media-blend
text-black

Διευθυντής μισθοδοσίας που βοηθά έναν εργαζόμενο να χρησιμοποιήσει το σύστημα διαχείρισης μισθοδοσίας του

Οδηγός για τα συστήματα διαχείρισης μισθοδοσίας

Ένα σύστημα διαχείρισης μισθοδοσίας επιτρέπει σε έναν οργανισμό να διαχειριστεί αποτελεσματικά και να αυτοματοποιήσει τις διαδικασίες μισθοδοσίας του για να διασφαλίσει ότι οι εργαζόμενοι πληρώνονται με ακρίβεια και έγκαιρα. Μπορεί να σας βοηθήσει να παρέχετε πρόσβαση σε δεδομένα σε πραγματικό χρόνο, να διασφαλίσετε ακρίβεια και να βελτιστοποιήσετε τις λειτουργίες.

default

{}

default

{}

primary

default

{}

secondary

Τι είναι ένα σύστημα διαχείρισης μισθοδοσίας;

Ένα σύστημα διαχείρισης μισθοδοσίας χρησιμοποιείται για τον υπολογισμό των αποδοχών των εργαζομένων, των ωρών εργασίας, των παρακρατήσεων και της παρακράτησης φόρου ανά περίοδο πληρωμής. Είναι συχνά στενά ενσωματωμένο με τα συστήματα χρόνου και παρουσίας για να εξασφαλίσει την ακριβή αμοιβή για τις ώρες εργασίας.

Ένας οργανισμός μπορεί να διαχειριστεί τη μισθοδοσία μη αυτόματα, να χρησιμοποιήσει εξειδικευμένο λογισμικό ή να αναθέσει αυτή τη λειτουργία σε τρίτο πάροχο. Ένα σύστημα διαχείρισης μισθοδοσίας είναι ένα βασικό συστατικό της διαχείρισης ανθρώπινου κεφαλαίου (HCM).

Γιατί είναι σημαντική η διαχείριση μισθοδοσίας;

Ένα σύστημα διαχείρισης μισθοδοσίας μπορεί να βοηθήσει τις εταιρείες να μειώσουν την πολυπλοκότητα, να διαχειριστούν τον κίνδυνο και να κλιμακώσουν αποτελεσματικά. Επιπλέον, το προηγμένο λογισμικό μισθοδοσίας δίνει στους ανθρώπους την ευκαιρία να δημιουργήσουν σημαντικές αναφορές, να συγκεντρώσουν πληροφορίες σχετικά με τις τάσεις και να ενσωματώσουν δεδομένα με διυπηρεσιακά συστήματα.

Η ακριβής διαχείριση μισθοδοσίας είναι ζωτικής σημασίας για τμήματα όπως το ανθρώπινο δυναμικό (HR). Το HR και η μισθοδοσία χρειάζονται πρόσβαση σε πληροφορίες σχετικά με τον μισθό, τις παροχές και την κατάσταση του εργαζομένου για να διατηρήσουν με ακρίβεια τα αρχεία της εταιρείας και να διασφαλίσουν τη συμμόρφωση με τους φορολογικούς κανονισμούς και την εργατική νομοθεσία.

Και η λανθασμένη συμμόρφωση μπορεί να είναι δαπανηρή. Το 2023, η Εφορία αξιολόγησε τους εργοδότες των ΗΠΑ περίπου 8,5 δισεκατομμύρια δολάρια σε αστικές ποινές για εσφαλμένο υπολογισμό ή απουσία πληρωμών, και το 2021 μια εκστρατεία «ονόματος και ντροπής» και αγωγή οδήγησε σε εκατομμύρια λίρες σε πρόστιμα και έξοδα αποκατάστασης για εκατοντάδες εργοδότες του Ηνωμένου Βασιλείου. Ακόμη και μικρά λάθη μπορεί να οδηγήσουν σε δημόσια αμηχανία, απώλεια αξιοπιστίας και χαμηλό ηθικό, γι’ αυτό και είναι σημαντικό για τις εταιρείες να αποκτήσουν σωστή διαχείριση μισθοδοσίας.

Εικονόγραμμα ενός εγγράφου

Διατηρήστε το HR και τη μισθοδοσία ενημερωμένα

Κάντε στον εαυτό σας επτά ερωτήσεις για να αξιολογήσετε την επιχειρησιακή σας ετοιμότητα και να προετοιμάσετε την εταιρεία σας για το μέλλον.

