Η διαδικασία επιλογής ERP

Υπάρχουν κυριολεκτικά εκατοντάδες συστήματα ERP για να διαλέξετε, με ένα ευρύ φάσμα δυνατοτήτων, δυνατών σημείων, αδυναμιών, δυνατότητας εφαρμογής και τιμής. Ενώ η επιλογή των συστημάτων μπορεί να φαίνεται τρομακτική, μια συστηματική διαδικασία σύγκρισης συστημάτων μπορεί να οδηγήσει την ομάδα σας σε μια καλή απόφαση σε εύλογο χρονικό διάστημα.

Η δοκιμασμένη μεθοδολογία που περιγράφεται εδώ μπορεί να σας βοηθήσει να μηδενίσετε τη λύση που ανταποκρίνεται καλύτερα στις συγκεκριμένες ανάγκες της εταιρείας σας. Αυτή η μεθοδολογία μπορεί να ακούγεται βασική - αλλά οι εταιρείες που αναλαμβάνουν τη διαδικασία επιλογής προμηθευτή ERP χωρίς να ακολουθούν αυτά τα λογικά βήματα συχνά αντιμετωπίζουν καθυστερήσεις, πρόσθετο κόστος και περιττή παραμετροποίηση. Από την άλλη πλευρά, οι εταιρείες που εφαρμόζουν βέλτιστες πρακτικές αξιολόγησης ERP έχουν συνήθως ομαλότερες διαδικασίες επιλογής και επακόλουθες υλοποιήσεις. Ως αποτέλεσμα, μπορούν να απολαύσουν τα οφέλη ενός σύγχρονου συστήματος πιο γρήγορα και να ανταγωνιστούν πιο αποτελεσματικά σε έναν ψηφιακό κόσμο.

Μεθοδολογία πέντε βημάτων για την αξιολόγηση των συστημάτων ERP

Μόλις μια εταιρεία αποφασίσει να αντικαταστήσει το προηγούμενο σύστημα ERP, θα πρέπει να συναρμολογήσετε μια ομάδα έργου για να καθοδηγήσετε τη διαδικασία σύγκρισης, επιλογής και υλοποίησης λογισμικού ERP. Η ομάδα ξεκινά το έργο της αναπτύσσοντας ένα αρχικό σχέδιο - το οποίο είναι πραγματικά περισσότερο μια γενική στρατηγική σε αυτό το στάδιο.

Η διαδικασία επιλογής προμηθευτή ERP μπορεί να περιγραφεί σε αυτά τα πέντε βήματα:

1. Ορισμός απαιτήσεων ERP
2. Η αίτηση υποβολής προτάσεων (RFP)
3. Πρώτη αποκοπή αξιολόγησης
4. Σύγκριση ERP και λεπτομερής αξιολόγηση
5. Τελική απόφαση: Επιλογή ERP και σύμβαση

1. Ορισμός απαιτήσεων ERP

Θα πρέπει να ενημερώσετε τους υποψήφιους παρόχους ERP σχετικά με τον οργανισμό σας και τις ανάγκες του για να διαμορφώσουν σωστά, να συσκευάσουν και να τιμολογήσουν την κατάλληλη λύση. Ξεκινήστε εντοπίζοντας βασικούς διαδικτυακούς πόρους, όπως επιδείξεις προϊόντων και ιστολόγια, που αφηγούνται την ιστορία της εταιρείας σας.

Περιγράψτε την επιχείρησή σας και τις διαδικασίες της με γενικό τρόπο και όχι με τη δημιουργία εκτενών λιστών συγκεκριμένων απαιτήσεων και διαδικασιών. Ενημερώστε τους υποψήφιους παρόχους σχετικά με το μέγεθος της επιχείρησής σας, τον όγκο δραστηριότητας και συναλλαγών, την πολυπλοκότητα των διαφόρων διαδικασιών και τυχόν μοναδικά χαρακτηριστικά ή παράγοντες. Εστιάστε στις διαδικασίες και τις απαιτήσεις που δίνουν στην επιχείρησή σας το ανταγωνιστικό της πλεονέκτημα. Αυτά είναι τα πράγματα που θα ξεχωρίσουν τα μελλοντικά συστήματα μεταξύ τους και όπου θα εξετάσετε προσεκτικά πόσο καλά κάθε σύστημα μπορεί να διαμορφωθεί για να υποστηρίξει αυτές τις μοναδικές διαδικασίες και λειτουργίες.

