέσεων εργασίας για τον έλεγχο των περιγραφών θέσεων εργασίας, των αιτούντων και των βιογραφικών σημειωμάτων, καθώς και για την προβολή της κατάστασης κάθε υποψηφίου. Δημιουργούνται πληροφορίες από το ATS για την προετοιμασία και τη διεξαγωγή συνεντεύξεων, καθώς και για την αποθήκευση ποσοτικών και ποιοτικών σχολίων μετά από συνέντευξη.

Οι αιτούντες θέση εργασίας χρησιμοποιούν το ATS για αναζήτηση και υποβολή αίτησης για θέσεις εργασίας, έλεγχο κατάστασης αίτησης και αποδοχή προσφορών εργασίας.

Τι να αναζητήσετε όταν εξετάζετε ένα ATS

Τα συστήματα παρακολούθησης υποψηφίων προσφέρονται ως αυτόνομες λύσεις ή μπορούν να συμπεριληφθούν ως μέρος μιας διατερματικής πλατφόρμας λογισμικού προσλήψεων που περιλαμβάνει δυνατότητες για διαχείριση σχέσεων υποψηφίων (CRM).

Το λογισμικό CRM χρησιμοποιείται συχνά παράλληλα με ένα ATS. Αλλά σε αντίθεση με ένα ATS, αυτά τα συστήματα χρησιμοποιούνται για την προσέλκυση ταλέντων και τη δημιουργία σχέσεων με αιτούντες που έχουν μεταβεί σε καθεστώς υποψηφίου. Τα συστήματα διαχείρισης σχέσεων με υποψηφίους εστιάζουν στη δέσμευση των υποψηφίων και στη δημιουργία μιας συνολικής θετικής εμπειρίας πρόσληψης.

Ορισμένοι οργανισμοί προτιμούν την απλότητα μιας αυτόνομης εφαρμογής ATS για τη διαχείριση δεδομένων υποψηφίων. Ωστόσο, η επιλογή αυτή παρουσιάζει ορισμένους περιορισμούς. Ενώ επαρκούν για την επεξεργασία ενεργών υποψηφίων, αυτά τα συστήματα δεν παρέχουν τις ικανότητες που απαιτούνται για την εμπλοκή και την καλλιέργεια παθητικών ταλέντων.

Το λογισμικό στελέχωσης που περιλαμβάνει τη λειτουργικότητα ATS και CRM παρέχει τη μέγιστη ευελιξία και αποτελεσματικότητα σε ολόκληρο το ταξίδι από εφαρμογή σε υποψήφιο. Τα συνδυασμένα οφέλη περιλαμβάνουν:

• Πρόσβαση σε ιστότοπους προηγμένης σταδιοδρομίας
• Προσαρμοσμένες σελίδες προορισμού
• Εκστρατείες μάρκετινγκ μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
• Μεγαλύτερες ομάδες βάσει ταλέντων
• Μεγαλύτερο ενδιαφέρον και δέσμευση από προεπιλεγέντες υποψηφίους
• Γρηγορότεροι κύκλοι προσλήψεων
• Μεγαλύτερη συνεργασία με τα εσωτερικά ενδιαφερόμενα μέρη

Μια ολοκληρωμένη λύση στελέχωσης μειώνει το κόστος και εξαλείφει την πολυπλοκότητα της διαχείρισης πολλαπλών συστημάτων παράλληλα.

Μεταξύ των πρόσθετων εκτιμήσεων περιλαμβάνονται τα εξής:

• Κλιμάκωση: Οι ανάγκες πρόσληψης ενός οργανισμού θα κυμανθούν, οπότε το λογισμικό πρέπει να είναι ευέλικτο και κλιμακούμενο.
• Ενσωμάτωση: Προσδιορίστε εκ των προτέρων πώς η τεχνολογία θα ενσωματωθεί με άλλο λογισμικό προσλήψεων καθώς και τη συνολική τεχνολογική υποδομή ανθρώπινων πόρων. Αυτές οι ενσωματώσεις θα υποστηρίξουν την εξάλειψη των μη αυτόματων διαδικασιών δεδομένων και τη δυνατότητα συνδυασμού των δεδομένων πρόσληψης με τα δεδομένα των εργαζομένων.
• Απαιτήσεις χρήστη: Εξετάστε όλους τους χρήστες —αιτούντες, υπεύθυνους στελέχωσης, διευθυντές προσλήψεων— και διασφαλίστε ότι το ATS είναι σε θέση να προσφέρει μια αποτελεσματική και θετική εμπειρία για όλους.

Ποιες είναι οι δυνατότητες μιας end-to-end πλατφόρμας στελέχωσης που περιλαμβάνει ATS και CRM;

Ακολουθεί μια επισκόπηση των συνδυασμένων χαρακτηριστικών και λειτουργιών που μπορείτε να αξιοποιήσετε με μια ολοκληρωμένη λύση στελέχωσης:

Καταχώριση θέσης

• Δημιουργήστε περιγραφές θέσεων εργασίας που δίνουν έμφαση στις προτιμώμενες ικανότητες.
• Προσδιορίστε την μεροληψία λόγω φύλου και τους δείκτες αναφοράς μισθών χρησιμοποιώντας αυτοματοποιημένες σαρώσεις.
• Δημιουργήστε έναν ιστότοπο με το εμπορικό σήμα του εργοδότη για όσους αναζητούν εργασία.
• Δημιουργήστε και διαχειριστείτε δημοσιεύσεις σε ιστότοπους καριέρας και πίνακες θέσεων εργασίας.
• Χρησιμοποιήστε διαμορφώσιμες εφαρμογές ανά αίτηση (mobile-application, quick-application, multi-stage).