Διαβάστε τη λίστα ελέγχου

Ποιες είναι ορισμένες μέθοδοι διαχείρισης μισθοδοσίας;

Οι επιχειρήσεις όλων των μεγεθών πρέπει να διαχειρίζονται και να διατηρούν ακριβή μισθοδοσία για να πληρώνουν τους υπαλλήλους εγκαίρως και να παραμένουν συμμορφούμενες. Υπάρχουν διαφορετικές επιλογές, καθώς και οφέλη και μειονεκτήματα για κάθε μία από αυτές. Εδώ είναι οι τρεις κύριες μέθοδοι διαχείρισης μισθοδοσίας:

1.     Μη αυτόματη διαχείριση μισθοδοσίας

Αυτός ο τύπος διαχείρισης μισθοδοσίας περιλαμβάνει μη αυτόματη καταχώριση μισθών, κρατήσεων και φόρων μισθοδοσίας σε λογιστικό φύλλο ή απλό λογισμικό λογιστικής. Οι μικρές επιχειρήσεις και οι νεοσύστατες επιχειρήσεις μπορεί να μπουν στον πειρασμό να χρησιμοποιήσουν τη μη αυτόματη διαχείριση μισθοδοσίας για να εξοικονομήσουν κόστος. Ωστόσο, αυτή η μέθοδος είναι χρονοβόρα και δυνητικά ευάλωτη σε απειλές ασφάλειας, απώλεια δεδομένων και ανθρώπινο σφάλμα.

2.     Λογισμικό διαχείρισης μισθοδοσίας

Αυτός ο τύπος εξειδικευμένου λογισμικού βρίσκεται σε έναν υπολογιστή ή στο cloud και μπορεί να βοηθήσει μια εταιρεία να οργανώσει και να εκσυγχρονίσει την αυτοματοποίηση μισθοδοσίας. Το λογισμικό διαχείρισης μισθοδοσίας διαχειρίζεται όλο και περισσότερο στο cloud, γενικά χρεώνει ένα τέλος και βασίζεται στην συνδρομή. Μπορεί να βοηθήσει τους οργανισμούς να αποφύγουν δαπανηρά σφάλματα μισθοδοσίας, να παραμείνουν στην κορυφή των ενημερώσεων συμμόρφωσης, να επεκταθούν σε όλες τις περιοχές καθώς οι λειτουργίες επεκτείνονται σε νέες γεωγραφικές περιοχές και να διατηρούν τα δεδομένα των εργαζομένων οργανωμένα και ασφαλή.

3.     Εξωτερική ανάθεση μισθοδοσίας

Οι εταιρίες που δεν έχουν την επιθυμία ή τους πόρους να εκτελέσουν διαχείριση μισθοδοσίας ενδοεπιχειρησιακά μπορούν να προσλάβουν έναν εξωτερικό πάροχο υπηρεσιών για τη διαχείριση αυτής της διαδικασίας. Ενώ μια τρίτη εταιρεία μπορεί να αφαιρέσει μέρος του διοικητικού φόρτου, αυτό μπορεί να είναι δαπανηρό και απαιτεί την εγκατάλειψη κάποιου άμεσου ελέγχου της διαδικασίας.

Ποιες είναι οι φάσεις της διαδικασίας διαχείρισης μισθοδοσίας;

Η μισθοδοσία έχει καθορίσει τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσουν οι οργανισμοί για να διασφαλίσουν ότι το σύστημα λειτουργεί σωστά και αποτελεσματικά όπως προβλέπεται. Μετά από όλα, ένα μόνο λάθος βήμα μπορεί να οδηγήσει σε καθυστερημένη πληρωμή ή πρόστιμο. Εδώ είναι οι τρεις κύριες φάσεις της διαχείρισης μισθοδοσίας:

1. Η φάση πριν από τη μισθοδοσία

Περιλαμβάνει τη συλλογή βασικών στοιχείων για τους εργαζομένους, όπως το καθεστώς απασχόλησης, τα ωρομίσθια και τα ποσοστά υπερωριών, τον μισθό, τις πληροφορίες παρακολούθησης χρόνου, τυχόν μπόνους, υπερωρίες ή προμήθειες, άδεια μετ’ αποδοχών και κρατήσεις. Οι οργανισμοί πρέπει επίσης να διασφαλίσουν ότι το σύστημα μισθοδοσίας τους διαμορφώνεται με τα τελευταία δεδομένα, τις πολιτικές εργασίας και τους κανονισμούς συμμόρφωσης.