Περιγράψτε τα πράγματα που σας αρέσουν στο τρέχον σύστημά σας - θα θέλετε το νέο σας σύστημα να τα χειριστεί τουλάχιστον επίσης. Συμπεριλάβετε τα πράγματα που δεν κάνει το υπάρχον σύστημά σας (ή δεν τα πάει καλά). Υποδείξτε τυχόν προσαρμοσμένες εφαρμογές, λειτουργίες ή τροποποιήσεις που πρέπει να αντιμετωπιστούν με πρότυπη λειτουργικότητα ή απλή προσαρμογή (όχι τροποποίηση) στο νέο σύστημα. Με άλλα λόγια, εστιάστε στα πράγματα που είναι μοναδικά για την επιχείρησή σας και υποθέστε ότι τα πράγματα ρουτίνας πρόκειται να φροντίσουν τον εαυτό τους. (Θα επαληθεύσετε αυτή την παραδοχή στις διαδηλώσεις και τις τελικές εκτιμήσεις πιο κοντά στο σημείο απόφασης).

Βασικές συμβουλές για τον καθορισμό των απαιτήσεων ERP

Χρησιμοποιήστε λίστες ελέγχου απαιτήσεων ERP με προσοχή. Ενώ οι λίστες ελέγχου είναι από καιρό ένα τυποποιημένο εργαλείο βιομηχανίας, συχνά αποτυγχάνουν να επισημάνουν ουσιαστικές διαφορές μεταξύ των λύσεων. Πολλά στοιχεία σε αυτές τις λίστες είναι βασικά χαρακτηριστικά που σχεδόν κάθε σύστημα προσφέρει, οδηγώντας τους περισσότερους πωλητές στο να ελέγχουν απλά «ναι», ακόμη και όταν οι δυνατότητες ποικίλλουν ευρέως. Αντί να βασίζεστε σε γενικές λίστες ελέγχου, προσαρμόστε τις ώστε να αντικατοπτρίζουν τις μοναδικές ανάγκες της επιχείρησής σας. Οι προσαρμοσμένες λίστες ελέγχου μπορούν να σας βοηθήσουν να συγκρίνετε τους προμηθευτές πιο αποτελεσματικά και να εστιάσετε σε αυτό που πραγματικά έχει σημασία για τον οργανισμό σας.

Αποκτήστε τους κατάλληλους ανθρώπους στην ομάδα έργου σας. Η προδιαγραφή των απαιτήσεων είναι σκληρή δουλειά. Χρειάζεται μέλη της ομάδας που είναι αφιερωμένα στον οργανισμό, γνωρίζουν καλά την εταιρεία και έχουν το χρόνο να αφιερώσουν στο έργο. Αποφύγετε τον πειρασμό να πακετάρετε την ομάδα με ενθουσιώδεις αλλά άπειρους ανθρώπους.

Βεβαιωθείτε ότι το RFP σας περιλαμβάνει αυτές τις πληροφορίες:

• Η περιγραφή της επιχείρησής σας και των διαδικασιών της
• Αυτό που κάνει καλά το τρέχον σύστημά σας
• Τι δεν κάνει τόσο καλά όσο θα θέλατε
• Τι άλλο θέλετε να κάνει το νέο σύστημα (κατάταξη κατά σημασία)

2. Το ERP RFP

Το επόμενο βήμα περιλαμβάνει την έκδοση προσκλήσεων για απάντηση σε μια επιλεγμένη ομάδα προμηθευτών. Ο αριθμός των προσκλήσεων που θα πρέπει να στείλετε θα ποικίλει - αλλά να θυμάστε ότι θα πρέπει να εκτελέσετε μια λεπτομερή ανασκόπηση για κάθε μία από αυτές που διανέμετε. Η εμπειρία έχει δείξει ότι όσο μικρότερος είναι ο αριθμός των δυνητικών παρόχων και όσο πιο λεπτομερείς πληροφορίες παρέχονται, τόσο καλύτερες είναι οι απαντήσεις. Είναι καλύτερο να προσδιορίσετε μια ντουζίνα (ή λιγότερο) από τους καλύτερους υποψηφίους για τη σύντομη λίστα σας.

Σε απάντηση, οι προμηθευτές ERP θα πρέπει να προτείνουν ένα σύστημα που παρέχει τις απαραίτητες λειτουργίες και χαρακτηριστικά για να ικανοποιήσουν τις απαιτήσεις που αναγνωρίσατε. Οι προτάσεις θα περιέχουν επίσης πληροφορίες σχετικά με τις εταιρείες, τα προϊόντα, την εμπειρία στην επιχείρηση, τους πόρους που θα δεσμευτούν για την εφαρμογή σας και άλλες πληροφορίες που προορίζονται να κερδίσουν την εμπιστοσύνη σας (και επομένως την επιχείρησή σας).

