Το οικονομικό κλείσιμο είναι μια διαδικασία που σχετίζεται για μεγάλο χρονικό διάστημα με κουραστικές, επιρρεπείς σε σφάλματα εργασίες, που υποστηρίζονται από έντονη πίεση να κλείσουν τα βιβλία όσο το δυνατόν γρηγορότερα. Και ενώ οι κρίσιμες επιχειρηματικές αποφάσεις συχνά κρέμονται στο ισοζύγιο, οι οικονομικές καταστάσεις και οι εκθέσεις στις οποίες εξαρτώνται είναι τόσο καλές όσο η ακρίβεια και η αξιοπιστία τους.

Σήμερα, οι μεσαίες επιχειρήσεις αντιμετωπίζουν έντονο ανταγωνισμό και πρέπει να είναι σε θέση να επικεντρώσουν και να προσαρμόσουν τα επιχειρηματικά τους μοντέλα με ταχείς ρυθμούς. Οι αποτελεσματικές και αξιόπιστες διαδικασίες οικονομικού κλεισίματος συμβάλλουν στην αύξηση της εμπιστοσύνης και της ταχύτητας στον εταιρικό σχεδιασμό και τη λήψη αποφάσεων – και βοηθούν τους επενδυτές και τους μετόχους να αναγνωρίζουν ένα καλό πράγμα όταν το βλέπουν.

Τι είναι το οικονομικό κλείσιμο;

Το οικονομικό κλείσιμο αναφέρεται σε μια επαναλαμβανόμενη διαδικασία αναθεώρησης και συμφωνίας, που οδηγεί στην παράδοση των οικονομικών καταστάσεων και των αναφορών που απαιτούνται για μια λεπτομερή προβολή της οικονομικής κατάστασης της εταιρείας. Με άλλα λόγια, οικονομικό κλείσιμο είναι το άθροισμα όλων των δραστηριοτήτων οικονομικής διαχείρισης που αναλαμβάνουν οι λογιστικές ομάδες για να «κλείσουν τα βιβλία» σε μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο, όπως ένας μήνας, ένα τρίμηνο, ή ένα οικονομικό έτος. Ο τελικός στόχος ενός κλεισίματος λογιστικής είναι να παραδώσει λεπτομερείς και ολοκληρωμένες εκθέσεις, συμπεριλαμβανομένων:

• Ισολογισμός ή κατάσταση οικονομικής θέσης
• Κατάσταση εισοδήματος ή κατάσταση κέρδους και ζημίας
• Κατάσταση ταμειακής ροής

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ «οικονομικού κλεισίματος» και «κλεισίματος των βιβλίων»;

Ακόμα και οι άνθρωποι που γνωρίζουν τη διαφορά μεταξύ αυτών των δύο όρων, συχνά τους χρησιμοποιούν κάπως εναλλακτικά. Ωστόσο, από λειτουργική άποψη, υπάρχει μια διάκριση μεταξύ οικονομικού κλεισίματος και κλεισίματος των βιβλίων - και μια που γίνεται όλο και πιο σημαντική καθώς οι αναπτυσσόμενες επιχειρήσεις επιδιώκουν να ενσωματώσουν καλύτερα τις λογιστικές διαδικασίες τους σε ένα ενιαίο σύστημα cloud, όπως το λογισμικό προγραμματισμού επιχειρηματικών πόρων (ERP).

Εδώ είναι ο ορισμός αυτών των βασικών όρων:

• Το οικονομικό κλείσιμο είναι ένας γενικός όρος που αναφέρεται σε όλες τις λογιστικές διαδικασίες που πηγαίνουν στο κλείσιμο των βιβλίων - συμπεριλαμβανομένης της πράξης του πραγματικού κλεισίματος των βιβλίων. Το αποτέλεσμα είναι οι οικονομικές εκθέσεις και οι καταστάσεις που παρέχουν στους ενδιαφερόμενους και τα στελέχη έναν ακριβή απολογισμό της δημοσιονομικής κατάστασης της εταιρείας. Αυτό συμβαίνει σε τακτική βάση, η οποία μπορεί να είναι μηνιαία, τριμηνιαία, ετήσια ή άλλη.
• Το κλείσιμο των βιβλίων είναι το βήμα στη διαδικασία οικονομικού κλεισίματος όταν το γενικό καθολικό ή «τα βιβλία» συμφωνούνται και κλείνουν για την περίοδο. Μετά από αυτό το βήμα, οι οικονομικές εκθέσεις δημιουργούνται για να δείξουν την οικονομική κατάσταση της εταιρίας κατά τη διάρκεια αυτού του συγκεκριμένου χρόνου.

