Ανάλυση δαπανών: ο απόλυτος οδηγός

Στον σημερινό κόσμο του ιλιγγιώδους ανταγωνισμού και της αστραπιαίας αλλαγής, μπορεί να έχετε μόνο στιγμές για να αδράξετε μια ευκαιρία ή να εντοπίσετε έναν κίνδυνο που θα μπορούσε να είναι για την εταιρεία σας. Για να επικεντρωθείτε γρήγορα και να λάβετε γρήγορες επιχειρηματικές αποφάσεις, χρειάζεστε εμπιστοσύνη – πρέπει να αισθάνεστε σαν να έχετε αξιόπιστη ενότητα για να σας στηρίξει και να σας δώσει μια σαφή εικόνα της κατάστασής σας. Εκεί έρχεται η διαδικασία ανάλυσης δαπανών, και τα εργαλεία ανάλυσης δαπανών και οι μεθοδολογίες που την υποστηρίζουν.

Η ανάλυση δαπανών δεν παρέχει μόνο βασικές πληροφορίες σχετικά με τις προηγούμενες δαπάνες σας, αλλά παρέχει επίσης τη βάση για εργαλεία analytics για την πρόβλεψη προτύπων δαπανών και την πραγματοποίηση στρατηγικών προβλέψεων για μελλοντικό προγραμματισμό.

Σύμφωνα με πρόσφατη έκθεση του The Economist Group, περίπου το ένα τρίτο των ερωτηθέντων της C-suite ανέφεραν ότι τα analytics δαπανών αποτελούν κορυφαία προτεραιότητα για το επόμενο έτος. Τα ισχυρά εργαλεία ανάλυσης δαπανών, ειδικά αυτά που ενσωματώνουν δυνατότητες καθοδηγούμενες από AI, είναι ζωτικής σημασίας για την πλοήγηση στις σύγχρονες πολυπλοκότητες και την ενδυνάμωση σας ώστε να βελτιστοποιήσετε τις επιχειρηματικές σας διαδικασίες και τις διαδικασίες προμηθειών.

Αναθεωρώντας και αναλύοντας συστηματικά διαφορετικές ομάδες δεδομένων, οι λύσεις και οι πρακτικές ανάλυσης δαπανών μπορούν να σας βοηθήσουν να ανακαλύψετε ανεπάρκειες, να διαπραγματευτείτε από ισχυρότερη θέση και να δημιουργήσετε καλύτερες σχέσεις με τους προμηθευτές σας.

Τι είναι η ανάλυση δαπανών;

Η ανάλυση δαπανών είναι η διαδικασία συλλογής, εκκαθάρισης, κατηγοριοποίησης και ανάλυσης σύνθετων πληροφοριών δαπανών βάσει δεδομένων. Στόχος του είναι να σας βοηθήσει να επιτύχετε βασικούς στόχους, όπως χαμηλότερο κόστος προμηθειών, μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα και υψηλότερη συμμόρφωση. Στον πυρήνα του, αντιμετωπίζει ορισμένες ερωτήσεις που σας βοηθούν να κατανοήσετε καλύτερα και να βελτιστοποιήσετε τις δαπάνες σας:

• Σε τι ξοδεύουμε χρήματα;
• Πόσα πληρώσαμε;
• Από ποιον αγοράζουμε;
• Υπάρχει καλύτερος τρόπος για να γίνει αυτό;

Ιστορικά, η ανάλυση δαπανών ήταν μια διαδικασία έντασης εργασίας και χειροκίνητη. Οι ομάδες προμηθειών έπρεπε να εξομοιωθούν με διαφορετικές πηγές δεδομένων και λογιστικά φύλλα, τα οποία συχνά στερούνταν ευκαιριών ή κινδύνων. Αλλά ευτυχώς, τα σημερινά εργαλεία ανάλυσης δαπανών που υποστηρίζονται από AI αυτοματοποιούν αυτές τις εργασίες και παρέχουν πληροφορίες δεδομένων on-demand. Αυτό βελτιστοποιεί την ενοποίηση και τυποποίηση δεδομένων από πολλές πηγές και διευκολύνει την ανάλυση των πληροφοριών σε πραγματικό χρόνο, βοηθώντας σας να λάβετε αποφάσεις βάσει πληροφοριών που βελτιώνουν τα επιχειρηματικά αποτελέσματα.