Πώς μπορείτε λοιπόν να προσδιορίσετε τους δώδεκα (ή λιγότερους) υποψηφίους στους οποίους θα εστιάσετε τις προσπάθειες επιλογής σας; Πώς περιορίζετε τη λίστα από εκατοντάδες προμηθευτές ERP σε λίγους; Ξεκινήστε με τις βιομηχανικές δημοσιεύσεις που χαρακτηρίζουν το “ERP success stories”. (Σημειώστε ότι αυτές οι δημοσιεύσεις πιθανότατα δεν θα σας πουν για δυσκολίες ή αποτυχίες, οπότε βάλτε αυτές τις πληροφορίες σε προοπτική). Χρησιμοποιήστε τις επαφές του κλάδου σας - συσχετίσεις και επιχειρηματικούς ομίλους, για παράδειγμα - για να εντοπίσετε άλλους επαγγελματίες που μπορεί να είχαν πρόσφατη εμπειρία στην επιλογή και υλοποίηση του ERP.

Υπάρχουν επίσης πολλοί ηλεκτρονικοί κατάλογοι, εργαλεία επιλογής και υπηρεσίες επιλογής συστήματος που μπορούν να σας βοηθήσουν να εντοπίσετε λογισμικό που έχει τη λειτουργικότητα που χρειάζεστε ή/και έχει εμπειρία στον κλάδο σας.

Για εξατομικευμένες συμβουλές, μπορείτε να συνάψετε συμβάσεις με το γραφείο συμβούλων της εταιρείας σας ή να βρείτε έναν ανεξάρτητο συμβουλευτικό πόρο στην περιοχή σας ή/και στον κλάδο σας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει το ιστορικό και τις συνεργασίες τους για να βεβαιωθείτε ότι είναι πραγματικά ανεξάρτητοι και δεν συνδέονται με έναν ή περισσότερους παρόχους ERP.

Μπορείτε να επιλέξετε να συμπεριλάβετε συγκεκριμένους προμηθευτές συστήματος ERP που παρουσιάζουν ενδιαφέρον για άλλους λόγους. Ίσως ένας ή περισσότεροι από τους μεγαλύτερους και πιο σημαντικούς πελάτες σας χρησιμοποιεί ένα σύστημα ERP και σας έχει ενθαρρύνει να χρησιμοποιήσετε το ίδιο σύστημα. Ή ίσως η εταιρεία σας να είναι μέρος μιας μεγαλύτερης επιχείρησης ή ενός βιομηχανικού ομίλου που έχει «τυποποιηθεί» σε μια δεδομένη πλατφόρμα ERP. Λάβετε μια πρόταση από τον προτεινόμενο πάροχο και δώστε σε όλες τις προτάσεις μια δίκαιη και αμερόληπτη αξιολόγηση κατά τη λήψη της απόφασής σας.

Βασικές συμβουλές για το ERP RFP

Διασφάλιση ότι όλοι οι ενδιαφερόμενοι φορείς προσδιορίζουν τις απαιτήσεις τους. Το RFP σας θα πρέπει να περιλαμβάνει πληροφορίες από όλους τους ενδιαφερόμενους - διαφορετικά κινδυνεύετε να επιλέξετε ένα σύστημα ERP που εξυπηρετεί μόνο μερικές από τις επιχειρηματικές σας λειτουργίες, απαιτώντας από άλλους τομείς να επενδύσουν σε αυτόνομα συστήματα. Αξιολογήστε τα συστήματα που λειτουργούν για ολόκληρη την επιχείρηση και χρησιμοποιήστε το χρονοδιάγραμμα υλοποίησης για να παραδώσετε τις λειτουργικές μονάδες προτεραιότητας πρώτα.

Δώστε προσοχή στην κατάταξη των απαιτήσεων. Συχνά, το RFP διαιρείται σε λειτουργικές περιοχές με τμήματα για να ολοκληρώσει κάθε τμήμα. Κάθε τομέας—είτε είναι HR είτε λειτουργεί—συνήθως κάνει μια εξαιρετική λειτουργικότητα κατάταξης θέσεων εργασίας για την επιχειρηματική τους μονάδα, αλλά οι προτεραιότητές τους μπορεί να μην ευθυγραμμίζονται με τους συνολικούς επιχειρηματικούς στόχους. Εξαρτάται από την ομάδα αξιολόγησης του έργου σας να προσαρμόσει τις προτεραιότητες από μια ευρύτερη προοπτική. Ποιες απαιτήσεις είναι ζωτικής σημασίας, σημαντικές ή απλά ωραίες;

Ελέγξτε την πραγματική διαθεσιμότητα της λειτουργίας. Οι εταιρείες λογισμικού έχουν μεγάλα τμήματα μάρκετινγκ. Ορισμένα πωλούν προϊόντα που δεν έχουν αναπτυχθεί και δοκιμαστεί πλήρως. Κάνετε την έρευνα για τα χαρακτηριστικά που «έρχονται σε μια μελλοντική κυκλοφορία» έναντι εκείνων που χρησιμοποιούνται από τις αναφορές σήμερα. Είναι απολύτως εντάξει να εξετάσετε τα χαρακτηριστικά στην ανάπτυξη - αλλά μην στοιχηματίζετε το έργο σας στις επερχόμενες λειτουργίες, αν είναι απαραίτητες για ένα επιτυχημένο έργο.