Βασικά βήματα στη διαδικασία οικονομικού κλεισίματος

Υπάρχουν βασικά πέντε βήματα στη διαδικασία οικονομικού κλεισίματος: καταγραφή, ανάλυση, κλείσιμο, ενοποίηση και αναφορά. Όταν καθοριστεί η προθεσμία κλεισίματος, το υπόλοιπο όλων των οικονομικών καταστάσεων πρέπει να συμφωνηθεί ώστε τα βιβλία να μπορούν να κλείσουν και η διαδικασία να ξεκινήσει ξανά για την επόμενη οικονομική περίοδο.

Εγγραφή, ανάλυση, ενοποίηση

• Η δημιουργία οικονομικών συναλλαγών περιλαμβάνει την καταγραφή παγίων, υποχρεώσεων, ιδίων κεφαλαίων, εσόδων και εξόδων από όλη την επιχείρηση για την συγκεκριμένη οικονομική περίοδο.
• Η εκτέλεση χρηματοοικονομικής λογιστικής περιλαμβάνει πρόσθετες εργασίες όπως ανάλυση και συμφωνία λογαριασμού, αναγνώριση εσόδων, υπολογισμό απόσβεσης και λογιστική δεδουλευμένων.

Κλείσιμο

• Το κλείσιμο οντότητας είναι το σημείο όπου σταματήσατε την καταγραφή και συμφωνία κινήσεων και είστε έτοιμοι να συμφωνήσετε και να κλείσετε τα βιβλία.
• Το εταιρικό κλείσιμο πραγματοποιείται μετά το κλείσιμο των βιβλίων και περιλαμβάνει πρόσθετα βήματα που απαιτούνται για την οικονομική ενοποίηση μεταξύ τμημάτων και νομικών οντοτήτων, συμπεριλαμβανομένης της αντιστοίχισης σε ένα κοινό λογιστικό σχέδιο, για κάποια μετατροπή σε κοινό νόμισμα, διεταιρικές διαγραφές και υπολογισμό των επενδύσεων. Καθώς αναπτύσσονται οι μεσαίες επιχειρήσεις, θα πρέπει να αυτοματοποιήσουν και να ενοποιήσουν ορισμένες από αυτές τις δραστηριότητες και να αποκτήσουν ταχύτερη πρόσβαση σε ελέγχους ελέγχου και επικύρωσης.

Έκθεση

• Η εκτέλεση οικονομικών αναφορών είναι το τελευταίο βήμα στη διαδικασία οικονομικού κλεισίματος. Καθώς οι αναφορές γίνονται πιο σύνθετες και απαιτητικές, οι οικονομικές ομάδες αισθάνονται την πίεση να παρέχουν ταχύτερες, πιο ευέλικτες αναφορές. Οι διεπαφές κινητών συσκευών και τα ισχυρά συστήματα οικονομικής διαχείρισης είναι μια ιδανική απάντηση για να τρέξει τις εξατομικευμένες, σε πραγματικό χρόνο εκθέσεις οπουδήποτε, οποτεδήποτε.

Το λογισμικό οικονομικού κλεισίματος ERP μπορεί να σας δείξει ένα στιγμιότυπο των εργασιών που απομένουν για ολοκλήρωση για να κλείσετε τα βιβλία.