2. Η φάση των υπολογισμών

Περιλαμβάνει τον υπολογισμό της ακαθάριστης αμοιβής και, στη συνέχεια, την εφαρμογή κρατήσεων για την πληρωμή του καθαρού ποσού του εργαζόμενου ή της αγοράς κατοικίας. Είναι σημαντικό να λάβετε τυχόν απαραίτητες εγκρίσεις εντός της επιχείρησης για να διαλύσετε τα κεφάλαια εγκαίρως και να διατηρήσετε τη μισθοδοσία σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα.

3. Η φάση μετά τη μισθοδοσία

Περιλαμβάνει τη διανομή των αμοιβών στους εργαζομένους, την καταβολή εισφορών κοινωνικής ασφάλισης και συντάξεων, την τήρηση ακριβών οικονομικών αρχείων και την υποβολή των απαιτούμενων εντύπων και εκθέσεων στις κυβερνητικές υπηρεσίες. Ανάλογα με το πού βρίσκεται η εταιρεία, οι εργοδότες θα πρέπει να τηρούν αρχεία εργαζομένων για καθορισμένο αριθμό ετών. Για παράδειγμα, η Εφορία δηλώνει ότι οι επιχειρήσεις των ΗΠΑ θα πρέπει να τηρούν αρχεία των φόρων απασχόλησης για τουλάχιστον τέσσερα χρόνια. Οι εσωτερικές ομάδες θα πρέπει επίσης να επανεξετάζουν τακτικά τις εσωτερικές διαδικασίες για να διασφαλίζουν την ακρίβεια και να αντιμετωπίζουν τυχόν τομείς που χρήζουν βελτίωσης.

Ποιες είναι οι λειτουργίες ενός συστήματος διαχείρισης μισθοδοσίας;

Πηγαίνοντας βαθύτερα στις λεπτομέρειες της διαχείρισης μισθοδοσίας, ένα σύγχρονο σύστημα μισθοδοσίας μπορεί να βοηθήσει τις εταιρείες με τα ακόλουθα:

Ποια είναι τα οφέλη από τη χρήση του συστήματος διαχείρισης μισθοδοσίας βάσει cloud;

Τα συστήματα μισθοδοσίας υποστηρίζουν μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα και βοηθούν τις επιχειρήσεις να εξοικονομούν χρονοβόρες εργασίες HR. Και με το λογισμικό μισθοδοσίας βάσει cloud και το περιβάλλον εργασίας πρόσβασης οπουδήποτε, οι ομάδες μισθοδοσίας έχουν αποτελεσματικά και αποτελεσματικά εργαλεία στις άκρες των δαχτύλων τους. Όλο και περισσότερο, η μισθοδοσία αναγνωρίζεται και ως στρατηγική λειτουργία. Όπως σημειώνεται στο Forbes, τα συστήματα μισθοδοσίας με AI βοηθούν τους οργανισμούς να βελτιώσουν τη διαφάνεια, να μειώσουν τα σφάλματα και να προσφέρουν πιο εξατομικευμένες εμπειρίες υπαλλήλων — μετατρέποντας τη μισθοδοσία σε οδηγό εμπιστοσύνης και μετασχηματισμού.

Η μισθοδοσία δεν αφορά μόνο τους υπολογισμούς, είναι μια δέσμευση για τους ανθρώπους σας. Όταν είναι ακριβής, έγκαιρη και διαφανής, χτίζει την εμπιστοσύνη, ενισχύει την κουλτούρα σας και κρατά τους υπαλλήλους δεσμευμένους.
Ο πρόεδρος του SAP SuccessFactors Dan Beck.

Η εξέλιξη της Μισθοδοσίας

Η μισθοδοσία θεωρείται εδώ και καιρό ως μια λειτουργία που είναι απαραίτητη, αλλά συχνά παραβλέπεται. Σήμερα, αυτή η αντίληψη αλλάζει. Όπως επισημαίνεται σε ένα πρόσφατο άρθρο του Forbes από τον Πρόεδρο του SAP SuccessFactors Dan Beck, η μισθοδοσία γίνεται μια στρατηγική κινητήρια δύναμη της εμπιστοσύνης, της διαφάνειας και του μετασχηματισμού στο εργατικό δυναμικό.

«Η μισθοδοσία δεν αφορά μόνο τους υπολογισμούς· είναι μια δέσμευση για τους ανθρώπους σας», γράφει ο Μπεκ. «Όταν είναι ακριβής, επίκαιρη και διαφανής, χτίζει εμπιστοσύνη, ενισχύει την κουλτούρα σας και διατηρεί τους υπαλλήλους απασχολημένους».