Αξιολογήστε τις διαδικασίες σας. Οι διαδικασίες που ενσωματώνονται στο συσκευασμένο λογισμικό ERP θεωρούνται «βέλτιστες πρακτικές». Έμπειροι σύμβουλοι και υλοποιητές ERP θα σας πουν ότι είναι σχεδόν πάντα καλύτερο να αλλάζετε τη διαδικασία ώστε να ταιριάζει με το λογισμικό (αναγνωρίζοντας την πτυχή της «βέλτιστης πρακτικής») παρά να αλλάξετε το λογισμικό ώστε να ταιριάζει με την υπάρχουσα διαδικασία. Ωστόσο, αυτή η απόφαση είναι δική σας. Αλλά να θυμάστε ότι οι νέες διαδικασίες μπορούν να οδηγήσουν τις βελτιώσεις και τα οφέλη που παίρνετε από ένα νέο σύστημα. Επίσης θυμηθείτε ότι όλο το σύγχρονο λογισμικό ERP είναι κατάλληλο, έτσι ώστε να έχετε σημαντική ευελιξία να αλλάξετε τις διατάξεις και τη ροή της οθόνης, τις διαδικασίες, τα χαρακτηριστικά δεδομένων και τη θεραπεία και πολλά άλλα - χωρίς να τροποποιήσετε τον κώδικα.

Εξετάστε το ERP ROI. Οι περισσότερες εταιρείες απαιτούν την ανάλυση απόδοσης επένδυσης ERP (ROI) ως προϋπόθεση για την εξουσιοδότηση και τη χρηματοδότηση οποιουδήποτε μεγάλου έργου. Όπως υποδηλώνει η ονομασία, πρόκειται για άθροιση του κόστους που σχετίζεται με την αγορά και την εφαρμογή του νέου συστήματος συν διαφορές λειτουργικού κόστους σε σύγκριση με εκείνες του υπάρχοντος συστήματος. Η απόδοση επένδυσης λαμβάνει επίσης υπόψη οφέλη εκτός από την άμεση εξοικονόμηση κόστους, συμπεριλαμβανομένης της βελτιωμένης απόδοσης, της καλύτερης εξυπηρέτησης πελατών και της παραγωγικότητας στο χώρο εργασίας.

3. Πρώτη αξιολόγηση ERP

Η αξιολόγηση πραγματοποιείται σε δύο φάσεις. Σε αυτήν την πρώτη φάση, όλες οι προτάσεις αξιολογούνται για να δείτε πόσο καλά ταιριάζουν με το περιβάλλον και τις απαιτήσεις σας όπως περιγράφεται στο RFP σας. (Αυτή η φάση δεν περιλαμβάνει σύγκριση προμηθευτή - αυτό το βήμα εμπίπτει στη δεύτερη φάση της αξιολόγησης).

Ο στόχος σε αυτό το σημείο είναι να εξαλείψετε αυτά που δεν πληρούν τα κριτήριά σας και να κατατάξετε αυτά που όντως φαίνεται να ταιριάζουν στο νομοσχέδιο. Το αποτέλεσμα είναι ένας σύντομος κατάλογος των καλύτερων προτάσεων. Αυτά, και μόνο αυτά, θα υποβληθούν σε λεπτομερή αξιολόγηση που θα οδηγήσει στην τελική επιλογή.

Αν έχετε πολλές απαντήσεις να ελέγξετε, οι λεπτομέρειες θα τείνουν να θολώνουν, καθιστώντας δύσκολο να θυμόμαστε ποιες απαντήσεις RFP είναι ιδιαίτερα ισχυρές (ή αδύναμες) και σε ποιες περιοχές. Μια αριθμητική κλίμακα βαθμολογίας μπορεί να σας βοηθήσει να τα διατηρήσετε όλα ευθεία και να τεκμηριώσετε τη διαδικασία λήψης αποφάσεων.