Οι 5 κορυφαίες προκλήσεις οικονομικού κλεισίματος

Πολλές μεσαίες επιχειρήσεις αντιμετωπίζουν όλο και πιο σύνθετες παγκόσμιες λογιστικές προκλήσεις, ωστόσο πρέπει να βασίζονται σε μικρότερες ομάδες για να κάνουν τα πράγματα. Για αυτούς, είναι σημαντικό να εκσυγχρονίσουν και να αυτοματοποιήσουν τις λογιστικές πρακτικές τους και να ανταποκριθούν στις προκλήσεις αυτές.

Εδώ είναι οι κορυφαίες προκλήσεις για τις οικονομικές ομάδες:

1. Έλλειψη δομής και λογιστικών SOP: Η διαδικασία οικονομικού κλεισίματος είναι «λογιστική 101» για τους επικεφαλής των οικονομικών ομάδων. Στις μεσαίες επιχειρήσεις, αυτό συχνά σημαίνει ότι μερικά ανώτερα άτομα - που γνωρίζουν τη διαδικασία οικονομικού κλεισίματος λεπτομερώς - δεν αισθάνονται την ανάγκη να εισαγάγουν πιο επίσημες, λεπτομερείς τυποποιημένες διαδικασίες λειτουργίας (SOP). Καθώς οι επιχειρήσεις γίνονται πιο πολύπλοκες, χρειάζονται ισχυρές SOP, αλλά μπορεί να αποτελέσει πρόκληση η εξαγορά για πιο αυστηρές επιχειρησιακές διαδικασίες, επομένως κάθε προτεινόμενο νέο χρηματοπιστωτικό σύστημα ή λύσεις πρέπει να είναι σε θέση να επιδείξει γρήγορα οφέλη και ευκολία χρήσης.
2. Πίεση χρόνου στο κλείσιμο στο τέλος του μήνα: Από το C-suite στους μετόχους, σημαντικές στρατηγικές αποφάσεις εξαρτώνται - ακόμα και κρέμονται - από την ιστορία που πρέπει να πουν οι οικονομικές εκθέσεις κλεισίματος. Έτσι, η ταχύτητα γίνεται το κίνητρο. Μερικές φορές αυτό είναι καλό όταν οδηγεί σε μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα και διαχείριση χρόνου. Αλλά πολύ συχνά οδηγεί σε αμφισβητήσιμες συντομεύσεις ή σιλό, όπου οι ταχύτεροι άνθρωποι αναλαμβάνουν να κλείσουν τα βιβλία αντί να αφιερώσουν χρόνο για να διαδώσουν και να αυτοματοποιήσουν αυτές τις εργασίες σε ολόκληρη την ομάδα και να βοηθήσουν στη διασφάλιση καλύτερης κατανόησης των τυποποιημένων διαδικασιών οικονομικού κλεισίματος σε όλη την επιχείρηση.
3. Ανακριβή και καθυστερημένα οικονομικά δεδομένα: Το μόνο που χρειάζεται είναι ανακριβή ή ελλιπή δεδομένα από έναν τομέα της επιχείρησης για να διαταράξει ολόκληρο το οικονομικό κλείσιμο. Κάθε τμήμα παράγει τιμολόγια, έξοδα και εντολές αγοράς ακόμα σε πολλές εταιρείες - ειδικά στις μεσαίες επιχειρήσεις που έχουν αναπτυχθεί γρήγορα - υπάρχει έλλειψη διαδικαστικής συνέπειας γύρω από την οικονομική αναφορά. Τα ξέφρενα αιτήματα για πράγματα στο τέλος του μήνα οδηγούν σε απογοήτευση και λάθη. Πολλές επιχειρήσεις αμφισβητούνται από την έλλειψη εργαλείων και λύσεων για την υποστήριξη της συνεπούς και συνεχούς λογιστικής και τμηματικής αναφοράς - όλο το μήνα.
4. Σιλό και κακή ενοποίηση οικονομικών δεδομένων: Μαζί με ανακριβή και καθυστερημένα τμηματικά δεδομένα, οι οικονομικές ομάδες αγωνίζονται επίσης με αποσιωπωμένα και ανόμοια συστήματα αναφοράς σε όλη την επιχείρηση, συχνά με διαφορετικά μεταδεδομένα ή δομές δεδομένων για τα ονόματα και τους αριθμούς των λογαριασμών, τα ονόματα και τον αριθμό των προϊόντων, των πελατών, των τμημάτων και ούτω καθεξής. Αυτό σημαίνει ότι οι λογιστές όχι μόνο πρέπει να συμφωνούν και να έχουν νόημα από διαφορετικές πληροφορίες, αλλά και συχνά πρέπει να καταφεύγουν σε χειροκίνητες, επιρρεπείς σε σφάλματα διαδικασίες για να διασφαλίσουν ότι τα δεδομένα είναι σε μια συνεπή δομή.
5. Έλλειψη αυτοματοποιημένης λογιστικής: Καθώς οι μεσαίες επιχειρήσεις αναπτύσσονται, το ίδιο και η πολυπλοκότητα των βιβλίων τους, για να μην αναφέρουμε την ανάγκη επιβολής ολοένα και πιο δύσκολης εταιρικής ασφάλειας και των λεπτών των προτύπων διακυβέρνησης. Προσκολλημένες σε διαδικασίες που είναι ήδη σε ισχύ, πολλές επιχειρήσεις προσπαθούν να εκμεταλλευτούν αυτά τα πρόσθετα στοιχεία ως χειροκίνητα εκτελεσμένες εργασίες. Αυτό όχι μόνο αυξάνει τον κίνδυνο σφάλματος, αλλά περιορίζει επίσης την επεκτασιμότητα και την ενοποίηση δεδομένων. Χωρίς τη δύναμη των συστημάτων διαχείρισης επιχειρήσεων ERP που λειτουργούν με τεχνητή νοημοσύνη (AI), οι μεσαίες επιχειρήσεις θα φτάσουν σε μια κρίσιμη λογιστική μάζα, πέρα από την οποία δεν μπορούν πλέον να αναπτυχθούν χρησιμοποιώντας χειροκίνητες διαδικασίες.