Διαδικασία ανάλυσης δαπανών

Ενώ η διαδικασία ανάλυσης δαπανών μπορεί να διαφέρει ώστε να αντικατοπτρίζει τις μοναδικές ανάγκες και προκλήσεις μιας εταιρείας, είναι ωστόσο μια δομημένη και συστηματική δέσμευση που βασίζεται στην πρόσβαση σε συνεχώς ενημερωμένες αναφορές και σύνολα δεδομένων καθώς και ισχυρά analytics. Δείτε πώς λειτουργεί μια τυπική διαδικασία:

Αποτυπώστε άμεσα, έμμεσα και δεδομένα δαπανών υπηρεσιών

Αυτό περιλαμβάνει τη λήψη δεδομένων από διαφορετικά συστήματα στην επιχείρησή σας, συμπεριλαμβανομένου του ERP, των συστημάτων πληρωτέων λογαριασμών (AP), των πλατφορμών e-procurement, των συστημάτων διαχείρισης εξόδων και των επιχειρηματικών μονάδων. Οι πληροφορίες τόσο για τις άμεσες δαπάνες (όπως πρώτες ύλες για την παραγωγή) όσο και για τις έμμεσες δαπάνες (προμήθειες γραφείου και επιχειρήσεις κοινής ωφέλειας) πρέπει να συγκεντρωθούν για να παρέχουν μια πλήρη εικόνα των δαπανών του οργανισμού.

Εκκαθάριση, διαγραφή και εμπλουτισμός δεδομένων

Μόλις συλλεχθούν τα δεδομένα, μπορείτε να τα καθαρίσετε και να τα τυποποιήσετε για να το κάνετε χρήσιμο. Αυτό περιλαμβάνει την ενοποίηση μορφοποιήσεων, την εξάλειψη διπλών εγγραφών και τον χειρισμό τυχόν κενών πεδίων. Μπορείτε έπειτα να συμπληρώσετε τις πληροφορίες με περισσότερα σημεία δεδομένων όπως αριθμούς βαθμολογίας πίστωσης για κάθε προμηθευτή.

Κατηγοριοποίηση όλων των δεδομένων δαπανών

Μετά την εκκαθάριση, πρέπει να κατηγοριοποιήσετε τα δεδομένα σας σε πρότυπες κατηγορίες δαπανών. Αυτό το βήμα περιλαμβάνει τη δημιουργία μιας λογικής ταξινομίας που ομαδοποιεί παρόμοιους τύπους δαπανών, καθιστώντας ευκολότερη την ανάλυση και τη διαχείριση. Η διαχείριση κατηγορίας μπορεί να περιλαμβάνει άμεσες κατηγορίες δαπανών όπως πρώτες ύλες και έμμεσες κατηγορίες δαπανών όπως υπηρεσίες ΙΤ.

Συγχώνευση με εξωτερικά δεδομένα

Η ενοποίηση εξωτερικών δεδομένων με δεδομένα εσωτερικών δαπανών παρέχει μια πιο ολοκληρωμένη ανάλυση. Οι σύγχρονες λύσεις λογισμικού ενισχύουν αυτή τη διαδικασία επιτρέποντας σε προσαρμοσμένες συγχωνεύσεις δεδομένων και εκθέσεις να παρέχουν ευρήματα που δεν θα ήταν δυνατά με χειροκίνητα συστήματα από το παρελθόν.

