Μετακίνηση πέρα από τις μεθόδους προμήθειας συναλλαγών

Ο εφοδιασμός έχει εξελιχθεί από συναλλακτικές προμήθειες και τήρηση αρχείων σε μια πολύπλευρη πειθαρχία διαχείρισης. Σήμερα, απαιτεί τακτικές, αναλυτικές και διαπροσωπικές δεξιότητες. Η προμήθεια παραμένει η διαδικασία έρευνας, προμηθειών, αγορών, παραλαβής, επιθεώρησης και έγκρισης πληρωμών για όλα τα αγαθά και τις υπηρεσίες που χρειάζεται μια επιχείρηση για να λειτουργήσει. Από τις πρώτες ύλες και τα μηχανήματα μέχρι τα έξοδα παροχής συμβουλών και τους πίνακες συνεδρίων, αυτή η σημαντική ομάδα εμπλέκεται.

Εκτός από τις προτεραιότητες περιορισμού κόστους, ο εφοδιασμός παίζει όλο και μεγαλύτερο ρόλο στη στρατηγική εσόδων ενός οργανισμού. Ταυτόχρονα, αυτή η πολυάσχολη ομάδα έχει τις πρόσθετες ευκαιρίες και πιέσεις μιας παγκόσμιας εφοδιαστικής αλυσίδας για να πλοηγηθεί, μαζί με τις προσδοκίες των πελατών για ταχύτητα και διαφάνεια. Αυτό ωθεί τις επιχειρήσεις να αναζητήσουν νέους τρόπους εξορθολογισμού των διαδικασιών και διασφάλισης των εταιρικών δεδομένων.

Ορισμός και οφέλη συνεργατικής προμήθειας

Ο συνεργατικός εφοδιασμός αναφέρεται στη στρατηγική ευθυγράμμιση και ενοποίηση των δραστηριοτήτων εφοδιασμού στα εσωτερικά τμήματα, τους προμηθευτές και τους εξωτερικούς συνεργάτες. Η προσέγγιση μπορεί να αξιοποιήσει τη συλλογική αγοραστική δύναμη και βοηθά τις εταιρείες να μειώσουν το κόστος, να βελτιώσουν την αποδοτικότητα, να επεκτείνουν την ορατότητα και να ενισχύσουν τη συμμόρφωση.

Αντί να λειτουργούν σε σιλό, οι συμμετέχοντες μοιράζονται πληροφορίες για να απλοποιήσουν τις προμήθειες, τις συμβάσεις, τις αγορές, τη διαχείριση προμηθευτών και τις πληρωμές. Στο πλαίσιο των συστημάτων λογισμικού προγραμματισμού επιχειρηματικών πόρων (ERP), η συνεργατική προμήθεια μπορεί να ενοποιηθεί μέσω ψηφιακών πλατφορμών όπως το SAP Business Network. Αυτές οι λύσεις cloud λειτουργούν ως κόμβος για τη σύνδεση αγοραστών και προμηθευτών σε πραγματικό χρόνο, την αυτοματοποίηση των συναλλαγών και την προώθηση της συνεργασίας. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα λιγότερες τριβές ακόμη και αν αγοραστές, συνεργάτες και προμηθευτές μπορεί να εκτελούν λειτουργίες σε διαφορετικές λύσεις λογισμικού και υλικού.

Γιατί ο συνεργατικός εφοδιασμός δεν είναι πλέον προαιρετικός

Οι επαγγελματίες προμηθειών συμπιέζονται μεταξύ της αβέβαιης διαθεσιμότητας των υλικών και της δαπάνης της αποθήκευσης επιπλέον αποθέματος λόγω του αυξανόμενου κόστους. Ωστόσο, οι ομάδες προμηθειών πρέπει να τα κάνουν όλα να λειτουργούν παραμένοντας συμβατά και εντός προϋπολογισμού. Ξαφνικά, ένας ιστορικά λειτουργικός ρόλος τώρα επηρεάζει άμεσα τα επιχειρηματικά αποτελέσματα. Για να πετύχουν, αναζητούν νέα εργαλεία και διαδικασίες για να βοηθήσουν τις εσωτερικές ομάδες να κάνουν περισσότερα κάθε μέρα χωρίς να ξοδεύουν υπερβολικά.