Βέλτιστες πρακτικές για ομαλότερη χρηματοοικονομική αναφορά και κλείσιμο λογιστικής

Οι αναφορές και οι πληροφορίες που παρέχονται από τη διαδικασία οικονομικού κλεισίματος είναι μερικές από τις πιο κρίσιμες για την ανάπτυξη και τη λειτουργία της επιχείρησής σας - ωστόσο, λόγω της πολυπλοκότητας και της λεπτομέρειάς τους, είναι συχνά από τις πιο επίφοβες εταιρικές δραστηριότητες. Αλλά με την τυποποίηση των διαδικασιών, την ανάπτυξη καλών στρατηγικών επικοινωνίας και την αξιοποίηση ισχυρών λύσεων λογισμικού λογιστικής, οι επιχειρήσεις μπορούν να αναπτύξουν τη διαδικασία πολύ πιο εύκολη και πολύ πιο αποτελεσματική.

• Προσδιορίστε ανεπάρκειες και λογιστικές διαδικασίες επιρρεπείς σε σφάλματα. Ενώ ψηφιοποιούν και εκσυγχρονίζουν τις λογιστικές πρακτικές τους, πολλές από τις καλύτερες μεσαίες επιχειρήσεις δημιουργούν μια ομάδα εργασίας εκπροσώπων από όλα τα τμήματα. Η ομάδα οικονομικών τους δίνει ένα σύνολο κινδύνων και ζητημάτων που πρέπει να αναζητήσουν και τα ευρήματα αυτά συγκεντρώνονται και αξιολογούνται για να αποκτήσουν μια καλή αίσθηση του πού υπάρχουν ευκαιρίες για βελτίωση.
  