Ακολουθούν μερικές ακόμη συμβουλές που θα σας βοηθήσουν κατά τη διάρκεια αυτού του βήματος τεκμηρίωσης:

• Διαμορφώστε μια φόρμα ή υπολογιστικό φύλλο με τέτοιο τρόπο ώστε οι ελεγκτές να μπορούν να αξιολογήσουν κάθε πρόταση σύμφωνα με τα κύρια κριτήρια που καθορίσατε στο RFP σας. Κάθε ελεγκτής πρέπει να αντιστοιχίσει έναν αριθμητικό βαθμό (η κλίμακα μπορεί να είναι ένα έως δέκα, ένα έως πέντε, ένα έως τρία ή οποιοδήποτε επίπεδο ανάλυσης θεωρείτε κατάλληλο) σε κάθε κριτήριο αξιολόγησης. Μπορείτε να έχετε όσους ή λιγότερους ελεγκτές επιθυμείτε.
• Αφήστε χώρο για σημειώσεις και τυχόν ερωτήσεις σχετικά με την απάντηση για παρακολούθηση. Μπορεί να θέλετε να ζητήσετε διευκρινίσεις σε αυτό το στάδιο ή να περιμένετε μέχρι τη λεπτομερή αξιολόγηση των προτάσεων που προκρίθηκαν. Αντιστοιχίστε ένα βάρος σε κάθε κριτήριο βάσει του πόσο σημαντική είναι η λειτουργία ή η διαδικασία για την επιχείρησή σας.
• Πολλαπλασιάστε τη βαθμολογία που δίνεται από κάθε ελεγκτή με βάση το βάρος για κάθε κριτήριο και υπολογίστε μια συνολική βαθμολογία για κάθε προμηθευτή. Τις περισσότερες φορές, θα υπάρχουν αρκετοί που κατατάσσονται κοντά στην κορυφή της κλίμακας, ένα σύμπλεγμα απαντήσεων λίγο περισσότερο στην κατάταξη και μερικοί που δεν κάνουν την περικοπή. Θα πρέπει τώρα να έχετε τη σύντομη λίστα των φιναλίστ σας - ιδανικά τρεις έως πέντε υποψηφίους - για τελική αξιολόγηση.
• Οι αποδόσεις είναι καλές που θα μπορέσετε να εντοπίσετε τους καλύτερους υποψηφίους, αλλά αν δεν είναι τόσο ξεκάθαρο, επιστρέψτε στις επιμέρους αξιολογήσεις και συζητήστε με την ομάδα.

Βασικές συμβουλές για τις προκαταρκτικές αξιολογήσεις ERP

Αντιμετωπίστε κάθε πιθανό πάροχο εξίσου. Μην δέχεστε καμία ζωντανή επίδειξη, ειδικές προσωπικές συναντήσεις, ή επιτόπιες επισκέψεις, εκτός αν είστε πρόθυμοι να προσφέρετε την ίδια πρόσβαση σε όλους τους πωλητές - είναι σημαντικό να διατηρήσετε ίσους όρους ανταγωνισμού. Μια κοινή τεχνική είναι να φιλοξενήσετε ένα «συνέδριο πλειοδοτών» στην εγκατάστασή σας για να δείξετε όλους τους πιθανούς παρόχους και να απαντήσετε στις ερωτήσεις τους (μπροστά σε όλους).

Να θυμάστε ότι μια πρόταση είναι παραστατικό πωλήσεων. Οι απαντήσεις θα περιέχουν τις πληροφορίες που ζητήσατε και άλλα. Υποθέστε ότι κάθε ισχυρισμός είναι αληθής. Μπορείτε να επαληθεύσετε τις περισσότερες, αν όχι όλες, αξιώσεις κατά τη διάρκεια της διαδικασίας αξιολόγησης. Να καταλάβετε όμως ότι οι συντάκτες προτάσεων θα απαντήσουν στις ερωτήσεις σας με τρόπο που θα βάζει τα προϊόντα τους στο πιο ευνοϊκό φως.

Ψάξτε για έκτροπα. Δώστε ιδιαίτερη προσοχή σε οποιαδήποτε κριτήρια όπου οι βαθμολογίες παρουσιάζουν μεγάλη ποικιλία. Αν ένας κριτής βαθμολογεί μια πρόταση πολύ υψηλή για ένα κριτήριο και ένας άλλος κριτής την βαθμολογεί πολύ χαμηλά, αξίζει μια συζήτηση. Ερωτήστε και τους δύο αναθεωρητές με έναν εποικοδομητικό, μη απειλητικό τρόπο για να μάθετε τι σκεφτόταν ο καθένας. Πιθανώς ο ένας ή και οι δύο παρατήρησαν κάτι που οι άλλοι κριτικοί έχασαν ή δεν θεωρούσαν σημαντικό. Ως αποτέλεσμα αυτών των συζητήσεων, μπορεί να θέλετε να προσαρμόσετε τις βαθμολογίες για ένα συγκεκριμένο κριτήριο - και αυτό θα μπορούσε να αλλάξει τη συνολική κατάταξη.

