Επισκόπηση συστήματος διαχείρισης απόδοσης

Ένα σύστημα διαχείρισης απόδοσης παρακολουθεί την απόδοση των εργαζομένων με τρόπο συνεπή και μετρήσιμο. Το σύστημα βασίζεται σε ένα συνδυασμό τεχνολογιών και μεθοδολογιών για να εξασφαλίσει ότι οι άνθρωποι σε όλο τον οργανισμό ευθυγραμμίζονται με τους στρατηγικούς στόχους της επιχείρησης και συμβάλλουν σε αυτούς.

Το σύστημα είναι συνεργατικό, με τους διευθυντές και τους υπαλλήλους να συνεργάζονται για να καθορίσουν τις προσδοκίες, να αναγνωρίσουν τους στόχους των εργαζομένων, να καθορίσουν τη μέτρηση απόδοσης, να μοιραστούν τις αναθεωρήσεις και τις αξιολογήσεις απόδοσης των εργαζομένων και να παρέχουν σχόλια.

Όταν ορίζεται σωστά και εφαρμόζεται με συνέπεια, ένα σύστημα διαχείρισης απόδοσης αυξάνει τη συνολική παραγωγικότητα του εργατικού δυναμικού. Οι εργαζόμενοι επενδύονται περισσότερο στην εργασία τους και ο τζίρος ελαχιστοποιείται ενώ μεγιστοποιούνται τα έσοδα ανά εργαζόμενο.

Ποια είναι τα βασικά στοιχεία ενός συστήματος διαχείρισης απόδοσης;

Το λογισμικό διαχείρισης απόδοσης μπορεί να υλοποιηθεί στο cloud, στις εγκαταστάσεις ή μέσα σε ένα υβριδικό περιβάλλον.

Μια πλατφόρμα cloud ή HR cloud παρέχει ένα εύρος οφελών που περιλαμβάνουν μεγαλύτερες δυνατότητες αποθήκευσης δεδομένων, ισχυρότερη ασφάλεια και ευκολότερη ενοποίηση με συμπληρωματικές εφαρμογές, όπως μάθηση και ανάπτυξη, αποζημίωση και άλλα ανθρωποκεντρικά συστήματα.

Ένα σύστημα διαχείρισης απόδοσης βασίζεται σε τρεις βασικές διαδικασίες:

1. Σχεδιάστε και ενεργήστε με διαχείριση στόχων

   • Ευθυγράμμιση της απόδοσης του εργαζομένου με τους σκοπούς του οργανισμού.
   • Ανάθεση εργασίας που έχει νόημα και ολοκλήρωση για την αύξηση της δέσμευσης των εργαζομένων.
   • Προσαρμόστε γρήγορα τους στόχους όταν αλλάζουν οι επιχειρηματικές προτεραιότητες.

2. Παρακολούθηση με συνεχή διαχείριση απόδοσης

   • Παρακολουθήστε τους στόχους κάθε εργαζόμενου για να διασφαλίσετε συνεχή ευθυγράμμιση με τους οργανωτικούς στόχους.
   • Παροχή σχολίων και καθοδήγησης για τη βελτίωση της απόδοσης.
   • Αναγνωρίστε τα καλά αποτελέσματα καθώς συμβαίνουν.

3. Αξιολόγηση και αναγνώριση μέσω αξιολογήσεων απόδοσης

   • Αξιολογήστε την απόδοση με συνέπεια και ακρίβεια.
   • Αναγνωρίστε και ανταμείψτε τους ισχυρούς εκτελεστές.
   • Χρησιμοποιήστε πληροφορίες βάσει δεδομένων από το σύστημα για να ποσοτικοποιήσετε την αξία που παραδίδει το εργατικό δυναμικό σας στην επιχείρηση.

Η εξέλιξη των συστημάτων διαχείρισης επιδόσεων

Οι επιχειρήσεις διαχειρίζονται την απόδοση των ατόμων εδώ και αιώνες. Αλλά ένα από τα πρώτα τυποποιημένα μοντέλα εισήχθη κατά τη διάρκεια του Πρώτου και του Δεύτερου Παγκοσμίου Πολέμου, όταν ο στρατός χρειαζόταν να κατανοήσει τα δυνατά σημεία και τις δυνατότητες κάθε μέλους για να ενημερώσει τις στρατηγικές μάχης.

Μέχρι τα μέσα του αιώνα, οι αξιολογήσεις απόδοσης χρησιμοποιούνταν από τις επιχειρήσεις για να βαθμολογήσουν την απόδοση των μεμονωμένων εργαζομένων και να αναθέσουν ανταμοιβές.