  Αυτή η διαδικασία συνήθως εκθαμβώνει τα σημεία συμφόρησης και τις καθυστερήσεις, αλλά εφιστά επίσης την προσοχή στις μυριάδες δραστηριότητες που εξακολουθούν να γίνονται σε αυτόνομα, μη αυτόματα λογιστικά φύλλα. Αυτή η διαδικασία καθορίζει το στάδιο για την ανάπτυξη των SOP και την ανάπτυξη πιο συνδεδεμένων και αυτοματοποιημένων λογιστικών εργαλείων.
• Ανάπτυξη ορθών πρακτικών διαχείρισης αλλαγών για τη δημιουργία και την ανάπτυξη SOP. Ενώ η λογιστική ομάδα θεωρείται τελικά υπεύθυνη για ένα ομαλό οικονομικό κλείσιμο, εξαρτώνται από κάθε τμήμα για να γίνει αυτό - από το κόστος απόκτησης μέχρι τα έξοδα γεύματος της ομάδας πωλήσεων. Εάν τα τμήματα αναμένεται να παραδώσουν με ταχύτητα και ακρίβεια, τότε εναπόκειται στην εταιρεία να διασφαλίσει ότι όλοι σε όλη την επιχείρηση τραγουδούν από το ίδιο φύλλο τραγουδιού.
  
  Στις καλύτερες μεσαίες επιχειρήσεις, αυτό συχνά ξεκινά με μια καλή στρατηγική διαχείρισης αλλαγών για να βοηθήσει στην επικοινωνία της σημασίας της τυποποίησης των εργασιών και της παγίωσης πρωτοκόλλων για το ποιος κατέχει τι, και πότε και πώς πρέπει να ολοκληρώσουν και να υποβάλλουν τα οικονομικά τους καθήκοντα. Και καθώς τα SOP δημιουργούνται και αναπτύσσονται, αυτή είναι η ιδανική στιγμή για να εισάγετε και να υποστηρίξετε τη χρήση έξυπνων εργαλείων οικονομικής διαχείρισης, όπως μια λύση ERP.
• Εφαρμογή και υποστήριξη μιας συνεχούς λογιστικής διαδικασίας. “Συνεχής λογιστική” σημαίνει απλώς ότι αντί όλα τα τμήματα να βρίσκονται σε κατάσταση πανικού κατά την ^29η κάθε μήνα, οι ροές εργασίας καθιερώνονται για να κατανέμουν τα καθήκοντα οικονομικού κλεισίματος πιο ομοιόμορφα καθ' όλη τη διάρκεια της περιόδου αναφοράς.
  
  Η χρήση αυτοματοποιημένων χρηματοοικονομικών εργαλείων μπορεί να βοηθήσει σε μεγάλο βαθμό στον εξορθολογισμό αυτής της διαδικασίας με πράγματα όπως οι εφαρμογές και τα πρότυπα για κινητά - όλα μέσω του cloud για τη συγκέντρωση και ενσωμάτωση ημερήσιων διατμηματικών δεδομένων σε πραγματικό χρόνο. Αυτό βοηθά να αποφευχθεί ο πανικός στο τέλος του μήνα και επίσης δίνει τη δυνατότητα στις ομάδες να εντοπίζουν (και να διορθώνουν) τα σφάλματα νωρίς. Τέλος, όταν τα βιβλία τηρούνται επίκαιρα, οι επιχειρήσεις μπορούν να εκτελέσουν ένα «μαλακό κλείσιμο» σε οποιαδήποτε περίοδο κατά τη διάρκεια του μήνα, για να αποφύγουν τους κλονισμούς ή τις ευκαιρίες εντοπισμού.
• Αυτοματοποιήστε και ψηφιοποιήστε το οικονομικό κλείσιμο. Με ένα ERP που τροφοδοτείται από AI και παρέχει οικονομικές λύσεις βάσει cloud, οι μεσαίες επιχειρήσεις μπορούν να ανακατανείμουν πολύτιμο χρόνο. Αντί να περνούν ώρες εκτελώντας χειρωνακτικές εργασίες και κάνοντας αίσθηση των ακατάστατων δεδομένων, οι οικονομικές ομάδες μπορούν να αφιερώσουν περισσότερο χρόνο σε στρατηγικές και εξειδικευμένες δραστηριότητες που βοηθούν τις εταιρείες τους να αναπτυχθούν και να επικεντρωθούν γρήγορα στην ταχέως μεταβαλλόμενη αγορά.
  