Μετασχηματίστε τα ανεπεξέργαστα δεδομένα σε σημαντικές πληροφορίες

Με την εφαρμογή των analytics και της προγνωστικής μοντελοποίησης, μπορείτε γρήγορα και με μεγαλύτερη ακρίβεια να αναγνωρίσετε τις τάσεις, να προβλέψετε μελλοντικές δαπάνες και να ανακαλύψετε ευκαιρίες για εξοικονόμηση κόστους.

Εντοπισμός κινδύνων και ευκαιριών για εξοικονόμηση κόστους

Μπορείτε έπειτα να αναλύσετε τα μετασχηματισμένα δεδομένα σας για να αναγνωρίσετε πιθανούς κινδύνους, όπως εξαρτήσεις προμηθευτή ή προβλήματα συμμόρφωσης. Η διαδικασία αυτή αποκαλύπτει επίσης ευκαιρίες μείωσης του κόστους με την επισήμανση τομέων αναποτελεσματικότητας ή υπερβολικής δαπάνης.

Χρησιμοποιήστε πληροφορίες για να ενισχύσετε τους τελικούς χρήστες

Τα δεδομένα είναι γνώση, και η γνώση είναι δύναμη. Οι προσαρμοσμένες πληροφορίες και οι αναφορές που είναι διαθέσιμες σήμερα μπορούν να παρέχουν ορισμένες πληροφορίες που αλλάζουν το παιχνίδι. Αλλά τελικά, οι άνθρωποι πρέπει να αναλάβουν την ευθύνη να ενεργήσουν πάνω τους. Σε αυτό το τελευταίο σημαντικό βήμα, είναι σημαντικό να διασφαλίσετε ότι μοιράζεστε (με τις σωστές ομάδες) τα ευρήματά σας και την πρόσβαση σε κρίσιμη νοημοσύνη.

Οφέλη από την ανάλυση δαπανών στην προμήθεια και σε όλη την επιχείρηση

Χάρη στην αυξημένη ορατότητα και ευφυΐα, η ανάλυση δαπανών διευκολύνει την ομάδα προμηθειών σας να πραγματοποιήσει μερικά από τα ακόλουθα οφέλη:

• Χαμηλότερα κόστη: Η ανάλυση δαπανών επισημαίνει ευκαιρίες εξοικονόμησης και πιθανούς κινδύνους, βοηθώντας σας να διαπραγματευτείτε καλύτερους όρους, να ενοποιήσετε αγορές και να μεταβείτε σε πιο οικονομικά αποδοτικούς προμηθευτές.
• Καλύτερη διαχείριση κινδύνου: Η ανάλυση των δαπανών σας βοηθά να εντοπίσετε υπερπληρωμές ή τύπους που θα μπορούσαν να υποδείξουν πιθανές αδυναμίες της εφοδιαστικής αλυσίδας.
• Βελτιωμένη στρατηγική προμήθευση: Οι λεπτομερείς πληροφορίες για τις τάσεις δαπανών σας επιτρέπουν να λαμβάνετε ταχύτερες αποφάσεις, να διαπραγματεύεστε από μια ισχυρότερη θέση και να ευθυγραμμίζετε καλύτερα τις στρατηγικές διαδικασίες προμήθευσης με τους διεπιχειρηματικούς στόχους και τους στόχους σας.
• Βελτιστοποιημένες διαδικασίες εφοδιασμού: Η ανάλυση δαπανών σας βοηθάει να εντοπίσετε ανεπάρκειες και σημεία συμφόρησης. Αυτές οι ανακαλύψεις μπορούν να οδηγήσουν σε βελτιώσεις της διαδικασίας, ταχύτερους χρόνους κύκλου, μειωμένο κόστος εργασίας και καλύτερη απόδοση εφοδιασμού συνολικά.
• Βελτιωμένη διαχείριση σχέσεων προμηθευτή (SRM): Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πληροφορίες για την απόδοση του SRM και του προμηθευτή για να αναπτύξετε ισχυρότερες συνεργασίες και να διασφαλίσετε ότι οι προμηθευτές σας πληρούν τα πρότυπα και τις προσδοκίες που ορίσατε.
• Βελτιστοποιημένη διαχείριση συμβάσεων: Η προσθήκη analytics στη διαδικασία διαχείρισης συμβάσεων σας βοηθάει να δείτε πέρα από τα ψιλά γράμματα για να εντοπίσετε προκλήσεις και ευκαιρίες. Αυτές οι πληροφορίες σας επιτρέπουν να διαπραγματευτείτε τους καλύτερους συνεχιζόμενους όρους και όρους ανανέωσης καθ' όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής της σύμβασης.
• Ικανότητα αξιολόγησης της απόδοσης: Η ανάλυση δαπανών επιτρέπει στον οργανισμό σας να συγκρίνει την απόδοση εσωτερικά και με τα βιομηχανικά πρότυπα, εντοπίζοντας βέλτιστες πρακτικές, θέτοντας στόχους και οδηγώντας σε συνεχή βελτίωση.