Η τεχνητή νοημοσύνη επιταχύνει αυτή τη στροφή. Από τις εξατομικευμένες δηλώσεις πληρωμής μέχρι τον εντοπισμό απάτης και τις στρατηγικές πληροφορίες εργατικού δυναμικού, τα έξυπνα συστήματα μισθοδοσίας βοηθούν τους οργανισμούς να προχωρήσουν πέρα από τις συναλλαγές για να προσφέρουν σημαντικές εμπειρίες υπαλλήλων. Το SAP SuccessFactors Employee Central Payroll, για παράδειγμα, χρησιμοποιεί AI για να:

Πώς να επιλέξετε ένα σύστημα διαχείρισης μισθοδοσίας

Όσον αφορά την επιλογή του σωστού συστήματος διαχείρισης μισθοδοσίας, είναι σημαντικό οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων των επιχειρήσεων να αξιολογούν τις ανάγκες και τις επιθυμίες τους πριν επιλέξουν ένα σύστημα. Μόλις καθορίσουν τι μπορούν να ξοδέψουν και τα απαραίτητα χαρακτηριστικά τους, μπορούν να απαντήσουν στις ακόλουθες ερωτήσεις:

1. Ποια είναι η φήμη και το επίπεδο εμπειρίας του παρόχου;

Δείτε τις ιστοσελίδες κριτικών, διαβάστε τις εμπειρίες των πελατών και τις μελέτες περιπτώσεων και δείτε τα υπέρ και τα κατά ενός παρόχου. Επίσης, εγγραφείτε για ένα ζωντανό demo ή δωρεάν δοκιμή για να δοκιμάσετε το λογισμικό πριν κάνετε μια δέσμευση.

2. Πόσο ασφαλές είναι το σύστημα;

Μάθετε αν ο πάροχος χρησιμοποιεί κρυπτογράφηση, συμμορφώνεται με τους κανονισμούς προστασίας δεδομένων και προσφέρει παραμετροποιήσιμη πρόσβαση χρήστη. Μάθετε επίσης για τις διαδικασίες δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και ανάκτησης δεδομένων.

3. Υποστηρίζει ο πάροχος χώρες και περιοχές όπου διεξάγονται επιχειρηματικές δραστηριότητες;

Βρείτε το επίπεδο τοπικής προσαρμογής που παρέχεται για τοποθεσίες όπου δραστηριοποιείται η εταιρία ή σχεδιάζει να επεκταθεί. Αυτό περιλαμβάνει γλώσσα, νόμισμα, ημερομηνία και υποστήριξη ζώνης ώρας και πηγαίνει πολύ περισσότερο σε συγκεκριμένα πεδία, υπολογισμούς και αναφορές που μπορεί να είναι διαφορετικές σε κάθε χώρα.

4. Βοηθάει ο πάροχος τις εταιρείες να συμμορφώνονται με τους μεταβαλλόμενους κανονισμούς;

Καθορίστε αν ο προμηθευτής παρακολουθεί τους νομικούς κανονισμούς που επηρεάζουν τη μισθοδοσία και παρέχει έγκαιρες ενημερώσεις για να βοηθήσει στη συμμόρφωση. Επίσης, μάθετε αν ένας πάροχος υποστηρίζει τις απαιτούμενες αναφορές που απαιτούνται για την αρχειοθέτηση σε διάφορα πρακτορεία, και για ποιες χώρες και περιοχές.

5. Ενσωματώνεται το λογισμικό με άλλα συστήματα;

Αναζητήστε έναν πάροχο που παρέχει ενοποίηση με υπάρχοντα συστήματα όπως το λογισμικό HCM για να διατηρήσετε τις βασικές πληροφορίες συνεπείς, να αποφύγετε την αντιγραφή καταχώρισης δεδομένων και να αποτρέψετε πιθανά σφάλματα. Ένα σύστημα μισθοδοσίας που παρέχει πρόσβαση API μπορεί να επιτρέψει στους οργανισμούς να προσαρμόσουν την πλατφόρμα τους και να συνδεθούν με άλλα εργαλεία, αλλά αυτό έρχεται επίσης με την ανάγκη να διασφαλιστεί ότι αυτές οι ενσωματώσεις παραμένουν ενημερωμένες με τυχόν αλλαγές που έγιναν σε όλα τα συνδεδεμένα συστήματα.

6. Ποιες είναι οι δυνατότητες αναφοράς;

Μάθετε ποιοι τύποι αναφορών μπορεί να δημιουργήσει ένας πάροχος, όπως μια ανάλυση των συνταξιοδοτικών εισφορών ή της υποχρέωσης φόρου μισθοδοσίας. Επίσης, δείτε αν υπάρχουν αναλυτικά χαρακτηριστικά που θα βοηθήσουν στην πρόβλεψη και τη λήψη αποφάσεων.