  Τα συστήματα Cloud παρέχουν πίνακες εργαλείων πραγματικού χρόνου που επιτρέπουν στα στελέχη να παραμετροποιούν τις αναφορές και να λαμβάνουν βαθιές πληροφορίες οποιαδήποτε στιγμή κατά τη διάρκεια του μήνα - από τη συσκευή τους, το γραφείο τους ή οπουδήποτε. Παρέχει επίσης στη λογιστική ομάδα ανοιχτή πρόσβαση σε πληροφορίες σε όλη την επιχείρηση, χρησιμοποιώντας εργαλεία που ενσωματώνουν αυτόματα και τυποποιούν διαφορετικά σύνολα δεδομένων και τους δίνουν μια βάση εντολών από πόθεν έσχες για να συγκεντρώσουν και να αναλύσουν δεδομένα από όλη την επιχείρηση.
• Συγκεντρωθείτε μετά από κάθε οικονομικό κλείσιμο. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για τις μεσαίες επιχειρήσεις που αναπτύσσονται και μετατοπίζουν γρήγορα τα επιχειρηματικά τους μοντέλα– ειδικά όταν προσπαθούν να εφαρμόσουν και να παγιώσουν νέα ψηφιακά εργαλεία και SOP. Όλες οι διαδικαστικές προκλήσεις και οι επιφάνειες που συνεχίστηκαν κατά τη διάρκεια του τελευταίου κλεισίματος δεν θα είναι ποτέ πιο φρέσκες στο μυαλό της ομάδας από μια ή δύο ημέρες μετά την ολοκλήρωση της.
  
  Πολλές επιχειρήσεις εκμεταλλεύονται αυτή τη στιγμιαία μετά-στενή ανάσα για να δημιουργήσουν τακτικές οικονομικές συναντήσεις ενημέρωσης, όπου οι ομάδες μπορούν να βγουν εκτός των εγκαταστάσεων, ίσως να έχουν ένα γεύμα, και αφιερώστε λίγο χρόνο για να αναλύσετε και να μοιραστείτε τις ιδέες τους για τη βελτίωση και τον εξορθολογισμό της διαδικασίας.

Η αυτοματοποίηση και οι λίστες εργασιών βοηθούν στη βελτίωση της διαδικασίας οικονομικού κλεισίματος, όπως φαίνεται εδώ σε αυτήν τη λίστα εγκρίσεων.

Ξεκινήστε με το λογισμικό οικονομικού κλεισίματος

Ο θρύλος λέει ότι ενώ επισκεπτόταν τη NASA, ο Πρόεδρος Κένεντι ήρθε επάνω σε έναν επιστάτη που δούλευε το βράδυ. Όταν ο Κένεντι τον ρώτησε γιατί ήταν εκεί τόσο αργά, ο άνθρωπος απάντησε: «Επειδή βοηθώ να βάλω έναν άνθρωπο στο φεγγάρι». Ενώ αυτή η παλιά ιστορία μπορεί να φαίνεται λίγο θολή σήμερα, το μήνυμά της παραμένει ωστόσο εξαιρετικά ισχυρό.

Για να είναι ευέλικτες και ανθεκτικές στις σημερινές ταχείες και ανταγωνιστικές παγκόσμιες αγορές, οι μεσαίες επιχειρήσεις πρέπει να προσπαθήσουν να ενσταλάξουν - σε όλες τις ομάδες τους - μια αίσθηση κοινού σκοπού και μια κατανόηση των στόχων της εταιρείας. Και αυτό δεν μπορεί εύκολα να συμβεί μέσα σε εσωτερικά σιλό, αναποτελεσματικές διαδικασίες και χειροκίνητες ροές εργασίας επιρρεπείς σε σφάλματα. Ο οικονομικός ψηφιακός μετασχηματισμός δεν χρειάζεται να συμβεί από τη μια μέρα στην άλλη. Ξεκινώντας με τα καλύτερα εργαλεία οικονομικού κλεισίματος cloud μπορεί να είναι πιο εύκολο από ό, τι νομίζετε. Επικοινωνήστε με τον προμηθευτή λογισμικού σας για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τις επιλογές και τις λύσεις που προσαρμόζονται για τις μοναδικές επιχειρηματικές σας ανάγκες.