Έλεγχος αιτούντων

• Αναζήτηση εξωτερικών και εσωτερικών εφαρμογών χρησιμοποιώντας μία βάση δεδομένων.
• Διαμορφώστε ερωτήσεις διαλογής πριν την εφαρμογή για κάθε δημοσίευση.
• Αυτοματοποιήστε την αποθήκευση και ανάλυση των δεδομένων résumé, συμπεριλαμβανομένης της ανάλυσης.
• Λάβετε αυτοματοποιημένες ειδοποιήσεις και ειδοποιήσεις εξατομικευμένες για κάθε ρόλο.
• Παρέχετε ασφαλή πρόσβαση σε τρίτα πρακτορεία.
• Δημιουργήστε αναφορές πραγματικού χρόνου και analytics σε όλη τη διαδικασία στελέχωσης.

Συνέντευξη υποψηφίων

• Προγραμματίστε συνεντεύξεις και παρακολουθήστε την πρόοδο.
• Λάβετε σχόλια και ενοποιήστε αυτόματα τις βαθμολογίες υποψηφίων.
• Παρέχει ασφαλή πρόσβαση σε μια πύλη υποψηφίων για τις τρέχουσες πληροφορίες και την τρέχουσα κατάσταση.

Πρόσληψη και ενσωμάτωση νέων συνεργατών

• Πρόσβαση σε επώνυμα πρότυπα και φόρμες με προσυμπληρωμένα δεδομένα.
• Δημιουργήστε και παρουσιάστε επιστολές προσφοράς με δυνατότητες ηλεκτρονικής υπογραφής για ταχύτερη επιστροφή.
• Αυτοματοποιήστε τη διαδικασία ενσωμάτωσης νέων συνεργατών.

Πότε πρέπει ένας οργανισμός να εφαρμόσει ένα ATS;

Μια εφαρμογή ATS θα πρέπει να εξετάζεται από οργανισμούς που αναπτύσσονται γρήγορα και έχουν φιλόδοξους στόχους πρόσληψης που σχετίζονται με τη συνολική επιχειρηματική στρατηγική. Οι πρόσθετες απαιτήσεις θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν στόχευση ενός εξειδικευμένου συνόλου δεξιοτήτων ή ρόλου που βρίσκεται σε υψηλή ζήτηση, υποστήριξη μαζικών προσπαθειών στελέχωσης ή επίλυση σημαντικών ανεπαρκειών εντός του HR όπου ένα κεντρικό μοντέλο δεδομένων και αυτοματοποιημένες ροές εργασίας θα εξοικονομούσαν χρόνο και χρήμα. Αυτές οι ανεπάρκειες θα μπορούσαν να είναι:

• Οι προσπάθειες πρόσληψης παρακολουθούνται σε ένα λογιστικό φύλλο.
• Η ίδια δημοσίευση θέσης εργασίας πρέπει να υποβληθεί μη αυτόματα σε πολλούς πίνακες θέσεων εργασίας.
• Ο χρόνος ξοδεύεται για την επανεξέταση ενός μεγάλου όγκου άσχετων εφαρμογών.
• Ανατροφοδότηση και οι αποφάσεις από την ομάδα πρόσληψης είναι δύσκολο να ληφθούν.
• Εσωτερικοί πόροι δεν είναι διαθέσιμοι για τη δημιουργία, συντήρηση ή βελτίωση ενός υπάρχοντος ιστότοπου καριέρας.
• Η μέτρηση της αξίας των προσλήψεων είναι δύσκολη και ασυνεπής.

Πότε πρέπει να αναβαθμίσω το ATS μου;

Πολλοί οργανισμοί επιλέγουν να αναβαθμίσουν από ένα υπάρχον ATS σε μια ολοκληρωμένη πλατφόρμα λογισμικού προσλήψεων, συμπεριλαμβανομένων των δυνατοτήτων δέσμευσης υποψηφίων σε ένα CRM.

Ένα παλιό ATS μπορεί να οδηγήσει στις ακόλουθες ανεπάρκειες HR:

• Η ίδια αίτηση εργασίας εξυπηρετείται για κάθε θέση εργασίας που ανοίγει.
• Ένα μεγάλο ποσοστό παράδοσης εμφανίζεται κατά τη διαδικασία πρόσληψης.
• Η φροντίδα και η δέσμευση των υποψηφίων είναι δύσκολη και αναποτελεσματική.
• Η παρουσία ασυνείδητης προκατάληψης είναι άγνωστη.
• Συγκεκριμένες στρατηγικές πρόσληψης, τέτοιες μαζικές προσλήψεις, εσωτερική πρόοδος και εικονική πρόσληψη, είναι δύσκολες αν όχι αδύνατες.

Τα συστήματα παρακολούθησης υποψηφίων, ειδικά όταν ενσωματώνονται σε ολοκληρωμένες λύσεις πρόσληψης, παρέχουν μια σύγχρονη, ασφαλή πλατφόρμα για το ανθρώπινο δυναμικό ώστε να προσελκύει, να εντοπίζει, να δεσμεύει και να προσλαμβάνει τους καλύτερους υποψηφίους. Ένα ATS εξαλείφει τις χρονοβόρες χειροκίνητες διαδικασίες ώστε οι προσπάθειες στελέχωσης να μπορούν να συγχρονιστούν τέλεια με την προβλεπόμενη ανάπτυξη της εταιρείας.