7. Το κόστος ταιριάζει με τους προϋπολογισμούς ή την αναμενόμενη ανάπτυξη;

Καθορίστε τον αριθμό των θέσεων αδειοδότησης που απαιτούνται και το συνολικό κόστος από τα αρχικά στα επαναλαμβανόμενα τιμήματα. Μάθετε αν η πλατφόρμα μπορεί να κλιμακωθεί καθώς η επιχείρηση μεγαλώνει σε μέγεθος και πολυπλοκότητα. Ισορροπήστε το κόστος αυτό με το πιθανό κόστος της εσφαλμένης μισθοδοσίας ή της μη συμμόρφωσης με τους νομικούς κανονισμούς.

Περιπτώσεις χρήσης διαχείρισης μισθοδοσίας ανά κλάδο

Ακολουθούν παραδείγματα εταιρειών σε τρεις κλάδους που εφάρμοσαν συστήματα βάσει cloud και βελτίωσαν με επιτυχία τις λειτουργίες HR και μισθοδοσίας τους.

Ακίνητη περιουσία

Μετά την επέκταση από 450 σε 670 υπαλλήλους σε δύο χρόνια, ένας από τους μεγαλύτερους ομίλους ακινήτων της Αυστραλίας χρειαζόταν καλύτερη υποστήριξη της ομάδας και λειτουργική αποτελεσματικότητα. Μάθετε πώς μια ενοποιημένη πλατφόρμα HR με μισθοδοσία ενσωματωμένη στον πυρήνα βοήθησε αυτόν τον οργανισμό με ακρίβεια, ταχύτητα και συμμόρφωση. Διαβάστε την ιστορία του Ομίλου GPT.

Αθλήματα και ψυχαγωγία

Μια μεγάλη εταιρεία αθλητισμού και ψυχαγωγίας ήθελε να ενισχύσει την εμπειρία των εργαζομένων και τη λήψη αποφάσεων στο χώρο εργασίας. Μάθετε πώς η ύπαρξη μίας μεμονωμένης πηγής δεδομένων βοήθησε αυτόν τον οργανισμό να αυτοματοποιήσει τις διαδικασίες HR, να μειώσει τον χρόνο επεξεργασίας ενσωμάτωσης νέων συνεργατών, να εκσυγχρονίσει τις διαδικασίες μισθοδοσίας και να λάβει πιο ενημερωμένες αποφάσεις για το εργατικό δυναμικό. Διαβάστε την ιστορία της Sharks Sports & Entertainment.

Consumer products

Μια από τις μεγαλύτερες εταιρείες τροφίμων στον κόσμο χρειάζεται να αναβαθμίσει τις διαδικασίες της για να ενισχύσει την εμπειρία και την κουλτούρα των εργαζομένων. Μάθετε πώς ένα σύστημα διαχείρισης μισθοδοσίας cloud βοήθησε αυτόν τον οργανισμό να παρέχει στους εργαζομένους στη Μέση Ανατολή πρόσβαση στο smartphone σε εργαλεία αυτοεξυπηρέτησης και άλλα δεδομένα. Διαβάστε την παρουσίαση BRF.

Εξερευνήστε τα συστήματα διαχείρισης μισθοδοσίας

Οι αναπτυσσόμενες επιχειρήσεις όλων των μεγεθών μπορούν να επωφεληθούν από βελτιωμένες διαδικασίες και βελτιωμένη διαχείριση μισθοδοσίας. Ακολουθεί μια χρήσιμη λίστα ελέγχου HR και μισθοδοσίας για τις εταιρείες ώστε να διασφαλίσουν ότι ο οργανισμός τους είναι εξοπλισμένος για να υποστηρίζει τους επιχειρηματικούς τους στόχους, να αντιμετωπίζει μελλοντικές προκλήσεις και να ικανοποιεί τις ανάγκες των εργαζομένων.

Μάθετε πώς το SAP SuccessFactors Employee Central Payroll μπορεί να βοηθήσει τις εταιρείες να απλοποιήσουν τις διαδικασίες μισθοδοσίας για το παγκόσμιο εργατικό δυναμικό τους. Αξιόπιστες μισθοδοσίες που συμμορφώνονται με τους ειδικούς ανά χώρα και περιφερειακούς κανονισμούς με έγκαιρο, ασφαλή και αποτελεσματικό τρόπο.