Παράδειγμα ανάλυσης δαπανών

Ενοποιώντας τις λύσεις ανάλυσης δαπανών, η εταιρεία ένδυσης American Eagle Outfitters βελτιστοποίησε την ορατότητα δαπανών και τη συμμόρφωσή της σε πολλές κατηγορίες προμηθειών. Αυτό επέτρεψε τη γρήγορη πρόσβαση σε λεπτομερή δεδομένα δαπανών, τα οποία βοήθησαν την εταιρεία να διατηρήσει ένα υψηλό επίπεδο συμμόρφωσης με τις πολιτικές προμηθειών της. Συγκεκριμένα, οι American Eagle Outfitters πέτυχαν σταθερά έναν στόχο 80% για τη συμμόρφωση των PO, μεταφράζοντας σε σημαντική εξοικονόμηση.

Επιπλέον, η ενοποίηση πολλαπλών συστημάτων πηγής διευκόλυνε την ανάλυση δαπανών πραγματικού χρόνου, επιτρέποντας στους American Eagle Outfitters να εντοπίσουν και να δράσουν σε ευκαιρίες μείωσης του κόστους. Αυτή η στρατηγική χρήση ολοκληρωμένων λύσεων ανάλυσης δαπανών ενίσχυσε τις σχέσεις προμηθευτών της American Eagle Outfitters και ενίσχυσε τη συνολική αποτελεσματικότητα των προμηθειών της.

Τι είναι τα έξοδα της Maverick;

Οι δαπάνες Maverick, γνωστές και ως αδίστακτες δαπάνες, συμβαίνουν όταν οι εργαζόμενοί σας κάνουν αγορές που παρακάμπτουν τις πολιτικές προμηθειών σας. Με την ευκολία των διαδικτυακών αγορών, ακόμη και τα αγαθά και οι υπηρεσίες Β2Β μπορούν να αποκτηθούν όλο και περισσότερο από οποιονδήποτε έχει σύνδεση στο διαδίκτυο. Αυτός ο τύπος δαπανών μπορεί να οδηγήσει σε πολλά προβλήματα και κινδύνους, συμπεριλαμβανομένου του υψηλότερου κόστους, της χαμένης ορατότητας, της αναξιόπιστης ποιότητας και των πιθανών ζητημάτων συμμόρφωσης, αν ο αγοραστής δεν εμμένει στις νομικές ή κανονιστικές απαιτήσεις. Μπορεί επίσης να βλάψει τις σχέσεις σας με τους προτιμώμενους προμηθευτές, οι οποίοι μπορεί να μην εκτιμούν ότι παραμερίζονται.