4. Σύγκριση ERP και λεπτομερής αξιολόγηση

Μόλις εντοπίσετε τρεις έως πέντε φιναλίστ, ήρθε η ώρα να εργαστείτε επαληθεύοντας τους ισχυρισμούς τους και επικυρώνοντας τις αναφορές.

Πώς να ξεκινήσετε τις αξιολογήσεις ERP

Ελάτε σε επαφή με κάθε έναν από τους πιθανούς παρόχους και δώστε τους τα καλά νέα: έφτιαξαν τη σύντομη λίστα! (Δεν πειράζει να τους πείτε πόσοι άλλοι φιναλίστ υπάρχουν και ακόμα και να τους ενημερώσετε για το ποιες εταιρείες ανταγωνίζονται, αν είστε βολεμένοι να το κάνετε αυτό).

• Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορείτε επίσης να τους ζητήσετε να τελειοποιήσουν τις προτάσεις τους.
• Μιλήστε με (ή επισκεφτείτε) τους υπάρχοντες χρήστες του συστήματος, κατά προτίμηση στον κλάδο σας (ή σε παρόμοια αγορά) και κοντά στο μέγεθος της εταιρείας σας.
• Ασφαλείς αναφορές αν οι προμηθευτές δεν τις έχουν ήδη παράσχει. (Οι πωλητές μπορεί να διστάζουν να παράσχουν αναφορές λόγω ανταγωνιστικών ανησυχιών. Αλλά θα πρέπει να επιμείνετε. Να τους διαβεβαιώσετε ότι θα υπογράψετε και θα τηρήσετε τις συμφωνίες μη αποκάλυψης).

Πώς να διαχειριστείτε τις επιδείξεις συστήματος ERP

Είναι επίσης καιρός να προσκαλέσουμε τους υποψηφίους που προκρίθηκαν να πραγματοποιήσουν λεπτομερείς επιδείξεις των συστημάτων τους - αλλά πρέπει να ελέγξετε αυτά τα demos.

• Δώστε σε κάθε υποψήφιο μια δέσμη ενεργειών ή μια λίστα λειτουργιών που θέλετε να βλέπετε πολύ πριν από την προγραμματισμένη επίδειξη. Όλοι οι πιθανοί πάροχοι θα πρέπει να έχουν την ίδια λίστα.
• Επιτρέψτε τους να εμφανίσουν τυχόν ειδικά χαρακτηριστικά που επιθυμούν να επισημάνουν μόνο αφού σας εμφανίσουν τα χαρακτηριστικά και τις διαδικασίες που περιγράφονται στο RFP.
• Βεβαιωθείτε ότι η δέσμη ενεργειών ή η λίστα σας περιλαμβάνει τις μοναδικές απαιτήσεις που αναγνωρίστηκαν στο βήμα ένα. Τα συστήματα ERP χειρίζονται τις κανονικές διαδικασίες με τον ίδιο τρόπο. Είναι οι εξαιρέσεις από τις κανονικές διαδικασίες που παρουσιάζουν την πρόκληση. (Για παράδειγμα, τη δυνατότητα εισαγωγής παραγγελιών για είδη που δεν βρίσκονται στο απόθεμα, την απαίτηση πώλησης ομάδων ή ειδών σε πακέτα, κιτ ή σύνολα, ή υποστήριξη για μια μοναδική διαδικασία αντιστοίχισης τιμολογίου).
• Κατά τη διάρκεια της επίδειξης, θα θελήσετε να δείτε πώς το λογισμικό μπορεί να διαμορφωθεί και να προσαρμοστεί για να υποστηρίξει τις μοναδικές διαδικασίες και διαδικασίες σας. Ωστόσο, παραμείνετε ανοιχτόμυαλοι στο βαθμό που μπορεί να ανακαλύψετε μερικές βέλτιστες πρακτικές σε αυτές τις πρότυπες λειτουργίες που θα βελτιώσουν τις λειτουργίες και τα αποτελέσματα στην εταιρεία σας.
• Ιδανικά, το πρόγραμμα επίδειξης θα είναι σε θέση να δείξει τη λειτουργία του συστήματος χρησιμοποιώντας τα δικά σας δεδομένα. Αυτό δεν είναι πάντα δυνατό, αλλά όταν είναι, θα σας δώσει μια πολύ καλύτερη απόδειξη του πώς το σύστημα θα λειτουργήσει στο περιβάλλον σας.