Τα παραδοσιακά μοντέλα προμηθειών προσπαθούν να συμβαδίσουν με τις παγκόσμιες διαταραχές, τις ρυθμιστικές αλλαγές και τις αυξανόμενες προσδοκίες των πελατών. Χαρακτηρίζονται από χειροκίνητες διαδικασίες, εργαλεία κληρονομιάς και κατακερματισμένες μεθόδους επικοινωνίας.

Ακόμη και οι οργανισμοί που λειτουργούν σύγχρονα συστήματα ERP βάσει cloud μπορούν να αμφισβητηθούν από την έλλειψη διαφάνειας στις διαδικασίες και τα χρονοδιαγράμματα των προμηθευτών τους. Το αποτέλεσμα είναι μια περιορισμένη δυνατότητα αποτελεσματικής προβολής του αποθέματος και της κατάστασης των παραγγελιών ή των πληρωμών, μεταξύ άλλων.

Για να γεφυρώσουν το χάσμα, οι ομάδες εφοδιασμού σε όλο τον κόσμο επεκτείνουν τις λύσεις ERP για να μοιραστούν με ασφάλεια με τους προμηθευτές και να αυτοματοποιήσουν τα δεδομένα στις πλατφόρμες cloud που είναι αφιερωμένες στις συνεργατικές προμήθειες και άλλες λειτουργίες εφοδιαστικής αλυσίδας. Αυτό αντιμετωπίζει κοινές προκλήσεις και παρέχει οφέλη, όπως:

• Βελτίωση της ορατότητας επιτρέποντας σε όλα τα μέρη να δουν την κατάσταση κάθε συναλλαγής.
• Μείωση των χρόνων κύκλου αυτοματοποιώντας POs, τιμολόγια και πληρωμές.
• Βελτίωση των σχέσεων προμηθευτών μέσω κοινών στόχων και παρακολούθησης απόδοσης.
• Μετριασμός των κινδύνων μέσω της προορατικής συνεργασίας και του σχεδιασμού έκτακτης ανάγκης.

Αυτές οι νέες δυνατότητες επιτρέπουν στις ομάδες να μετατοπιστούν από συναλλακτικές σε στρατηγικές λειτουργίες, καθιστώντας τις συνεργατικές προμήθειες όχι μόνο επωφελείς, αλλά ουσιώδεις.

Βασικοί ρόλοι, διαδικασίες και ενδιαφερόμενα μέρη στη συνεργασία προμηθειών

Πριν από τη δέσμευση του προϋπολογισμού για μια λύση συνεργασίας στον τομέα των προμηθειών, την τροποποίηση των ροών εργασίας ή τη δέσμευση της υποστήριξης της πληροφορικής, είναι σημαντικό να αξιολογηθεί ποιος θα πρέπει να συμμετάσχει και το προτεινόμενο χρονοδιάγραμμα.

Η δημιουργία ενός business case για συνεργασία προμηθειών καθοδηγείται από διάφορους παράγοντες: η εταιρεία αναγνωρίζει την ανάγκη της να εκσυγχρονιστεί, μια ώθηση προς την ηλεκτρονική τιμολόγηση για λειτουργική αποτελεσματικότητα, φορολογικούς κανονισμούς που απαιτούν ηλεκτρονική τιμολόγηση και μακροπρόθεσμες αποταμιεύσεις που μπορούν να επανεπενδυθούν σε έναν άλλο τομέα της επιχείρησης.

Η συζήτηση και η εισαγωγή συνήθως συμβαίνουν μετά την ομαλή λειτουργία ενός πρωταρχικού έργου μετεγκατάστασης cloud για ένα χρονικό διάστημα. Είναι χρήσιμο για την έρευνα και την παρουσίαση θετικών ΚΡΙ κατά τη συνάντηση με τα ενδιαφερόμενα μέρη για να καταδείξει την αξία των πρόσφατων αναβαθμίσεων εκσυγχρονισμού.