Στη δεκαετία του 1960, η εστίαση άρχισε να μετατοπίζεται στην ανάπτυξη των εργαζομένων, όπου οι συζητήσεις διεξάγονταν μεταξύ ενός εργαζόμενου και του διευθυντή του για την αναθεώρηση της απόδοσης και -όπου ήταν δικαιολογημένο- για την καθιέρωση διδασκαλίας και κατάρτισης για να βοηθήσουν τον εργαζόμενο να βελτιωθεί ή/και να προχωρήσει στην καριέρα του.

Τα χρόνια που μεσολάβησαν, ορισμένες πτυχές του παραδοσιακού λογισμικού διαχείρισης απόδοσης έχουν εξελιχθεί λόγω της καλύτερης τεχνολογίας, όπως το υπολογιστικό νέφος, οι βελτιώσεις στις διασυνδέσεις χρήστη και η τεχνητή νοημοσύνη (ΑΙ) και η μηχανική μάθηση. Ωστόσο, τα περισσότερα συστήματα συνεχίζουν να δίνουν έμφαση στην αξιολόγηση και την ανταμοιβή των εργαζομένων σε τριμηνιαία ή ετήσια βάση.

Ενώ η αναγνώριση παραμένει μια σημαντική πτυχή της διαχείρισης της απόδοσης, οι επιχειρήσεις κινούνται σε μια πιο ολιστική προσέγγιση, η οποία παρέχει συνεχή ανατροφοδότηση και καθοδήγηση στους εργαζομένους για να τους βοηθήσει να επιτύχουν τους στόχους τους.

Ποιος χρησιμοποιεί το λογισμικό διαχείρισης απόδοσης;

Οποιαδήποτε εταιρεία με βάση υπαλλήλων - ανεξάρτητα από τη βιομηχανία ή το μέγεθος - θα επωφεληθεί από ένα σύστημα διαχείρισης απόδοσης.

Αν και κάθε εργαζόμενος θα αλληλεπιδρά με το σύστημα σε κάποιο στάδιο, ο power user είναι ο αρχηγός της ομάδας ή ο διευθυντής με άμεσα υφισταμένους.

• Οι εργαζόμενοι συνεργάζονται με τους διευθυντές τους για να καθορίσουν τους στόχους των εργαζομένων. Δημιουργούν τους μεμονωμένους ελέγχους απόδοσης υπαλλήλων τους εντός του συστήματος και συμμετέχουν σε κύκλους ελέγχου 360 μοιρών αν αυτό το μοντέλο χρησιμοποιείται.
• Οι επαγγελματίες HR καθορίζουν τις διαδικασίες και τα συστήματα HR που υποστηρίζουν τον κύκλο διαχείρισης απόδοσης. Συνεργάζονται με τους διευθυντές και τους εργαζομένους για να διασφαλίσουν ότι οι διαδικασίες είναι δίκαιες και ότι κάθε στάδιο πραγματοποιείται εγκαίρως.
• Οι διευθυντές είναι οι δυνατοί χρήστες του συστήματος και πρέπει να εξασφαλίσουν ότι κάθε εργαζόμενος συμμετέχει ενεργά στη διαδικασία. Οι διευθυντές είναι επίσης τελικά υπεύθυνοι για την απόδοση της(των) ομάδας(ών) τους.

Γιατί είναι σημαντικό ένα σύστημα διαχείρισης απόδοσης;

Μαζί με την αυξημένη παραγωγικότητα του εργατικού δυναμικού, την υψηλότερη δέσμευση των εργαζομένων, τη μείωση του κύκλου εργασιών και τη μεγιστοποίηση των εσόδων ανά εργαζόμενο, ένα σύστημα διαχείρισης απόδοσης που είναι σωστά ενοποιημένο με τα παρακείμενα επιχειρηματικά συστήματα μπορεί να παρέχει πολύτιμες πληροφορίες που θα ενημερώσουν τις ευρύτερες αποφάσεις διαχείρισης ανθρώπινου κεφαλαίου.

Για παράδειγμα, ένα σύστημα διαχείρισης απόδοσης αποθηκεύει και ποσοτικοποιεί δεδομένα από αλληλεπιδράσεις υπαλλήλων/διευθυντών, συμπεριλαμβανομένων των ατομικών προσδοκιών σταδιοδρομίας, των κατάλληλων συνόλων δεξιοτήτων και της συνολικής καταλληλότητας για τον σχεδιασμό διαδοχής. Με αυτές τις πληροφορίες, η χρηματοδότηση μάθησης και ανάπτυξης μπορεί να επενδυθεί με τρόπο που υποστηρίζει καλύτερα τις ανάγκες της επιχείρησης και του εργαζόμενου.

Το λογισμικό διαχείρισης απόδοσης παρέχει μια ακριβή και σε πραγματικό χρόνο προβολή του εργατικού δυναμικού που βοηθά στον προγραμματισμό και τη στρατηγική ανθρώπων.