Βασικές συμβουλές για την λεπτομερή αξιολόγηση ERP

Μην θαμπώνεστε από τις διαδηλώσεις. Οι επαγγελματίες που επιδεικνύουν λογισμικό είναι συνήθως πολύ έμπειροι και έχουν μεγάλες προσωπικότητες. Στόχος τους είναι να σας κερδίσουν και να πουλήσουν το λογισμικό τους. Μην αποσπάστε την προσοχή από το άτομο ή το γήπεδο πωλήσεων, ανεξάρτητα από το πόσο διασκεδαστικό. Εστιάστε στον τρόπο με τον οποίο οι επιχειρηματικές διαδικασίες ικανοποιούν τις ανάγκες σας.

Αξιοποιήστε στο έπακρο τις επισκέψεις αναφοράς τοποθεσίας. Επιλέξτε προσεκτικά ποιον σκοπεύετε να επισκεφθείτε. Κάντε μια σύντομη κλήση στον οικοδεσπότη σας για να βεβαιωθείτε ότι έχουν εφαρμόσει το λογισμικό και έχουν πραγματοποιήσει τα υποσχόμενα οφέλη. Συμφωνήστε για το τι θα σας δείξουν και τους ανθρώπους που θα συναντήσετε κατά τη διάρκεια της επίσκεψης. Μόλις εμφανιστούν επιτόπου, κρίνετε προσεκτικά αν η επιτυχία τους μπορεί να αναπαραχθεί στο περιβάλλον σας. Επίσης, κάντε τις δύσκολες ερωτήσεις: «Ποιες ήταν οι μεγαλύτερες εκπλήξεις σας;» και «Αν έπρεπε να το ξανακάνεις, τι θα έκανες διαφορετικά;»

Συνεχίστε να κάνετε ερωτήσεις. Ενθαρρύνετε την ομάδα επιλογής σας να κάνει ερωτήσεις, αν μη τι άλλο για να διευκρινίσει τις απαντήσεις. Κάντε το αυτό στην επιθεώρηση του RFP καθώς και κατά τη διάρκεια των διαδηλώσεων. Αυτό θα μειώσει σημαντικά την πιθανότητα μελλοντικών εκπλήξεων. Τώρα είναι η ώρα να ανακαλύψετε τις απαντήσεις που δεν σας αρέσουν - πριν ξεκινήσουν οι διαπραγματεύσεις. Επίσης, να έχετε κατά νου ότι μπορείτε να πάρετε τις απαντήσεις σας δωρεάν σε αυτό το στάδιο, έτσι ώστε να μάθουν όσο το δυνατόν περισσότερο. Μόλις αρχίσετε να εφαρμόζετε το προϊόν, μπορεί να χρειαστεί να περιμένετε για υποστήριξη ή ακόμα και να πληρώσετε για απαντήσεις στις ερωτήσεις σας.

5. Επιλογή ERP και σύμβαση

Όταν ολοκληρώσετε τις λεπτομερείς αξιολογήσεις, πιθανότατα θα βρείτε ότι έχετε δύο ή τρεις προμηθευτές που πληρούν τα κριτήριά σας. Επιλέξτε αυτό που πιστεύετε ότι ανταποκρίνεται καλύτερα στις τρέχουσες και μελλοντικές ανάγκες σας - αλλά μην απορρίπτετε τους άλλους. Αντ' αυτού, ενημερώστε τους ότι είναι κατάλληλες αλλά όχι η πρώτη σας επιλογή· αυτό αφήνει την πόρτα ανοιχτή σε περίπτωση που οι διαπραγματεύσεις σας με τον κορυφαίο υποψήφιο δεν έχουν αποτέλεσμα όπως έχει προγραμματιστεί.

Τώρα, μπορείτε να αρχίσετε να διαπραγματεύεστε τα στοιχεία της σύμβασης με τον κορυφαίο υποψήφιο. Οι περισσότερες εταιρείες γνωρίζουν πώς αυτό το βήμα «υποτίθεται ότι θα λειτουργήσει». Αλλά όπως κάθε άλλο βήμα στη διαδικασία αξιολόγησης και επιλογής ERP, μπορεί να συναντήσετε κάποιες εκπλήξεις εδώ.

Η εξουσία είναι με το μέρος σας στις διαπραγματεύσεις. Ωστόσο, είναι καλύτερο να θεωρήσετε ότι ο πάροχος είναι συνεργάτης στη μελλοντική επιτυχία της εταιρείας σας, όχι αντίπαλος στις διαπραγματεύσεις. Στόχος για μια δίκαιη συμφωνία που θα παρέχει και στα δύο μέρη κίνητρα για την αποτελεσματική εφαρμογή του συστήματος και την αποτελεσματική λειτουργία του.