Εκτός από το τμήμα προμηθειών, αυτό μπορεί να περιλαμβάνει:

• Χρηματοοικονομικά που παρακολουθεί τις δαπάνες εφοδιασμού, προβλέπει την κατάρτιση προϋπολογισμού, διασφαλίζει την οικονομική συμμόρφωση και υποστηρίζει τις αναλύσεις κόστους-οφέλους.
• Νομική και Συμμόρφωση που εξετάζει τις συμβάσεις για τυχόν ζητήματα που σχετίζονται με την ικανοποίηση των ρυθμιστικών απαιτήσεων και των προτύπων εσωτερικής πολιτικής.
• Λειτουργίες και Διαχείριση Εφοδιαστικής Αλυσίδας που συντονίζει την εφοδιαστική, το απόθεμα, τις λεπτομέρειες παράδοσης και τις μεθόδους εφοδιασμού.
• Οι αναλυτές συστημάτων και ΙΤ θα αξιολογήσουν την λύση που ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες της εταιρίας και θα επιβλέπουν την ενοποίηση δεδομένων με έναν πάροχο πλατφόρμας προμηθειών.

Εργαλεία συνεργασίας προμηθειών: Χαρακτηριστικά και οικοσύστημα

Τα τελευταία εργαλεία συνεργασίας προμηθειών είναι αρχιτεκτονικές βάσει cloud, ενεργοποιημένες από API που υποστηρίζουν την επεκτασιμότητα, τη διαλειτουργικότητα και την ανταλλαγή δεδομένων πραγματικού χρόνου. Ωστόσο, οι εταιρείες που εξακολουθούν να λειτουργούν εντός των εγκαταστάσεων ή υβριδικά περιβάλλοντα μπορούν επίσης να επωφεληθούν από αυτά τα σύγχρονα εργαλεία μέσω ενδιάμεσου λογισμικού και συζευκτήρων.

Ενώ οι πλατφόρμες προμηθειών είναι σχετικά νέες, οι δυνατότητες που παρέχουν προσελκύουν την προσοχή των επαγγελματιών της διαχείρισης των οικονομικών και της προμήθειας. Για παράδειγμα, το SAP Business Network υποστηρίζει περισσότερες από τρία εκατομμύρια επιχειρήσεις να συναλλάσσονται και να συνεργάζονται μεταξύ τους. Οι χρήστες απολαμβάνουν την αυτοματοποίηση διαδικασιών εξοικονόμησης χρόνου και εκτιμούν ότι η πλατφόρμα επιλύει προβλήματα συμβατότητας και ενοποίησης. Οι συμμετέχοντες διαμορφώνουν τα επιχειρηματικά τους περιβάλλοντα για να στείλουν και να λάβουν δεδομένα με οποιονδήποτε άλλο στο δίκτυο, ανεξάρτητα από το σύστημα ERP που χρησιμοποιούν. Εάν οι προμηθευτές ή οι προμηθευτές μιας εταιρείας δεν είναι ήδη στο δίκτυο, οι προσκλήσεις μπορούν να αποσταλούν για να συμμετάσχουν εύκολα - συχνά δωρεάν.

Αυτή είναι μια σημαντική βελτίωση σε σχέση με παλαιότερες διαδικασίες όπως η ηλεκτρονική ανταλλαγή δεδομένων (EDI) και η αποστολή λογιστικών φύλλων μπρος-πίσω μέσω email. Ενώ το EDI επιτρέπει στους προμηθευτές και τους αγοραστές να ανταλλάσσουν ΡΟ και τιμολόγια ηλεκτρονικά, η άκαμπτη αρχιτεκτονική του δεν επιτρέπει αυτοματοποίηση ακρίβειας ή ελέγχους συμμόρφωσης. Αυτά πρέπει να γίνονται χειροκίνητα τόσο από τον αποστολέα όσο και από τον παραλήπτη, γεγονός που προσθέτει χρόνο και εισάγει την ευκαιρία για σφάλματα. Τα συστήματα EDI επίσης δεν μπορούν να διεξάγουν ανάλυση των δεδομένων που περιέχονται στα έγγραφα ή να παράγουν διορατικές αναφορές. Οι δυνατότητες συνεργατικής προμήθειας λύνουν πολλά από αυτά τα οδυνηρά σημεία.