Τι είναι οι βέλτιστες πρακτικές διαχείρισης απόδοσης;

Η συνέπεια και η διαφάνεια είναι το κλειδί για τη βελτιστοποίηση της διαδικασίας διαχείρισης απόδοσης. Ο κύκλος της διαχείρισης στόχων, της συνεχούς διαχείρισης απόδοσης και της αξιολόγησης είναι σε εξέλιξη. Μόλις ολοκληρωθεί ο κύκλος, οι υπάρχοντες και οι νέοι στόχοι προσδιορίζονται και ο κύκλος αρχίζει ξανά.

Οι βέλτιστες πρακτικές περιλαμβάνουν επίσης την παροχή συνεχούς, διαδραστικής ανατροφοδότησης καθ’ όλη τη διάρκεια του έτους έναντι μόνο κατά τη διάρκεια του σταδίου αξιολόγησης των επιδόσεων. Οι συζητήσεις απόδοσης πρέπει να είναι χαλαρές και ανοιχτές. Οι εργαζόμενοι και οι διευθυντές πρέπει να αφιερώσουν χρόνο για να οξύνουν αυτές τις δεξιότητες, εάν επιθυμούν να βελτιώσουν τις αλληλεπιδράσεις τους.

Για να διασφαλιστεί η εφαρμογή συνεκτικής μεθοδολογίας στις αξιολογήσεις για τους εργαζομένους στο πλαίσιο παρόμοιων ρόλων σε ολόκληρη την εταιρεία, θα πρέπει να εφαρμοστεί διαδικασία βαθμονόμησης.

Προόδους και τάσεις της διαχείρισης απόδοσης

Συνεχής διαχείριση απόδοσης

Οι οργανισμοί μετατοπίζονται από την παραδοσιακή διαχείριση απόδοσης σε ένα μοντέλο συνεχούς διαχείρισης απόδοσης (CPM). Η διαδικασία CPM είναι λιγότερο τυπική, με τους υπαλλήλους και τους διευθυντές να συμμετέχουν πιο συχνά. Οι τακτικές προγραμματισμένες συζητήσεις ένας προς έναν και η συνεχής ανατροφοδότηση βοηθούν τους εργαζομένους να παραμείνουν σε καλό δρόμο. Για τους διευθυντές, μια στρατηγική καθιστά ευκολότερη την παρακολούθηση των εργασιακών επιτευγμάτων και αδυναμιών ενός εργαζομένου αντιμετωπίζοντας τα προβλήματα όταν προκύπτουν. Οι στόχοι μπορούν να προσαρμοστούν καθώς αλλάζουν οι εταιρικοί στόχοι για ένα ευέλικτο και ανταποκρινόμενο μοντέλο εργασίας. Οι εργαζόμενοι λαμβάνουν πιο έγκαιρη ανατροφοδότηση έναντι αναμονής κάθε 6 έως 12 μήνες για μια επίσημη συνάντηση που μπορεί να παραβλέψει επιτεύγματα που συνέβησαν νωρίτερα κατά την περίοδο απόδοσης. Το μοντέλο CPM εξαλείφει επίσης εκπλήξεις και επιταχύνει τους κύκλους βελτίωσης.

Εργάτες χωρίς γραφείο και εργάτες

Οι εργαζόμενοι χωρίς γραφεία, γνωστοί και ως εργαζόμενοι στον τομέα, είναι υπάλληλοι που ολοκληρώνουν εργασίες μακριά από ένα γραφείο ή την έδρα μιας εταιρείας και έχουν ασυνεπή πρόσβαση σε εσωτερικά συστήματα και κανάλια επικοινωνίας, σε αντίθεση με τους απομακρυσμένους εργαζόμενους που διατηρούν πρόσβαση σε αυτά τα συστήματα ενώ εργάζονται από το σπίτι. Τα παραδείγματα περιλαμβάνουν άτομα που εργάζονται στον τομέα της φιλοξενίας, των φυσικών πόρων, της μεταποίησης και της υγειονομικής περίθαλψης. Δεδομένης της φύσης της εργασίας τους, οι εργαζόμενοι συχνά δεν ταιριάζουν εύκολα στα υπάρχοντα συστήματα. Οι οργανισμοί πρέπει να διασφαλίσουν ότι τα συστήματα διαχείρισης της απόδοσής τους είναι σε θέση να υποστηρίξουν αποτελεσματικά αυτό το σημαντικό τμήμα του εργατικού δυναμικού.

Δυναμικές ομάδες

Τα σύγχρονα συστήματα διαχείρισης απόδοσης πρέπει να είναι αρκετά ευέλικτα ώστε να προσαρμόζονται στις αλλαγές στην επιχείρηση, συμπεριλαμβανομένης της δυναμικής της ομάδας. Μια αλλαγή βρίσκεται σε εξέλιξη από τα παραδοσιακά και ευέλικτα μοντέλα ομάδας σε ένα δυναμικό μοντέλο:

Συχνές ερωτήσεις για τα συστήματα διαχείρισης απόδοσης