Διαμορφώνοντας τις λύσεις ανάλυσης δαπανών σας για να εντοπίσετε τις τάσεις που σχετίζονται με τις δαπάνες και εκπαιδεύοντας τις ομάδες σας σχετικά με τους κινδύνους αυτής της πρακτικής, μπορείτε να βοηθήσετε να προστατευθείτε από τα προβλήματα που προκαλεί.

Μονάδες μέτρησης ανάλυσης δαπανών και KPIs

Η καλύτερη λύση ανάλυσης δαπανών μπορεί να σας βοηθήσει να παρακολουθήσετε διάφορες μετρήσεις και συμφωνημένους βασικούς δείκτες απόδοσης (KPIs) μέσω πινάκων εργαλείων και αναφορών πραγματικού χρόνου. Αυτές οι μετρήσεις σας δίνουν ένα παράθυρο για τη συνολική δαπάνη και απόδοση στους προμηθευτές, τις κατηγορίες, τις διαδικασίες προμήθευσης, την τιμολόγηση και άλλα. Εδώ είναι μερικά κοινά ΚΡΙ που χρησιμοποιούνται στην ανάλυση δαπανών:

• Εξοικονόμηση: Αυτό το βασικό ΚΡΙ μετρά τη μείωση των δαπανών που επιτυγχάνεται μέσω βελτιωμένων στρατηγικών προμηθειών, καλύτερων διαπραγματεύσεων προμηθευτών και πιο αποτελεσματικών διαδικασιών. Παρακολουθώντας την εξοικονόμηση κόστους, μπορείτε να ποσοτικοποιήσετε τα οικονομικά οφέλη των προσπαθειών διαχείρισης δαπανών σας.
• Δαπάνη υπό διαχείριση: Αυτό το ΚΡΙ αναφέρεται στα συνολικά έξοδα που διαχειρίζονται ενεργά από την ομάδα προμηθειών. Σας βοηθά να καταλάβετε πόσο από τις δαπάνες σας ελέγχονται και βελτιστοποιούνται. Υψηλότερα επίπεδα δαπανών υπό διαχείριση υποδεικνύουν καλύτερη εποπτεία και αποτελεσματικότερες πρακτικές προμηθειών. Η μονάδα μέτρησης διασφαλίζει ότι όλες οι δαπάνες είναι ορατές και υπολογίζονται, μειώνοντας τον κίνδυνο δαπανών.
• Απόδοση προμηθευτή: Μπορείτε να συγκρίνετε μετρήσεις όπως ποσοστά έγκαιρης παράδοσης, ποσοστά ελαττωμάτων και συμμόρφωση με τους όρους σύμβασης για να αξιολογήσετε την απόδοση του προμηθευτή. Η τακτική παρακολούθηση θέτει έναν ορατό και συμφωνημένο φραγμό και προωθεί τις ισχυρότερες σχέσεις προμηθευτών.
• Λειτουργικά KPIs: Τα λειτουργικά KPIs μετρούν την αποτελεσματικότητα των διαδικασιών εφοδιασμού. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν μετρήσεις όπως ο χρόνος κύκλου για την επεξεργασία εντολών αγοράς, η ακρίβεια της ολοκλήρωσης παραγγελίας και η αποτελεσματικότητα της επεξεργασίας τιμολογίου. Η βελτίωση των λειτουργικών KPI οδηγεί σε πιο εξορθολογισμένες διαδικασίες εφοδιασμού και μειωμένο λειτουργικό κόστος.
• Όροι πληρωμής: Ένα συχνά υποχρησιμοποιούμενο εργαλείο, η ανάλυση πληρωμών εξετάζει τους όρους υπό τους οποίους γίνονται οι πληρωμές στους προμηθευτές. Αυτό σημαίνει την αξιολόγηση πραγμάτων όπως μέσες ημέρες πληρωμής, εκπτώσεις προεξόφλησης και συμμόρφωση με συμφωνημένους όρους πληρωμής.
• KPIs Υπαλλήλου: Τα ΚΡΙ εργαζομένου μετρούν την απόδοση και την παραγωγικότητα του προσωπικού προμηθειών. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν μετρήσεις όπως ο αριθμός εντολών αγοράς που επεξεργάστηκαν ανά υπάλληλο, η ακρίβεια των τοποθετήσεων παραγγελίας και το επίπεδο συμμόρφωσης με τις πολιτικές εφοδιασμού. Η παρακολούθηση των KPI των υπαλλήλων μπορεί να σας βοηθήσει να αναγνωρίσετε τις ανάγκες εκπαίδευσης, να βελτιώσετε τη συνολική απόδοση της ομάδας και να ενισχύσετε την αποδοτικότητα και την αποτελεσματικότητα της λειτουργίας εφοδιασμού.