Χαρακτηριστικά προστιθέμενης αξίας που θα αναζητήσετε σε μία λύση συνεργασίας προμηθειών περιλαμβάνουν:

• Κοινοποίηση εγγράφων: Ενεργοποιήστε αυτοματοποιημένες ηλεκτρονικές εντολές αγοράς, τιμολόγια, πληρωμές και επιβεβαιώσεις.
• Network discovery: Αναζητήστε νέους προμηθευτές που πληρούν συγκεκριμένα κριτήρια ή αξιολογήσεις, καταχωρήστε ανάγκες προμήθευσης, λάβετε προσφορές και άλλα.
• Πύλες αυτοεξυπηρέτησης προμηθευτών: Να επιτρέπεται στους προμηθευτές να διαχειρίζονται προφίλ, να απαντούν σε προσφορές, να μετατρέπουν τα PO σε τιμολόγια και να υποβάλλουν τιμολόγια, καθώς και να παρακολουθούν παραγγελίες.
• Πίνακες αναλύσεων: Παρέχετε πληροφορίες για τις δαπάνες, την απόδοση προμηθευτών και την αποδοτικότητα των διαδικασιών.
• Συντονισμός ροής εργασίας: Αυτοματοποιήστε εγκρίσεις, κλιμακώσεις και διαχείριση εξαιρέσεων.
• Προστατευτικά συμμόρφωσης: Αντιστοιχίστε ΡΟ και τιμολόγια, βεβαιωθείτε ότι οι παραγγελίες και τα τιμολόγια συμμορφώνονται με τις παραμέτρους και τις συμβάσεις του αγοραστή, χρησιμοποιήστε εγκεκριμένους προμηθευτές ανά χώρα και ικανοποιήστε τις ρυθμιστικές απαιτήσεις.
• Ενοποίηση με συστήματα ERP: Διασφαλίστε τη συνέπεια των δεδομένων και διαγράψτε τις περισσότερες μη αυτόματες καταχωρίσεις στα περιβάλλοντα ERP.

Οι συνεργατικές πλατφόρμες προμηθειών επιτρέπουν ασφαλείς, ανέπαφες συναλλαγές και συντονισμό σε πραγματικό χρόνο. Είναι μέρος ενός ευρύτερου οικοσυστήματος που περιλαμβάνει την προμήθεια, την εφοδιαστική και τα δίκτυα πληροφοριών περιουσιακών στοιχείων – δημιουργώντας μια ενοποιημένη ψηφιακή εφοδιαστική αλυσίδα.

Κοινές παγίδες συνεργατικών προμηθειών προς αποφυγή

Παρά τα πολλά οφέλη των πλατφορμών συνεργασίας στον τομέα των προμηθειών, η αγορά κάλυψης «buy-in» μπορεί να εξακολουθεί να αποτελεί πρόκληση. Αυτό συμβαίνει συνήθως για διάφορους λόγους: κόπωση μετασχηματισμού, χρονισμός, αντίσταση προμηθευτή ή έλλειψη δεδομένων ROI. Αυτό είναι κατανοητό δεδομένου του αριθμού των εμπλεκόμενων ομάδων, του τεχνικού σχεδιασμού και της αρχικής επένδυσης.

Ωστόσο, οι έμπειροι διαχειριστές δημοσίων συμβάσεων μπορούν να αντιμετωπίσουν αυτές τις ανησυχίες εκπαιδεύοντας τα ενδιαφερόμενα μέρη χρησιμοποιώντας απτά σημεία πόνου και θετικά αποτελέσματα. Τα παραδείγματα περιλαμβάνουν:

Έλλειψη ενοποίησης: Τα αποσυνδεδεμένα συστήματα εμποδίζουν τη ροή και την ορατότητα των δεδομένων.
Λύση: Χρησιμοποιήστε μια εγγενή πλατφόρμα ERP για να διασφαλίσετε απρόσκοπτη ενοποίηση.

Περιορισμένη συμμετοχή προμηθευτών: Οι προμηθευτές ενδέχεται να αργήσουν να υιοθετήσουν ψηφιακές πλατφόρμες.
Λύση: Προσφέρετε υποστήριξη ενσωμάτωσης νέων συνεργατών και επισημάνετε αμοιβαία οφέλη όπως ταχύτερες πληρωμές και μειωμένα σφάλματα. Μπορεί να ανακαλύψουν ότι πολλοί από τους πωλητές και τους πελάτες τους είναι ήδη στο δίκτυο.