Κάθε πτυχή της εφαρμογής του συστήματος και της συνεχιζόμενης υποστήριξης θα πρέπει να συζητείται και να τεκμηριώνεται - αναφέροντας λεπτομερώς την τιμή, ποιος είναι υπεύθυνος, και σε ορισμένες περιπτώσεις, ο χρόνος που απαιτείται. Υπάρχουν πολλές πτυχές της σύμβασης, συμπεριλαμβανομένων (χωρίς περιορισμό):

• Αρχική αγορά, μίσθωση ή άδεια υλικοτεχνικού εξοπλισμού και λογισμικού
• Εφαρμογή του υλισμικού και του λογισμικού (προσδιορίζοντας τι είναι «εφαρμογή»)
• Κόστος και χρόνος λειτουργίας της αίθουσας συνεδριάσεων (πριν ή μετά την πληρωμή του λογισμικού)
• Δαπάνες αρχικής και συνεχούς εκπαίδευσης
• Συνεχής υποστήριξη συντήρησης υλικού και λογισμικού (και σε ποιο επίπεδο)
• Μετατροπή και ενοποίηση δεδομένων σε άλλα συστήματα
• Δικτύωση και ασφάλεια
• Παραμετροποιήσεις (αρχικές και με μελλοντικές εκδόσεις)

Βασικές συμβουλές για την τελική επιλογή λογισμικού ERP

Μην ανακοινώνετε την τελική σας επιλογή πριν από τις διαπραγματεύσεις. Στο τέλος του σταδίου λεπτομερούς αξιολόγησης, η ομάδα μπορεί να θελήσει να ανακηρύξει «νικητή». Ωστόσο, η ενημέρωση του κορυφαίου υποψηφίου ότι είναι ο «εκλεκτός» δεν είναι προς το συμφέρον της εταιρείας. Δεν είναι ασυνήθιστο να υπάρχουν εκπλήξεις στη διαδικασία διαπραγμάτευσης και μπορεί να χρειαστεί να επανεξετάσετε την επιλογή σας.

Μακροπρόθεσμο σχέδιο. Στη βιασύνη για να ξεκινήσετε, φροντίστε να αναθεωρήσετε προσεκτικά τα μακροπρόθεσμα κόστη ώστε οι εκτιμήσεις σας να είναι σωστές και να μην παρακάμψετε τους αριθμούς ERP ROI. Ορισμένοι πάροχοι παρέχουν περισσότερες δωρεάν υπηρεσίες για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα και ορισμένοι ενδέχεται να αναθέσουν τη μακροπρόθεσμη στήριξή τους σε μια εταιρεία εξυπηρέτησης ανά πληρωμή. Ορισμένοι πάροχοι έχουν ένα ανώτατο όριο για το πόσο θα αυξήσουν τα ετήσια ποσοστά συντήρησης ή συνδρομής, και πολλοί όχι. Άλλοι πωλούν μια χαμηλή συνδρομή software-as-a-service (SaaS) και μετά από μερικά χρόνια αρχίζουν να την ανεβάζουν σημαντικά. Ορισμένοι πάροχοι παρέχουν μια ετήσια ενημέρωση, αλλά καμία σημαντική υποστήριξη στη διαδικασία επικαιροποίησης. Κάντε ερωτήσεις και λάβετε τις απαντήσεις γραπτώς για να βεβαιωθείτε ότι κατανοείτε πλήρως το μακροπρόθεσμο κόστος σας.

Χρειάζεται ένα χωριό (ή, τουλάχιστον, μια ομάδα)

Ο πιο σημαντικός παράγοντας για την επιτυχία της διαδικασίας αξιολόγησης του συστήματος ERP είναι η ομάδα του έργου. Η ομάδα αυτή θα πρέπει να συγκροτηθεί από πολύ νωρίς και θα πρέπει να αποτελέσει την κινητήρια δύναμη για την ανάπτυξη, τη διανομή και την αξιολόγηση του RFP και την επιλογή του νέου συστήματος ERP.

Από την εμπειρία μας, όταν οι ομάδες βρίσκονται εν μέσω λεπτομερούς έρευνας και αξιολόγησης, συχνά λαμβάνονται συντομεύσεις. Αλλά αν η ομάδα του έργου σας ακολουθήσει αυτά τα πέντε βήματα και δώσει προσοχή στα μαθήματα που αποκομίστηκαν, θα είναι σε θέση να βρουν τη βέλτιστη λύση για να ικανοποιήσουν τις απαιτήσεις της εταιρείας σας, τώρα και για το μέλλον.

Διαβάστε περισσότερα σε αυτή τη σειρά