Τι να προσέξετε στο λογισμικό ανάλυσης δαπανών

Οι λύσεις ανάλυσης δαπανών βάσει cloud και AI είναι σημαντικές για κάθε σοβαρή στρατηγική εφοδιασμού και εφοδιαστικής αλυσίδας. Ανεξάρτητα από το στάδιο στο οποίο βρίσκεστε στην πορεία του ψηφιακού μετασχηματισμού, κάθε βήμα που κάνετε για τη βελτίωση της ενοποίησης, της ορατότητας και της ακρίβειας δεδομένων θα αποδώσει τόσο βραχυπρόθεσμα όσο και μακροπρόθεσμα. Αναζητήστε τα ακόλουθα, όπως ακριβώς μερικά από τα βασικά χαρακτηριστικά που θα πρέπει να περιμένετε στο λογισμικό ανάλυσης δαπανών σας:

• Ολοκληρωμένη ενοποίηση δεδομένων: Το λογισμικό πρέπει να ενοποιηθεί με τα υπάρχοντα οικονομικά, ERP και συστήματα εφοδιαστικής αλυσίδας για την ενοποίηση όλων των δεδομένων δαπανών σε ένα μέρος.
• Πίνακες εργαλείων και αναφορές πραγματικού χρόνου: Αναζητήστε παραμετροποιήσιμους πίνακες εργαλείων πραγματικού χρόνου που παρέχουν γρήγορες πληροφορίες για βασικές μετρήσεις δαπανών και διαδικασίες ροής εργασίας.
• Προηγμένες δυνατότητες analytics και AI: Το λογισμικό θα πρέπει να αξιοποιήσει το AI για να μετατρέψει τα ανεπεξέργαστα δεδομένα σε σημαντικές πληροφορίες και να προβλέψει μελλοντικές τάσεις δαπανών.
• Φιλικό προς το χρήστη περιβάλλον εργασίας: Βεβαιωθείτε ότι έχετε αποκτήσει ένα διαισθητικό, εύκολο στην πλοήγηση περιβάλλον εργασίας που απαιτεί ελάχιστη εκπαίδευση και λειτουργεί τόσο σε επιτραπέζιες όσο και σε κινητές συσκευές.
• Δυνατότητα επέκτασης και ευελιξία: Επιλέξτε λογισμικό που μπορεί να κλιμακωθεί με τον οργανισμό σας, να ενοποιηθεί με νέα συστήματα και να προσαρμοστεί στις μεταβαλλόμενες ανάγκες εφοδιασμού.
• Ισχυρά χαρακτηριστικά ασφάλειας και συμμόρφωσης: Το λογισμικό πρέπει να περιλαμβάνει ισχυρά μέτρα ασφαλείας και να συμμορφώνεται με τους σχετικούς κανονισμούς για την προστασία ευαίσθητων δεδομένων.
• Παραμετροποιήσιμες αναφορές και αναλύσεις: Επιλέξτε λογισμικό που επιτρέπει τη δημιουργία ειδικών αναφορών και λεπτομερών αναλύσεων δεδομένων προσαρμοσμένων σε συγκεκριμένες ανάγκες.

Διαβάστε περισσότερα