Κίνδυνοι ασφάλειας και συμμόρφωσης: Η κοινή χρήση δεδομένων μεταξύ οργανισμών παρουσιάζει τρωτά σημεία.
Λύση: Επιλέξτε μια πλατφόρμα με ισχυρή ασφάλεια, διαδρομές ελέγχου και πιστοποιήσεις συμμόρφωσης.

Έλλειψη ορατότητας: Τα διακριτά συστήματα απαιτούν διαδικασίες προμήθειας πολλών βημάτων, με μη αυτόματο τρόπο.
Λύση: Να επιτρέπονται οι συμβάσεις από κοινού σύνταξης, η ηλεκτρονική τιμολόγηση και η παρακολούθηση απόδοσης σε ένα κοινόχρηστο σύστημα.

Πρόσθετο κόστος: Η ηγεσία μπορεί να μην είναι διατεθειμένη να διαθέσει πρόσθετο προϋπολογισμό.
Λύση: Εκτελέστε ένα πιλοτικό πρόγραμμα και παρέχετε επικυρωμένα στατιστικά στοιχεία για την πώληση περαιτέρω επένδυσης.

Εάν η ηγεσία εξακολουθεί να μην είναι πεπεισμένη, οι αναφορές τρίτων ενδέχεται να μετριάσουν τους δισταγμούς τους. Σύμφωνα με τη Λευκή Βίβλο για την Επιχειρηματική Αξία της IDC, "Η Επιχειρηματική Αξία του SAP Business Network — for Buyer Organizations,"¹ οι πελάτες μπορούν να αναμένουν θετικές επιστροφές ROI με τη μορφή:

• Ταχύτερη ταχύτητα στην αγορά.
• Ταχύτερη παράδοση προϊόντων και παραγγελιών.
• Ταχύτερη ένταξη νέων συνεργατών.
• Ταχύτερη παράδοση εγγράφων.
• Αυξημένη χρήση ηλεκτρονικών ΟΠ.
• Μείωση στους χρόνους κύκλου έγκρισης τιμολογίου.
• Περισσότερα τιμολόγια επεξεργάστηκαν χωρίς εξαίρεση.

Άλλοι πόροι τρίτων που μπορεί να είναι χρήσιμοι είναι ο υπολογιστής επιχειρηματικής αξίας^{IDC 2} και η Λευκή Βίβλος Επιχειρηματικής Αξίας IDC, "Η Επιχειρηματική Αξία του SAP Business Network — για Οργανισμούς Πωλήσεων."³ Μόλις επιβεβαιωθεί το buy-in, ήρθε η ώρα να δημιουργήσετε έναν οδικό χάρτη για να μεταβείτε από τις καθιερωμένες διαδικασίες στις ροές εργασίας εξοικονόμησης χρόνου.

Ανάπτυξη ενός οδικού χάρτη συνεργασίας για τους ηγέτες στον τομέα των προμηθειών

Αν και η ενοποίηση μιας λύσης συνεργασίας προμηθειών είναι μια μικρή επιχείρηση σε σύγκριση με μια μεταφορά cloud σε όλη την εταιρεία, η δημιουργία ενός στρατηγικού οδικού χάρτη προτείνεται για βέλτιστα αποτελέσματα. Αυτή η άσκηση επιτρέπει σε όλα τα μέρη να σκεφτούν τις ανάγκες, τις απαιτήσεις και τις προσδοκίες τους. Είναι επίσης η κατάλληλη στιγμή για να προγραμματίσετε οποιαδήποτε βήματα διαχείρισης αλλαγών ή εκπαίδευση. Οι εργαζόμενοι είναι τότε έτοιμοι να χρησιμοποιήσουν τα νέα εργαλεία συνεργασίας προμήθειας μόλις είναι διαθέσιμα. Τα προτεινόμενα βήματα που πρέπει να ληφθούν υπόψη είναι:

1. Αξιολόγηση τρέχουσας ωριμότητας: Αξιολόγηση υπαρχουσών διαδικασιών εφοδιασμού, συστημάτων και δέσμευσης ενδιαφερόμενων. Τι παλεύει η ομάδα σας με τους περισσότερους? Ποια βήματα είναι πιο επιρρεπή σε σφάλμα ή λανθασμένη επικοινωνία; Τι δεν θέλει η ομάδα αλλαγμένη?
2. Καθορισμός στόχων συνεργασίας: Ευθυγράμμιση με επιχειρηματικές προτεραιότητες όπως εξοικονόμηση κόστους, ευελιξία ή βιωσιμότητα. Ποιες είναι οι προτεραιότητές σας; Πώς θα ορίσετε την επιτυχία; Ταχύτερη τιμολόγηση; Λιγότερα λάθη; Μια πιο ανθεκτική εφοδιαστική αλυσίδα;
3. Επιλέξτε τη σωστή πλατφόρμα: Επιλέξτε εργαλεία που ενοποιούνται με το σύστημα ERP και υποστηρίζουν τις ανάγκες συνεργασίας σας. Υπάρχουν προμηθευτές ή προμηθευτές που χρησιμοποιούν ήδη μία πλατφόρμα προμηθειών; Αν όχι, βεβαιωθείτε ότι μπορούν εύκολα να ενταχθούν, οπότε η υιοθεσία είναι πιο πιθανή.
4. Συμμετοχή των ενδιαφερόμενων μερών: Συμμετοχή των προμηθειών, των οικονομικών, της πληροφορικής και των προμηθευτών σε πρώιμο στάδιο της διαδικασίας για να λάβουν τη συμβολή τους, να απαντήσουν σε ερωτήσεις και να εξασφαλίσουν την αγορά κάλυψης «buy-in». Επιλέξτε την πλατφόρμα προμηθειών που ανταποκρίνεται καλύτερα στις ανάγκες όλων.
5. Πιλότος και επανάληψη: Ξεκινήστε με μια μικρή ομάδα προμηθευτών ή κατηγοριών, μετρήστε τα αποτελέσματα και περιορίστε. Για παράδειγμα, αν ένας βασικός προμηθευτής είναι ήδη στο δίκτυο που επιλέξατε, ενοποιήστε τον πρώτα με αυτόν. Να δημιουργήσει ροές εργασίας, να εκπαιδεύσει την ομάδα και να αξιολογήσει τις βελτιώσεις σε μια καθορισμένη περίοδο, όπως τρεις μήνες.
6. Κλίμακα και βελτιστοποίηση: Αν τα οφέλη και η απόδοση επένδυσης είναι πειστικά, αναπτύξτε στους υπόλοιπους συνεργάτες, προμηθευτές και αγοραστές σας. Επεκτείνετε τη συνεργασία για να βελτιώσετε τις διαδικασίες, χρησιμοποιώντας τα analytics για να ενισχύσετε τη συνεχή βελτίωση.

Ξεκινήστε να εξερευνείτε τη συνεργασία προμηθειών σήμερα

Οι ημέρες των μη αυτόματων και αποσιωπωμένων διαδικασιών προμήθειας συναλλαγών καταργούνται σταδιακά με τη βοήθεια δικτύων βάσει cloud που επιτρέπουν στις επιχειρήσεις να συναλλάσσονται με λιγότερη τριβή. Οι ομάδες προμηθειών που χρησιμοποιούν αυτά τα νέα εργαλεία μπορούν ευκολότερα:

• Ανακαλύψτε νέους προμηθευτές και ελάτε γρήγορα σε όρους σύμβασης
• Ανταποκριθείτε ταχύτερα στις μεταβαλλόμενες συνθήκες της εφοδιαστικής αλυσίδας
• Αποκτήστε καλύτερη ορατότητα σε όλα τα βήματα της διαδικασίας αγορών και πωλήσεων
• Συμμόρφωση με όλους τους εσωτερικούς και εξωτερικούς κανονισμούς και πολιτικές

Η χρήση μιας συνεργατικής πλατφόρμας εφοδιασμού παρέχει ορατότητα, αποτελεσματικότητα και συμμόρφωση στην εφοδιαστική αλυσίδα σας. Η σωστή λύση είναι έτοιμη όταν είστε και υπάρχουν πολλές διαθέσιμες επιλογές για να υποστηρίξετε τον μετασχηματισμό της εταιρίας σας.